Importar PST a Gmail: paso a paso

Cualquier persona para la que una im­po­r­ta­ción manual sea un proceso demasiado detallado, que no esté lo su­fi­cie­n­te­me­n­te fa­mi­lia­ri­za­da con el enlace técnico de los di­fe­re­n­tes clientes de correo ele­c­tró­ni­co o que (ya) no tenga Outlook, puede añadir fá­ci­l­me­n­te todos los ficheros de un archivo PST a Gmail. Todo lo que necesitas es una he­rra­mie­n­ta que el propio Google pro­po­r­cio­na. Así que no tienes que depender de ningún software de terceros para la migración.

Con Google Workspace Migration para Outlook, puedes importar todos los archivos que necesites de un PST a Gmail en unos pocos pasos y puedes elegir entre todos los ficheros de un archivo o solo algunas partes del mismo, por ejemplo, solo los correos ele­c­tró­ni­cos.

Paso 1. Primero, descarga Google Workspace Migration. Al descargar, comprueba qué versión de Outlook uti­li­za­s­te para guardar el archivo PST: hay una versión de 32 bits y otra de 64 bits. Google Workspace Migration debe coincidir con la versión de Outlook. Pero no te preocupes: si instalas la versión in­co­rre­c­ta, la primera vez que se ejecute el asistente de im­po­r­ta­ción te no­ti­fi­ca­rá que puedes instalar la versión correcta po­s­te­rio­r­me­n­te.

Paso 2. Cuando se descarga Workspace Migration, el siguiente paso es abrir la apli­ca­ción. Aquí, se introduce primero la dirección de correo ele­c­tró­ni­co de la cuenta de Google en la que se va a importar el archivo PST.

Paso 3. A co­n­ti­nua­ción, se abre una nueva ventana en el navegador con el inicio de sesión de “Google Workspace Migration for Microsoft Outlook”. La cuenta co­rre­s­po­n­die­n­te ya debería aparecer ahí. Si has se­le­c­cio­na­do una dirección de correo ele­c­tró­ni­co in­co­rre­c­ta en el paso anterior, ahora puedes cambiar la dirección de la cuenta. Confirma el uso de la cuenta de Google pinchando en la cuenta co­rre­s­po­n­die­n­te y continúa con el siguiente paso.

Paso 4. En el siguiente paso, Google te pregunta si estás de acuerdo con el uso y, por tanto, también permites, por ejemplo, que Google Workspace Migration for Microsoft Outlook reciba au­to­ri­za­ción para leer, escribir, enviar y, por último, eliminar los correos ele­c­tró­ni­cos de Gmail. Au­to­rí­za­lo pinchando en “Permitir”. Después, puedes elegir qué archivo importar.

Paso 5. Ahora, vuelve del navegador al asistente de im­po­r­ta­ción. Se­le­c­cio­na en el menú “Desde archivo(s) PST...”. Se abrirá una ventana en la que puedes buscar y se­le­c­cio­nar la carpeta PST deseada. A co­n­ti­nua­ción, el archivo se­le­c­cio­na­do aparece bajo la selección de las dos opciones. Confirma pinchando en “Siguiente”.

Paso 6. Ahora tienes la opción de importar todos los archivos o, por ejemplo, solo los correos ele­c­tró­ni­cos o los contactos del PST a Gmail. Puedes cambiarlo marcando las casillas de ve­ri­fi­ca­ción o eli­mi­ná­n­do­las. Cuando haya realizado la selección adecuada, confirma con “Migrar”. Comienza el proceso de tra­n­s­fe­re­n­cia. Luego verás el estado actual de la migración en una ventana de proceso.

Atención: de­pe­n­die­n­do del tamaño del archivo, deberás dejar que este proceso se ejecute durante la noche para que tu bandeja de entrada de Gmail no se siga si­n­cro­ni­za­n­do co­n­s­ta­n­te­me­n­te y se cargue con datos adi­cio­na­les mientras trabajas.

Paso 7. Una vez co­m­ple­ta­da la migración, cambia a tu cuenta de Gmail en el navegador o en la apli­ca­ción de Gmail. Si la carpeta PST pre­via­me­n­te se­le­c­cio­na­da aparece en la lista, has co­n­se­gui­do importar con éxito un archivo PST a Gmail.

Durante el proceso, crea un enlace entre los dos programas de correo ele­c­tró­ni­co que permita el acceso al otro desde cua­l­quie­ra de ellos. Al guardar un archivo PST de Outlook, primero puedes añadirlo a Outlook como un archivo completo y luego moverlo al área de Gmail dentro de Outlook. Puedes pensar en el proceso como la creación de una su­b­ca­r­pe­ta llamada Gmail en el di­re­c­to­rio llamado Outlook, en la que luego arrastras y sueltas los datos como quieras. Así es como se inserta el PST deseado en Gmail. A co­n­ti­nua­ción, ex­pli­ca­mos cómo funciona exac­ta­me­n­te paso a paso.

Paso 1. Abre tu cliente de Gmail y haz clic en la pequeña rueda dentada de la barra de he­rra­mie­n­tas de la derecha. Así se abren los ajustes rápidos, en los que ya puedes realizar pequeños cambios en tu cliente con unas pocas funciones. A co­n­ti­nua­ción, se­le­c­cio­na la opción “Ver todos los ajustes”, que se indica di­re­c­ta­me­n­te como primera opción del menú.

Paso 2. Al hacer clic se abre la co­n­fi­gu­ra­ción avanzada, donde puedes pe­r­so­na­li­zar Gmail y realizar muchos ajustes di­fe­re­n­tes. Como Outlook debe acceder a tu perfil de Gmail, primero debes au­to­ri­zar­lo. Para ello, se­le­c­cio­na la opción “Reenvío y correo POP/MAP”.

Paso 3. En la sección inferior “Acceso IMAP”, marca “Habilitar IMAP” y después pincha en “Guardar cambios”. Si vuelves a acceder a la co­n­fi­gu­ra­ción de reenvío, en IMAP puedes ver “Estado: IMAP está ha­bi­li­ta­do”, tal y como se muestra en la captura de pantalla.

Paso 4. Una vez que hayas preparado la cuenta de Gmail para reenviar a Outlook, necesitas conectar Outlook a Google. Cambia a Outlook y se­le­c­cio­na el primer punto en la barra de estado “Archivo”. Ahí tienes el botón “Agregar cuenta”.

Paso 5. Tras hacer clic, aparece una ventana en la que se introduce la dirección de correo ele­c­tró­ni­co pe­r­te­ne­cie­n­te a la cuenta y se hace clic en “Conectar”. Escribe la co­n­tra­se­ña de Gmail y haz clic de nuevo en “Conectar”. En la última ventana de diálogo, confirma el proceso. Esto completa la co­n­fi­gu­ra­ción y a partir de ahora Outlook y Gmail están co­ne­c­ta­dos.

Esto significa que los correos ele­c­tró­ni­cos recibidos en Gmail ahora se muestran au­to­má­ti­ca­me­n­te en Outlook. Al mismo tiempo, ahora puedes mover los datos de Outlook al área de Gmail. Si luego abres la apli­ca­ción de Gmail en tu sma­r­t­pho­ne, por ejemplo, verás que los correos ele­c­tró­ni­cos o carpetas movidos aparecen en la apli­ca­ción de Gmail en el mismo lugar al que los has movido en Outlook. Este es exac­ta­me­n­te el efecto que uti­li­za­mos para migrar PST a Gmail.

Paso 6. Para que la du­pli­ca­ción de los datos se lleve a cabo, primero hay que de­te­r­mi­nar qué debe guardar Outlook como archivo. Para hacerlo, crea un archivo PST. Ve a “Archivo” > “Abrir y exportar” > “Importar y exportar” para iniciar el asistente.

Paso 7. En el asistente, se­le­c­cio­na primero “Exportar a archivo” y después “Archivo de datos de Outlook (.pst)”. Confirma cada acción pinchando en “Siguiente >”.

Paso 8. Ahora, Outlook pre­gu­n­ta­rá qué correos ele­c­tró­ni­cos, carpetas y otra in­fo­r­ma­ción pasarán a formar parte del archivo PST y dónde al­ma­ce­nar­los. Cuando hayas se­le­c­cio­na­do todas las opciones y hayas elegido una ubicación de al­ma­ce­na­mie­n­to adecuada, completa la ex­po­r­ta­ción.

Paso 9. Para tra­n­s­fe­rir los datos a Google, tomamos la carpeta que acabamos de guardar como archivo en Outlook mediante la im­po­r­ta­ción de archivos. Para ello, vuelve al asistente tal y como acabamos de describir. Ahora, se­le­c­cio­na la opción “Importar de otro programa o archivo”. Lee el siguiente artículo para saber cómo puedes importar un archivo PST.

Paso 10. En el siguiente cuadro de diálogo vuelven a preguntar qué tipo de archivo importar. Aquí volverás a se­le­c­cio­nar “Archivo de datos de Outlook (.pst)”, así como la carpeta que has guardado.

Paso 11. Ahora viene el paso decisivo: en otro cuadro de diálogo puedes utilizar la flecha de­s­ple­ga­ble para se­le­c­cio­nar la cuenta de correo ele­c­tró­ni­co en la que quieres importar el archivo PST. Aquí optas por la cuenta de Gmail y confirmas la im­po­r­ta­ción con “Finalizar”.

¡Lo has co­n­se­gui­do! En la sección Gmail de Outlook apa­re­ce­rán los datos que al­ma­ce­na­s­te an­te­rio­r­me­n­te en el archivo PST.

A través del enlace entre Gmail y Outlook, la carpeta PST recién importada se si­n­cro­ni­za au­to­má­ti­ca­me­n­te como una nueva carpeta en tu apli­ca­ción de Gmail o en el navegador y tendrás acceso directo a todo el contenido recién importado.