Guía para crear un cuadrante de turnos de trabajo con Excel

Elaborar un cuadrante de turnos de trabajo es una parte im­po­r­ta­n­te de la pla­ni­fi­ca­ción es­tra­té­gi­ca de personal en las empresas. Su objetivo es ga­ra­n­ti­zar que el número adecuado de empleados, con las cua­li­fi­ca­cio­nes ne­ce­sa­rias, se en­cue­n­tren en el puesto co­rre­s­po­n­die­n­te en el momento preciso. En este registro se definen el inicio y el final de las horas de trabajo de cada empleado. Por lo tanto, pro­po­r­cio­na a los tra­ba­ja­do­res una visión práctica de cuándo y qué tareas tienen que realizar.

El cuadrante de turnos de trabajo es, en sí mismo, un documento bastante sencillo. Sin embargo, para que toda la plantilla lo pueda entender deben cumplirse ciertos re­qui­si­tos formales. Aunque existen numerosas so­lu­cio­nes de software para generar estos cua­dra­n­tes, muchas de ellas, al estar sujetas a su­s­cri­p­ción, llevan asociados una serie de costos. Pero para crear un plan de turnos basta con un programa harto conocido como Excel. Si quieres saber cómo hacer cua­dra­n­tes de trabajo en el popular software de hojas de cálculo, sigue el siguiente tutorial paso a paso.

Para que el cuadrante de turnos de trabajo sirva de he­rra­mie­n­ta de pla­ni­fi­ca­ción para Recursos Humanos (RRHH) y de orie­n­ta­ción para el empleado, conviene respetar ciertos criterios de forma:

• Ha de contener la in­fo­r­ma­ción esencial: el nombre y los apellidos de los empleados, los turnos y el periodo durante el cual tiene validez el cuadrante.
• Debería ser fácil de entender tanto para RRHH como para la plantilla: esto implica limitarse a lo más im­po­r­ta­n­te, cuidar que el tamaño de letra sea el apropiado y que la redacción sea clara. En casos concretos puede ser de ayuda incluir una leyenda.
• Un diseño atractivo vi­sua­l­me­n­te siempre es una ventaja: las filas o las columnas vacías relajan la vista y la variación cromática permite destacar algunos campos sobre otros.

Le­ga­l­me­n­te, el cuadrante de turnos se somete a las le­gi­s­la­cio­nes laborales na­cio­na­les. En España, el Estatuto de los Tra­ba­ja­do­res, aprobado en 1980, se limita a es­ta­ble­cer (art. 34.6) el deber de las empresas de colocar un ca­le­n­da­rio laboral en un lugar visible del es­ta­ble­ci­mie­n­to. Esta in­de­fi­ni­ción ha sido la re­s­po­n­sa­ble de que, a medida que el mercado laboral cambiaba y se orientaba a la re­la­ja­ción de horarios del sector de servicios, se haya tenido que recurrir a se­n­te­n­cias y convenios pa­r­ti­cu­la­res que trataban de lograr un equi­li­brio entre los intereses de los em­pre­sa­rios y los derechos de los tra­ba­ja­do­res.

En México, la ley vigente es la Ley Federal del Trabajo, aprobada en 1970, la cual, si bien no establece re­qui­si­tos concretos para el cuadrante de trabajo, sí regula la duración de la jornada laboral (diurna, nocturna, mixta), el trabajo por turnos, los días festivos o las va­ca­cio­nes, además de las di­s­po­si­cio­nes para grupos es­pe­cia­les de empleados, como las mujeres em­ba­ra­za­das o lactantes o los menores de edad.

El siguiente ejemplo de cuadrante de turnos de trabajo muestra pri­n­ci­pa­l­me­n­te tres áreas:

• Una línea de cabecera visible y fija, con los di­fe­re­n­tes turnos y los horarios de entrada y salida co­rre­s­po­n­die­n­tes.
• Una columna en el lateral izquierdo donde las fechas, generadas au­to­má­ti­ca­me­n­te, sean co­n­se­cu­ti­vas, ex­cepu­tan­do los domingos (solo si procede).
• Una tabla en la que se puedan in­tro­du­cir los nombres de los empleados en servicio y que calcule el número de turnos rea­li­za­dos por cada empleado.

