¿Qué alternativa a Microsoft 365 se adapta mejor a tu empresa?

Aunque Microsoft 365 (anteriormente Office 365) destaca por su gran variedad de funciones, muchas empresas buscan alternativas, ya sea porque el modelo de suscripción no encaja con sus necesidades, porque ofrece más herramientas de las que realmente usan o porque el precio resulta demasiado elevado. Hemos analizado las principales opciones del mercado y te presentamos las mejores alternativas a Microsoft 365.

Funciones importantes de una alternativa a Microsoft 365

La inmensa gama de funciones de Microsoft 365 es para muchos usuarios una gran ventaja y una de las principales razones por las que las aplicaciones de Microsoft Office siguen siendo la herramienta estándar en la mayoría de las empresas. Para que una buena alternativa a Microsoft 365 sea considerada, debe cumplir con muchas de las funciones clave del líder del mercado.

El papel de los servidores Exchange

El intercambio de datos es esencial en cualquier empresa, y la colaboración en documentos y flujos de trabajo es cada vez más importante. En este contexto, la disponibilidad y un buen sistema de versiones son imprescindibles. Por eso, muchas organizaciones siguen apostando por Microsoft Office, ya que solo unas pocas alternativas, como Google Workspace u OX App Suite, ofrecen funciones similares. Por ello, al elegir una alternativa a Microsoft 365, conviene prestar especial atención a este aspecto, porque las empresas que dependen de Exchange pueden encontrarse con complicaciones y tener que buscar apaños si optan por una solución poco adecuada.

Aceptación de los formatos de archivo

Otro aspecto clave son los formatos de archivo. Cualquier alternativa a Microsoft 365 debe permitir crear documentos que se abran sin problemas en Microsoft Office y, al mismo tiempo, poder editar los archivos generados con él. Al fin y al cabo, Microsoft 365 está muy extendido en el entorno empresarial y no siempre es práctico entregar todo en PDF. Si quieres colaborar en documentos con socios, empresas asociadas o clientes, debes tener en cuenta la compatibilidad con los formatos de archivo adecuados. OnlyOffice, por ejemplo, destaca por su alta compatibilidad con los formatos de Microsoft (DOCX, XLSX y PPTX) sin perder el formato original. Solo así se garantiza un intercambio fluido de datos entre diferentes herramientas. Por este motivo, no hemos incluido en la comparación aquellas alternativas a Microsoft 365 que no ofrecen esta compatibilidad.

Consideración del RGPD

Otro aspecto relevante para las empresas es el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) dentro de las herramientas que utilizan. En este ámbito, Microsoft 365 ha asumido un papel destacado gracias a una implementación sólida y coherente. No obstante, soluciones como OnlyOffice (en autoalojamiento) u OX App Suite (de proveedor europeo) pueden cumplir los requisitos del RGPD incluso de forma más estricta que Microsoft o Google. Esto supone una gran ventaja, ya que te libera de una parte importante de las preocupaciones relacionadas con la protección de datos. En cambio, algunas alternativas, especialmente las gratuitas, pueden presentar dificultades en este terreno. Por eso, la protección de datos no debería pasarse por alto al evaluar sustitutos de Microsoft 365.

Resumen de las alternativas a Microsoft 365

Hemos resumido para ti las diferentes alternativas a Microsoft 365. Por supuesto, hay muchas otras alternativas; aquí te presentamos las soluciones más populares:

Leyenda de costes: + = económico ++ = medio +++ = caro

OnlyOffice

OnlyOffice es una alternativa moderna y de código abierto a Microsoft 365. La suite destaca especialmente cuando se combina con Nextcloud o cuando se utiliza como solución autoalojada en empresas con un fuerte enfoque en la privacidad. Gracias a su alta compatibilidad con los formatos de Microsoft y a su gestión granular de usuarios, también resulta una opción sólida para equipos profesionales.

Ventajas

Además de manejar sin problemas los formatos de Microsoft Office, OnlyOffice destaca por una interfaz intuitiva y amplias funciones de colaboración en tiempo real. Las empresas que priorizan la soberanía sobre sus datos se benefician especialmente de la posibilidad de ejecutar la solución en su propio centro de datos, manteniendo así el control total sobre la información sensible. Gracias a su estructura modular, OnlyOffice también puede integrarse de forma flexible en infraestructuras de TI ya existentes y, en modo autoalojado, cumple plenamente con el RGPD.

Desventajas

Aunque OnlyOffice ofrece muchas ventajas, también tiene algunas limitaciones. La funcionalidad de ciertos módulos, como presentaciones o hojas de cálculo, no es tan completa como la de otras alternativas a Microsoft 365, sobre todo cuando se trata de fórmulas avanzadas, macros o gráficos complejos. Y aunque la edición en tiempo real es estable, el rendimiento puede verse afectado al trabajar con archivos muy grandes de forma simultánea, especialmente en instalaciones autoalojadas con recursos de servidor reducidos.

Google Workspace

Google Workspace es la versión profesional de las aplicaciones de Google que suelen usarse de forma gratuita a nivel particular. La plataforma reúne una amplia variedad de herramientas y se apoya en la infraestructura de Google. Por eso, muchas empresas que ya trabajan con varios servicios de Google tienden cada vez más a elegir esta solución.

Ventajas

Además de permitir trabajar sin problemas con los formatos de Office, esta alternativa a Microsoft 365 ofrece la ventaja de poder usar todos los servicios de Google de forma cómoda y sin restricciones desde cualquier lugar. A esto se suman el soporte prioritario y un completo catálogo de servicios que enriquecen la propuesta. La colaboración en tiempo real está garantizada, al igual que la posibilidad de disponer de almacenamiento en la nube ilimitado, lo que convierte esta solución en una opción altamente flexible y adaptable.

