Prio­ri­za­ción: 9 métodos para un trabajo eficiente

Si estás creando una nueva empresa, con toda seguridad, te estarás en­fre­n­ta­n­do a una montaña de tareas apa­re­n­te­me­n­te in­te­r­mi­na­ble. La primera duda que uno se plantea es: ¿por dónde empezar? En primer lugar, es re­co­me­n­da­ble mantener la calma porque, a pesar de lo que pueda parecerte en un principio, no todo tiene la misma prioridad. Echa un vistazo de­te­ni­da­me­n­te a tu carga de trabajo y te darás cuenta de que hay tareas im­po­r­ta­n­tes y urgentes que te dan poco margen en cuanto al momento de su rea­li­za­ción. Otras obli­ga­cio­nes, en cambio, podrás po­s­po­ne­r­las sin co­n­se­cue­n­cias negativas. La prio­ri­za­ción de tareas puede ayudarte a organizar tu trabajo, incluso en aquellos casos en los que se produzcan cambios re­pe­n­ti­nos en el plan. Después de todo, una buena prio­ri­za­ción del trabajo significa mayor mo­ti­va­ción, mayor energía y mayor pro­du­c­ti­vi­dad.

Aunque existen numerosas guías sobre el tema de la au­to­ge­s­tión, al final todos los consejos se basan en la rea­li­za­ción de la clásica lista de tareas. Se trata de una lista puesta por escrito, no basta con hacer notas mentales. Por lo tanto, lo primero que debes hacer es escribir, sin seguir un orden, todas las tareas a realizar. Anota la fecha en la que rea­li­za­s­te cada una de las nuevas entradas, esto te permitirá llevar un registro de cuánto tiempo has estado po­s­po­nie­n­do ciertas tareas.

Se trata de una lista general, que servirá de base para es­tru­c­tu­rar co­n­ve­nie­n­te­me­n­te tu carga de trabajo. Mantén tu lista a mano en todo momento, ya que ne­ce­si­ta­rás ac­tua­li­zar­la con re­gu­la­ri­dad.

Otra he­rra­mie­n­ta útil para priorizar tareas en tu lista es la regla 80:20, también llamada principio de Pareto. Este principio señala que con el 20 por ciento del esfuerzo (Input), se puede alcanzar el 80 por ciento del resultado (Output). Por ejemplo, si te centras solo en las tres tareas pri­n­ci­pa­les de tu lista, obtendrás un alto re­n­di­mie­n­to.

Puedes poner todas las demás tareas en pausa y anotarlas en una segunda lista, que no uti­li­za­rás hasta que las tareas pri­n­ci­pa­les hayan sido co­m­ple­ta­das. Los asuntos ru­ti­na­rios sencillos, que requieren poco tiempo y co­n­ce­n­tra­ción, se pueden hacer en momentos en los que te sientas con menos fuerzas (por ejemplo, justo después del almuerzo). Con toda seguridad, tendrás su­fi­cie­n­tes opo­r­tu­ni­da­des para ocuparte de estas tareas en los momentos de bajo re­n­di­mie­n­to, más si se tiene en cuenta que existen estudios que señalan que el ser humano es pro­du­c­ti­vo una media de 3 horas en una jornada de 8 horas de trabajo.

Si deseas de­te­r­mi­nar qué parte de tu carga de trabajo co­n­s­ti­tu­ye el 20 por ciento en cuestión, las si­guie­n­tes preguntas pueden ayudarte:

• ¿Cuál es el objetivo principal de mi empresa?
• ¿Qué tareas nos llevan a mí y a mi empresa más rá­pi­da­me­n­te a este objetivo?
• ¿Cuáles son los pri­n­ci­pa­les im­pu­l­so­res de mi negocio?
• ¿Qué tareas deben cumplirse para ga­ra­n­ti­zar la via­bi­li­dad y la capacidad de actuación de mi empresa?
• ¿Cuántas personas dependen del cu­m­pli­mie­n­to de una tarea en pa­r­ti­cu­lar?

