Prompts para Copilot: consejos y ejemplos para el día a día en el trabajo

Un prompt para Copilot es una entrada o in­s­tru­c­ción con la que indicas al asistente de IA de Microsoft qué tarea debe realizar. Además de la tarea, unos buenos prompts incluyen el contexto relevante, el público objetivo, el formato de salida deseado y el tono adecuado. Cuanto más precisos sean estos datos, más útil será el resultado.

¿Qué es un prompt para Copilot?

Un prompt es una pregunta, in­s­tru­c­ción o de­s­cri­p­ción que escribes en Microsoft Copilot. Con un prompt puedes pedirle a la IA, por ejemplo, que redacte un texto, resuma in­fo­r­ma­ción, analice datos o genere ideas para una pre­se­n­ta­ción.

La calidad de la respuesta depende en gran medida de la claridad con la que describas tus re­qui­si­tos (lo que también se conoce como prompt en­gi­nee­ri­ng). Un prompt como “Escribe un correo ele­c­tró­ni­co” deja muchas preguntas abiertas: ¿a quién va dirigido? ¿Qué objetivo tiene? ¿Qué extensión y qué nivel de fo­r­ma­li­dad debe tener? Cuanta más in­fo­r­ma­ción relevante añadas, menos margen dejarás a Copilot para in­te­r­pre­tar por sí mismo lo que necesitas.

Microsoft distingue cuatro elementos en los buenos prompts: objetivo, contexto, fuente y ex­pe­c­ta­ti­vas. En la práctica, estos elementos se pueden trasladar a un esquema fácil de entender:

• Tarea: ¿qué debe hacer exac­ta­me­n­te Copilot?
• Contexto: ¿qué in­fo­r­ma­ción, datos o an­te­ce­de­n­tes debe tener en cuenta la IA?
• Formato: ¿cómo debe es­tru­c­tu­rar­se el resultado y qué extensión debe tener?
• Tono: ¿cómo debe sonar el texto para el público objetivo?

Un prompt completo puede, por ejemplo, tener el siguiente aspecto:

Resume el siguiente informe de proyecto para la dirección. Concéntrate en los costes, los retrasos y las decisiones pendientes. Ofrece el resultado en cinco viñetas y una breve recomendación sobre los próximos pasos. Redacta de forma objetiva, precisa y sin tecnicismos.

Reglas para formular co­rre­c­ta­me­n­te los prompts para Copilot

Un buen prompt no tiene por qué ser largo. Lo im­po­r­ta­n­te es que la in­fo­r­ma­ción que contiene sea relevante y clara para la tarea en cuestión.

Ser tan es­pe­cí­fi­co como sea posible

Utiliza verbos concretos como “analiza”, “compara”, “resume”, “prioriza” o “crea”. Además, indica en qué aspectos debe centrarse es­pe­cia­l­me­n­te Copilot.

En lugar de “Analiza las cifras”, escribe, por ejemplo:

Analiza la evolución de la facturación de los últimos doce meses. Identifica las tres mayores desviaciones mensuales e indica posibles causas.

Pro­po­r­cio­nar el contexto relevante

Copilot no conoce el contexto de tu tarea. Por eso, añade in­fo­r­ma­ción sobre el público objetivo, el propósito y la situación de partida. Si es necesario, haz re­fe­re­n­cia a un correo ele­c­tró­ni­co, un documento o una tabla.

Definir el formato de salida

Indica de antemano si necesitas un texto continuo, una tabla, una lista, un correo ele­c­tró­ni­co o una es­tru­c­tu­ra de pre­se­n­ta­ción. También resulta útil es­pe­ci­fi­car la extensión, por ejemplo, “máximo 150 palabras” o “cinco dia­po­si­ti­vas con tres puntos clave cada una”.

Mejorar paso a paso

El primer prompt no tiene por qué ofrecer un resultado perfecto. Microsoft re­co­mie­n­da ex­pre­sa­me­n­te continuar la co­n­ve­r­sa­ción con preguntas de se­gui­mie­n­to y precisar las re­s­pue­s­tas paso a paso.

