Sistemas para fichar: co­m­pa­ra­ción de las di­fe­re­n­tes opciones

Registrar las horas tra­ba­ja­das co­rre­c­ta­me­n­te es tan im­po­r­ta­n­te para los em­plea­do­res como para los empleados. Por un lado, permite ga­ra­n­ti­zar que se cumplan las jornadas es­ta­ble­ci­das en el contrato. Por el otro, se pro­po­r­cio­na a los empleados una manera de controlar el tiempo que trabajan y así evitar hacer horas extras no re­mu­ne­ra­das. No obstante, esto solo tiene sentido si se utiliza un sistema que sea realmente eficaz.

Las funciones que deba presentar dicho sistema de­pe­n­de­rán en gran medida de los re­qui­si­tos y ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de cada empresa. Hay una gran variedad de so­lu­cio­nes que tienen en cuenta las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias más diversas, como, por ejemplo, so­lu­cio­nes ex­clu­si­va­me­n­te de software o hardware o apli­ca­cio­nes para di­s­po­si­ti­vos móviles. Vamos a echar un vistazo a las di­fe­re­n­tes opciones para ayudarte a decidir qué sistema para fichar es el más adecuado para ti.

No todas las empresas necesitan un sistema para fichar complejo, co­n­tro­la­do por hardware y ele­c­tró­ni­co. Es­pe­cia­l­me­n­te en las pequeñas empresas, el gasto sería de­s­pro­po­r­cio­na­do respecto al resultado. A otras, en cambio, no les serviría de nada un di­s­po­si­ti­vo fijo, porque no todos sus empleados trabajan en el mismo lugar. ¿De qué opciones di­s­po­ne­mos?

Hoy en día, muchas empresas pequeñas aún cuentan con una lista u hoja de horarios en la que se anotan a mano las horas tra­ba­ja­das. Ob­via­me­n­te, la principal ventaja de este sistema para fichar es que no tiene prá­c­ti­ca­me­n­te ningún coste de ad­qui­si­ción o im­ple­me­n­ta­ción. Además, no cuesta mucho explicar a los empleados cómo utilizar este método: una simple tabla ex­pli­ca­ti­va debería bastar para usarlo de manera intuitiva.

Sin embargo, este sistema tiene una de­s­ve­n­ta­ja im­po­r­ta­n­te: los datos deben evaluarse de forma manual. Si los empleados solo indican las horas de inicio y final de la jornada, los su­pe­r­vi­so­res o el personal de recursos humanos deberán calcular las horas tra­ba­ja­das y luego sumarlas. A esto se le añadirá el esfuerzo de almacenar estos datos en el sistema.

Por lo tanto, si co­n­si­de­ras utilizar este método, el tamaño de la empresa es crucial: si solo cuenta con unos pocos empleados, no se ne­ce­si­ta­rá mucho trabajo posterior, pero si hay que procesar las listas de horarios de decenas de empleados, te puede salir más rentable invertir en una solución digital.

Hay que tener en cuenta que con este sistema resulta más fácil manipular los datos tanto por empleador como por empleado pues las horas no se registran de forma au­to­má­ti­ca.

No­r­ma­l­me­n­te, cuando pensamos en di­s­po­si­ti­vos para controlar las horas tra­ba­ja­das, lo primero que nos viene a la cabeza es un reloj de fichar. Su fu­n­cio­na­mie­n­to es simple: nada más llegar a la empresa y justo antes de irse, el empleado introduce una tarjeta en la máquina, que la marca con la hora actual. Al igual que con las listas, con esta variante ya obsoleta las horas tra­ba­ja­das se suman a mano, por lo que también requieren un esfuerzo adicional. Sin embargo, las máquinas de este tipo tienen la ventaja de que son muy fáciles de manejar y que, con ellas, también es mucho más difícil manipular datos.

Ac­tua­l­me­n­te, ya casi nadie utiliza el clásico reloj de fichar, aunque algunos sistemas presentan sus mismas ventajas: las so­lu­cio­nes de hardware digital se presentan como di­s­po­si­ti­vos fácil de usar que hacen más co­m­pli­ca­da la posible ma­ni­pu­la­ción de datos, pues los registran de manera es­ta­n­da­ri­za­da. Con esta opción también se evitan los in­co­n­ve­nie­n­tes del reloj de fichado manual: los nuevos sistemas calculan las horas tra­ba­ja­das y archivan todos los datos au­to­má­ti­ca­me­n­te.

Mediante una ficha o una tarjeta con chip (en forma de RFID) o, incluso, mediante la huella dactilar, el di­s­po­si­ti­vo ide­n­ti­fi­ca a los empleados y genera al mismo tiempo una marca temporal. Este sello digital no se almacena en el chip del empleado, sino di­re­c­ta­me­n­te en el di­s­po­si­ti­vo. Los datos se pueden consultar a través de un software o un sitio web, y toda la in­fo­r­ma­ción se procesa de manera co­m­pre­n­si­ble e in­ter­re­la­cio­na­da. En muchos casos, los empleados pueden utilizar la pantalla del hardware para comprobar el cómputo de sus horas tra­ba­ja­das o realizar otras co­n­fi­gu­ra­cio­nes.

Sin embargo y a pesar de ser muy cómodo, este sistema para fichar digital tiene dos in­co­n­ve­nie­n­tes: por un lado, es posible que las empresas más pequeñas no puedan afrontar el gasto inicial que conlleva, que suele ser muy alto. Debes pensar que no solo tienes que instalar el propio di­s­po­si­ti­vo, sino también entregar los chips co­rre­s­po­n­die­n­tes a cada empleado y adquirir po­si­ble­me­n­te un di­s­po­si­ti­vo para pro­gra­mar­los e, incluso, la licencia de software co­rre­s­po­n­die­n­te. Por otro lado, estos relojes de fichar digitales solo pueden uti­li­zar­se en la propia empresa. Ob­via­me­n­te, si un empleado está tra­ba­ja­n­do a distancia, no podrá iniciar sesión ese día.

Para pro­po­r­cio­nar un sistema para fichar a los empleados que no trabajan en la oficina, sino que lo hacen desde casa o a distancia, también hay so­lu­cio­nes móviles. En este caso, los empleados instalan la apli­ca­ción en el sma­r­t­pho­ne, por lo que siempre llevan el sistema para fichar consigo. Ac­tua­l­me­n­te, existe un gran número de apli­ca­cio­nes móviles con esta función, y la mayoría son muy fáciles de utilizar. Las horas de inicio y final se registran en unos pocos pasos. Además, muchas apli­ca­cio­nes incluyen otras ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas útiles: por ejemplo, el personal que trabaja a distancia puede anotar más in­fo­r­ma­ción sobre sus tareas, como el nombre del cliente con el que pasó ese día.

Gracias a la lo­ca­li­za­ción por GPS de los sma­r­t­pho­nes, los sistemas para fichar también pro­po­r­cio­nan datos de ubicación. Asimismo, permiten guardar libros de registro o hacer un se­gui­mie­n­to de las horas dedicadas a encargos o proyectos concretos. Después, el personal de recursos humanos o los su­pe­r­vi­so­res pueden revisar y evaluar todos los datos mediante una apli­ca­ción online.

Las apli­ca­cio­nes móviles funcionan como una hoja de horarios digital, por lo que presentan algunas de sus ventajas e in­co­n­ve­nie­n­tes. Por ejemplo, estos sistemas para fichar se basan en gran medida en la confianza, aunque esta, sin embargo, ya suele existir de antemano cuando el empleado trabaja a distancia. Además, es re­la­ti­va­me­n­te fácil aprender a uti­li­zar­los y, a di­fe­re­n­cia de una solución de hardware completa, el precio de estas apli­ca­cio­nes suele ser de rango medio.

