Cuadrante semanal: plantilla gratuita para organizar los turnos de trabajo con Excel

El plan de turnos de trabajo es una he­rra­mie­n­ta esencial para la pla­ni­fi­ca­ción de personal en cualquier empresa en la que los empleados trabajen por turnos. Cumple con dos funciones: por una parte, sirve para que los empleados sepan cuándo tienen que trabajar y tengan una visión general de sus turnos y, al mismo tiempo, ayuda al empleador en las tareas ru­ti­na­rias como la do­cu­me­n­ta­ción de las horas de trabajo o el cálculo del salario.

Contar con un software para de­sem­pe­ñar esta actividad es caro, si bien optar por Excel para crear desde cero un plan mensual o un cuadrante semanal puede costar mucho tiempo y esfuerzo. En su lugar, puedes utilizar nuestra plantilla gratuita de turnos de trabajo para diseñar los cua­dra­n­tes semanales con la hoja de cálculo. Podrás adaptarla a tus ne­ce­si­da­des en pocos pasos.

Los planes de turnos deben cumplir con ciertas exi­ge­n­cias de contenido y diseño, así como con los re­qui­si­tos legales en materia laboral. Solo así se co­n­se­gui­rá ga­ra­n­ti­zar la efe­c­ti­vi­dad y la or­ga­ni­za­ción adecuada de las jornadas de trabajo por turnos.

Es im­po­r­ta­n­te que el plan de turnos de trabajo cuente con la in­fo­r­ma­ción necesaria: en primer lugar, debe quedar clara la semana a la que se refiere el plan y a qué horas empieza cada turno. Dado que se trata de in­fo­r­ma­ción esencial para el buen fu­n­cio­na­mie­n­to de la empresa, tiene sentido pre­se­n­tar­la de la forma más clara posible. Así se reduce el riesgo de que los empleados tengan problemas al en­te­n­de­r­lo y, en co­n­se­cue­n­cia, se produzca falta de personal.

Como gestor, poner atención en el contenido es de gran utilidad para tener una visión clara de la fre­cue­n­cia con la que trabaja cada empleado y cómo se es­tru­c­tu­ra la plantilla al completo, así como para poder calcular el salario co­rre­s­po­n­die­n­te a cada tra­ba­ja­dor.

Menos in­fo­r­ma­ción es sinónimo de mayor claridad. Pero, además, para mejorar la es­tru­c­tu­ra­ción de la in­fo­r­ma­ción y hacer que el plan de turnos sea lo más conciso y co­mu­ni­ca­ti­vo posible, se pueden utilizar espacios, columnas y filas vacías, así como di­fe­re­n­tes ti­po­gra­fías y colores. Asimismo, es necesario incluir una leyenda donde se es­pe­ci­fi­que el si­g­ni­fi­ca­do de los elementos uti­li­za­dos.

Los turnos no se pueden repartir ex­clu­si­va­me­n­te en base a las pre­fe­re­n­cias pe­r­so­na­les, sino que tienen que respetar algunas di­s­po­si­cio­nes legales que tratan aspectos como la duración de la jornada laboral, el espacio de descanso necesario entre turnos, el número de turnos de noche posibles, etc.

Para descargar la plantilla de turnos de trabajo en Excel accede al siguiente enlace:

A co­n­ti­nua­ción, te ex­pli­ca­mos cómo puedes pe­r­so­na­li­zar­las a tu gusto:

La plantilla de turnos de trabajo de Excel di­s­po­ni­ble para descargar de forma gratuita cumple con todos los re­qui­si­tos básicos de un cuadrante semanal pro­fe­sio­nal: se limita a lo esencial y contiene toda la in­fo­r­ma­ción relevante. Además, presenta una es­tru­c­tu­ra clara y su diseño es muy atractivo.

