¿Qué al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365 se adapta mejor a tu empresa?

Aunque Microsoft 365 (an­te­rio­r­me­n­te Office 365) destaca por su gran variedad de funciones, muchas empresas buscan al­te­r­na­ti­vas, ya sea porque el modelo de su­s­cri­p­ción no encaja con sus ne­ce­si­da­des, porque ofrece más he­rra­mie­n­tas de las que realmente usan o porque el precio resulta demasiado elevado. Hemos analizado las pri­n­ci­pa­les opciones del mercado y te pre­se­n­ta­mos las mejores al­te­r­na­ti­vas a Microsoft 365.

Funciones im­po­r­ta­n­tes de una al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365

La inmensa gama de funciones de Microsoft 365 es para muchos usuarios una gran ventaja y una de las pri­n­ci­pa­les razones por las que las apli­ca­cio­nes de Microsoft Office siguen siendo la he­rra­mie­n­ta estándar en la mayoría de las empresas. Para que una buena al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365 sea co­n­si­de­ra­da, debe cumplir con muchas de las funciones clave del líder del mercado.

El papel de los se­r­vi­do­res Exchange

El in­te­r­ca­m­bio de datos es esencial en cualquier empresa, y la co­la­bo­ra­ción en do­cu­me­n­tos y flujos de trabajo es cada vez más im­po­r­ta­n­te. En este contexto, la di­s­po­ni­bi­li­dad y un buen sistema de versiones son im­pre­s­ci­n­di­bles. Por eso, muchas or­ga­ni­za­cio­nes siguen apostando por Microsoft Office, ya que solo unas pocas al­te­r­na­ti­vas, como Google Workspace u OX App Suite, ofrecen funciones similares. Por ello, al elegir una al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365, conviene prestar especial atención a este aspecto, porque las empresas que dependen de Exchange pueden en­co­n­trar­se con co­m­pli­ca­cio­nes y tener que buscar apaños si optan por una solución poco adecuada.

Ace­p­ta­ción de los formatos de archivo

Otro aspecto clave son los formatos de archivo. Cualquier al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365 debe permitir crear do­cu­me­n­tos que se abran sin problemas en Microsoft Office y, al mismo tiempo, poder editar los archivos generados con él. Al fin y al cabo, Microsoft 365 está muy extendido en el entorno em­pre­sa­rial y no siempre es práctico entregar todo en PDF. Si quieres colaborar en do­cu­me­n­tos con socios, empresas asociadas o clientes, debes tener en cuenta la co­m­pa­ti­bi­li­dad con los formatos de archivo adecuados. On­l­yO­f­fi­ce, por ejemplo, destaca por su alta co­m­pa­ti­bi­li­dad con los formatos de Microsoft (DOCX, XLSX y PPTX) sin perder el formato original. Solo así se garantiza un in­te­r­ca­m­bio fluido de datos entre di­fe­re­n­tes he­rra­mie­n­tas. Por este motivo, no hemos incluido en la co­m­pa­ra­ción aquellas al­te­r­na­ti­vas a Microsoft 365 que no ofrecen esta co­m­pa­ti­bi­li­dad.

Co­n­si­de­ra­ción del RGPD

Otro aspecto relevante para las empresas es el cu­m­pli­mie­n­to del Re­gla­me­n­to General de Pro­te­c­ción de Datos (RGPD) dentro de las he­rra­mie­n­tas que utilizan. En este ámbito, Microsoft 365 ha asumido un papel destacado gracias a una im­ple­me­n­ta­ción sólida y coherente. No obstante, so­lu­cio­nes como On­l­yO­f­fi­ce (en au­to­alo­ja­mie­n­to) u OX App Suite (de proveedor europeo) pueden cumplir los re­qui­si­tos del RGPD incluso de forma más estricta que Microsoft o Google. Esto supone una gran ventaja, ya que te libera de una parte im­po­r­ta­n­te de las preo­cu­pa­cio­nes re­la­cio­na­das con la pro­te­c­ción de datos. En cambio, algunas al­te­r­na­ti­vas, es­pe­cia­l­me­n­te las gratuitas, pueden presentar di­fi­cu­l­ta­des en este terreno. Por eso, la pro­te­c­ción de datos no debería pasarse por alto al evaluar su­s­ti­tu­tos de Microsoft 365.

Resumen de las al­te­r­na­ti­vas a Microsoft 365

Hemos resumido para ti las di­fe­re­n­tes al­te­r­na­ti­vas a Microsoft 365. Por supuesto, hay muchas otras al­te­r­na­ti­vas; aquí te pre­se­n­ta­mos las so­lu­cio­nes más populares:

Leyenda de costes: + = económico ++ = medio +++ = caro

On­l­yO­f­fi­ce

On­l­yO­f­fi­ce es una al­te­r­na­ti­va moderna y de código abierto a Microsoft 365. La suite destaca es­pe­cia­l­me­n­te cuando se combina con Nextcloud o cuando se utiliza como solución au­to­alo­ja­da en empresas con un fuerte enfoque en la pri­va­ci­dad. Gracias a su alta co­m­pa­ti­bi­li­dad con los formatos de Microsoft y a su gestión granular de usuarios, también resulta una opción sólida para equipos pro­fe­sio­na­les.

Ventajas

Además de manejar sin problemas los formatos de Microsoft Office, On­l­yO­f­fi­ce destaca por una interfaz intuitiva y amplias funciones de co­la­bo­ra­ción en tiempo real. Las empresas que priorizan la soberanía sobre sus datos se be­ne­fi­cian es­pe­cia­l­me­n­te de la po­si­bi­li­dad de ejecutar la solución en su propio centro de datos, ma­n­te­nie­n­do así el control total sobre la in­fo­r­ma­ción sensible. Gracias a su es­tru­c­tu­ra modular, On­l­yO­f­fi­ce también puede in­te­grar­se de forma flexible en in­frae­s­tru­c­tu­ras de TI ya exi­s­te­n­tes y, en modo au­to­alo­ja­do, cumple ple­na­me­n­te con el RGPD.

De­s­ve­n­ta­jas

Aunque On­l­yO­f­fi­ce ofrece muchas ventajas, también tiene algunas li­mi­ta­cio­nes. La fu­n­cio­na­li­dad de ciertos módulos, como pre­se­n­ta­cio­nes o hojas de cálculo, no es tan completa como la de otras al­te­r­na­ti­vas a Microsoft 365, sobre todo cuando se trata de fórmulas avanzadas, macros o gráficos complejos. Y aunque la edición en tiempo real es estable, el re­n­di­mie­n­to puede verse afectado al trabajar con archivos muy grandes de forma si­mu­l­tá­nea, es­pe­cia­l­me­n­te en in­s­ta­la­cio­nes au­to­alo­ja­das con recursos de servidor reducidos.

Google Workspace

Google Workspace es la versión pro­fe­sio­nal de las apli­ca­cio­nes de Google que suelen usarse de forma gratuita a nivel pa­r­ti­cu­lar. La pla­ta­fo­r­ma reúne una amplia variedad de he­rra­mie­n­tas y se apoya en la in­frae­s­tru­c­tu­ra de Google. Por eso, muchas empresas que ya trabajan con varios servicios de Google tienden cada vez más a elegir esta solución.

Ventajas

Además de permitir trabajar sin problemas con los formatos de Office, esta al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365 ofrece la ventaja de poder usar todos los servicios de Google de forma cómoda y sin re­s­tri­c­cio­nes desde cualquier lugar. A esto se suman el soporte prio­ri­ta­rio y un completo catálogo de servicios que en­ri­que­cen la propuesta. La co­la­bo­ra­ción en tiempo real está ga­ra­n­ti­za­da, al igual que la po­si­bi­li­dad de disponer de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube ilimitado, lo que convierte esta solución en una opción altamente flexible y adaptable.

