INDICE en Excel: extracción fácil de datos

Con el tiempo, una tabla de Excel puede crecer y contener un volumen enorme de datos. Para mantener la tabla bajo control, el programa presenta numerosas funciones que no solo son útiles para crear fórmulas matemáticas. Con funciones como BUSCARV, INDIRECTO o COINCIDIR puedes procesar datos con rapidez. Con la función INDICE, Excel presenta una fórmula con la que devolver el valor de una celda definida. ¿Cuándo se utiliza?

¿Para qué se utiliza la función INDICE en Excel?

La función INDICE en Excel ha sido pensada para devolver el contenido de una celda definida por el usuario a otra celda. Con este fin, la fórmula contiene en sus argumentos, por así decirlo, coordenadas. Con la información de las columnas y las filas, la función calcula el valor que se busca a partir de un rango también especificado por el usuario. Este valor puede mostrarse directamente en otra celda o pasarse a otra función.

Ya que el resultado tiene lugar mediante columnas y filas, la fórmula INDICE en Excel también es ideal para trabajar con una matriz, pues así el programa puede extraer el valor correspondiente de dos factores indicados.

Excel: sintaxis de INDICE

La función tiene una sintaxis muy clara. Se introduce como parámetro el rango que se quiere buscar y a continuación las coordenadas de la celda buscada.

=INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna])

La función contiene los siguientes datos:

  • Matriz definida mediante las celdas superior izquierda e inferior derecha
  • Fila en la que se encuentra la celda buscada
  • Columna en la que se encuentra la celda buscada

El rango o matriz se define siempre con dos datos de celda que se separan mediante dos puntos. Si la matriz consta de una única columna o una única fila, es suficiente con otro argumento. Excel entiende automáticamente si se hace referencia a la fila o a la columna.

Las coordenadas se introducen como cifra o se configura una referencia de celda. Por su parte, las cifras están indicadas en dichas celdas. Los datos se aplican siempre en relación con el rango seleccionado y no con el libro. Si la matriz comienza en la celda C2, entonces la columna D es el número 2 y no el número 4.

La función INDICE también se puede ampliar introduciendo varios rangos de celda. En ese caso, la forma de referencia requiere otro parámetro:

=INDICE(ref, núm_fila, [núm_columna], [núm_área])

La referencia se compone de un conjunto de rangos que se escriben separados por un punto y coma y entre paréntesis. Mientras que los datos de fila y columna se mantienen, con el último parámetro se introduce qué área concreta de todo el conjunto se quiere utilizar para la búsqueda actual.

Para ello, el orden en la referencia es decisivo: el área que hayas introducido en primer lugar también tiene el número 1 y se cuenta de izquierda a derecha, sin importar dónde se encuentra el área en la hoja de cálculo. Si ahora quieres ver el valor en otra matriz, basta con cambiar el área en el último argumento. Si este dato se deja vacío, Excel da por hecho que se hace referencia a la primera área.

Finalmente, la función INDICE también se puede utilizar como fórmula matricial. En este caso, se devuelve un rango con varias celdas al mismo número de celdas. Se puede visualizar una fila o una columna de la siguiente forma: selecciona primero el número correspondiente de celdas vacías e introduce la función INDICE como es habitual (las marcas deben mantenerse). En vez de confirmar con la tecla ENTER, utiliza la combinación de teclas [Ctrl] + [Shift] + [Enter]. Ahora aparecerá el área seleccionada en el lugar deseado de la tabla.

Función INDICE en la práctica: ejemplos

La versión más sencilla de la función INDICE sirve para devolver el contenido de una celda concreta. Para que trabajar con la fórmula no sea tan complicado, utilizamos referencias de celda. De esta forma, se pueden introducir directamente en una celda los datos de columnas y filas y adaptar la fórmula de manera dinámica.

=INDICE(B2:E10;B12;B13)

En las celdas B12 y B13 hemos introducido las dos categorías de datos de filas y columnas. Para este ejemplo es importante tener en cuenta que el área dentro de la fórmula no incluye la leyenda exterior. Para que fuera posible, deberían ajustarse de manera respectiva también los valores en los otros dos parámetros.

En el caso de tener varias tablas con la misma estructura se puede ampliar la fórmula según corresponda. Supongamos que tenemos cuatro tablas, una por cada trimestre del año, en las que la estructura es siempre la misma: las columnas y las filas están dispuestas de la misma manera.

=INDICE((C4:F7;I4:L7;C11:F14;I11:L14);C16;C17;C18)

Hemos borrado los datos de filas, columnas y áreas mediante referencias de celdas. Para una introducción más sencilla se pueden crear menús desplegables a través de los cuales seleccionar los datos. De esta forma, Excel crea un formulario útil para seleccionar el valor correcto con la función INDICE.

Fórmula INDICE y otras funciones de Excel

La fórmula INDICE solo funciona si se conocen los números de las columnas y las filas. Si estas no están numeradas con sentido, justamente en las tablas de gran volumen, puede suponer un problema. En ocasiones, encontrar el dato correcto puede llevar más tiempo que seleccionar el valor uno mismo. Es más sencillo si se pueden elegir las leyendas al borde como criterio y de ahí la función puede derivar el número de columnas y filas. Para ello, hay que asociar el INDICE en Excel con COINCIDIR.

La función COINCIDIR busca un valor o concepto e indica cuántas celdas en una columna o celda se corresponden con el criterio de búsqueda. La ventaja de esta combinación es que COINCIDIR puede buscar un conceptoy trasladar el resultado al INDICE; en la función INDICE funciona como criterio de columna y fila.

=INDICE((C4:F7;I4:L7;C11:F14;I11:L14);COINCIDIR(C16;B4:B7;0); COINCIDIR (C17;C3:F3;0);C18)

Como se puede comprobar, ambas funciones COINCIDIR se refieren a la primera matriz. Pero esto no supone un problema, porque las denominaciones de fila y columna son las mismas en todas las versiones de la tabla.

No obstante, INDICE se puede combinar perfectamente con funciones matemáticas o estadísticas como PROMEDIO. Para ello, INDICE introduce (de nuevo en combinación con COINCIDIR) el área para el que debe crearse un promedio. En vez de escribirlo directamente en la fórmula, puede modificarse el área evaluable de manera dinámica a través de la construcción de una fórmula.

=PROMEDIO(INDICE(B2:E10;COINCIDIR(B12;A2:A10;0);0))

Ahora solo hay que modificar el valor en la celda B12 y el promedio se calcula en otra fila. Esta técnica funciona muy bien en combinación con la función SUMA.


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