Control del horario de los empleados con Excel: guía fácil

Cada vez más empresas adoptan horarios flexibles de trabajo, algo que, si bien tiene grandes ventajas para la pro­du­c­ti­vi­dad y la mo­ti­va­ción de los empleados, ha de apoyarse en una cierta base de confianza. Los sistemas de registro de la jornada laboral son un in­s­tru­me­n­to para lograrlo, porque, al tiempo que acredita las horas tra­ba­ja­das, sirve a la dirección para controlar la calidad y liquidar la fa­c­tu­ra­ción semanal o mensual. Todo lo que necesitas para gestionar una hoja para el control horario de la plantilla es el software de hojas de cálculo Excel y seguir nuestras in­s­tru­c­cio­nes paso a paso.

¿Qué distingue a una hoja de trabajo de Excel bien pla­ni­fi­ca­da? A este respecto, el empleado, el empleador e incluso la ley tienen di­fe­re­n­tes puntos de vista.

Desde el punto de vista del empleado, un sistema de registro diario de la jornada laboral ha de ser, por encima de todo, fácil de usar. Al fin y al cabo, rellenar cada día la tabla con las horas de entrada, salida y pausas se convierte en una tarea extra y supone una in­te­rru­p­ción de la co­n­ce­n­tra­ción. Ya el diseño y la es­tru­c­tu­ra­ción de la hoja de trabajo de Excel han de ser lo su­fi­cie­n­te­me­n­te claros como para que el empleado sepa de inmediato qué datos ha de in­tro­du­cir, cómo y dónde. Para lograrlo, diseñar una es­tru­c­tu­ra fácil, di­fe­re­n­ciar secciones o celdas con colores suaves y reducir el diseño a lo esencial puede resultar de gran ayuda. Al fin y al cabo, cuanto más sencilla y clara es una tarea, más probable es tener ganas de rea­li­zar­la todos los días.

Dado que el registro de la jornada es tan relevante para controlar la presencia del empleado, como también para el cálculo del salario, en ocasiones implica tener que utilizar fórmulas de cierta co­m­ple­ji­dad que una tabla eficiente de Excel debería incluir para aliviar la carga de trabajo de los empleados y de la dirección. Las funciones ne­ce­sa­rias se pueden insertar en la tabla de forma invisible y reducir la tasa de errores a la larga.

El derecho laboral español se extiende en varios decretos y leyes aprobados y re­aju­s­ta­dos a lo largo de los años. El corpus central lo co­n­s­ti­tu­ye el Real Decreto Le­gi­s­la­ti­vo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Tra­ba­ja­do­res. Aquí se recoge la normativa que afecta a la relación laboral entre el tra­ba­ja­dor y el empleador, incluida la duración de la jornada laboral (art. 34), que no deberá superar las 40 horas semanales y las 9 diarias, o las pausas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente, que no puede ser inferior a 12 horas.

Con la entrada en vigor en mayo de 2019 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de pro­te­c­ción social y de lucha contra la pre­ca­rie­dad laboral en la jornada de trabajo, se añade un punto al artículo 34 en el que se es­pe­ci­fi­ca la obli­ga­ción de las empresas a partir de este momento de ga­ra­n­ti­zar el registro diario del inicio y el final real de la jornada, de organizar este sistema de registro por convenio o en co­la­bo­ra­ción con los re­pre­se­n­ta­n­tes legales de los tra­ba­ja­do­res (comité de empresa) y de conservar toda esta do­cu­me­n­ta­ción durante cuatro años, un plazo durante el cual estarán a di­s­po­si­ción de los empleados, sus re­pre­se­n­ta­n­tes legales y la In­s­pe­c­ción de Trabajo y Seguridad Social. Con esta medida, adoptada a raíz de la re­co­me­n­da­ción que lanzó a España el Abogado General del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE), Giovanni Pi­tru­z­ze­lla, y que había sido bloqueada por la Co­n­fe­de­ra­ción Española de Or­ga­ni­za­cio­nes Em­pre­sa­ria­les (CEOE) repetidas veces, se aspira a poner freno a la ex­plo­ta­ción laboral en forma de horas extras no re­mu­ne­ra­das.

