Correo de se­gui­mie­n­to: pla­n­ti­llas, ejemplos & consejos

Acabas de conocer a un contacto pro­me­te­dor o crees que acabas de encontrar a un nuevo cliente potencial: si es el caso, no lo dejes ir. Aunque la primera toma de contacto no dé frutos, aún no debes tirar la toalla. Por tu propia ex­pe­rie­n­cia en la oficina sabrás lo fácil que es que se pierda un correo ele­c­tró­ni­co dentro de la avalancha diaria de mensajes. Por eso merece la pena insistir, redactar un correo de se­gui­mie­n­to y conseguir que el contacto acabe efe­c­tua­n­do una nueva compra.

Es muy frecuente que incluso los ve­n­de­do­res más ex­pe­ri­me­n­ta­dos tiren la toalla demasiado pronto por miedo a molestar al cliente o porque creen que el esfuerzo no merece la pena. Al fin y al cabo, la redacción y or­ga­ni­za­ción de correos ele­c­tró­ni­cos requiere mucho tiempo que también se podría emplear en intentar hacer nuevos contactos. Hay un truco para que todo sea más sencillo, este es, usar pla­n­ti­llas de correo de se­gui­mie­n­to de ventas. Así siempre tienes listas las fo­r­mu­la­cio­nes y la es­tru­c­tu­ra y solo tienes que in­tro­du­cir los datos in­di­vi­dua­les del contacto y su caso pa­r­ti­cu­lar.

Nosotros te fa­ci­li­ta­mos una lista de varias pla­n­ti­llas para distintos objetivos.

Ima­gi­ne­mos que conociste un contacto pro­me­te­dor en una feria o en un evento de ne­t­wo­r­ki­ng. En vuestra co­n­ve­r­sa­ción, la persona en cuestión se mostró muy in­te­re­sa­da en tu oferta de productos o servicios y te dejó su tarjeta, donde indicaba que podías ponerte en contacto con ella en cualquier momento. Ya has realizado un intento de contactar a esta persona por teléfono o correo ele­c­tró­ni­co, pero aún no has recibido respuesta. Ese no debe ser motivo para que no lo vuelvas a intentar. Es muy frecuente que se necesiten varios intentos antes de que un contacto se convierta en un cliente. A través de correos de se­gui­mie­n­to de ventas de calidad puedes aumentar tu pro­ba­bi­li­dad de recibir una respuesta.

Todo comienza con la línea del asunto. Es lo primero y, en muchas ocasiones, lo único que el receptor va a ver de tu correo ele­c­tró­ni­co. Si no empiezas a co­n­ve­n­ce­r­lo con el asunto, es muy probable que ese correo ele­c­tró­ni­co acabe en la papelera virtual. Se trata de captar el interés del receptor. Un modo de co­n­se­gui­r­lo es emplear preguntas retóricas. También suelen funcionar bastante bien aquellos asuntos que hacen re­fe­re­n­cia directa a los problemas u objetivos concretos de los re­ce­p­to­res. Debes dejar claro en el asunto que puedes ofrecer una solución. En este aspecto, el correo de se­gui­mie­n­to no se di­fe­re­n­cia demasiado del email con el que intentas es­ta­ble­cer el primer contacto.

Por lo demás, la fo­r­mu­la­ción del asunto depende mucho del nivel en el que de en­cue­n­tres. ¿Es el primer intento o ya enviaste varios correos ele­c­tró­ni­cos sin éxito? Después de varios mensajes sin respuesta, puedes preguntar di­re­c­ta­me­n­te si desean que los sigas co­n­ta­c­ta­n­do. Puedes consultar asuntos adecuados para distintas si­tua­cio­nes en los modelos de correos de se­gui­mie­n­to de ventas que aparecen en apartados po­s­te­rio­res.

En cuanto al contenido, debe ser tan breve y claro como sea posible. Puedes dar por seguro que tu contacto querrá invertir el mínimo tiempo posible en el pro­ce­sa­mie­n­to de correos ele­c­tró­ni­cos. Los mensajes largos ahuyentan a los lectores. Pero, si eres capaz de tratar el asunto con pocas palabras, tu mensaje se co­n­ve­r­ti­rá en una agradable di­s­tra­c­ción de la gran pila de correos ele­c­tró­ni­cos no deseados.

Si usas in­s­tru­c­cio­nes claras le facilitas la respuesta al cliente. Quieres que te contesten de forma directa. Si tienen que pensar mucho en cómo responder, van a ir re­tra­sa­n­do la tarea de tratar el correo ele­c­tró­ni­co y acabarán por olvidarse co­m­ple­ta­me­n­te. Con preguntas o in­s­tru­c­cio­nes claras (nunca órdenes) co­n­se­gui­rás re­s­pue­s­tas rápidas.

