Las mejores apli­ca­cio­nes para la gestión de proyectos

En el pasado, la gestión de proyectos implicaba pri­n­ci­pa­l­me­n­te pizarras, notas adhesivas, carpetas llenas de folios y en general un gran caos de do­cu­me­n­tos en la oficina. Al igual que muchas áreas de la vida laboral, Internet también se ha instalado en la or­ga­ni­za­ción y gestión de proyectos en las empresas. Hoy en día puedes elegir entre una gran variedad de programas que facilitan la pla­ni­fi­ca­ción de proyectos y la co­mu­ni­ca­ción en el lugar de trabajo. La mayoría de las pla­ta­fo­r­mas de Internet basadas en SaaS/PaaS pueden uti­li­zar­se desde casi cualquier di­s­po­si­ti­vo, lo que facilita eno­r­me­me­n­te el trabajo conjunto tanto en la oficina como a distancia.

Muchas apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos combinan funciones de red social con he­rra­mie­n­tas de pla­ni­fi­ca­ción para cubrir tantas tareas como sea posible. Fre­cue­n­te­me­n­te, la pla­ni­fi­ca­ción, la co­mu­ni­ca­ción, los chats pe­r­so­na­les, los ca­le­n­da­rios, las citas, las noticias, las encuestas, los correos ele­c­tró­ni­cos, etc., se ejecutan en una única pla­ta­fo­r­ma. La mayoría de las apli­ca­cio­nes son aptas tanto para grandes empresas como para equipos pequeños o incluso autónomos que quieren or­ga­ni­zar­se mejor. Mientras que algunos pro­vee­do­res prefieren mantener sus pla­ta­fo­r­mas más sencillas y clásicas, otros de­sa­rro­lla­do­res en­cue­n­tran so­lu­cio­nes in­no­va­do­ras para organizar el trabajo diario.

Es pre­ci­sa­me­n­te la variedad de he­rra­mie­n­tas de gestión de proyectos lo que a menudo dificulta la elección de la pla­ta­fo­r­ma adecuada para los equipos de trabajo. También hay di­fe­re­n­cias en el precio: la mayoría de estos programas ofrecen versiones gratuitas, pero estas se limitan a un cierto período de tiempo o su fu­n­cio­na­li­dad es limitada. Por lo tanto, cualquier persona que desee co­n­fi­gu­rar una pla­ta­fo­r­ma de gestión de proyectos, sobre todo si se trata de una gran empresa, debe tener en cuenta estas li­mi­ta­cio­nes. Pre­se­n­ta­mos 5 de las mejores apli­ca­cio­nes para la ad­mi­ni­s­tra­ción de proyectos.

La amplia selección de apli­ca­cio­nes para Slack aporta un gran potencial a esta pla­ta­fo­r­ma. La in­te­gra­ción de otras apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos como Asana y Trello (que pre­se­n­ta­re­mos a co­n­ti­nua­ción) es es­pe­cia­l­me­n­te útil si deseas co­mu­ni­car­te con tus co­m­pa­ñe­ros en Slack, pero prefieres gestionar el trabajo en una pla­ta­fo­r­ma diferente.

Para los equipos que necesitan una pla­ta­fo­r­ma de chat, Slack es una excelente opción. En cuanto al alcance y la fu­n­cio­na­li­dad para grupos de trabajo y equipos de proyecto, las apli­ca­cio­nes que pre­se­n­ta­re­mos más adelante en este artículo pueden ser más adecuadas. La co­mu­ni­ca­ción también es posible con las otras he­rra­mie­n­tas, pero no tan fá­ci­l­me­n­te como en Slack. Además, esta he­rra­mie­n­ta es bá­si­ca­me­n­te gratuita para equipos grandes (hasta 10 apli­ca­cio­nes y copias de seguridad de hasta 10.000 mensajes), mientras que las otras so­lu­cio­nes a veces requieren un plan de pago para ga­ra­n­ti­zar un sistema de co­mu­ni­ca­ción de calidad. Por lo tanto, si estás buscando una pla­ta­fo­r­ma de co­mu­ni­ca­ción gratuita para tu equipo, Slack puede ser la solución adecuada para ti.