Ahora bien, si el diseño no te convence del todo, puedes adaptarlo según tus gustos, por ejemplo, cambiando el ancho de las columnas. Para separar los di­fe­re­n­tes turnos y zonas de división de la tabla puedes utilizar la gama cromática di­s­po­ni­ble en la opción “Colores del tema” de la pestaña “Inicio”. Utilizar negritas, así como di­fe­re­n­tes tipos y tamaños de fuentes puede hacer más atractivo el diseño. El lado derecho de la plantilla también ofrece mucho espacio: ya sea para in­tro­du­cir co­me­n­ta­rios adi­cio­na­les o generar un cuadrante donde la in­fo­r­ma­ción no aparezca co­n­ce­n­tra­da en un espacio reducido.

Por supuesto, adaptar una parte u otra del cuadrante dependerá de tus pre­fe­re­n­cias. Con todo, es pre­fe­ri­ble que mantengas la es­tru­c­tu­ra­ción de las celdas, dado que solo así puede funcionar con efi­cie­n­cia el módulo para el cálculo de los turnos, horas semanales y salario. Si aun así necesitas hacer ajustes, tendrás que recurrir a la fórmula CONTAR.SI y la función SI. Si no sabes cómo usarlas, a co­n­ti­nua­ción, en­co­n­tra­rás una guía detallada.

Como podrás ver, en la tabla Excel aparecen algunos nombres de empleados a modo de ejemplo. Si clicas sobre alguno de ellos, verás que junto a la celda co­rre­s­po­n­die­n­te aparece una flecha pequeña. Al hacer clic en esta, se abre un menú de­s­ple­ga­ble en el que puedes se­le­c­cio­nar entre di­fe­re­n­tes empleados para asi­g­nar­los a un turno. De este modo, te ahorras tener que estar es­cri­bie­n­do el nombre del empleado co­rre­s­po­n­die­n­te cada vez que quieras asignarle un turno.

Cada menú de­s­ple­ga­ble está vinculado a la lista de empleados situada en la parte inferior de la plantilla. Si modificas los nombres de la lista, los nombres co­n­te­ni­dos en los menús de­s­ple­ga­bles también cambiarán. Así, para sustituir los nombres usados de ejemplo en la plantilla por los de los empleados de tu negocio, basta con hacer las mo­di­fi­ca­cio­nes pe­r­ti­ne­n­tes en la lista de la parte inferior. No obstante, si tu empresa consta de más de siete tra­ba­ja­do­res (número utilizado en el modelo de­s­ca­r­ga­ble), tendrás que completar la lista de empleados. Para ello:

1. Escribe los nombres de todos los empleados en la columna “Lista de empleados”. Ten en cuenta que el orden en el que los escribas será también en el que aparezcan en el menú de­s­ple­ga­ble.
2. Clica sobre cua­l­quie­ra de las celdas vacías di­s­po­ni­bles en el Excel.
3. Pulsa en el botón “Va­li­da­ción de datos” de la pestaña “Datos” en la cinta de opciones. Se abrirá un menú co­n­te­x­tual.
4. En “Permitir”, en la pestaña “Co­n­fi­gu­ra­ción”, se­le­c­cio­na la opción “Lista”.
5. Quita la marca de ve­ri­fi­ca­ción de “Omitir blancos” y mantén la de la casilla “Celda con lista de­s­ple­ga­ble”.
6. Haz clic en el botón junto al cuadro de diálogo “Origen”.
7. Marca la lista de empleados con el ratón, lo que permite definirla como fuente de la lista de­s­ple­ga­ble. Así se muestra en la ventana de diálogo de “Origen” con una fórmula como, por ejemplo, la siguiente =$C$35:$C$42. Como al­te­r­na­ti­va, puedes in­tro­du­cir ma­nua­l­me­n­te el rango que ha de tenerse en cuenta para crear la lista de­s­ple­ga­ble.
8. A co­n­ti­nua­ción, accede a la pestaña “Mensaje de entrada” y desmarca la casilla “Mostrar mensaje de entrada al se­le­c­cio­nar la celda”. Desmarca también “Mostar mensaje de error si se in­tro­du­cen datos no válidos” en “Mensaje de Error”.
9. Clica en “Aceptar”.

