Sistemas para fichar: comparación de las diferentes opciones

Registrar las horas trabajadas correctamente es tan importante para los empleadores como para los empleados. Por un lado, permite garantizar que se cumplan las jornadas establecidas en el contrato. Por el otro, se proporciona a los empleados una manera de controlar el tiempo que trabajan y así evitar hacer horas extras no remuneradas. No obstante, esto solo tiene sentido si se utiliza un sistema que sea realmente eficaz.

Las funciones que deba presentar dicho sistema dependerán en gran medida de los requisitos y características de cada empresa. Hay una gran variedad de soluciones que tienen en cuenta las circunstancias más diversas, como, por ejemplo, soluciones exclusivamente de software o hardware o aplicaciones para dispositivos móviles. Vamos a echar un vistazo a las diferentes opciones para ayudarte a decidir qué sistema para fichar es el más adecuado para ti.

Presentación de los diferentes sistemas para fichar

No todas las empresas necesitan un sistema para fichar complejo, controlado por hardware y electrónico. Especialmente en las pequeñas empresas, el gasto sería desproporcionado respecto al resultado. A otras, en cambio, no les serviría de nada un dispositivo fijo, porque no todos sus empleados trabajan en el mismo lugar. ¿De qué opciones disponemos?

Nota

Los sistemas para fichar no solo son útiles para controlar el conjunto de horas trabajadas, sino también para hacer un seguimiento del tiempo que se dedica a un proyecto específico o un encargo especial.

Bolígrafo y papel

Hoy en día, muchas empresas pequeñas aún cuentan con una lista u hoja de horarios en la que se anotan a mano las horas trabajadas. Obviamente, la principal ventaja de este sistema para fichar es que no tiene prácticamente ningún coste de adquisición o implementación. Además, no cuesta mucho explicar a los empleados cómo utilizar este método: una simple tabla explicativa debería bastar para usarlo de manera intuitiva.

Sin embargo, este sistema tiene una desventaja importante: los datos deben evaluarse de forma manual. Si los empleados solo indican las horas de inicio y final de la jornada, los supervisores o el personal de recursos humanos deberán calcular las horas trabajadas y luego sumarlas. A esto se le añadirá el esfuerzo de almacenar estos datos en el sistema.

Por lo tanto, si consideras utilizar este método, el tamaño de la empresa es crucial: si solo cuenta con unos pocos empleados, no se necesitará mucho trabajo posterior, pero si hay que procesar las listas de horarios de decenas de empleados, te puede salir más rentable invertir en una solución digital.

Consejo

Una solución temporal elegante hasta implementar el sistema definitivo puede ser una hoja de Excel, con la que se calculan las horas trabajadas mediante fórmulas. Para que no tengas que dedicar tiempo a elaborarla, hemos preparado una plantilla de Excel en otro artículo, así como un manual para utilizarla.

Hay que tener en cuenta que con este sistema resulta más fácil manipular los datos tanto por empleador como por empleado pues las horas no se registran de forma automática.

Nota

Hay que tener en cuenta que en España existe desde mayo de 2019 la obligación legal de llevar el control de las horas por jornada de cada empleado. Aunque en un principio existe libertad para elegir el sistema de fichar, se recalca la necesidad de que el sistema utilizado no pueda ser manipulado por ninguna de las partes, de ahí la necesidad de plantearse la fiabilidad del método presentado en este apartado.

Ventajas Inconvenientes
Uso intuitivo Mucho trabajo posterior
Muy económico Propenso a errores y engaños

Soluciones de hardware

Normalmente, cuando pensamos en dispositivos para controlar las horas trabajadas, lo primero que nos viene a la cabeza es un reloj de fichar. Su funcionamiento es simple: nada más llegar a la empresa y justo antes de irse, el empleado introduce una tarjeta en la máquina, que la marca con la hora actual. Al igual que con las listas, con esta variante ya obsoleta las horas trabajadas se suman a mano, por lo que también requieren un esfuerzo adicional. Sin embargo, las máquinas de este tipo tienen la ventaja de que son muy fáciles de manejar y que, con ellas, también es mucho más difícil manipular datos.