En este enlace puedes descargar la plantilla de IONOS para registrar las horas tra­ba­ja­das de tus empleados de forma gratuita:

En las si­guie­n­tes in­s­tru­c­cio­nes, te revelamos cómo hemos creado nuestra plantilla.

Para asignar toda la in­fo­r­ma­ción necesaria a la primera fila de la tabla, co­n­fi­gu­rar el diseño de las columnas y dar un formato limpio a la hoja, procede de esta manera:

1. Introduce en la celda A1 el nombre del empleado.
    
2. Introduce en la celda D1 la jornada diaria del empleado en el formato hh:mm (horas y minutos), p. ej., 08:00 (8 horas). Este valor servirá de re­fe­re­n­cia para las fórmulas que in­co­r­po­ra­re­mos más adelante.
    
3. Para que sea más fácil al empleado encontrar la fila correcta, aña­di­re­mos un pequeño pero práctico detalle: la fecha actual. Escribe para ello la fórmula =HOY() en la celda H1 y confirma con la tecla “Enter”.
    
4. Otro detalle útil: en la segunda fila puedes aclarar a qué dirección de correo ele­c­tró­ni­co (p. ej., del de­pa­r­ta­me­n­to de RRHH) se ha de enviar la hoja de horas tra­ba­ja­das y con qué asunto.
    
5. En la tercera fila, titula las columnas como “Fecha”, “Inicio jornada”, “Inicio pausa”, “Final pausa”, “Final jornada”, “Ausencia”, “Horas tra­ba­ja­das” y “Más/Menos”.
    
6. A la hora de dar formato visual a la tabla, tienes cierta libertad para utilizar negrita y los distintos tipos, tamaños y colores de las fuentes. Desde el punto de vista estético, las columnas se ven más claras y atra­c­ti­vas si tienen el mismo ancho. Las celdas co­m­bi­na­das y los colores de relleno pueden co­n­tri­buir a di­s­ti­n­guir secciones de la tabla entre sí. El botón “Copiar formato” en la esquina superior izquierda de la cinta de opciones agiliza las tareas de diseño.
    
7. Por último, fija las tres primeras filas de la tabla para que, a medida que se van re­lle­na­n­do las semanas, siempre pe­r­ma­ne­z­can a la vista. Esto se consigue así: marca la celda A4, ve a la pestaña “Vista” y allí pulsa primero en “In­mo­vi­li­zar” y luego en “In­mo­vi­li­zar paneles”.

Este es el proceso a seguir para insertar un menú de­s­ple­ga­ble en la columna para registrar distintos tipos de ab­se­n­ti­s­mo laboral:

1. En la columna F (“Ausencia”), marca la primera celda que co­rre­s­po­n­de a un día de la semana. En nuestro caso, es la F4.
    
2. En la cinta de opciones, ve a la pestaña “Datos”.
    
3. En “He­rra­mie­n­tas de datos” haz clic en “Va­li­da­ción de datos”. Se abrirá una ventana.
    
4. En “Co­n­fi­gu­ra­ción” > “Criterio de va­li­da­ción” > “Permitir” se­le­c­cio­na “Lista”.
    
5. Desmarca la casilla de “Omitir blancos”.
    
6. En el cuadro de diálogo “Origen”, escribe las opciones que han de aparecer en el menú de­s­ple­ga­ble, pero no te olvides de se­pa­rar­las por punto y coma. En nuestro ejemplo sería: “Va­ca­cio­nes;En­fe­r­me­dad;Home office”.
    
7. Confirma los ajustes.
    
8. En la celda de la columna F aparecerá ahora un menú de­s­ple­ga­ble. Para dar la misma co­n­fi­gu­ra­ción a los otros días de la semana, copia los ajustes o desliza el cua­dra­di­to de la celda hacia abajo.