Es muy probable que una de las tres tareas más re­le­va­n­tes de tu lista sea una que te resulte pa­r­ti­cu­la­r­me­n­te difícil. Por lo general, se trata de un asunto es­pe­cia­l­me­n­te complejo que requiere mucho tiempo y que, como co­n­se­cue­n­cia de ello, te generará la sensación de no estar al­ca­n­za­n­do los logros deseados. Esta tarea recibe el nombre de tarea “rana" (frog) en los países de habla inglesa. Este término tiene su origen en el dicho americano “comer la rana” que significa que si te comes una rana viva nada más le­va­n­tar­te por la mañana, lo peor ya habrá pasado y todo lo que viene después será mejor.

En sentido figurado, esto significa que siempre se debe hacer la tarea más difícil primero, justo al principio de cada día de trabajo. Para ide­n­ti­fi­car las “tareas rana”, sólo tienes que pre­gu­n­tar­te: “¿Qué materia me hace sentir más incómodo?”. Al “comerte esta rana” primero, no solo de­rro­ta­rás a tu yo interior, sino que co­n­se­gui­rás des­ha­ce­r­te de una tarea difícil que supondría un desgaste constante de energía mental y física. Después de todo, tendrás que hacerla en algún momento.

Todos los puntos de tu lista de tareas necesitan plazos claros para ga­ra­n­ti­zar que se llevarán a cabo a tiempo. Mientras que los plazos para las entregas urgentes suelen ser fijados por el cliente, tendrás libertad en los asuntos cla­si­fi­ca­dos como “im­po­r­ta­n­tes”. Tus objetivos a la hora de es­ta­ble­cer cómo priorizar no deben ser demasiado op­ti­mi­s­tas, ya que si te cargas con de­ma­sia­das tareas en poco tiempo, acabarás fru­s­trá­n­do­te. Para obtener una idea realista del esfuerzo necesario, es útil su­b­di­vi­dir cada tarea en pasos in­di­vi­dua­les e in­clui­r­los también en tu lista.

Una buena pla­ni­fi­ca­ción del tiempo también significa ser capaz de reac­cio­nar de forma flexible ante cambios im­pre­vi­s­tos. Así que, aco­s­tú­m­bra­te a reservar un espacio para posibles in­te­rru­p­cio­nes durante la pre­pa­ra­ción de cada plan diario. Si de repente surge una llamada im­po­r­ta­n­te que te obliga a descartar algunas de las prio­ri­da­des es­ta­ble­ci­das, deberías tener su­fi­cie­n­te margen para re­or­ga­ni­zar tu carga de trabajo en cualquier momento.

A pesar de que algunas personas todavía lo afirman, ha quedado cie­n­tí­fi­ca­me­n­te probado que la idea de mu­l­ti­ta­s­ki­ng (realizar varias tareas al mismo tiempo) no es más que una ilusión. Es imposible para el cerebro humano realizar dos o más tareas complejas si­mu­l­tá­nea­me­n­te y con la misma calidad. En estos casos, lo que suele ocurrir es que la mente, al cambiar rá­pi­da­me­n­te de una obli­ga­ción a otra, solo es capaz de dedicar una parte de su atención a cada una de ellas.

El resultado es que las tareas solo se procesan su­pe­r­fi­cia­l­me­n­te y, por lo tanto, los re­su­l­ta­dos al­ca­n­za­dos son in­sa­ti­s­fa­c­to­rios. Además, este intento erróneo de realizar varias cosas a la vez supone mucha energía y causa estrés, re­du­cie­n­do con ello la pro­du­c­ti­vi­dad. Los in­ve­s­ti­ga­do­res y asesores re­co­mie­n­dan uná­ni­me­me­n­te que, en la prio­ri­za­ción de tareas, los puntos deben ser abordados uno tras otro y no si­mu­l­tá­nea­me­n­te, por lo que deberían pla­ni­fi­car­se plazos más generosos.

El hecho de que las tareas rea­li­za­das al mismo tiempo solo puedan co­m­ple­tar­se a medias habla en contra del mito del mu­l­ti­ta­s­ki­ng. No obstante, tampoco es re­co­me­n­da­ble lo contrario: el pe­r­fe­c­cio­ni­s­mo. Si revisas co­n­s­ta­n­te­me­n­te tu trabajo y pones excesivo énfasis en detalles in­si­g­ni­fi­ca­n­tes, perderás los nervios y un tiempo muy valioso. También puede aplicarse aquí el principio de Pareto: si el 20 por ciento de los esfuerzos ya re­pre­se­n­ta el 80 por ciento de los re­su­l­ta­dos, entonces el 80 por ciento restante del esfuerzo de trabajo sólo es re­s­po­n­sa­ble del 20 por ciento de los re­su­l­ta­dos.

Para ilustrar esta idea podemos poner el ejemplo de la gama de precios en la compra de un coche. Por unos miles de euros puede obtenerse un vehículo funcional con un interior práctico. No obstante, si el comprador desea rascarse más el bolsillo, estará pagando por un equi­pa­mie­n­to con ac­ce­so­rios op­cio­na­les más o menos útiles y por el nombre de la marca.

Para organizar tu carga de trabajo de forma eficiente, deberías co­n­ce­n­trar­te en cumplir con tanto trabajo como puedas tan solo “co­rre­c­ta­me­n­te”. Con fre­cue­n­cia, hacer esto conduce a mejores re­su­l­ta­dos que co­n­ce­n­trar todas las energías en una sola tarea, dejando todas las demás de­s­cui­da­das. Deberás aceptar el hecho de que puede que cometas errores. Tienes que estar abierto a las críticas y aprender de ellas, en lugar de perder el tiempo tratando de obtener un resultado perfecto desde el principio.

Filtrar tu lista de tareas en “urgentes” e “im­po­r­ta­n­tes” ya es un paso correcto hacia una buena prio­ri­za­ción del trabajo. Después de todo, tienes que darte cuenta, para bien o para mal, de que al final del día o de la semana seguirá habiendo puntos de tu plan que no estén co­n­tro­la­dos.

Cualquier correo ele­c­tró­ni­co o mensaje de Skype al que respondas in­te­rru­m­pi­rá tu flujo de trabajo. Cuanto más a menudo se in­te­rru­m­pe tu co­n­ce­n­tra­ción, mayor será el estrés. Tu objetivo debería ser, por tanto, evitar en la medida de lo posible tales di­s­tra­c­cio­nes. En la mayoría de los casos, estas di­s­tra­c­cio­nes incluyen mensajes privados de WhatsApp, llamadas te­le­fó­ni­cas triviales y mensajes en tus cuentas de redes sociales.

Por muy difícil que sea para ti, desactiva las alertas in­s­ta­n­tá­neas de tu correo, sma­r­t­pho­ne y Facebook. Lo re­co­me­n­da­ble es que es­ta­ble­z­cas una hora a la que te gustaría recibir tu co­rre­s­po­n­de­n­cia. Esto puede ser después del almuerzo o poco antes del final del turno, pero en cualquier caso solo después de haberte “comido la rana”.

El es­ta­ble­ci­mie­n­to de un proceso de prio­ri­za­ción del trabajo que funcione, se alarga en el tiempo y puede seguir de­sa­rro­llá­n­do­se sobre la base de la ex­pe­rie­n­cia adquirida. Para obtener una visión general de tu progreso y de los problemas re­cu­rre­n­tes, deberías añadir un libro de registro a tus listas. Por ejemplo, puedes registrar cuánto tiempo tardas realmente en realizar de­te­r­mi­na­das tareas para es­ta­ble­cer plazos más concretos en base a ellas. Además, puedes anotar por qué y con qué fre­cue­n­cia te distraes durante el tra­n­s­cu­r­so del día, para poder adoptar medidas que te ayuden a evitar esta pérdida de tiempo.

En última instancia, una reflexión constante te permitirá im­ple­me­n­tar aún mejor los consejos aquí descritos en tu trabajo diario. En de­fi­ni­ti­va, el hábito hace al monje.

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