Creación de facturas: di­re­c­tri­ces para empresas y autónomos

Las facturas sirven para informar a los clientes sobre el importe económico que tienen que abonar por la entrega de ciertas me­r­ca­n­cías o por la rea­li­za­ción de ciertos servicios. En la mayoría de los casos, las facturas siempre incluyen una solicitud de pago. Por lo general, se pueden hacer facturas con ayuda de apli­ca­cio­nes de Office como Microsoft Word o con he­rra­mie­n­tas es­pe­cia­les que se ofertan como servicios en la nube.  

Con las facturas, las empresas, los autónomos o los tra­ba­ja­do­res freelance dan cuenta a las au­to­ri­da­des co­m­pe­te­n­tes de sus ingresos y de sus gastos. Así, este tipo de do­cu­me­n­tos me­r­ca­n­ti­les son muy im­po­r­ta­n­tes tanto para las empresas como para los clientes, y es que la deducción de los impuestos so­po­r­ta­dos, a través de la cual las empresas pueden recuperar el IVA abonado, solo es admisible si se cuenta con las facturas correctas. Las facturas in­co­rre­c­tas pueden dar lugar a co­n­fli­c­tos con los clientes o con Hacienda.

Sobre todo en el caso de los autónomos y las pymes, estos no solo se cue­s­tio­nan sobre cómo hacer una factura con toda seguridad jurídica, sino que también tienen dudas con respecto a qué he­rra­mie­n­tas pueden recurrir para crear facturas de la mejor manera posible. Además de las clásicas apli­ca­cio­nes de oficina como Microsoft Word y Excel, existe gran cantidad de apli­ca­cio­nes web que sirven de ayuda para redactar y organizar facturas online. A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos toda la in­fo­r­ma­ción necesaria sobre cómo hacer facturas online.

Una factura no presenta muchas di­fe­re­n­cias con un pre­su­pue­s­to, con una co­n­fi­r­ma­ción de pedido o con un albarán en lo referente a sus datos formales. Todos estos do­cu­me­n­tos se crean, en cierta medida, de manera similar y en muchos casos contienen la misma in­fo­r­ma­ción.  

Al igual que en cualquier carta comercial, en las facturas también tiene que estar visible el logotipo co­r­po­ra­ti­vo y este debe tener buena calidad, además de ir situado, no­r­ma­l­me­n­te, en la parte superior del documento. Si, por el contrario, careces de un logotipo comercial o no deseas uti­li­zar­lo, puedes incluir de manera al­te­r­na­ti­va el nombre de la empresa.

En lo que respecta a los datos im­pre­s­ci­n­di­bles en este tipo de do­cu­me­n­tos me­r­ca­n­ti­les, entre ellos se incluyen, por ejemplo, el nombre, la forma jurídica y la dirección del cliente, así como la in­fo­r­ma­ción sobre la propia empresa. Es necesario, asimismo, incluir el Número de Ide­n­ti­fi­ca­ción Fiscal (NIF), la razón social y la fecha de ex­pe­di­ción de la factura y, adi­cio­na­l­me­n­te, el número de teléfono y el correo ele­c­tró­ni­co, a través de los que se puede es­ta­ble­cer el contacto en caso de preguntas o consultas.

Asimismo, en el cuerpo del documento también se debe indicar la na­tu­ra­le­za de la pre­s­ta­ción por la que viene motivada la creación de la factura. En el caso de la venta de me­r­ca­n­cías, se indicaría el número de productos en­tre­ga­dos, así como el alcance de los servicios acordados y, en de­te­r­mi­na­dos casos, el código de los productos. En cualquier caso, se debe describir de forma clara la esencia de las me­r­ca­n­cías o de los servicios y es­pe­ci­fi­car el precio para cada servicio recogido en la factura. Si se venden varios productos a un mismo cliente, será necesario incluir tanto la cantidad como el precio in­di­vi­dual y el precio total de los mismos.

Tras hacer una lista de cada uno de los servicios, el paso siguiente es señalar el importe total de la factura. En primer lugar, es re­co­me­n­da­ble detallar la suma de todos los servicios, tras lo que se tendrán que incluir los impuestos, cantidad que se cargará sobre el importe neto. En último lugar se suman ambos valores y así se obtiene el importe de fa­c­tu­ra­ción final. No se puede olvidar, además, la in­fo­r­ma­ción bancaria pe­r­ti­ne­n­te para que se pueda efectuar el pago.