Ejemplos positivos y negativos

Prompts de Copilot para correos ele­c­tró­ni­cos y co­mu­ni­ca­ción

Copilot puede, entre otras cosas, crear bo­rra­do­res de correos ele­c­tró­ni­cos, preparar re­s­pue­s­tas y resumir co­n­ve­r­sa­cio­nes largas en Outlook. Además, la función “Coaching by Copilot” puede ofrecerte su­ge­re­n­cias sobre el tono, la claridad y la posible reacción del lector. La di­s­po­ni­bi­li­dad concreta depende de la versión de Outlook que utilices y de la licencia co­n­tra­ta­da.

Las si­guie­n­tes pla­n­ti­llas se pueden utilizar di­re­c­ta­me­n­te y adaptar:

• Resumir el hilo de correos ele­c­tró­ni­cos:

Resume este hilo de correos electrónicos en un máximo de cinco puntos clave. Indica la cuestión principal, las decisiones ya tomadas, las preguntas abiertas, las fechas mencionadas y las personas responsables en cada caso.

• Redactar una respuesta a una consulta de un cliente:

Redacta una respuesta a esta consulta de un cliente. Da las gracias por el mensaje, responde a todas las preguntas que incluye y explica los siguientes pasos. El tono debe ser amable, profesional y orientado a la solución. Utiliza un máximo de 180 palabras.

• Escribir un correo de se­gui­mie­n­to tras una co­n­ve­r­sa­ción:

Redacta un correo electrónico de seguimiento de la conversación de hoy. Resume los tres resultados más importantes y enumera las tareas acordadas indicando quién es responsable de cada una y la fecha correspondiente. Termina el mensaje pidiendo una breve confirmación.

• Formular de manera pro­fe­sio­nal un mensaje difícil:

Reformula el siguiente mensaje de manera profesional y respetuosa. Mantén el contenido, pero haz que suene menos acusador. Utiliza expresiones claras y objetivas y propón al final un siguiente paso concreto: [insertar mensaje]

• Acortar un correo ele­c­tró­ni­co largo:

Reduce este correo electrónico a un máximo de 120 palabras. Mantén todos los datos importantes, las fechas y las llamadas a la acción. Elimina repeticiones y redacta el texto de manera clara y cortés: [insertar correo electrónico]

Prompts de Copilot para análisis e informes

En tareas de análisis, el prompt debe indicar con precisión qué datos debe evaluar Copilot, qué co­m­pa­ra­cio­nes debe realizar y cómo debe presentar los re­su­l­ta­dos. Después, comprueba que los cálculos, las co­n­clu­sio­nes y las re­fe­re­n­cias a las fuentes sean correctos.

• Ide­n­ti­fi­car te­n­de­n­cias en una tabla:

Analiza la tabla disponible e identifica tendencias importantes, valores atípicos y patrones estacionales. Ten en cuenta el periodo [periodo]. Resume los cinco hallazgos más importantes y respalda cada afirmación con los valores correspondientes.

• Resumir los in­di­ca­do­res clave para un informe mensual:

Crea un resumen para el informe mensual a partir de estos datos. Ten en cuenta los ingresos, los costes, el beneficio, los nuevos clientes y la tasa de cancelación. Compara los resultados con el mes anterior y con el mismo mes del año anterior. Muestra primero los resultados en una tabla y, a continuación, incluye una breve valoración.

• In­ve­s­ti­gar las causas de las de­s­via­cio­nes:

Analiza las desviaciones entre los valores planificados y los reales. Ordénalas según su relevancia financiera y menciona, para cada desviación importante, una posible causa y una medida correctora adecuada. Identifica de forma explícita como hipótesis cualquier supuesto que realices.

• Crear un resumen ejecutivo:

Crea un resumen ejecutivo de este informe para la dirección. Limítate a un máximo de 250 palabras. Indica los resultados más importantes, los riesgos, las oportunidades y las decisiones que se deben tomar. Evita los detalles técnicos y empieza por la conclusión más relevante.