Gracias a su apli­ca­ción para móviles (iOS y Android) también puedes acceder a Slack “on the go”. Al igual que con otras he­rra­mie­n­tas de gestión de proyectos, las apli­ca­cio­nes móviles deben uti­li­zar­se como soporte co­m­ple­me­n­ta­rio, pero nunca como software principal. La mayoría de las apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos están cla­ra­me­n­te op­ti­mi­za­das para los na­ve­ga­do­res web de los or­de­na­do­res de mesa.

Hay di­s­po­ni­bles varios planes de Slack: la versión "estándar", di­s­po­ni­ble por unos 6 euros por usuario y por mes, con la que además de apli­ca­cio­nes ili­mi­ta­das, también puedes activar la función de vi­deo­co­n­fe­re­n­cia. La versión "Plus" cuesta apro­xi­ma­da­me­n­te el doble y ofrece mayor comodidad, mejor pro­te­c­ción de datos y un buen servicio de soporte. Slack En­te­r­pri­se Grid está dirigido a empresas grandes y ofrece una potente y completa pla­ta­fo­r­ma de espacio de trabajo. El precio de este plan debe ser negociado di­re­c­ta­me­n­te con el equipo de Slack.

La filosofía de Asana es trabajar abie­r­ta­me­n­te en equipo. De forma pre­de­te­r­mi­na­da, cada miembro del equipo puede editar toda la in­fo­r­ma­ción y el contenido de los proyectos y tareas. Por supuesto, deben es­ta­ble­ce­r­se unas normas claras para la co­la­bo­ra­ción entre los miembros, ya que debido a una co­mu­ni­ca­ción de­fi­cie­n­te la libertad total de uso siempre puede dar lugar a co­m­pli­ca­cio­nes, como la pérdida de datos. Por lo tanto, este software para gestión de proyectos es ideal para equipos con una gestión menos je­rá­r­qui­ca que trabajan juntos de forma abierta. Los grupos de trabajo más tra­di­cio­na­les con poderes de asi­g­na­ción cla­ra­me­n­te definidos pueden ser in­e­fi­cie­n­tes con Asana.

Además de la principal he­rra­mie­n­ta basada en el entorno web, Asana ofrece apli­ca­cio­nes para Android e iOS, re­la­ti­va­me­n­te sencillas y fáciles de usar. La apli­ca­ción móvil te permite crear y editar tareas, recibir nuevos mensajes pe­r­so­na­les, adjuntar archivos y acceder a tu bandeja de entrada in­di­vi­dual. Sin embargo, aunque la apli­ca­ción para móviles es útil, Asana está op­ti­mi­za­da pri­n­ci­pa­l­me­n­te para el navegador de un ordenador. En este entorno, los usuarios más ex­pe­ri­me­n­ta­dos también pueden navegar por la he­rra­mie­n­ta con muchos atajos de teclado para trabajar aún más efi­cie­n­te­me­n­te con Asana.

La in­te­gra­ción de he­rra­mie­n­tas externas también es en­co­mia­ble. En Asana se pueden activar muchas mi­cro­he­rra­mie­n­tas di­fe­re­n­tes, entre ellas, los servicios en la nube más conocidos como Google Drive y Dropbox, he­rra­mie­n­tas de de­sa­rro­llo como GitHub, gestores de contenido como WordPress y muchas más.

Asana se considera muy segura en relación a la pro­te­c­ción de datos. Se realizan copias de seguridad del servidor de forma regular para evitar la pérdida de in­fo­r­ma­ción, mientras que el hardware del servidor es de última ge­ne­ra­ción. Por otra parte, los co­r­ta­fue­gos adi­cio­na­les están diseñados para aumentar la seguridad de los usuarios. Como con la mayoría de las apli­ca­cio­nes SaaS/PaaS, puedes acceder a Asana con tus cre­de­n­cia­les desde cualquier lugar, por lo que el usuario sigue siendo el principal re­s­po­n­sa­ble de la seguridad de sus propios datos y de los de la empresa.

Asana acepta hasta 15 miembros de equipo en la versión gratuita, pero ofrece todas las funciones básicas. Por unos 6-10 euros por usuario al mes se obtiene una versión sin límite de usuarios, así como otras ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas adi­cio­na­les en los paneles de control y una mejora de la función de búsqueda, por ejemplo. Hay otra versión para empresas con un gran número de empleados. En este caso, el precio debe ser negociado di­re­c­ta­me­n­te con Asana.