En esta sección se muestra cómo formatear las columnas y filas de la tabla. También se indica cómo fijar el en­ca­be­za­do en la parte superior de la pantalla. Además, se incluyen algunos atajos de Excel para facilitar aún más la tarea de crear los cua­dra­n­tes de turnos de trabajo:

1. Para ajustar el ancho de las columnas del cuadrante, basta con hacer clic en el límite de la columna y, sin dejar de pulsarlo, arra­s­trar­lo hasta obtener al ancho deseado (el ancho se muestra en una pequeña ventana sobre el puntero del ratón).
2. Como al­te­r­na­ti­va también es posible cambiar el ancho haciendo clic en una columna e in­tro­du­cie­n­do en “Inicio” > “Formato” > “Ancho de columna” el valor deseado.
3. Con el botón “Copiar formato”, situado en la esquina superior izquierda de la pestaña “Inicio”, puedes aligerar el trabajo. Primero se­le­c­cio­na una de las columnas que ya has fo­r­ma­tea­do, luego haz clic en “Copiar formato” y fi­na­l­me­n­te clica en la columna a formatear. De este modo, evitas tener que ajustar todas las columnas de la tabla ma­nua­l­me­n­te.
4. En nuestro ejemplo, la columna A (“Diciembre 2019”) tiene un ancho de 38; las columnas C, E, G e I tienen un valor de 20, y las columnas vacías B, D, F, H y J, que sirven para mejorar la vi­sua­li­za­ción de la in­fo­r­ma­ción, tienen cada una solo 40 píxeles de ancho, es decir, un valor de 5. Las columnas K y L no han de tener un ancho pre­de­te­r­mi­na­do, puedes asi­g­nar­les el tamaño que desees.
5. ¿Quieres saber cómo formatear las celdas para cada uno de los turnos? Escribe “Turno de mañana” (in­te­r­me­dio o de tarde) y debajo la hora co­rre­s­po­n­die­n­te. Para ello es necesario in­tro­du­cir un salto de línea con ALT+ENTER. Además, haciendo clic en la celda se puede ajustar el tamaño de fuente y añadir negritas.
6. Por último, fija el en­ca­be­za­do en la parte superior de la pantalla para que siga siendo visible cuando te desplaces por el cuadrante. Para ello, en la pestaña “Vista” haz clic en “In­mo­vi­li­zar” y ahí en “In­mo­vi­li­zar fila superior”.

En esta sección, apre­n­de­rás a es­ta­ble­cer una secuencia cro­no­ló­gi­ca para tu lista mientras evitas los domingos, pues el es­ta­ble­ci­mie­n­to está cerrado ese día:

1. Escribe en la celda A2 (columna A, fila 2) la primera fecha del mes que no cae en domingo. En este caso, que co­rre­s­po­n­de con el cuadrante de turnos de trabajo para diciembre de 2019, es­cri­bi­re­mos 02.12.2019, pues se trata del primer día del mes que no cae en domingo.
2. Haz clic sobre la celda en el botón derecho y se­le­c­cio­na la opción “Formato de celdas” en el menú de­s­ple­ga­ble.
3. Se­le­c­cio­na la pestaña “Número” en el siguiente menú co­n­te­x­tual y pincha en el tipo “Miércoles, 14 de marzo de 2012” en la categoría “Fecha” aunque, por supuesto, también puede elegirse otro formato.
4. Haz clic en la celda A3 y copia la siguiente fórmula para excluir de la lista de fechas todos los domingos en los que los comercios pe­r­ma­ne­ce­rán cerrados: =SI(DIASEM(A2;2)=6;A2+2;A2+1)
5. Formatea esta celda de la misma forma que en el punto 3. La secuencia críptica de números que aparece se su­s­ti­tui­rá entonces por la fecha que sigue a la indicada en A2, es decir, aparecerá “martes, 03 de diciembre de 2019”.
6.  A co­n­ti­nua­ción, se­le­c­cio­na la celda A3. Haz clic en el cuadrado pequeño en la esquina inferior derecha de la celda y arrá­s­tra­lo hacia abajo hasta llegar a la última fecha del mes. Suelta entonces el puntero del ratón. Como puedes ver, Excel ha añadido todas las fechas au­to­má­ti­ca­me­n­te sin domingos.
7. Si en lugar de solo el domingo, quieres dejar fuera del listado de fechas todo el fin de semana, es aún más fácil: introduce la primera fecha del mes y arrastra la pequeña casilla que aparece a la derecha hacia abajo hasta que todo el mes se muestre en la lista. Ahora haz clic en la etiqueta “Opciones de au­to­rre­lleno” en la esquina inferior derecha del área marcada y se­le­c­cio­na “Llenar días de la semana”. Entonces se muestra cómo Excel ha eliminado todos los sábados y domingos del cuadrante.

