El formato co­n­di­cio­nal en Excel

El formato co­n­di­cio­nal de Excel basado en valores es útil si tienes una lista con distintos valores y los quieres comparar entre ellos. En unos pocos clics, el rango de celdas se­le­c­cio­na­do se evaluará y se mostrará en distintos colores. Los valores más altos se re­sa­l­ta­rán en color verde, mientras que los valores más bajos pre­se­n­ta­rán distintas to­na­li­da­des de rojo. Para destacar los valores también hay barras de datos o conjuntos de iconos como semáforos o flechas.

Si el formato co­n­di­cio­nal se basa en reglas, es­ta­ble­cer las co­n­di­cio­nes es algo más flexible. Tras la selección de los umbrales, en esta opción de formato co­n­di­cio­nal de Excel solo se tendrán en cuenta de­te­r­mi­na­dos rangos de celdas. Según tus ne­ce­si­da­des, puedes hacer que se dé formato solo a los valores únicos o solo a los valores su­pe­rio­res e in­fe­rio­res. Esto incluye, por ejemplo, la regla pre­de­te­r­mi­na­da para dar formato a los diez elementos su­pe­rio­res/in­fe­rio­res o al diez por ciento. Si haces clic en “Reglas para resaltar celdas” tendrás, además, la po­si­bi­li­dad de elegir entre las si­guie­n­tes opciones:

• Es mayor que...
• Es menor que…
• Entre...
• Es igual a...
• Texto que contiene...
• Una fecha...
• Duplicar valores...

Si trabajas con texto en lugar de con cifras y quieres resaltar las celdas que contengan algún término en concreto, haz clic en “Resaltar reglas de celdas > Texto que contiene...”. A co­n­ti­nua­ción, introduce el texto en cuestión y escoge el color de relleno a aplicar. A partir de ahora, las celdas que contengan dicha in­fo­r­ma­ción se re­sa­l­ta­rán en colores.

Para es­ta­ble­cer una condición pe­r­so­na­li­za­da con ayuda de una fórmula, haz clic en “Nueva regla...” y elige la opción “Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”. A co­n­ti­nua­ción, introduce la fórmula en el recuadro, establece el formato y haz clic en “Aceptar”.

En el siguiente ejemplo de uso del formato co­n­di­cio­nal en Excel, hemos destacado con barras de datos el volumen de negocio de una empresa en la columna B. Las flechas de colores de la columna C ilustran además la evolución de las ganancias y las pérdidas con respecto al mes anterior:

Para insertar las barras de datos en la columna B, se­le­c­cio­na de la celda B2 a la celda B13 y haz clic en las si­guie­n­tes opciones en este orden:

• “Formato co­n­di­cio­nal”,
• “Barras de datos” y
• “Relleno degradado/Relleno sólido”.

A co­n­ti­nua­ción, se­le­c­cio­na desde la celda C3 hasta la celda C13 y haz clic de forma co­n­se­cu­ti­va en las si­guie­n­tes opciones:

• “Formato co­n­di­cio­nal”,
• “Conjuntos de iconos” y
• “Di­re­c­cio­nal”.

Si en la columna C solo quieres que se muestre la tendencia al alza si el volumen de negocio ha aumentado al menos 5 euros con respecto al mes anterior, tendrás que cambiar las reglas. Para ello, vuelve a se­le­c­cio­nar el rango de celdas desde la celda C3 hasta la celda C13 y, a co­n­ti­nua­ción, haz clic en “Formato co­n­di­cio­nal”. Después, se­le­c­cio­na “Ad­mi­ni­s­trar reglas” y, para terminar, “Editar regla”.

Ahora, si­m­ple­me­n­te cambia el valor “>” por la flecha orientada hacia arriba de “0” a “5” y haz clic en “Aceptar”.

Ahora volverá a aparecer el cuadro de diálogo del “Ad­mi­ni­s­tra­dor de reglas de formato co­n­di­cio­na­les”. Haz clic de nuevo en “Aceptar” para que el rango de celdas se­le­c­cio­na­do adopte la regla mo­di­fi­ca­da. La celda C7 ya no mostrará una tendencia al alza, dado que no se han co­n­se­gui­do be­ne­fi­cios de al menos 5 euros de mayo a junio: