Im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo: trabajar con éxito desde casa

Im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo es un verdadero desafío, tanto para los empleados, como para los em­plea­do­res, pero nunca ha sido más fácil que ahora llevar la oficina a casa. Hoy día puede im­pla­n­tar­se un modelo de trabajo a distancia rá­pi­da­me­n­te y de forma or­ga­ni­za­da. Para ello, es im­po­r­ta­n­te una buena pre­pa­ra­ción y un amplio co­no­ci­mie­n­to de la le­gi­s­la­ción al respecto que deberás tener en cuenta.

El te­le­tra­ba­jo se está volviendo cada vez más popular entre los empleados, puesto que se ahorran el viaje a la oficina, pueden cocinar durante el descanso para almorzar y les resulta mucho más fácil conciliar el trabajo y la familia. La paz y la tra­n­qui­li­dad de la que se disfruta en el propio domicilio también implica que muchos tra­ba­ja­do­res de­sem­pe­ña­rán sus tareas con mayor libertad y de forma más pro­du­c­ti­va.

En este sentido, im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo también puede ser una ventaja para el empleador. Muchos empleados son más pro­du­c­ti­vos porque se distraen menos, se co­n­ce­n­tran mejor y se enferman con menos fre­cue­n­cia. La im­pla­n­ta­ción del trabajo a distancia puede tener un impacto si­g­ni­fi­ca­ti­vo en una compañía, ya que los empleados que pueden trabajar desde casa, por norma general, están más sa­ti­s­fe­chos y son más leales.

Cua­l­quie­ra que quiera im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo en su empresa debe tener en cuenta los aspectos técnicos y pe­r­so­na­les asociados a este cambio de lugar de trabajo. Los re­qui­si­tos técnicos pueden cumplirse en muy poco tiempo y pueden ma­n­te­ne­r­se con poco esfuerzo personal. El co­m­po­ne­n­te personal, sin embargo, requiere una atención constante. Al igual que en la oficina, se debe buscar una discusión abierta con los empleados y tratar de ma­n­te­ne­r­los motivados.

Los gerentes y jefes deben ase­gu­rar­se de no sucumbir a la obsesión por el control. La mayor de­s­ve­n­ta­ja de tener empleados te­le­tra­ba­ja­n­do para tu empresa es que no tienes forma de comprobar al cien por cien si están realmente tra­ba­ja­n­do en la tarea que les has asignado y cuánto tiempo lo hacen. No obstante, existen varias he­rra­mie­n­tas que pueden uti­li­zar­se para llevar un mejor registro de las ac­ti­vi­da­des de los empleados. Esto es útil no solo para ver cuán pro­du­c­ti­vo es el trabajo de los empleados que trabajan a distancia, sino también para estimar mejor la cantidad de trabajo que están haciendo. Si se sabe exac­ta­me­n­te cuánto tiempo requieren las tareas en cuestión, se pueden hacer ofertas o emitir facturas más ajustadas. A su vez, los empleados pueden evitar trabajar demasiado, lo que puede ocurrir más rápido de lo que muchos piensan debido a la pro­xi­mi­dad entre el trabajo y la vida privada.

Al im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo dependes tanto de los datos re­le­va­n­tes para el desempeño de tus tareas –es­pe­cia­l­me­n­te do­cu­me­n­tos– como en la oficina tra­di­cio­nal. Una forma eficiente de almacenar, compartir y proteger los datos es hacerlo en la nube. Gracias a la nube, todos los empleados pueden acceder a los mismos datos y co­m­pa­r­ti­r­los con sus co­m­pa­ñe­ros a través de Internet. Además, la si­n­cro­ni­za­ción au­to­má­ti­ca de datos con una copia de seguridad en la nube te permite evitar de antemano la pérdida de do­cu­me­n­tos re­le­va­n­tes.

Aunque se pro­po­r­cio­ne a los empleados la opo­r­tu­ni­dad de trabajar desde su domicilio, solo deberían utilizar los di­s­po­si­ti­vos de la empresa. Los or­de­na­do­res pe­r­so­na­les suelen ser demasiado su­s­ce­p­ti­bles a los programas ma­li­cio­sos y, por lo tanto, no están a salvo del robo de datos.

Al implantar el te­le­tra­ba­jo y si se trabaja, como ocurre por lo general, con una enorme cantidad de datos sensibles de la empresa, se han de poner todos los medios, im­pla­n­ta­n­do un alto nivel de seguridad, para evitar que se pierdan. El punto más im­po­r­ta­n­te aquí es contar con el mejor cifrado posible del disco duro, que, en caso de robo, también libera al usuario de la obli­ga­ción de denunciar el suceso a las au­to­ri­da­des co­m­pe­te­n­tes en pro­te­c­ción de datos.

En cuanto decidas im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo en tu empresa, debes pro­po­r­cio­nar a tus empleados una formación intensiva sobre pro­te­c­ción de datos y tienes que incluir ayudas para que estos puedan asegurar su red privada. Es­pe­cia­l­me­n­te im­po­r­ta­n­tes son la re­co­me­n­da­ción de pro­ce­di­mie­n­tos o he­rra­mie­n­tas que generen una co­n­tra­se­ña segura.

Además, los empleados deben ser in­fo­r­ma­dos de que los datos de la empresa no deben al­ma­ce­nar­se en medios externos como memorias USB o discos duros. Por su parte, la empresa debe es­ta­ble­cer una solución segura para almacenar, enviar y hacer copias de seguridad de los datos.

También deben abordarse cue­s­tio­nes como el phishing y el pharming. La in­ce­r­ti­du­m­bre general al tratar con correos y sitios so­s­pe­cho­sos puede llevar a un manejo de­s­cui­da­do de la in­fo­r­ma­ción en Internet. Poner sobre aviso a los empleados sobre la necesidad de prestar atención a los ce­r­ti­fi­ca­dos SSL de las páginas web es de vital im­po­r­ta­n­cia.

Usar una red privada virtual o VPN es in­di­s­pe­n­sa­ble en muchas compañías para poder implantar un modelo de home office. A las redes virtuales se puede acceder desde cualquier lugar, pero se necesitan los permisos adecuados para hacerlo. Internet sirve como una extensión para que los empleados que trabajan desde casa puedan acceder a la red VPN interna de la compañía. Esto garantiza que solo los empleados o socios co­me­r­cia­les au­to­ri­za­dos tengan acceso a los archivos o a la in­fo­r­ma­ción de la Intranet o del servidor de la empresa.

El uso de una Intranet suele ser una buena opción para las empresas. Gracias a esta, se pueden poner a di­s­po­si­ción de los empleados los archivos de datos y crear páginas Wiki propias sobre procesos y métodos. En una Intranet, la or­ga­ni­za­ción y la co­mu­ni­ca­ción siempre están en primer lugar, lo que hace que la red interna sea una he­rra­mie­n­ta casi in­di­s­pe­n­sa­ble para el te­le­tra­ba­jo.

Si se­le­c­cio­nas ade­cua­da­me­n­te las he­rra­mie­n­tas de co­la­bo­ra­ción, co­n­se­gui­rás que las reuniones puedan llevarse a cabo efi­ca­z­me­n­te desde casa, al mismo tiempo que si­m­pli­fi­ca­rás los canales de co­mu­ni­ca­ción. Con he­rra­mie­n­tas como Slack, Google Hangouts o WebEx, se pueden es­ta­ble­cer y mantener fá­ci­l­me­n­te reuniones virtuales, vi­deo­co­n­fe­re­n­cias o pre­se­n­ta­cio­nes de buena calidad. La mayoría de las so­lu­cio­nes de software pueden in­s­ta­lar­se en diversas pla­ta­fo­r­mas, ya sean or­de­na­do­res po­r­tá­ti­les, tabletas y teléfonos in­te­li­ge­n­tes y también permiten realizar llamadas te­le­fó­ni­cas. Con un software es posible utilizar también la conexión te­le­fó­ni­ca del ordenador y recibir y hacer llamadas a través de tu número normal.

Si necesitas conocer cuál es el estado actual de cada proyecto, no tienes que estar pidiendo informes co­n­s­ta­n­te­me­n­te. Gracias a las he­rra­mie­n­tas para la gestión de proyectos, cada empleado puede in­tro­du­cir por sí mismo las últimas ac­tua­li­za­cio­nes, incluso a distancia, co­n­tri­bu­ye­n­do desde su casa a la fluidez de las ope­ra­cio­nes dentro de la empresa. Ac­tua­l­me­n­te, existe una amplia gama de ofertas (algunas de ellas co­m­ple­ta­me­n­te gratuitas) que ofrecen di­fe­re­n­tes funciones a pequeñas y grandes empresas.