Desventajas

Como empresa estadounidense, Google está sujeta al CLOUD Act y debe conceder a las autoridades de EE. UU. determinados derechos de acceso a los datos de sus usuarios. Dado que en Europa el uso y la divulgación de datos están regulados por el RGPD, las empresas deben firmar un contrato adicional de procesamiento de datos con Google para garantizar el cumplimiento legal.

En cuanto al uso de Google Workspace, apenas presenta desventajas importantes. Sin embargo, quienes desconfíen de Google o tengan dudas sobre la seguridad de Google Drive, y además no estén familiarizados con sus herramientas, quizá se sientan más cómodos optando por otra alternativa a Microsoft 365.

LibreOffice

LibreOffice nació como una bifurcación de OpenOffice, por lo que comparte su misma base tecnológica. Sin embargo, el equipo de desarrollo consideró que el enfoque más minimalista de OpenOffice se quedaba corto, y por ello reintrodujeron numerosas funciones pensadas para mejorar la comodidad y la productividad. Para autónomos y usuarios individuales, esta alternativa gratuita a Microsoft 365 es, sin duda, una opción muy sólida.

Ventajas

Gracias a su similitud con Microsoft 365, el programa resulta muy fácil de usar para principiantes. Admite los formatos de archivo más habituales, por lo que permite abrir, editar y guardar documentos de Office sin problemas. Su interfaz sencilla y su funcionamiento básico reducen además el consumo de recursos, convirtiéndolo en una opción especialmente interesante para equipos con hardware más modesto.

Desventajas

LibreOffice se creó pensando principalmente en los usuarios particulares, lo que se refleja en un conjunto de funciones limitado para las empresas. Aspectos como el trabajo en equipo o el intercambio de archivos en tiempo real solo están disponibles de forma muy básica en esta alternativa a Microsoft 365. Aunque es posible añadir funciones adicionales, normalmente deben desarrollarse por cuenta propia, algo que requiere conocimientos técnicos y puede resultar laborioso o generar errores con facilidad.

OX App Suite

La OX App Suite, por su parte, ofrece de serie muchas de las funciones que los usuarios suelen necesitar. Además, cumple con todos los requisitos de protección de datos que se exigen a las empresas en el mercado europeo. Los usuarios también se benefician de una navegación de menú clara y un conjunto de funciones amplio, lo que permite gestionar prácticamente todas las tareas de una suite ofimática de forma cómoda y eficiente desde OX App Suite.

Ventajas

La OX App Suite destaca sobre todo por su amplio conjunto de funciones, que no tiene nada que envidiar a Microsoft 365. Además, no solo ofrece una integración ofimática completa compatible con todos los formatos de archivo, sino también una solución de correo electrónico moderna, con almacenamiento en la nube y direcciones de correo personalizadas para tu empresa.

Desventajas

Con la OX App Suite como alternativa a Microsoft 365, tendrás que adaptarte a un entorno de trabajo diferente. Esto supone, al principio, un cambio notable en la forma de manejar las distintas aplicaciones y menús. No obstante, una vez superada la fase de adaptación, verás que el cambio realmente compensa.

iWork para iCloud

iWork para iCloud es la alternativa a Microsoft 365 desarrollada por Apple. Por ello, suele estar más extendida en empresas que ya trabajan dentro de un ecosistema Apple y utilizan estas aplicaciones de forma natural en su día a día. Quienes hasta ahora han trabajado en el entorno de Microsoft y no usan dispositivos Apple en la empresa apenas sacarán provecho de esta solución. Si bien las aplicaciones de iCloud pueden utilizarse desde navegadores en Windows, lo hacen con un conjunto de funciones limitado. Además, actualmente no existe soporte oficial para dispositivos Android. Aun así, cuando se dispone del hardware adecuado, iWork puede convertirse en una alternativa muy sólida a Microsoft 365, gracias a su buen rendimiento y a sus funcionalidades.

Ventajas

Esta solución gratuita es perfecta para quienes son usuarios habituales de Apple: es totalmente compatible con iOS y puede utilizarse sin restricciones en cualquier dispositivo de la marca, ya sea un MacBook, iMac, iPad o iPhone. También permite trabajar de forma colaborativa, de modo que varias personas pueden editar un documento al mismo tiempo.

Desventajas

El uso de iWork para iCloud resulta especialmente interesante para empresas que ya cuentan con una infraestructura basada en Apple. Aunque esta alternativa a Microsoft 365 puede utilizarse en PC con Windows mediante las versiones web de Pages, Numbers y Keynote, su conjunto de funciones es mucho más limitado. El verdadero valor de iCloud se aprovecha cuando se utiliza junto con el sistema operativo de Apple. En muchos smartphones y tablets, como los dispositivos Android, el uso de iWork para iCloud es actualmente muy restringido o directamente no está disponible.

Conclusión: cada alternativa a Microsoft 365 ofrece sus propias ventajas y desventajas

Al elegir una alternativa a Microsoft 365, a menudo puedes beneficiarte de los puntos fuertes que ofrece cada sistema. Esto puede ser especialmente útil cuando la amplia gama de funciones de la suite de Microsoft resulta excesiva o no se ajusta del todo a las necesidades de tu empresa. También es importante considerar el cumplimiento del RGPD para asegurarte de que la solución elegida sea realmente viable a largo plazo.

A la hora de decidirte por una alternativa, conviene no precipitarse y sopesar con calma todos los pros y contras, ya que estas herramientas suelen utilizarse durante largos periodos de tiempo. Opciones como Google Workspace u OX App Suite pueden sustituir a Microsoft 365 sin problemas incluso en entornos profesionales.