La extranet y sus be­ne­fi­cios para las empresas

Con la im­pla­n­ta­ción de una extranet en una empresa privada, en una or­ga­ni­za­ción, en una uni­ve­r­si­dad o en una aso­cia­ción, se construye una red integral de in­fo­r­ma­ción que puede in­te­grar­se en los procesos co­r­po­ra­ti­vos de diversas formas:

• Tráfico de datos: una extranet facilita el in­te­r­ca­m­bio ele­c­tró­ni­co de datos, a menudo referido como EDI por las siglas en inglés de Ele­c­tro­nic Data In­te­r­cha­n­ge, en los do­cu­me­n­tos (fo­r­mu­la­rios de pedido, albaranes de entrega) que se envían los socios co­me­r­cia­les. Con esto, los datos pueden co­m­pa­r­ti­r­se más allá de los límites de la empresa y pro­ce­sar­se sin necesidad de editarlos ma­nua­l­me­n­te. De este modo, los datos pueden enviarse sin depender de sistemas de gestión de me­r­ca­n­cías.
   
• Gestión de datos: en una red de este tipo los datos pueden ac­tua­li­zar­se con rapidez y ponerse a di­s­po­si­ción de los usuarios au­to­ri­za­dos, lo que garantiza la ac­tua­li­dad y la tra­n­s­pa­re­n­cia del pro­ce­sa­mie­n­to de los datos.
   
• Coope­ra­ción: una extranet facilita el uso común de apli­ca­cio­nes de software y con ello la co­la­bo­ra­ción con otras empresas.
   
• Co­mu­ni­ca­ción de in­fo­r­ma­ción: de esta forma pueden anu­n­ciar­se novedades de interés para ciertos usuarios.
   
• Gestión del co­no­ci­mie­n­to: los socios pueden compartir el uso de programas de formación o de­sa­rro­llar apli­ca­cio­nes en común.

Las empresas también pueden integrar otras funciones para facilitar el in­te­r­ca­m­bio con el exterior, como serían un buscador, un di­re­c­to­rio de personal o un servicio de me­n­sa­je­ría, aunque también cabría pensar en funciones in­ter­ac­ti­vas como las encuestas o las vo­ta­cio­nes.

Las redes virtuales privadas o VPN también ga­ra­n­ti­zan una elevada pro­te­c­ción. Una VPN (Virtual Private Network) es una red privada de co­mu­ni­ca­ción en la cual la conexión se realiza por medio de un túnel IP virtual que permite a los in­te­gra­n­tes de la red acceder a la intranet de la empresa. Para sa­l­va­gua­r­dar la in­te­gri­dad de los datos cuando se utilizan co­ne­xio­nes abiertas, la in­fo­r­ma­ción se cifra (tunneling), de modo que resulte invisible para otros usuarios de la red pública.

Suele di­fe­re­n­ciar­se entre dos formas básicas de crear una extranet e in­te­grar­la en la co­mu­ni­ca­ción co­r­po­ra­ti­va, y en ambos casos se trata de portales:

• Portales co­r­po­ra­ti­vos: este tipo de portales reúne todas las apli­ca­cio­nes en una única interfaz de usuario. Esto resulta una gran ventaja sobre todo cuando han de in­te­grar­se muchas apli­ca­cio­nes de extranet di­fe­re­n­tes, porque se evita así que el usuario tenga que cambiar entre di­fe­re­n­tes modos de manejo y au­te­n­ti­car­se varias veces, como ocurriría si tuviera que usar varias apli­ca­cio­nes di­fe­re­n­tes.
   
• Portales para procesos: este tipo de portales orie­n­ta­dos a los procesos co­me­r­cia­les más ha­bi­tua­les están pensados para llevar a cabo pedidos, cálculos de costes, etc., y pueden, pero no deben, in­te­grar­se en el portal co­r­po­ra­ti­vo (pueden también uti­li­zar­se como apli­ca­ción in­de­pe­n­die­n­te).

Otra al­te­r­na­ti­va para crear una extranet es utilizar un sistema de gestión de co­n­te­ni­dos, si bien la gama de funciones cubierta por el software varía en función del CMS que se utiliza, de modo que si se echaran en falta algunas funciones im­pre­s­ci­n­di­bles habría que añadirlas con ex­te­n­sio­nes. Con todo, conviene saber que im­ple­me­n­tar y mantener sistemas demasiado complejos requiere cierta es­pe­cia­li­za­ción técnica.

Si no se está seguro de la solución más adecuada en cada caso, es re­co­me­n­da­ble acudir a un experto.

Im­ple­me­n­tar una extranet conlleva muchas ventajas para las empresas, entre ellas facilitar el in­te­r­ca­m­bio de datos entre empleados, tanto si trabajan dentro como fuera de la empresa, y personas ajenas. Además, como una extranet permite in­te­r­ca­m­biar grandes ca­n­ti­da­des de datos a una gran velocidad, pueden op­ti­mi­zar­se muchos procesos. La reducción del trabajo propio de las apli­ca­cio­nes eje­cu­ta­das de forma manual aco­s­tu­m­bra a ir aco­m­pa­ña­da de un in­cre­me­n­to de la pro­du­c­ti­vi­dad y un ahorro de los costes. Informar sobre el estado de un pedido, por ejemplo, ya no debe hacerse ne­ce­sa­ria­me­n­te por correo ele­c­tró­ni­co de forma in­di­vi­dual a cada cliente: este puede acceder a esta in­fo­r­ma­ción con sus datos de acceso a la extranet y, como ya no es necesario ningún software extra de EDI, se ahorran costes. Como se ejecutan menos procesos de forma manual, también se reducen las posibles fuentes de error.

En cuanto a la ac­tua­li­dad de los datos, el poder editar fá­ci­l­me­n­te la in­fo­r­ma­ción de las bases de datos y estar ac­ce­si­bles en la red para los usuarios otorga una gran tra­n­s­pa­re­n­cia al flujo de trabajo, lo que no solo facilita la co­mu­ni­ca­ción, sino que fortalece la confianza en ambas partes.

Si integra las apli­ca­cio­nes pe­r­ti­ne­n­tes, una extranet también puede adquirir el rol de groupware y permitir la coope­ra­ción con los socios co­me­r­cia­les. Esto permite acceder a do­cu­me­n­ta­ción co­m­pa­r­ti­da como las libretas de di­re­c­cio­nes, el ca­le­n­da­rio de citas o las listas de tareas. Asimismo, la extranet también ofrece una gran opo­r­tu­ni­dad para gestionar el co­no­ci­mie­n­to en común, ofre­cie­n­do, por ejemplo, fo­r­ma­cio­nes que pueden resultar in­te­re­sa­n­tes para empleados de varios socios.

Una extranet también tiene aspectos negativos, como son los costes de ad­qui­si­ción del software, aunque no acaban aquí. A los costes vi­n­cu­la­dos a la in­s­ta­la­ción de la red se añaden los costes derivados de su ma­n­te­ni­mie­n­to (ac­tua­li­za­cio­nes de software, copias de seguridad, re­so­lu­ción de problemas). Además, para que una extranet pueda cumplir su propósito ha de ma­n­te­ne­r­se en buen estado, actividad que realizan bien los empleados de la empresa, bien un servicio externo.

Los empleados también tendrán que aprender a usar estos sistemas, que suelen ser complejos, y durante este proceso de apre­n­di­za­je pueden generarse elevados costes de opo­r­tu­ni­dad, lo que quiere decir que mientras se forman no tienen tiempo para dedicarse a sus tareas laborales. En especial cuando muchos empleados se forman al mismo tiempo, por ejemplo, en la in­te­gra­ción de una extranet, esto puede desem­bo­car en una reducción de los ingresos.

Además del factor costes también deben co­n­si­de­rar­se los posibles riesgos para la seguridad, pues proteger la in­fo­r­ma­ción sensible de la red de accesos no deseados, tanto externos como internos, obliga a cumplir con unos elevados es­tá­n­da­res de seguridad.