Cuando se va a im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo, es de vital im­po­r­ta­n­cia es­fo­r­zar­se en fomentar la mo­ti­va­ción del empleado. No todo el mundo quiere o puede trabajar desde casa, sin embargo, como su­pe­r­vi­sor o gerente, puedes utilizar ciertos métodos para aumentar el ánimo y la pro­du­c­ti­vi­dad de tus empelados.

Al no coincidir pe­r­so­na­l­me­n­te con re­gu­la­ri­dad con jefes o co­m­pa­ñe­ros, es difícil para el tra­ba­ja­dor saber si está haciendo co­rre­c­ta­me­n­te sus tareas. Por este motivo, es muy im­po­r­ta­n­te para los te­le­tra­ba­ja­do­res recibir feedback con asiduidad. El in­te­r­ca­m­bio regular ayuda a fijar objetivos y a co­m­pre­n­der el estado de los proyectos y los empleados.

Muchas empresas recurren a las reuniones matutinas para dar o recibir un breve resumen de los hitos y proyectos. Todos los empleados y gerentes se comunican entre sí de tal forma que el trabajo continúa, aunque no estén en el mismo lugar.

Las co­n­fe­re­n­cias te­le­fó­ni­cas semanales deben uti­li­zar­se para dar in­fo­r­ma­ción general al equipo, por ejemplo, para informar sobre lo que se ha logrado durante la semana. También puedes usar estas llamadas para compartir ex­pe­rie­n­cias pe­r­so­na­les acerca de tu te­le­tra­ba­jo. Así, los empleados pueden darse consejos y motivarse mu­tua­me­n­te, fo­r­ta­le­cie­n­do el espíritu de equipo a pesar de la distancia.

Las empresas que regulan de antemano las horas de trabajo y las pausas, también pueden ofrecer a sus empleados una es­tru­c­tu­ra similar al im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo. Aunque a primera vista pueda parecer in­si­g­ni­fi­ca­n­te, esto es de vital im­po­r­ta­n­cia para los empleados: tener una es­tru­c­tu­ra fija de horas y pausas facilita la pla­ni­fi­ca­ción del día en casa.

Antes de im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo, hay que comprobar que los empleados cuentan con todos los elementos ne­ce­sa­rios para ello. Una silla er­go­nó­mi­ca y un buen equipo técnico no solo son im­po­r­ta­n­tes para el desempeño del trabajo, sino que también juegan un papel de­te­r­mi­na­n­te en el aspecto psi­co­ló­gi­co. Disponer de una ha­bi­ta­ción propia con cerradura, es­cri­to­rio y silla de oficina es la situación ideal. Si el em­pre­sa­rio tiene la opo­r­tu­ni­dad de comprobar cómo es el entorno de te­le­tra­ba­jo de sus empleados, puede evaluar antes si necesitan un equipo adicional.

La co­mu­ni­ca­ción entre los co­m­pa­ñe­ros es fu­n­da­me­n­tal para mantener el ánimo y un buen espíritu de equipo. Al im­ple­me­n­tar el te­le­tra­ba­jo, las ha­bi­tua­les charlas ante la máquina de café ya no tienen lugar y mucha gente tiende a sentirse aislada. Como su­pe­r­vi­sor, es im­po­r­ta­n­te es­ta­ble­cer y promover la co­mu­ni­ca­ción entre co­m­pa­ñe­ros a través de  programas para chatear. Gracias a estas pequeñas charlas y al in­te­r­ca­m­bio de in­fo­r­ma­ción entre ellos, los empleados que trabajan desde casa se sienten más cómodos y, en co­n­se­cue­n­cia, trabajan más pro­du­c­ti­va­me­n­te.

Cua­l­quie­ra que trabaje desde casa por primera vez puede sentirse perdido al principio. Por este motivo, es sumamente im­po­r­ta­n­te es­tru­c­tu­rar las tareas. Las listas de tareas pe­n­die­n­tes también ayudan a es­ta­ble­cer las es­tru­c­tu­ras y procesos en el te­le­tra­ba­jo.