La última sección explica cómo hacer que Excel calcule los turnos de los tra­ba­ja­do­res para poder co­n­ci­liar­los. También te daremos algunos consejos sobre el tema de las macros:

1. Escribe, en el lugar que desees, los nombres de todos tus empleados, si bien cada nombre ha de co­rre­s­po­n­der a una celda. En este ejemplo, “Elisa O.” tiene asignada la celda L9.
2. Introduce la siguiente fórmula en M9 =CONTAR.SI(C2:K27;L9)
3. En el ejemplo, el área C2:K27 re­pre­se­n­ta el total de celdas en las que se puede registrar a los tra­ba­ja­do­res para que realicen un turno.
4. L9 co­rre­s­po­n­de a la posición de Elisa O. Para saber cuántos turnos realiza otro tra­ba­ja­dor basta con sustituir L9 por la celda en la que está escrito el nombre de dicho tra­ba­ja­dor. Marta P. sería L12 o Daniel B., L5. Si se in­tro­du­cen turnos adi­cio­na­les para cua­l­quie­ra de los tra­ba­ja­do­res cuyos turnos han sido de­te­r­mi­na­dos por la fórmula, el valor numérico se actualiza au­to­má­ti­ca­me­n­te.
5. Es­ta­ble­cer el formato de diseño del cuadrante de turnos de trabajo es una actividad que pre­fe­ri­ble­me­n­te ha de hacerse una vez fi­na­li­za­da la actividad. En el botón “Color de relleno” de la pestaña “Inicio” puedes elegir el color para las filas, columnas o celdas. Recuerda, sin embargo, explicar el esquema de colores por medio de una leyenda para que los empleados lo entiendan.
6. No olvides activar las líneas de borde con la opción “Todos los bordes” dentro de la pestaña “Fuente” en “Inicio”. Esta es la única manera de las celdas in­di­vi­dua­les de la cuadrante de turnos estén separadas con claridad tabular.
7. Fi­na­l­me­n­te, en “Re­s­tri­n­gir edición” en la pestaña “Revisar” puedes proteger el cuadrante de turnos de trabajo para evitar que otras personas puedan editarlo.

El cuadrante de turnos puedes uti­li­zar­lo también en los meses si­guie­n­tes. Todo lo que tienes que hacer es crear una nueva hoja de cálculo Excel para cada mes (clicando en el pequeño signo "+" en la parte inferior izquierda de la ventana podrás abrir una nueva hoja) y copiar la plantilla del cuadrante en ella haciendo uso de los atajos [CTRL] +[C] y [CTRL] +[V]. Con un clic del botón derecho del ratón puedes acceder a la opción “Cambiar nombre” de la hoja de cálculo e indicar el nuevo mes y añadir un “Color de etiqueta” para di­fe­re­n­ciar mejor las hojas de cálculo entre sí.

No obstante, el ancho de columna del modelo no se copia al pasar la in­fo­r­ma­ción de una hoja a otra. Aunque Microsoft sugiere cierto pro­ce­di­mie­n­to para mover o copiar hojas de trabajo o datos de hojas de trabajo con el siguiente tutorial, no funciona en la práctica. Procede mejor de la siguiente manera:

1. Se­le­c­cio­na ma­nua­l­me­n­te la plantilla del cuadrante de turnos de trabajo arra­s­tra­n­do un área con el ratón que cubra todas las celdas re­le­va­n­tes.
2. Copia la tabla en la nueva hoja de trabajo.
3. Clica en la etiqueta “(Ctrl)” que aparece en la esquina inferior derecha de la tabla insertada. Se abre un menú co­n­te­x­tual.
4. En “Pegar”, pulsa en el botón “Mantener ancho de las columnas de origen (A)”. El ancho de columna se cambiará entonces al tamaño es­ta­ble­ci­do en la tabla original.

¿Quieres registrar a varios empleados en un turno? Entonces procede de la siguiente manera: haz clic con el botón derecho en la celda debajo del turno, se­le­c­cio­na “Insertar…” y luego en “Insertar toda una fila”. Con la opción “Eliminar…” también puedes eli­mi­nar­las en cualquier momento.

Una vez que se han asignado a los empleados sus turnos re­s­pe­c­ti­vos, todo lo que tienes que hacer es guardar el cuadrante, si es posible en formato PDF. A co­n­ti­nua­ción, podrás im­pri­mi­r­lo y exponerlo a la plantilla en el centro de trabajo, en­viár­se­lo por correo ele­c­tró­ni­co o co­m­pa­r­ti­r­lo en la intranet de la empresa.

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