Actualmente, ya casi nadie utiliza el clásico reloj de fichar, aunque algunos sistemas presentan sus mismas ventajas: las soluciones de hardware digital se presentan como dispositivos fácil de usar que hacen más complicada la posible manipulación de datos, pues los registran de manera estandarizada. Con esta opción también se evitan los inconvenientes del reloj de fichado manual: los nuevos sistemas calculan las horas trabajadas y archivan todos los datos automáticamente.

Mediante una ficha o una tarjeta con chip (en forma de RFID) o, incluso, mediante la huella dactilar, el dispositivo identifica a los empleados y genera al mismo tiempo una marca temporal. Este sello digital no se almacena en el chip del empleado, sino directamente en el dispositivo. Los datos se pueden consultar a través de un software o un sitio web, y toda la información se procesa de manera comprensible e interrelacionada. En muchos casos, los empleados pueden utilizar la pantalla del hardware para comprobar el cómputo de sus horas trabajadas o realizar otras configuraciones.

Sin embargo y a pesar de ser muy cómodo, este sistema para fichar digital tiene dos inconvenientes: por un lado, es posible que las empresas más pequeñas no puedan afrontar el gasto inicial que conlleva, que suele ser muy alto. Debes pensar que no solo tienes que instalar el propio dispositivo, sino también entregar los chips correspondientes a cada empleado y adquirir posiblemente un dispositivo para programarlos e, incluso, la licencia de software correspondiente. Por otro lado, estos relojes de fichar digitales solo pueden utilizarse en la propia empresa. Obviamente, si un empleado está trabajando a distancia, no podrá iniciar sesión ese día.

Ventajas Inconvenientes
Muy fácil de utilizar Relativamente caro
Control preciso de las horas trabajadas Solo se puede utilizar en persona
Cálculos automáticos  
Independiente de otro software  
Alta protección contra manipulación de datos  

Aplicaciones móviles

Para proporcionar un sistema para fichar a los empleados que no trabajan en la oficina, sino que lo hacen desde casa o a distancia, también hay soluciones móviles. En este caso, los empleados instalan la aplicación en el smartphone, por lo que siempre llevan el sistema para fichar consigo. Actualmente, existe un gran número de aplicaciones móviles con esta función, y la mayoría son muy fáciles de utilizar. Las horas de inicio y final se registran en unos pocos pasos. Además, muchas aplicaciones incluyen otras características útiles: por ejemplo, el personal que trabaja a distancia puede anotar más información sobre sus tareas, como el nombre del cliente con el que pasó ese día.

Gracias a la localización por GPS de los smartphones, los sistemas para fichar también proporcionan datos de ubicación. Asimismo, permiten guardar libros de registro o hacer un seguimiento de las horas dedicadas a encargos o proyectos concretos. Después, el personal de recursos humanos o los supervisores pueden revisar y evaluar todos los datos mediante una aplicación online.

Las aplicaciones móviles funcionan como una hoja de horarios digital, por lo que presentan algunas de sus ventajas e inconvenientes. Por ejemplo, estos sistemas para fichar se basan en gran medida en la confianza, aunque esta, sin embargo, ya suele existir de antemano cuando el empleado trabaja a distancia. Además, es relativamente fácil aprender a utilizarlos y, a diferencia de una solución de hardware completa, el precio de estas aplicaciones suele ser de rango medio.

Por lo general, los empresarios pueden elegir entre diferentes paquetes, dependiendo del tamaño de su empresa. Sin embargo, no hay que olvidar que cada empleado necesitará un smartphone. Si tu empresa no distribuye dispositivos de servicio, tendrás que instalar la aplicación en el dispositivo personal de cada trabajador, por lo que es fundamental informarse con antelación sobre los sistemas operativos móviles que son compatibles con ella.

Nota

Todos los sistemas para fichar están sujetos a la normativa de protección de datos y deben seguir las regulaciones del RGPD. Como las soluciones móviles permiten recopilar mucha información (p. ej., perfiles de movimiento), deberás revisar lo que está permitido y si la aplicación cumple con estos requisitos.