Una vez fi­na­li­za­do, habrás creado una lista de­s­ple­ga­ble conectada con el listado de empleados, lo que fa­ci­li­ta­rá eno­r­me­me­n­te la tarea a la hora de asignar los turnos. A co­n­ti­nua­ción, tendrás que adaptar el módulo dedicado al cálculo en la pestaña inferior de la plantilla de Excel. Descubre los pasos que has de seguir para ello:

El módulo de cálculo, resaltado en la parte inferior de la plantilla de turnos de Excel, si­m­pli­fi­ca las tareas re­la­cio­na­das con la pla­ni­fi­ca­ción de personal, pues calcula de forma au­to­má­ti­ca el número de turnos rea­li­za­dos por empleado, las horas semanales tra­ba­ja­das y el salario bruto co­rre­s­po­n­die­n­te. Así, por ejemplo, si asignas a Anne-Marie un turno, Excel cuenta au­to­má­ti­ca­me­n­te el número de turnos asignado y calcula el número co­rre­s­po­n­die­n­te de horas semanales (en el ejemplo, 4 turnos de 8 horas cada uno co­rre­s­po­n­den a un total de 32 horas semanales). De­pe­n­die­n­do del salario bruto por hora que se haya in­tro­du­ci­do en la celda co­rre­s­po­n­die­n­te para Anne-Marie, Excel calcula en la última columna el salario bruto que le co­rre­s­po­n­de a la empleada por las horas tra­ba­ja­das.

Si en el paso anterior has añadido a más tra­ba­ja­do­res de los in­tro­du­ci­dos en el modelo de­s­ca­r­ga­do, deberás in­tro­du­cir las si­guie­n­tes fórmulas. Utiliza el siguiente ejemplo para guiarte:

• Excel calcula el número de “Turnos” mediante la función CONTAR.SI. Para Anne-Marie la fórmula sería =CONTAR.SI (C7:I30;C35), que significa lo siguiente: “Cuando en alguna celda de las co­m­pre­n­di­das entre las celdas C7 y l30 se encuentra el valor de la celda C35 (Anne-Marie), hay que contar dicha celda”. Si tras Peter, añades a otro empleado en la fila 42, la fórmula para calcular el número de turnos sería =CONTAR.SI(C7:I30;C42)
• En la plantilla de turnos de trabajo se ha es­ti­pu­la­do una duración de 8 horas por turno. Para calcular el número total de horas tra­ba­ja­das por Anne-Marie, es necesario mu­l­ti­pli­car el resultado de “Turnos” por un total de 8 horas. La fórmula, por tanto, sería =D35*8. Al nuevo empleado agregado le co­rre­s­po­n­de­ría la siguiente fórmula =D42*8.
• Excel calcula el salario bruto con el mismo pro­ce­di­mie­n­to. En este caso, por ejemplo, tendrías que indicar =E42*F42

Una vez hecho esto, ya habrás adaptado la plantilla de turnos y podrás uti­li­zar­la tantas veces como lo desees.

Tener una plantilla en Excel para organizar los turnos de trabajo es de gran utilidad, pues se puede usar de forma repetida. Basta con que almacenes un archivo .xlsx para cada cuadrante semanal. No obstante, puede re­su­l­tar­te más práctico crear di­fe­re­n­tes hojas para cada semana dentro de un mismo libro Excel, para lo que ne­ce­si­ta­rás copiar la plantilla en cada una de ellas. Así te resultará más sencillo mantener el control general y organizar los horarios semanales dentro de la or­ga­ni­za­ción mensual. ¿Sabes cómo hacerlo? Aquí te mostramos una solución efectiva.

1. Clica en la parte inferior en el símbolo “+”, situado junto a la pestaña de la hoja de Excel.
2. Clica con el botón derecho del ratón en la pestaña de la nueva hoja y se­le­c­cio­na “Cambiar nombre” para asignarle el número de la semana a la que co­rre­s­po­n­de­rá el cuadrante semanal.
3. También puedes cambiar el color de la pestaña de la hoja en la opción “Color de etiqueta” para aumentar el contraste entre hojas.
4. Clica en la hoja de Excel donde has creado la plantilla de turnos de trabajo y marca ma­nua­l­me­n­te las áreas re­le­va­n­tes de la tabla. En nuestro ejemplo, arrastra el ratón desde las celdas A1 hasta I41. Cuidado: se­le­c­cio­nar la hoja entera con la co­m­bi­na­ción de teclas [CTRL] + [A] o hacer clic en el punto en el que se unen las de­no­mi­na­cio­nes de filas y columnas no conduce al resultado buscado.
5. Utiliza [CTRL] + [C] para guardar en el po­r­ta­pa­pe­les el área se­le­c­cio­na­da.
6. Cambia a la nueva hoja de trabajo, haz clic en la celda A1 y teclea [CTRL] +[V] para insertar la plantilla de plan de turnos. Aparecerá el contenido de la tabla, con los colores de celda, las líneas de cua­drí­cu­la y el formato de fuente co­rre­s­po­n­die­n­tes; sin embargo, no se copia la co­n­fi­gu­ra­ción del ancho de columna, que se muestra con sus valores pre­de­te­r­mi­na­dos.
7. Pero existe una solución para que la copia del cuadrante semanal se muestre tal como lo hace la plantilla pe­r­so­na­li­za­da: en la esquina inferior derecha del área marcada, haz clic en la etiqueta in­te­li­ge­n­te “(CTRL)”.
8. En el menú que se abre, clica en “Pegar” y a co­n­ti­nua­ción en “Mantener ancho de la columna de origen”. De esta forma se re­s­tau­ra­rá el ancho de columna se­le­c­cio­na­do en la plantilla original.
9. Como al­te­r­na­ti­va, también puedes se­le­c­cio­nar la celda A1 de la nueva hoja de trabajo y hacer clic en la flecha pequeña del botón “Pegar”, situado en la esquina superior izquierda de la pestaña “Inicio”. Se­le­c­cio­na aquí la opción “Pegado especial”. En la ventana que se abre, se­le­c­cio­na “Todo” en “Pegar” y confirma con “Aceptar”. A co­n­ti­nua­ción, repite el pro­ce­di­mie­n­to, pero esta vez marca el punto “Ancho de las columnas” y haz clic en “Aceptar”.

Para terminar, introduce en la celda C3 la semana natural actual (además de otros datos básicos), para que cua­l­quie­ra que utilice el plan pueda saber enseguida a qué periodo de pla­ni­fi­ca­ción se aplica el plan de turnos.

El manejo de la plantilla de Excel para realizar los cua­dra­n­tes semanales es muy sencillo: marca cada uno de los turnos (mañana, tarde y noche) como bloques di­fe­re­n­tes mediante la he­rra­mie­n­ta “Colores del tema” e introduce el nombre del empleado de servicio una vez por turno. A co­n­ti­nua­ción, el módulo de cálculo cuenta au­to­má­ti­ca­me­n­te los turnos asignados a dicho empleado y calcula las horas semanales y el salario bruto co­rre­s­po­n­die­n­tes.

Si has creado un menú de­s­ple­ga­ble puedes ir in­tro­du­cié­n­do­los en las celdas que co­rre­s­po­n­dan con la opción de copiar y pegar, para a co­n­ti­nua­ción se­le­c­cio­nar al empleado apropiado para cada horario con un clic del ratón.

Una vez has terminado con la pla­ni­fi­ca­ción de turnos de la semana has de comunicar a los empleados los turnos co­rre­s­po­n­die­n­tes, siempre con la an­te­la­ción necesaria. Para ello, puedes tanto im­pri­mi­r­lo y colgarlo en un espacio común a la vista de toda la plantilla, como al­ma­ce­nar­lo en PDF y enviarlo por correo a todos los empleados. Lo im­po­r­ta­n­te es que cada uno conozca bien sus horarios de trabajo y pueda acceder con facilidad al plan para co­m­pro­bar­lo en caso de duda. Un diseño apropiado y una es­tru­c­tu­ra sencilla ayudan en gran medida a facilitar la co­m­pre­n­sión de la in­fo­r­ma­ción.