En España, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Re­gla­me­n­to por el que se regulan las obli­ga­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción, ampara los co­n­te­ni­dos que se han de incluir en las facturas, para lo que existen ciertos re­qui­si­tos. A modo de resumen, estos son los aspectos más im­po­r­ta­n­tes:

• nombre y dirección de la empresa y del de­s­ti­na­ta­rio

• número de Ide­n­ti­fi­ca­ción Fiscal (NIF)

• fecha de ex­pe­di­ción de la factura

• número de factura y serie, si co­rre­s­po­n­de

• cantidad o volumen y de­s­cri­p­ción de las me­r­ca­n­cías o de las pre­s­ta­cio­nes ne­go­cia­das

• re­tri­bu­ción exigida (dividida en importe neto y en cuantía de impuestos, así como en calidad de importe bruto)

• si no se ha incluido en las re­tri­bu­cio­nes, datos sobre los de­s­cue­n­tos o rebajas acordados 

• fecha para la entrega de me­r­ca­n­cías o para el cu­m­pli­mie­n­to de las pre­s­ta­cio­nes

• tipo de gravamen aplicado (por lo general el 21 %). En caso de darse una exención de impuestos, debe indicarse en la factura.

Existe un tipo de facturas para cuando el importe no supera los 400 euros incluido el IVA. Estas son las llamadas facturas si­m­pli­fi­ca­das y, en el caso de los em­pre­sa­rios o pro­fe­sio­na­les, estos pueden emitirlas si el importe de las mismas no supera los 3000 euros, lo que según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, atañe a ope­ra­cio­nes tales como ventas o servicios a domicilio del co­n­su­mi­dor o la uti­li­za­ción de in­s­ta­la­cio­nes de­po­r­ti­vas o au­to­pi­s­tas de peaje.

En este caso, los datos que se han de incluir de forma obli­ga­to­ria en ellas son, entre otros:

• el número y serie, en caso necesario

• la fecha de ex­pe­di­ción

• la fecha en la que se han realizado las ope­ra­cio­nes re­fle­ja­das

• el Número de Ide­n­ti­fi­ca­ción Fiscal (NIF)

• el volumen o de­s­cri­p­ción de los bienes o de la pre­s­ta­ción de los servicios

• o el tipo im­po­si­ti­vo aplicado

Los tiempos en los que se cu­m­pli­me­n­ta­ban las facturas con la máquina de escribir ya forman parte del pasado. Hoy en día el ordenador se ha co­n­ve­r­ti­do en el in­s­tru­me­n­to más im­po­r­ta­n­te para hacer facturas. A menudo se utilizan para ello pro­ce­sa­do­res de textos u otro tipo de apli­ca­cio­nes de oficina. A este respecto resultan es­pe­cia­l­me­n­te populares las apli­ca­cio­nes de Office como Microsoft Office o Li­breO­f­fi­ce, que muchos usuarios ya tienen in­s­ta­la­das en sus or­de­na­do­res, de manera que ya no es necesario abonar costes adi­cio­na­les para averiguar cómo hacer facturas ele­c­tró­ni­cas.

Además de las apli­ca­cio­nes de oficina, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas, los autónomos y los tra­ba­ja­do­res freelance que recurren a apli­ca­cio­nes es­pe­cia­les para hacer sus facturas. Muchos de estos programas para facturar online se pueden adquirir por separado y están es­pe­cia­li­za­dos en la creación de facturas. Por el contrario, otras apli­ca­cio­nes forman parte de un paquete completo de software de co­n­ta­bi­li­dad y fa­c­tu­ra­ción, con el que, además de hacer facturas, se pueden llevar a cabo otras tareas de co­n­ta­bi­li­dad. La mayoría de estos programas se puede utilizar en Internet como servicios alojados en la nube y se guían por el principio de software como servicio (SaaS).