Por lo general, los em­pre­sa­rios pueden elegir entre di­fe­re­n­tes paquetes, de­pe­n­die­n­do del tamaño de su empresa. Sin embargo, no hay que olvidar que cada empleado ne­ce­si­ta­rá un sma­r­t­pho­ne. Si tu empresa no di­s­tri­bu­ye di­s­po­si­ti­vos de servicio, tendrás que instalar la apli­ca­ción en el di­s­po­si­ti­vo personal de cada tra­ba­ja­dor, por lo que es fu­n­da­me­n­tal in­fo­r­mar­se con an­te­la­ción sobre los sistemas ope­ra­ti­vos móviles que son co­m­pa­ti­bles con ella.

Al igual que apli­ca­cio­nes móviles para sma­r­t­pho­ne, también existen so­lu­cio­nes de software para el ordenador de mesa. Por lo general, estos sistemas para fichar presentan un diseño similar al de las apli­ca­cio­nes: el ad­mi­ni­s­tra­dor crea hojas de horarios in­di­vi­dua­les para todos los empleados, y el programa también está instalado en cada uno de sus or­de­na­do­res. En cuanto empiezan la jornada laboral, los tra­ba­ja­do­res inician el cro­no­me­tra­je con un simple clic del ratón. Las pausas y el fin de la jornada también quedan re­gi­s­tra­dos de la misma manera.

Los su­pe­r­vi­so­res pueden acceder a todos los datos a través de una interfaz de ad­mi­ni­s­tra­ción y consultar así el cómputo de horas tra­ba­ja­das de cada empleado. Por lo general, en los sistemas para fichar basados en software, también se pueden registrar los festivos, días de va­ca­cio­nes y bajas por en­fe­r­me­dad, lo que ahorra trabajo al personal ad­mi­ni­s­tra­ti­vo.

Las de­s­ve­n­ta­jas de esta solución solo residen en el precio (esta variante también suele conllevar unos gastos de ma­n­te­ni­mie­n­to de licencia regulares) y en la necesidad de tener instalado el software en el ordenador, ya que no­r­ma­l­me­n­te este debe en­ce­n­de­r­se al inicio de la jornada. Como el cómputo de tiempo solo puede iniciarse con un clic del ratón, quizás no se reflejen co­rre­c­ta­me­n­te las horas tra­ba­ja­das. Además, esta solución solo es útil en parte para el trabajo a distancia, que requerirá, en cualquier caso, el uso de un ordenador portátil.

Si quieres que los empleados de la oficina y los que trabajan desde casa o a distancia registren las horas tra­ba­ja­das con la misma apli­ca­ción, quizás te convenga adquirir un sistema para fichar online, al que los empleados pueden acceder a través del navegador. Al igual que con el software de es­cri­to­rio, los empleados registran las horas tra­ba­ja­das en un sitio web. Los su­pe­r­vi­so­res, a su vez, pueden ver un resumen general de todos los períodos de tiempo re­gi­s­tra­dos. Con este sistema también se puede anotar in­fo­r­ma­ción adicional y días de baja o va­ca­cio­nes.

Como estas apli­ca­cio­nes se utilizan online mediante un navegador normal, dan menos problemas de co­m­pa­ti­bi­li­dad que las so­lu­cio­nes de software. In­de­pe­n­die­n­te­me­n­te del hardware y del sistema operativo utilizado, todas las funciones del sistema deberían estar di­s­po­ni­bles, siempre que los usuarios tengan el navegador ac­tua­li­za­do. En el mejor de los casos, la solución también incluye una interfaz para otros programas, por ejemplo, para facilitar el cálculo de nóminas. Por razones de pro­te­c­ción de datos, es im­po­r­ta­n­te tener en cuenta qué in­fo­r­ma­ción se almacena, en qué lugar y quién puede acceder a ella.

El sistema para fichar que elijas depende mucho de tu empresa y de sus re­qui­si­tos. Mientras que a muchas empresas más pequeñas les basta con una solución sencilla y barata, las grandes pueden invertir en sistemas más complejos. En algunas si­tua­cio­nes, lo más adecuado es combinar varios sistemas. En este caso, debes ase­gu­rar­te de que las so­lu­cio­nes sean del mismo proveedor o que, al menos, se puedan combinar entre sí.