Al margen del contenido, el momento del envío también es de­te­r­mi­na­n­te para el éxito que tendrá tu mensaje. Si el tiempo entre los envíos de los correos ele­c­tró­ni­cos es demasiado breve, resultará molesto, si es demasiado pro­lo­n­ga­do, el posible interés pudo haberse de­s­va­ne­ci­do ya. En principio se debe dejar un tiempo de entre tres y cuatro días entre dos correos ele­c­tró­ni­cos. Se puede aumentar un poco la distancia entre un correo ele­c­tró­ni­co y el siguiente. De esta forma, le das tiempo su­fi­cie­n­te a la otra persona para redactar su respuesta si tenía pensado contestar. El mejor horario para enviar el correo depende de las co­s­tu­m­bres del receptor. En este aspecto es difícil hacer de­cla­ra­cio­nes vi­n­cu­la­n­tes.

Al enviar correos de se­gui­mie­n­to de ventas puedes cometer muchos errores, pero también puedes acertar en muchas cosas. Mediante ideas creativas y ofertas serias podrás destacar entre el resto de correos.

Hay distintas si­tua­cio­nes en las que el de­pa­r­ta­me­n­to de di­s­tri­bu­ción apuesta por correos ele­c­tró­ni­cos de se­gui­mie­n­to. En función de cómo ha tra­n­s­cu­rri­do el contacto previo, debes redactar tus correos ele­c­tró­ni­cos.

Has conocido a un contacto en una feria o en otro contexto y dicho contacto ha mostrado interés en tu oferta. Has obtenido los datos de contacto y ahora depende de ti que ese interés se ma­te­ria­li­ce en una venta.

En este correo ele­c­tró­ni­co ya haces re­fe­re­n­cia a un encuentro anterior. Este hecho crea cierta pre­di­s­po­si­ción a no desechar el mensaje in­me­dia­ta­me­n­te. En el contenido debes destacar bre­ve­me­n­te las ventajas de la oferta mediante puntos clave y ex­pre­sar­te sin rodeos. Si añades una pregunta concreta al final, le facilitas la respuesta al receptor.

Ya pudiste tratar los aspectos más básicos de tu producto en una llamada te­le­fó­ni­ca con el contacto, pero aún no has recibido una respuesta de­fi­ni­ti­va. Ahora no debes esperar a que la otra parte se ponga en contacto contigo, sino tomar la ini­cia­ti­va.

Ya in­te­n­ta­s­te ponerte en contacto con esta persona por teléfono, pero te saltó el co­n­te­s­ta­dor. Na­tu­ra­l­me­n­te, has dejado un mensaje en el co­n­te­s­ta­dor, pero, aun así, es buena idea enviarle también un correo ele­c­tró­ni­co.

Como ya dejaste un mensaje en el co­n­te­s­ta­dor y además deseas tener otra co­n­ve­r­sa­ción te­le­fó­ni­ca, puedes ser ex­tre­ma­da­me­n­te breve en este punto. Muestra simpatía por el in­te­r­lo­cu­tor y no hagas reproches. Al final, ofrece dos opciones para entablar contacto de nuevo.

Ya has enviado un correo ele­c­tró­ni­co, pero no has recibido respuesta. Mucha gente ya se rinde en este punto, pero eso puede ser un error. Vuelve a es­cri­bi­r­le a tu contacto, igual esta vez lo coges más dispuesto.

Puedes partir de la base de que el primer mensaje no ha co­n­ve­n­ci­do a tu contacto. Por ello, es re­co­me­n­da­ble que cites más ventajas de tu producto. Deja claro que has estudiado su empresa y sus desafíos. Así que menciona un objetivo concreto de la empresa ya en el asunto.

Mandaste varios correos ele­c­tró­ni­cos y no has recibido respuesta, pero no por ello debes tirar la toalla. En vez de seguir pro­fu­n­di­za­n­do en las ventajas de la oferta puedes ser un poco más personal.

Mediante un correo ele­c­tró­ni­co de este tipo muestras buena di­s­po­si­ción y mandas señales positivas. En este punto ya no tienes que exponer ar­gu­me­n­tos. En su lugar, debes tratar de contactar con el in­te­r­lo­cu­tor a nivel personal.

Es verdad que no debes tirar la toalla desde el principio, pero llega un punto en el que no debes seguir in­si­s­tie­n­do. Después de unos intentos puedes dejar de enviar correos de se­gui­mie­n­to de ventas a un contacto que no responde. En tu último intento, cambia la es­tra­te­gia. Deja claro que va a ser la última vez que vas a intentar es­ta­ble­cer el contacto. El receptor podría sufrir el fenómeno del efecto FOMO (Fear Of Missing Out), es decir, por miedo a perderse una buena oferta, quizás acabe co­n­te­s­ta­n­do fi­na­l­me­n­te.

Así, le dejas claro al receptor que no vas a enviar más mensajes. A su vez, le pro­po­r­cio­nas una salida fácil. Solo debe contestar para seguir en la agenda. No debes re­pro­char­le nada a tu contacto ni intentar co­n­ve­n­ce­r­lo ac­ti­va­me­n­te de nada. En su lugar, agra­dé­ce­le su co­la­bo­ra­ción en su (supuesta) tarea de limpieza de contactos.

Si tampoco recibes respuesta a este correo ele­c­tró­ni­co, debes dejar de escribir a este contacto. Si volvieses a ponerte en contacto con esta persona, solo dejarías en en­tre­di­cho tu cre­di­bi­li­dad. Lo más probable es que el contacto no dé señales de vida.