Ventajas Inconvenientes
Uso en dispositivo móvil Requiere un smartphone
Cómodo de utilizar  
Cálculos automáticos  
Muchas funciones adicionales  

Soluciones de software

Al igual que aplicaciones móviles para smartphone, también existen soluciones de software para el ordenador de mesa. Por lo general, estos sistemas para fichar presentan un diseño similar al de las aplicaciones: el administrador crea hojas de horarios individuales para todos los empleados, y el programa también está instalado en cada uno de sus ordenadores. En cuanto empiezan la jornada laboral, los trabajadores inician el cronometraje con un simple clic del ratón. Las pausas y el fin de la jornada también quedan registrados de la misma manera.

Los supervisores pueden acceder a todos los datos a través de una interfaz de administración y consultar así el cómputo de horas trabajadas de cada empleado. Por lo general, en los sistemas para fichar basados en software, también se pueden registrar los festivos, días de vacaciones y bajas por enfermedad, lo que ahorra trabajo al personal administrativo.

Las desventajas de esta solución solo residen en el precio (esta variante también suele conllevar unos gastos de mantenimiento de licencia regulares) y en la necesidad de tener instalado el software en el ordenador, ya que normalmente este debe encenderse al inicio de la jornada. Como el cómputo de tiempo solo puede iniciarse con un clic del ratón, quizás no se reflejen correctamente las horas trabajadas. Además, esta solución solo es útil en parte para el trabajo a distancia, que requerirá, en cualquier caso, el uso de un ordenador portátil.

Consejo

El software para fichar a menudo está disponible en diferentes versiones: algunos proveedores ofrecen app o programas que se pueden combinar perfectamente con un reloj de fichar digital. De este modo, se pueden utilizar los diferentes sistemas a la vez.

Ventajas Inconvenientes
Uso cómodo Vinculado al hardware
Muchas posibilidades de configuración No puede utilizarse en dispositivos móviles
Cálculos automáticos  

Sistemas para fichar online

Si quieres que los empleados de la oficina y los que trabajan desde casa o a distancia registren las horas trabajadas con la misma aplicación, quizás te convenga adquirir un sistema para fichar online, al que los empleados pueden acceder a través del navegador. Al igual que con el software de escritorio, los empleados registran las horas trabajadas en un sitio web. Los supervisores, a su vez, pueden ver un resumen general de todos los períodos de tiempo registrados. Con este sistema también se puede anotar información adicional y días de baja o vacaciones.

Como estas aplicaciones se utilizan online mediante un navegador normal, dan menos problemas de compatibilidad que las soluciones de software. Independientemente del hardware y del sistema operativo utilizado, todas las funciones del sistema deberían estar disponibles, siempre que los usuarios tengan el navegador actualizado. En el mejor de los casos, la solución también incluye una interfaz para otros programas, por ejemplo, para facilitar el cálculo de nóminas. Por razones de protección de datos, es importante tener en cuenta qué información se almacena, en qué lugar y quién puede acceder a ella.

Ventajas Inconvenientes
Acceso con el navegador Almacenamiento de datos online
Independiente de la ubicación  
Independiente del sistema operativo  
Cálculos automáticos  

Comparación de los sistemas para fichar

El sistema para fichar que elijas depende mucho de tu empresa y de sus requisitos. Mientras que a muchas empresas más pequeñas les basta con una solución sencilla y barata, las grandes pueden invertir en sistemas más complejos. En algunas situaciones, lo más adecuado es combinar varios sistemas. En este caso, debes asegurarte de que las soluciones sean del mismo proveedor o que, al menos, se puedan combinar entre sí.

Sistema Grupo objetivo Comodidad del usuario Comodidad del administrador Precio
Hoja de horarios Pequeñas empresas ** * ***
Hardware Grandes empresas *** *** *
App Pequeñas y medianas empresas ** *** **
Software Pequeñas y medianas empresas ** *** **
Online Pequeñas y medianas empresas *** *** **

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