Sin embargo, en la versión gratuita de Trello solo se puede activar un power-up, lo que limita co­n­si­de­ra­ble­me­n­te la fu­n­cio­na­li­dad de la he­rra­mie­n­ta web. Para evitar este límite, es necesario adquirir un plan "Trello Business Class" por unos 10 euros al mes por usuario.

Desde la página de equipo se accede a todas las funciones ese­n­cia­les y a un feed diario pe­r­so­na­li­za­do y de­s­ple­ga­ble que resume las noticias y tareas más im­po­r­ta­n­tes del día para el equipo. Entre las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas que en­co­n­tra­rás se incluyen salas de chat diseñadas para una co­mu­ni­ca­ción rápida, foros para compartir contenido más extenso, listas de tareas pe­n­die­n­tes y un ca­le­n­da­rio de trabajo es­tru­c­tu­ra­do, un centro mu­l­ti­me­dia y fa­c­tu­ra­ción au­to­má­ti­ca. Las páginas del proyecto son casi idénticas a las páginas de equipo.

Puedes utilizar la barra de na­ve­ga­ción superior para enviar mensajes cortos a los miembros ("pings"). Al igual que en las redes sociales, también hay un botón de no­ti­fi­ca­cio­nes, que se puede pe­r­so­na­li­zar. Por ejemplo, puedes des­ac­ti­var las no­ti­fi­ca­cio­nes durante tu tiempo libre. En "Actividad" se resumen todas las ac­ti­vi­da­des pasadas en un cro­no­gra­ma cla­ra­me­n­te es­tru­c­tu­ra­do. Esta es la mejor manera de ver lo que sucedió en la apli­ca­ción durante tu ausencia.

Basecamp solo se puede probar durante un mes de forma gratuita, a partir del cual hay que adquirir un plan de pago (100 o 1000 euros al mes, de­pe­n­die­n­do del tamaño del equipo).

En Wrike se echan en falta funciones de chat más completas para una co­mu­ni­ca­ción rápida entre los miembros del equipo. La apli­ca­ción es adecuada para la gestión de proyectos, pero una mejora de la es­tru­c­tu­ra de la co­mu­ni­ca­ción co­m­ple­ta­ría el programa en su conjunto.

También Wrike dispone de apli­ca­cio­nes móviles (para iOS y Android) que cubren todas las funciones im­po­r­ta­n­tes, sin embargo, son más difíciles de usar que la he­rra­mie­n­ta principal basada en web. Para Wrike puede decirse lo mismo que ya se ha me­n­cio­na­do en el caso de las he­rra­mie­n­tas pre­ce­de­n­tes: es co­n­ve­nie­n­te utilizar las apli­ca­cio­nes móviles como he­rra­mie­n­ta co­m­ple­me­n­ta­ria para si­tua­cio­nes puntuales, pero no como soporte principal.

La versión gratuita de Wrike solo está di­s­po­ni­ble durante 14 días, un plazo algo in­su­fi­cie­n­te para probar la he­rra­mie­n­ta efi­ca­z­me­n­te. El precio de Wrike depende del tamaño del equipo: un equipo de 15 empleados puede utilizar la apli­ca­ción por unos 350 euros al mes; mientras que para un equipo de 15 a 50 empleados es necesaria una versión más costosa. Los costes para una empresa con 30 personas ascienden a unos 740 euros al mes. Si tienes 50 o más miembros ne­ce­si­ta­rás la versión completa de En­te­r­pri­se, caso en el que el precio tiene que aclararse con Wrike.

En co­m­pa­ra­ción con sus co­m­pe­ti­do­res, Wrike es una pla­ta­fo­r­ma bastante cara tanto para equipos pequeños como para empresas medianas. Los equipos más pequeños de hasta 10 personas tienden a encontrar apli­ca­cio­nes más baratas entre las so­lu­cio­nes de la co­m­pe­te­n­cia. Al fin y al cabo, muchas de las funciones de Wrike, como las he­rra­mie­n­tas de análisis y la gestión del flujo de trabajo, solo adquieren im­po­r­ta­n­cia para empresas medianas o grandes.