De­s­ve­n­ta­jas

Como empresa es­ta­dou­ni­de­n­se, Google está sujeta al CLOUD Act y debe conceder a las au­to­ri­da­des de EE. UU. de­te­r­mi­na­dos derechos de acceso a los datos de sus usuarios. Dado que en Europa el uso y la di­vu­l­ga­ción de datos están regulados por el RGPD, las empresas deben firmar un contrato adicional de pro­ce­sa­mie­n­to de datos con Google para ga­ra­n­ti­zar el cu­m­pli­mie­n­to legal.

En cuanto al uso de Google Workspace, apenas presenta de­s­ve­n­ta­jas im­po­r­ta­n­tes. Sin embargo, quienes de­s­co­n­fíen de Google o tengan dudas sobre la seguridad de Google Drive, y además no estén fa­mi­lia­ri­za­dos con sus he­rra­mie­n­tas, quizá se sientan más cómodos optando por otra al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365.

Li­breO­f­fi­ce

Li­breO­f­fi­ce nació como una bi­fu­r­ca­ción de Ope­nO­f­fi­ce, por lo que comparte su misma base te­c­no­ló­gi­ca. Sin embargo, el equipo de de­sa­rro­llo consideró que el enfoque más mi­ni­ma­li­s­ta de Ope­nO­f­fi­ce se quedaba corto, y por ello re­in­tro­du­je­ron numerosas funciones pensadas para mejorar la comodidad y la pro­du­c­ti­vi­dad. Para autónomos y usuarios in­di­vi­dua­les, esta al­te­r­na­ti­va gratuita a Microsoft 365 es, sin duda, una opción muy sólida.

Ventajas

Gracias a su similitud con Microsoft 365, el programa resulta muy fácil de usar para pri­n­ci­pia­n­tes. Admite los formatos de archivo más ha­bi­tua­les, por lo que permite abrir, editar y guardar do­cu­me­n­tos de Office sin problemas. Su interfaz sencilla y su fu­n­cio­na­mie­n­to básico reducen además el consumo de recursos, co­n­vi­r­tié­n­do­lo en una opción es­pe­cia­l­me­n­te in­te­re­sa­n­te para equipos con hardware más modesto.

De­s­ve­n­ta­jas

Li­breO­f­fi­ce se creó pensando pri­n­ci­pa­l­me­n­te en los usuarios pa­r­ti­cu­la­res, lo que se refleja en un conjunto de funciones limitado para las empresas. Aspectos como el trabajo en equipo o el in­te­r­ca­m­bio de archivos en tiempo real solo están di­s­po­ni­bles de forma muy básica en esta al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365. Aunque es posible añadir funciones adi­cio­na­les, no­r­ma­l­me­n­te deben de­sa­rro­llar­se por cuenta propia, algo que requiere co­no­ci­mie­n­tos técnicos y puede resultar laborioso o generar errores con facilidad.

OX App Suite

La OX App Suite, por su parte, ofrece de serie muchas de las funciones que los usuarios suelen necesitar. Además, cumple con todos los re­qui­si­tos de pro­te­c­ción de datos que se exigen a las empresas en el mercado europeo. Los usuarios también se be­ne­fi­cian de una na­ve­ga­ción de menú clara y un conjunto de funciones amplio, lo que permite gestionar prá­c­ti­ca­me­n­te todas las tareas de una suite ofimática de forma cómoda y eficiente desde OX App Suite.

Ventajas

La OX App Suite destaca sobre todo por su amplio conjunto de funciones, que no tiene nada que envidiar a Microsoft 365. Además, no solo ofrece una in­te­gra­ción ofimática completa co­m­pa­ti­ble con todos los formatos de archivo, sino también una solución de correo ele­c­tró­ni­co moderna, con al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube y di­re­c­cio­nes de correo pe­r­so­na­li­za­das para tu empresa.

