Tablas en Excel: cómo dar el formato perfecto a los datos

Antes de empezar a crear la tabla de Excel se necesita contar con un conjunto de datos adecuado. En caso de que quieras utilizar una función de filtro o cla­si­fi­ca­ción, deberías poner a cada columna un título en función de los datos que recoja. Si los datos están ya pre­pa­ra­dos en una fuente externa, se pueden insertar con facilidad usando la función de im­po­r­ta­ción de Excel. Para ello, vete a la pestaña “Datos” y haz clic en el botón “Obtener datos”. Entre las fuentes de im­po­r­ta­ción co­m­pa­ti­bles se en­cue­n­tran los do­cu­me­n­tos (texto, CSV, XML, JSON), bases de datos (como Microsoft Access y la base de datos de SQL Server), Microsoft Azure y Facebook:

Como al­te­r­na­ti­va, en las tablas de Excel los datos se pueden in­tro­du­cir ma­nua­l­me­n­te. En el siguiente ejemplo, que se puede utilizar también como base para los si­guie­n­tes pasos de este tutorial, hemos es­ta­ble­ci­do un pequeño registro de datos de clientes que incluye el nombre y la edad, así como el volumen de ventas y el año en el que cada cliente ha hecho alguna compra:

Una vez hayas insertado el conjunto de datos, puedes co­n­ve­r­ti­r­lo en una tabla en Excel fo­r­ma­tea­da. Para ello, marca primero el conjunto de datos pulsando el botón izquierdo del ratón y, a co­n­ti­nua­ción, se­le­c­cio­na todos los campos Excel co­rre­s­po­n­die­n­tes:

En cuanto se haya marcado el conjunto de datos, haz clic en el botón “Dar formato como tabla” dentro de la pestaña “Inicio”. Excel te mostrará una vista general con las pla­n­ti­llas pre­de­fi­ni­das di­s­po­ni­bles:

Se abrirá una ventana de diálogo en la que debes confirmar los campos del conjunto de datos (en el ejemplo mostrado, todos los campos de A1 hasta D11) y se­le­c­cio­nar la opción “La tabla tiene en­ca­be­za­dos” si se ha añadido un título a las columnas del conjunto de datos. Tras hacer clic en “OK” se creará la tabla Excel deseada:

Si se crea una tabla Excel fo­r­ma­tea­da para el conjunto de datos, la apli­ca­ción de Microsoft añade por defecto una función de or­de­na­ción y filtrado. Gracias a esta función, los valores de las di­fe­re­n­tes columnas pueden cla­si­fi­car­se por orden al­fa­bé­ti­co o por tamaño, o bien filtrarse aplicando criterios pe­r­so­na­li­za­dos. Para ello, basta con hacer clic en el icono de flecha hacia abajo mostrado en el título de la columna en cuestión y se­le­c­cio­nar la opción deseada.

Al hacer clic en el icono me­n­cio­na­do de la columna “Volumen de ventas” y se­le­c­cio­na­n­do la opción “Ordenar de mayor a menor”, la tabla puede, por ejemplo, ordenarse de tal manera que el listado de clientes se muestre según su fa­c­tu­ra­ción (empezando por el cliente que más haya facturado):

Al igual que la función de or­de­na­ción, la función de filtrado también distingue au­to­má­ti­ca­me­n­te entre filtros de texto o de número, los cuales deben uti­li­zar­se conforme al contenido de la columna en cuestión. En este caso, por ejemplo, podemos uti­li­zar­lo para que en la tabla de Excel creada solo se muestren aquellos clientes menores de 50 años. Para ello, se­le­c­cio­na primero “Filtros de número” y después “Menor que”. A co­n­ti­nua­ción, se abrirá la ventana de diálogo “Au­to­fi­l­tro pe­r­so­na­li­za­do”; introduce el valor “50” y confirma el filtro con “OK”:

Si no quieres utilizar la función de filtrado ni la de or­de­na­ción para la tabla Excel, estas funciones también pueden quitarse. Para ello, se­le­c­cio­na un campo que tenga el icono de una flecha hacia abajo y haz clic en “Ordenar y filtrar” en la barra de menú superior (se debe abrir la pestaña “Inicio”). A co­n­ti­nua­ción, pulsa la opción de menú “Filtrar” para des­ac­ti­var las funciones y, por tanto, ocultar los iconos:

Una de las ventajas más prácticas de una tabla en Excel es la po­si­bi­li­dad de agregar una fila de totales que presente au­to­má­ti­ca­me­n­te el resultado de di­fe­re­n­tes opciones de cálculo se­le­c­cio­na­bles. Por ejemplo, se puede mostrar tanto la suma total, el promedio o valores in­di­vi­dua­les concretos, así como los valores mínimo y máximo. Para añadir la línea de totales a la tabla Excel solo tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier campo de la tabla y se­le­c­cio­nar su­ce­si­va­me­n­te las opciones de menú “Tabla” y “Fila de totales”:

La fila de totales también funciona con el ya me­n­cio­na­do icono de “Flecha hacia abajo”. Haz clic en el icono de la columna de tabla para la que quieres se­le­c­cio­nar una opción de cálculo. Se­le­c­cio­na la opción deseada para poder mostrar en la línea el resultado en cuestión. En el ejemplo mostrado a co­n­ti­nua­ción, Excel ha calculado el promedio de edad y volumen de ventas de los clientes:

Crear una tabla Excel fo­r­ma­tea­da tiene la ventaja de que los datos se pueden programar en diagramas que se adaptan au­to­má­ti­ca­me­n­te cuando se realizan mo­di­fi­ca­cio­nes en la tabla o en los valores de la tabla. Procede de la siguiente manera para generar un diagrama dinámico de este tipo:

1. Abre la pestaña “Insertar”.
2. Marca todas las líneas que tengan los valores que se deben presentar en el diagrama.
3. En la barra de menú, haz clic en “Diagramas re­co­me­n­da­dos” de la categoría “Diagramas” y busca el estilo de re­pre­se­n­ta­ción deseado. Como al­te­r­na­ti­va también se puede hacer clic en uno de los símbolos de diagrama di­s­po­ni­bles en la pre­se­le­c­ción.

Si ya no se necesitan de­te­r­mi­na­dos (o todos) los formatos de la tabla Excel creada o bien si se han fo­r­ma­tea­do por error algunos campos, el formato de los campos en cuestión puede re­ve­r­ti­r­se en cualquier momento. Esta función está di­s­po­ni­ble en la barra de menú de la pestaña “Inicio”. Puede hacerse de la siguiente manera:

1. Marca las celdas en las que quieras quitar el formato.
2. Haz clic en el botón “Borrar” di­s­po­ni­ble en la categoría de menú “Modificar”.
3. Se­le­c­cio­na la opción de menú “Borrar formatos”.