• De­sa­rro­llar la es­tru­c­tu­ra de una pre­se­n­ta­ción a partir de un informe:

Crea una estructura de presentación de seis diapositivas a partir de este informe. Incluye para cada diapositiva un título, tres puntos clave y una propuesta de visualización adecuada. El público objetivo es la dirección y la presentación debe durar diez minutos.

• Tra­n­s­fe­rir datos a una plantilla de toma de de­ci­sio­nes:

Crea una plantilla para la toma de decisiones a partir de los datos disponibles. Compara las opciones [Opción A], [Opción B] y [Opción C] en función de los costes, los beneficios, los riesgos y el tiempo de implantación. Presenta la comparación en una tabla y ofrece después una recomendación justificada.

Prompts de Copilot para reuniones y equipos

Copilot en Microsoft Teams puede resumir los puntos clave de una co­n­ve­r­sa­ción, atribuir las in­te­r­ve­n­cio­nes a pa­r­ti­ci­pa­n­tes concretos, proponer tareas y responder preguntas sobre la reunión. En las reuniones grabadas o tra­n­s­cri­tas, el resumen de Teams puede reunir, entre otros elementos, la tra­n­s­cri­p­ción, las notas, la agenda y las tareas de se­gui­mie­n­to.

• Resumir la reunión:

Resume esta reunión en un máximo de diez viñetas. Separa los temas tratados, las decisiones tomadas y las preguntas que siguen abiertas. Omite las conversaciones informales y las repeticiones.

• Extraer tareas de la reunión:

Crea una lista de tareas a partir de la reunión. Indica para cada tarea la persona responsable, la fecha acordada y, en su caso, las dependencias existentes. Marca las tareas para las que no se haya definido claramente una persona responsable.

• Do­cu­me­n­tar de­ci­sio­nes:

Enumera todas las decisiones de esta reunión. Añade en cada caso el contexto correspondiente, las posibles limitaciones y los siguientes pasos necesarios. No presentes simples propuestas como si fueran decisiones definitivas.

• Crear una ac­tua­li­za­ción de estado para las partes in­te­re­sa­das:

Crea a partir de la reunión una actualización de estado para las partes interesadas que no han participado. Estructúrala en avances, problemas actuales, decisiones y próximos pasos. Utiliza un tono objetivo y un máximo de 200 palabras.

• Ide­n­ti­fi­car preguntas abiertas:

¿Qué preguntas no se han respondido de forma concluyente en esta reunión? Enuméralas por orden de urgencia e indica, cuando sea posible identificarlo, quién puede aportar la información necesaria.

• Evaluar crí­ti­ca­me­n­te la reunión:

Analiza la reunión en términos de cumplimiento de objetivos y eficiencia. ¿Qué puntos se aclararon, qué debates quedaron sin resolver y qué temas deberían retomarse en la próxima reunión? Formula tres propuestas concretas de mejora.

¿Son adecuados los prompts para Copilot también para otros asi­s­te­n­tes de IA?

Los pri­n­ci­pios básicos de unos buenos prompts para Copilot no están ligados a los productos de Microsoft. Otros asi­s­te­n­tes de IA también entienden mejor las tareas cuando indicas con claridad el objetivo, el contexto, el formato y el tono.

Por eso, un prompt para Copilot puede servir, por lo general, como punto de partida para ChatGPT, Google Gemini o IONOS GPT. En función de la he­rra­mie­n­ta, solo hay que adaptar las re­fe­re­n­cias a de­te­r­mi­na­dos programas o fuentes de datos. Por ejemplo, un prompt para Outlook podría trabajar di­re­c­ta­me­n­te con un hilo de correos ele­c­tró­ni­cos, mientras que en otra IA tendrías que pro­po­r­cio­nar ese contenido como documento adjunto.

IONOS GPT permite, entre otras cosas, redactar textos, realizar in­ve­s­ti­ga­cio­nes, analizar do­cu­me­n­tos y evaluar datos. Además, puedes subir do­cu­me­n­tos para uti­li­zar­los como contexto. Los datos se procesan en in­frae­s­tru­c­tu­ras europeas, no se utilizan para entrenar modelos de IA y no se comparten con terceros.

Una vez que domines las técnicas básicas para formular prompts para Copilot, podrás apli­car­las también a distintas he­rra­mie­n­tas de IA. La elección del asistente más adecuado depende, entre otras cosas, de las funciones que necesites, de la in­frae­s­tru­c­tu­ra de TI di­s­po­ni­ble, del pre­su­pue­s­to y de los re­qui­si­tos de pro­te­c­ción y tra­ta­mie­n­to de datos.

Errores fre­cue­n­tes con los prompts para Copilot y cómo evitarlos

Ni siquiera un prompt detallado garantiza au­to­má­ti­ca­me­n­te un resultado correcto. Hay tres errores en pa­r­ti­cu­lar que aparecen con fre­cue­n­cia al trabajar con asi­s­te­n­tes de IA.

Plantear de­ma­sia­das tareas a la vez

Un prompt también puede volverse demasiado extenso. Si Copilot tiene que in­ve­s­ti­gar, analizar, redactar, acortar y crear una pre­se­n­ta­ción al mismo tiempo, es posible que algunas de las tareas solo se realicen de forma su­pe­r­fi­cial. Por eso, divide los procesos complejos en varios pasos:

• Paso 1: resume el informe y menciona los hallazgos más im­po­r­ta­n­tes.
• Paso 2: ordena las co­n­clu­sio­nes según su im­po­r­ta­n­cia para la dirección.
• Paso 3: crea a partir de estas co­n­clu­sio­nes una es­tru­c­tu­ra de pre­se­n­ta­ción con cinco dia­po­si­ti­vas.

Utilizar términos poco claros

Términos como “breve”, “pro­fe­sio­nal” u “ordenado” dejan un amplio margen de in­te­r­pre­ta­ción. Añade in­di­ca­cio­nes medibles:

• en lugar de “breve”: “máximo 100 palabras”
• en lugar de “ordenado”: “en una tabla con cuatro columnas”
• en lugar de “simple”: “sin términos técnicos y co­m­pre­n­si­ble para pri­n­ci­pia­n­tes”
• en lugar de “pro­fe­sio­nal”: “objetivo, educado y orientado a la solución”

No corregir errores de forma es­pe­cí­fi­ca

Si la primera respuesta no se ajusta a tus ex­pe­c­ta­ti­vas, no tienes que escribir otro prompt desde cero. En su lugar, indica qué quieres cambiar:

• El resumen sigue siendo demasiado general. Añade cifras concretas del informe y asigna cada cifra al periodo co­rre­s­po­n­die­n­te.
• El tono parece demasiado pu­bli­ci­ta­rio. Redacta el texto de forma neutral y separa cla­ra­me­n­te los hechos ve­ri­fi­ca­bles de las va­lo­ra­cio­nes.
• La re­co­me­n­da­ción no está su­fi­cie­n­te­me­n­te ju­s­ti­fi­ca­da. Indica para cada re­co­me­n­da­ción el beneficio esperado y un posible riesgo.

Co­n­clu­sión: unos prompts para Copilot claros ofrecen mejores re­su­l­ta­dos

Los buenos prompts para Copilot siguen un patrón claro basado en la tarea, el contexto, el formato y el tono. Describe con la mayor precisión posible qué necesitas, a quién va dirigido el resultado y cómo debe es­tru­c­tu­rar­se. En tareas más complejas, varios prompts para Copilot co­n­se­cu­ti­vos suelen ofrecer mejores re­su­l­ta­dos que una única in­s­tru­c­ción extensa. Tanto si utilizas Microsoft Copilot como otro asistente de IA, revisa después los co­n­te­ni­dos generados para comprobar que sean correctos, que estén completos y tengan el tono adecuado. Así podrás agilizar las tareas ru­ti­na­rias sin perder el control sobre el resultado final.