De­s­ve­n­ta­jas

Con la OX App Suite como al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365, tendrás que adaptarte a un entorno de trabajo diferente. Esto supone, al principio, un cambio notable en la forma de manejar las distintas apli­ca­cio­nes y menús. No obstante, una vez superada la fase de ada­p­ta­ción, verás que el cambio realmente compensa.

iWork para iCloud

iWork para iCloud es la al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365 de­sa­rro­lla­da por Apple. Por ello, suele estar más extendida en empresas que ya trabajan dentro de un eco­si­s­te­ma Apple y utilizan estas apli­ca­cio­nes de forma natural en su día a día. Quienes hasta ahora han trabajado en el entorno de Microsoft y no usan di­s­po­si­ti­vos Apple en la empresa apenas sacarán provecho de esta solución. Si bien las apli­ca­cio­nes de iCloud pueden uti­li­zar­se desde na­ve­ga­do­res en Windows, lo hacen con un conjunto de funciones limitado. Además, ac­tua­l­me­n­te no existe soporte oficial para di­s­po­si­ti­vos Android. Aun así, cuando se dispone del hardware adecuado, iWork puede co­n­ve­r­ti­r­se en una al­te­r­na­ti­va muy sólida a Microsoft 365, gracias a su buen re­n­di­mie­n­to y a sus fu­n­cio­na­li­da­des.

Ventajas

Esta solución gratuita es perfecta para quienes son usuarios ha­bi­tua­les de Apple: es to­ta­l­me­n­te co­m­pa­ti­ble con iOS y puede uti­li­zar­se sin re­s­tri­c­cio­nes en cualquier di­s­po­si­ti­vo de la marca, ya sea un MacBook, iMac, iPad o iPhone. También permite trabajar de forma co­la­bo­ra­ti­va, de modo que varias personas pueden editar un documento al mismo tiempo.

De­s­ve­n­ta­jas

El uso de iWork para iCloud resulta es­pe­cia­l­me­n­te in­te­re­sa­n­te para empresas que ya cuentan con una in­frae­s­tru­c­tu­ra basada en Apple. Aunque esta al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365 puede uti­li­zar­se en PC con Windows mediante las versiones web de Pages, Numbers y Keynote, su conjunto de funciones es mucho más limitado. El verdadero valor de iCloud se aprovecha cuando se utiliza junto con el sistema operativo de Apple. En muchos sma­r­t­pho­nes y tablets, como los di­s­po­si­ti­vos Android, el uso de iWork para iCloud es ac­tua­l­me­n­te muy re­s­tri­n­gi­do o di­re­c­ta­me­n­te no está di­s­po­ni­ble.

Co­n­clu­sión: cada al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365 ofrece sus propias ventajas y de­s­ve­n­ta­jas

Al elegir una al­te­r­na­ti­va a Microsoft 365, a menudo puedes be­ne­fi­ciar­te de los puntos fuertes que ofrece cada sistema. Esto puede ser es­pe­cia­l­me­n­te útil cuando la amplia gama de funciones de la suite de Microsoft resulta excesiva o no se ajusta del todo a las ne­ce­si­da­des de tu empresa. También es im­po­r­ta­n­te co­n­si­de­rar el cu­m­pli­mie­n­to del RGPD para ase­gu­rar­te de que la solución elegida sea realmente viable a largo plazo.

A la hora de decidirte por una al­te­r­na­ti­va, conviene no pre­ci­pi­tar­se y sopesar con calma todos los pros y contras, ya que estas he­rra­mie­n­tas suelen uti­li­zar­se durante largos periodos de tiempo. Opciones como Google Workspace u OX App Suite pueden sustituir a Microsoft 365 sin problemas incluso en entornos pro­fe­sio­na­les.