Proteger documentos Word: añadir contraseña
Los documentos Word con contenido confidencial no deben caer en las manos equivocadas. Incluso si un archivo está protegido por los derechos de usuario de Windows, se puede copiar y distribuir. Si proteges tus documentos Word con una contraseña, tampoco se podrá acceder a su contenido con otros programas para visualizar archivos que quizá no se vean afectados por la protección contra escritura de Word. Te explicamos cómo crear y abrir un documento protegido por contraseña y cómo volver a suspender la protección.
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Guía rápida: proteger Word con contraseña
Todas las versiones de Word instaladas localmente (es decir, no la versión web del navegador) permiten proteger los documentos de Word con una contraseña. A partir de entonces solo podrán abrirse con esta contraseña.
- En las versiones de Word 2019 a 2010 y en Microsoft 365, la contraseña se establece en “Archivo” > “Proteger documento” >“Cifrar con contraseña”.
- En las versiones de Word 2007 a 2003, la contraseña se establece en el cuadro de diálogo “Guardar como” haciendo clic en “Herramientas” > “Opciones de seguridad”.
Después, debes volver a guardar el documento para finalizar el cifrado.
Proteger documentos Word: instrucciones para establecer contraseña
En las siguientes instrucciones aprenderás paso a paso cómo proteger archivos en diferentes versiones de Word.
Word 2019, 2016, 2013, 2010 y Word en Microsoft 365
Desde Office 2010, Microsoft utiliza en Word las cintas de menú con iconos en lugar de los simples menús desplegables. En estas versiones, debes proceder de la siguiente manera para establecer una contraseña en un documento Word:
Paso 1. En la parte superior izquierda, haz clic en “Información” y luego en “Proteger documento” Si el documento ya está protegido o si existe una protección contra escritura u otra restricción en el documento, esta zona se resalta en amarillo.
Paso 2. Aparece un menú de selección. Haz clic en “Cifrar con contraseña”.
Paso 3. Introduce la contraseña con la que deseas proteger el documento de Word y confirma con “OK”. No debes olvidar la contraseña, de lo contrario no es posible desproteger el documento. Para descartar que te hayas equivocado al teclear, debes introducir la contraseña una segunda vez.
Paso 4. La sección “Proteger documento” en la información del archivo aparece ahora resaltada en amarillo. Guarda y cierra el documento. La contraseña se solicita automáticamente la próxima vez que se abra el archivo.
Microsoft 365, anteriormente “Microsoft Office 365”, es una solución de Office basada en servidor que incluye Word, Excel y PowerPoint para usuarios particulares y pequeñas empresas. Así siempre recibirás la versión más reciente y no tienes por qué preocuparte por las actualizaciones.
Word 2007 y 2003
En las versiones más antiguas de Office, puedes proteger los documentos de Word con contraseña de la siguiente manera:
Paso 1. Selecciona “Archivo” > “Guardar como” en el menú.
Paso 2. Selecciona una carpeta y un nombre de archivo. Antes de guardar, haz clic en “Herramientas” en la esquina superior derecha y selecciona “Opciones de seguridad...” en el menú.
Paso 3. Introduce una contraseña en el campo “Opciones de cifrado de archivos para este documento” y confirma con “Aceptar”. Para comprobar si has introducido la contraseña correctamente, se te pedirá que repitas la entrada.
Abrir un documento de Word protegido con contraseña
Si abres un documento de Word protegido contraseña en el editor o el explorador haciendo doble clic, aparece automáticamente un cuadro de diálogo para introducir la contraseña. Si introduces la contraseña correcta, se abre el documento.
Otros programas de procesamiento de textos, por ejemplo WordPad, instalado por defecto en Windows 10, no pueden abrir documentos protegidos y muestran una nota correspondiente. Los programas Office de código abierto LibreOffice y Apache OpenOffice tratan a los documentos protegidos igual que Word y te piden que introduzcas la contraseña si intentas abrirlos.
Si usas un simple visor de archivos, no se muestra ningún dato en el texto de un documento de Word protegido con contraseña. Solo aparece una nota que indica que se trata de un documento protegido con contraseña.
Cada vez más usuarios otorgan mayor importancia a las contraseñas seguras, a menudo, difíciles de recordar. Los gestores de contraseñas son muy útiles en estos casos. Sin embargo, algunas de estas herramientas solo se pueden utilizar en el navegador y no en Word.
Si un documento Word no se abre a pesar de introducir la contraseña correcta, es posible que el archivo esté dañado. Hay varias formas de restablecer un documento Word.
También se pueden proteger archivos ZIP para que otras herramientas no puedan acceder a sus contenidos.
Descifrar un documento de Word
Puedes descifrar un archivo de Word en solo unos pasos después de haberlo abierto con la contraseña. El procedimiento vuelve a variar en función de la versión de Word.
Word 2019, 2016, 2013, 2010 y Word en Microsoft 365
Si deseas deshacer el cifrado en las versiones de Word posteriores a 2010 y guardar el documento sin cifrado, actúa de la siguiente manera:
Paso 1. Abre el menú “Archivo” y haz clic en la opción “Proteger documento”. Esta zona aparece marcada en amarillo en los documentos protegidos.
Paso 2. Haz clic en la opción “Cifrar con contraseña” del menú de selección.
Paso 3. Elimina la contraseña que se muestra (solo aparece en forma de puntos) y confirma con “OK”.
Paso 4. Guarda y cierra el documento.
El documento se descifra y ya no se solicitará la contraseña la próxima vez que se abra.
Word 2007 y 2003
En las versiones más antiguas de Office con la interfaz de usuario clásica, puedes descifrar el documento actualmente abierto con los siguientes pasos:
Paso 1. Selecciona “Archivo” > “Guardar como”.
Paso 2. Ahora debes indicar una carpeta y un nombre de archivo. Haz clic en “Herramientas” y luego en “Opciones de seguridad”.
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