Esta es la forma de programar a Excel para que calcule las horas tra­ba­ja­das por un empleado de forma au­to­má­ti­ca:

1. Marca la columna G (“Horas tra­ba­ja­das”).
    
2. En la pestaña “Inicio” > “Número” se­le­c­cio­na “Más formatos de número”.
    
3. Se abrirá una nueva ventana. En “Categoría”, se­le­c­cio­na “Pe­r­so­na­li­za­da”, y en “Tipo”, el cuadro a la derecha, se­le­c­cio­na el formato [h]:mm:ss (con él, ordenas a Excel que en la suma tenga en cuenta el número de horas absoluto, en lugar de comenzar otra vez desde cero después de 12:00).
    
4. Confirma con “OK”.
    
5. Ahora, copia esta fórmula en la primera celda de la columna G que co­rre­s­po­n­da a un día de la semana (G4, en nuestro caso): =SI(O(F4="Va­ca­cio­nes";F4=”En­fe­r­me­dad”); $D$1;E4-(D4-C4)-B4).

Esta co­m­pli­ca­da función SI da la siguiente in­s­tru­c­ción a Excel: “Si, para una fecha en la columna F (“Ausencia”) se ha in­tro­du­ci­do “Va­ca­cio­nes” o “En­fe­r­me­dad”, las 8 horas de trabajo que debe el empleado de la columna D1 se han de registrar como horas efectivas tra­ba­ja­das (con “Home office” no ha de ocurrir). Si, en cambio, la columna F está vacía, las horas de trabajo se computan con no­r­ma­li­dad siguiendo esta fórmula: E4 (Final jornada) – (D4(Final pausa) – C4(Inicio pausa)) – B4 (Inicio jornada). Como intuyes, puedes in­co­r­po­rar esta fórmula a los otros días de la semana laboral arra­s­tra­n­do el cua­dra­di­to inferior con el ratón. La fórmula $D$1 garantiza que siempre se tomen como re­fe­re­n­cia la misma jornada laboral (8 horas).

Ahora se han de sumar las horas tra­ba­ja­das para obtener el número total de horas tra­ba­ja­das a lo largo de la semana:

1. En la primera celda de la columna G que co­rre­s­po­n­da a un sábado (en nuestro ejemplo, será la G9), escribe la siguiente fórmula: =SUMA(G4:G8)
    
2. Op­cio­na­l­me­n­te, en la pestaña “Fórmulas” puedes pulsar en el botón “Autosuma” y se­le­c­cio­nar “Suma”. Excel su­mi­ni­s­tra entonces la fórmula correcta.

Con un pequeño truco, lograrás programar a tu tabla Excel para que cuente, no solo las horas ex­trao­r­di­na­rias efe­c­tua­das por tus empleados, sino también las negativas:

1. Formatea la columna H (“Más/Menos”) como [h]:mm:ss (uti­li­za­n­do aquí el mismo pro­ce­di­mie­n­to que seguiste en la columna G (“Horas tra­ba­ja­das”).
    
2. Dado que Excel no puede re­pre­se­n­tar por defecto ningún valor temporal negativo, tenemos que utilizar un pequeño truco en las “Opciones” de Excel. Clica en “Avanzadas” y busca en el grupo “Al calcular este libro” la entrada “Usar sistema de fechas 1904”. Marca la casilla y confirma los cambios con “Aceptar”.
    
3. En nuestro ejemplo, en la celda H4 in­tro­du­ci­mos la siguiente fórmula: =G4-$D$1 (esta ordena a Excel que reste las horas efe­c­ti­va­me­n­te tra­ba­ja­das a la jornada es­ta­ble­ci­da).
    
4. Incorpora esta fórmula al resto de días como ya sabes.
    
5. Para sumar todas las horas positivas o negativas, puedes utilizar la función “Autosuma” o escribir la fórmula =SUMA(H4:H8).

En este apartado, repasamos las fórmulas que hemos utilizado y que ne­ce­si­ta­rás para crear una hoja de registro de horas tra­ba­ja­das con Microsoft Excel. Si copias nuestro ejemplo 1:1, puedes utilizar estas mismas fórmulas sin cambios, pero si creas una hoja con un diseño propio, tendrás que adaptar los números de las celdas en las fórmulas. Para lograrlo, puedes orie­n­tar­te por la captura de pantalla de arriba o por la plantilla de­s­ca­r­ga­ble.