Además de crear bo­rra­do­res de facturas, las apli­ca­cio­nes para la creación de facturas ofrecen otras funciones útiles. Por ejemplo, a la hora de hacer facturas online, estas apli­ca­cio­nes pueden extraer la in­fo­r­ma­ción y los datos relativos a los clientes de la base de datos. En este sentido, solo es necesario in­tro­du­ci­r­los una vez, puesto que po­s­te­rio­r­me­n­te se puede volver a acceder a ellos a través de las he­rra­mie­n­tas y no es necesario in­clui­r­los de forma manual. Por lo general, hay muchos procesos que están au­to­ma­ti­za­dos. De esta manera, las apli­ca­cio­nes se encargan de todos los datos es­ta­n­da­ri­za­dos a la hora de hacer facturas y llevan a cabo, por ejemplo, la nu­me­ra­ción sucesiva de las facturas y el cálculo de los impuestos sobre ventas. Asimismo, también se suelen incluir funciones de control que se encargan de que las facturas contengan todos los elementos obli­ga­to­rios. Algunas he­rra­mie­n­tas incluso pueden avisarte de que todavía hay facturas pe­n­die­n­tes si un cliente no ha pagado en un de­te­r­mi­na­do período de tiempo. Además, muchos programas ofrecen la po­si­bi­li­dad de redactar una carta de aviso sobre el importe de la factura que todavía tiene que abonarse. Estas funciones de control y ayuda ga­ra­n­ti­zan que tanto tus facturas como todos los procesos re­la­cio­na­dos con ellas se de­sa­rro­llen co­rre­c­ta­me­n­te.

Si utilizas una apli­ca­ción en la nube para crear tus facturas online, es probable que ahorres tiempo y trabajo. En este sentido, muchas apli­ca­cio­nes online para hacer facturas online disponen de funciones de envío que permiten emitirlas di­re­c­ta­me­n­te a través de las mismas apli­ca­cio­nes. Esto no solo incluye la conexión con el correo ele­c­tró­ni­co, sino que algunos ve­n­de­do­res se encargan por cuenta propia del envío de la factura o del aviso por carta, con lo que no es necesario ir a la oficina de correos co­rre­s­po­n­die­n­te.

Utilizar un servicio en la nube también te beneficia en el sentido de que puedes acceder a tus facturas y a tu base de datos desde cualquier lugar con un ordenador (o un sma­r­t­pho­ne) siempre y cuando tengas una conexión a Internet. Asimismo, en el caso de la solución SaaS, no te tienes que preocupar por la seguridad de los datos de tus do­cu­me­n­tos, ya que estos se almacenan de forma au­to­má­ti­ca en el servidor del proveedor y tampoco es necesario que te encargues pe­r­so­na­l­me­n­te de la in­s­ta­la­ción y ac­tua­li­za­ción de la apli­ca­ción, ya que es co­m­pe­te­n­cia del prestador de servicios.

El envío de las facturas se puede hacer bien por correo postal o bien en formato ele­c­tró­ni­co, para lo que será necesario el co­n­se­n­ti­mie­n­to expreso o tácito del de­s­ti­na­ta­rio, tal y como indica la Agencia Tri­bu­ta­ria.

La ORDEN EHA/962/2007 recoge en el artículo 7 de su texto legal que “los obligados tri­bu­ta­rios podrán proceder a la di­gi­ta­li­za­ción de las facturas, do­cu­me­n­tos su­s­ti­tu­ti­vos y de cua­le­s­quie­ra otros do­cu­me­n­tos que conserven en papel que tengan el carácter de ori­gi­na­les”, de modo que se puede pre­s­ci­n­dir de los ori­gi­na­les en papel, pero habrá que emplear un software de di­gi­ta­li­za­ción ce­r­ti­fi­ca­do.

Asimismo, otro de los re­qui­si­tos incluido en dicho artículo es que a la hora de di­gi­ta­li­zar facturas se obtenga un documento fiel e íntegro de todas y cada una de ellas y que “esta imagen digital sea firmada con firma ele­c­tró­ni­ca en los términos de los artículos an­te­rio­res de esta Orden en base a un ce­r­ti­fi­ca­do ele­c­tró­ni­co instalado en el sistema de di­gi­ta­li­za­ción e invocado por el software de di­gi­ta­li­za­ción ce­r­ti­fi­ca­da”.

A la hora de almacenar dichas facturas de forma digital se deberá contar con la seguridad de que se guardan en medios con un nivel alto de vida útil. En este sentido, los discos duros modernos son más adecuados que otros soportes in­fo­r­má­ti­cos menos duraderos como los CD o los DVD. Asimismo, también es re­co­me­n­da­ble realizar copias de seguridad de las facturas de vez en cuando (y de otros do­cu­me­n­tos em­pre­sa­ria­les que estén sujetos al deber de co­m­pro­ba­ción) en diversos medios de al­ma­ce­na­mie­n­to.

A este respecto, pueden plantear be­ne­fi­cios las he­rra­mie­n­tas online para crear facturas en la nube, que permiten guardar las facturas en los se­r­vi­do­res del proveedor a largo plazo. La co­n­se­r­va­ción de las facturas se puede hacer tanto dentro como fuera del te­rri­to­rio español, “no siendo admisible, en co­n­se­cue­n­cia, el al­ma­ce­na­mie­n­to fuera del te­rri­to­rio español cuando los do­cu­me­n­tos estén en soporte papel.” (Artículo 9, de la Orden EHA/962/2007)

Cabe destacar que las facturas se deben conservar en el mismo formato y soporte original en el que fueron emitidas, con la pa­r­ti­cu­la­ri­dad de que, como indica la Agencia Tri­bu­ta­ria tanto en el caso de las facturas en papel como en formato digital se aplica el mismo período de co­n­se­r­va­ción, es decir, de 4 años con carácter general. Sin embargo, el Código de Comercio recoge en el capítulo 30 que:

1. Los em­pre­sa­rios co­n­se­r­va­rán los libros, co­rre­s­po­n­de­n­cia, do­cu­me­n­ta­ción y ju­s­ti­fi­ca­n­tes co­n­ce­r­nie­n­tes a su negocio, de­bi­da­me­n­te ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se es­ta­ble­z­ca por di­s­po­si­cio­nes generales o es­pe­cia­les.

2. El cese del em­pre­sa­rio en el ejercicio de sus ac­ti­vi­da­des no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de di­so­lu­ción de so­cie­da­des, serán sus li­qui­da­do­res los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Las facturas son do­cu­me­n­tos di­fe­re­n­tes a los recibos. 

• Una factura indica que todavía no se ha abonado un importe y ofrece una visión general sobre los servicios y sus costes derivados.

• Por el contrario, un recibo es un co­m­pro­ba­n­te por un servicio prestado que, por lo general, incluye el importe del mismo.

No obstante, las facturas pueden uti­li­zar­se como recibos y viceversa. Si los recibos contienen todos los datos obli­ga­to­rios de las facturas, también se pueden utilizar como tales. Por el contrario, una factura puede uti­li­zar­se como recibo cuando en ella aparece indicado que se ha recibido el importe del pago y, además, contiene tanto la fecha como la firma del receptor del pago.

La creación y or­ga­ni­za­ción de facturas tiene lugar pri­n­ci­pa­l­me­n­te por medio del ordenador. Con una plantilla para las facturas que contenga tanto el logotipo como todos los datos ne­ce­sa­rios sobre tu empresa (como, por ejemplo, nombre y dirección o el NIF) puedes ahorrarte tiempo y trabajo a la hora de hacer tus facturas. De esta manera solo tendrás que incluir los datos sobre los clientes y sobre las pre­s­ta­cio­nes. Hoy en día se puede recurrir a diversas apli­ca­cio­nes de Office, pero el proceso de creación, edición y or­ga­ni­za­ción de las facturas todavía se si­m­pli­fi­ca más cuando se utilizan apli­ca­cio­nes ex­pre­sa­me­n­te diseñadas para tales fines. Sobre todo en el caso de los pedidos y encargos vo­lu­mi­no­sos es donde resulta más apropiada esta inversión. En este caso son es­pe­cia­l­me­n­te efi­cie­n­tes las apli­ca­cio­nes en la nube, en las que solo es necesario in­tro­du­cir los registros de los clientes una vez, tras lo cual se pueden cu­m­pli­me­n­tar las facturas rá­pi­da­me­n­te y enviarlas con unos pocos clics tanto por correo ele­c­tró­ni­co como por correo postal. Los re­qui­si­tos básicos para ello guardan muchas si­mi­li­tu­des in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te del programa que se utilice para facturar online: asegúrate de incluir todos los elementos obli­ga­to­rios, comprueba la exactitud de los mismos y envía el documento pe­r­ti­ne­n­te al cliente lo antes posible. Recuerda que la debida cu­m­pli­me­n­ta­ción del mismo es igual de im­po­r­ta­n­te tanto para el cliente como para Hacienda. Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.