Por último, ex­pli­ca­re­mos cómo puedes co­n­fi­gu­rar tu plantilla para poder uti­li­zar­la en el largo plazo, pro­te­ge­r­la pa­r­cia­l­me­n­te contra la escritura y co­mu­ni­car­la a tus empleados.

El resultado de tu trabajo es una plantilla pro­fe­sio­nal que, por ahora, solo cubre una semana. Para ampliarla, puedes recurrir de nuevo a nuestro truco: marca con el ratón toda la semana, clica en el pequeño cuadrado de la esquina inferior derecha y, sin soltarlo, desplaza el ratón hacia abajo. Como puedes comprobar, Excel reconoce que se trata de un patrón re­cu­rre­n­te y replica todos los formatos, menús de­s­ple­ga­bles, fórmulas y reglas para todas las fechas se­cue­n­cia­les. Esto es lo que te permitirá re­uti­li­zar tu plantilla tantas veces como sea necesario.

Tu empleado ya puede registrar cuándo inicia y finaliza su jornada laboral, así como sus pausas, en las columnas B, C, D, E que co­n­fi­gu­ra­s­te para ello en el formato hh.mm (p. ej., 8:30) y también puede declarar sus va­ca­cio­nes y sus días de baja laboral en la columna F. Pero, aparte de esto, también debe poder modificar el contenido y la es­tru­c­tu­ra de la tabla. Para este propósito, se asignan a la tabla permisos parciales de escritura.

Procede como sigue:

1. Si la hoja activa está protegida, todas las celdas tienen por defecto el estado “Bloqueado”. Para im­ple­me­n­tar una pro­te­c­ción parcial, se ha de cambiar este ajuste.
    
2. Marca la tabla por entero pulsando en el punto superior izquierdo donde se en­cue­n­tran las columnas y las filas.
    
3. Ahora, pulsa en “Inicio” en la pequeña flecha en la esquina inferior derecha del grupo “Ali­nea­ción” para abrir la ventana “Formato de celdas”. Otra opción consiste en teclear [Ctrl] + [1].
    
4. Ve a la pestaña “Proteger” y desmarca la casilla de “Bloqueada”.
    
5. Confirma los cambios.
    
6. Mantén pulsada la tecla [Ctrl] y marca con el ratón todas las celdas que quieres proteger. Te re­co­me­n­da­mos que marques las filas 1, 2 y 3 y la columna A.
    
7. Regresa a la pestaña “Proteger” y vuelve a marcar la opción “Bloqueada”.

Este método, sin embargo, no incluye las fórmulas en las columnas G y H. En este caso, sigue estos pasos:

1. Teclea [Ctrl] + [I] para abrir la ventana “Ir a…”.
    
2. Pulsa en el botón “Especial”.
    
3. Marca el punto “Celdas con fórmulas” y confirma en “Aceptar”. Ahora, Excel marca todas las celdas que contienen fórmulas.
    
4. Sigue los pasos descritos arriba para bloquear todas las fórmulas.

Pero, antes de enviar la hoja a tus empleados, has de activar la pro­te­c­ción contra escritura:

1. Clica en “Proteger hoja” en la pestaña “Revisar”.
    
2. En “Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo”, desmarca la casilla de “Se­le­c­cio­nar celdas blo­quea­das”.
    
3. Tienes la opción de proteger la hoja con una co­n­tra­se­ña.
    
4. Clica en “Aceptar” (en caso de haber dado una co­n­tra­se­ña, la debes confirmar de nuevo).

Guarda tu plantilla en el formato regular de Excel y envíala por correo a tus empleados, pero no olvides aco­m­pa­ñar­la de las in­s­tru­c­cio­nes de uso para facilitar la co­m­pre­n­sión de su fu­n­cio­na­mie­n­to: aclara, por ejemplo, a qué dirección ele­c­tró­ni­ca y cuándo o en qué plazo de tiempo se ha de enviar la hoja. Indicando una forma unitaria de nombrar la hoja (p. ej., nombre, apellidos, fecha), es más fácil cla­si­fi­car y organizar las hojas.