¿Cuánto cuesta dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?

Si tienes un negocio y deseas contratar empleados, ya sean a jornada completa, a tiempo parcial o en formación, estás legalmente obligado a darlos de alta en la Seguridad Social y cumplir con otras obligaciones ante la Administración. En este artículo, te explicamos cómo dar de alta a un trabajador, qué requisitos se necesitan y cuánto cuesta dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social.

¿Cómo dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?

Para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social, es imprescindible seguir una serie de pasos administrativos. Estos varían dependiendo de varios factores, como si el empresario ha contratado personal antes o si es la primera vez que el trabajador va a desempeñar una actividad profesional.

Inscripción del empresario en el Sistema de la Seguridad Social

Cuando un empresario quiere contratar trabajadores por primera vez, lo primero que debe hacer es inscribirse como tal ante la Seguridad Social. Al hacerlo, obtendrá un código de cuenta de cotización que no es otra cosa que un número que lo identificará como empresario con capacidad de contratación. Este código se obtiene al cumplimentar el modelo de solicitud TA.6, que debe presentarse ante la Tesorería General de la Seguridad Social que corresponda junto con:

• el documento identificativo del titular de la empresa,
• el documento en el que conste la actividad económica de la empresa.

El empresario también está obligado a comunicar cualquier cambio en los datos como, por ejemplo, un cambio de domicilio o de la actividad económica, así como la extinción de la empresa y/o el cese o extinción temporal o definitivo de su actividad. Dichas comunicaciones se tienen que llevar a cabo presentando el modelo TA.7 y para ello se dispone de un plazo de 7 días naturales desde el momento en que el cambio se produzca.

¿Qué se necesita para dar de alta a un trabajador?

Antes de dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social, es necesario que el trabajador esté afiliado al sistema y cuente con un número de la Seguridad Social.

Todas las personas físicas que vayan a realizar por primera vez una actividad laboral en España deben estar incluidas en el Sistema de la Seguridad Social. La inclusión en el sistema se conoce como afiliación o primera alta y se caracteriza por lo siguiente:

• Es para toda la vida.
• Es obligatoria a efectos de derechos y obligaciones.
• Es única y general para todos los regímenes del Sistema.
• Es exclusiva.
• La Tesorería General de la Seguridad Social es el órgano encargado de reconocer dicha condición a los ciudadanos, a través de un número de afiliación.
• Puede llevarse a cabo a instancia del trabajador, del empresario o de oficio.

Si el trabajador aún no tiene número de la Seguridad Social, deberá solicitarlo antes del alta con el modelo TA.1.

La afiliación solo se realiza una vez en la vida, mientras que las altas y bajas en la Seguridad Social ocurren cada vez que el trabajador cambia de empleo. Tanto la afiliación como las sucesivas altas son fundamentales para determinar quién está obligado a cotizar y qué derechos adquiere el trabajador.

Además, las altas pueden ser múltiples, sucesivas o simultáneas, dependiendo de la situación del trabajador. En este sentido, pueden darse dos escenarios:

1. Pluriactividad: si el trabajador presta servicios en distintos regímenes de la Seguridad Social al mismo tiempo (por ejemplo, asalariado y autónomo).
2. Pluriempleo: si el trabajador trabaja para varias empresas dentro del mismo régimen de la Seguridad Social.

En estos casos, el trabajador deberá cotizar por cada una de sus actividades según las bases de cotización aplicables.

¿Cuánto se tarda en dar de alta a un trabajador?

El tiempo necesario para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social depende del método de tramitación:

• Online: a través del sistema RED, el alta se gestiona en menos de 24 horas.

• En persona: puede tardar entre uno y tres días hábiles, dependiendo de la carga de trabajo de la oficina correspondiente. La solicitud para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social debe llevarse a cabo con carácter previo al inicio de la relación laboral (hasta 60 días naturales) y contener la siguiente información:

• Nombre o razón social del empresario que solicita el alta

• Código de Cuenta de Cotización del empresario

• Régimen de la Seguridad Social

• Nombre, apellidos y domicilio del trabajador

• DNI y número de la Seguridad Social del trabajador

• Fecha de inicio de la actividad

• Grupo de cotización

• Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso

• Ocupación (en los casos previstos por la ley)

Además, cualquier cambio en estos datos debe comunicarse en un plazo de 3 días naturales, en especial aquellos que afecten a:

• Modificaciones en el tipo de contrato o el coeficiente de jornada
• Cambios en el grupo de cotización
• Fecha de variación
• Ocupación

¿Cuánto cuesta dar de alta a un trabajador?

Como empresario, debes ingresar las cotizaciones a la Seguridad Social, tanto la tuya como la de tus trabajadores, dentro del mes siguiente a su devengo, a través de cualquier entidad autorizada como Oficina Recaudadora.

El importe de las cotizaciones no es fijo, ya que depende del tipo de contrato, el grupo de cotización y posibles bonificaciones. En términos generales, la empresa debe aportar aproximadamente un 30% del salario bruto del trabajador, incluyendo pagas extra, aunque este porcentaje puede variar en función de las condiciones laborales y los incentivos aplicables.

El pago de estas cotizaciones se divide en dos partes:

• Cotización del trabajador, que se descuenta directamente de su salario bruto.
• Cotización del empresario, que es la parte que asume la empresa por cada trabajador.

Ejemplo práctico: si un trabajador tiene un salario bruto de 1500 € al mes, la empresa deberá pagar alrededor de 450 € en cotizaciones empresariales, lo que supone un coste total de 1950 €.

Multa por no dar de alta a un trabajador

No dar de alta a un trabajador es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, y puede conllevar una multa de entre 626 y 6250 euros.

Además, si el trabajador afectado tenía un contrato temporal, este podría convertirse automáticamente en indefinido, salvo que la actividad desempeñada sea claramente temporal. También se considerarán trabajadores fijos aquellos que hayan superado su período de prueba sin haber sido dados de alta.

En caso de que un trabajador sufra un accidente mientras no está dado de alta, la empresa será responsable de todas las prestaciones y daños derivados, asumiendo el coste total de la asistencia y posibles indemnizaciones.

Registro del contrato de trabajo en el SEPE

Otro de los pasos para dar de alta a un trabajador es el registro del contrato en el Servicio de Empleo Público Estatal (SEPE). Como empresario, dispones de un plazo de diez días para presentar una copia del contrato de trabajo ante el SEPE en su página web. Este plazo de diez días también es aplicable a aquellos casos en los que el contrato no haya quedado formalizado por escrito.

Otras obligaciones del empresario

Comunicación de apertura del centro de trabajo

Cuando una empresa inicia su actividad o reanuda su funcionamiento, el empresario está obligado a comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral competente. Esta notificación es obligatoria antes o dentro de los 30 días siguientes a la apertura, independientemente del tipo de actividad que se desarrolle.

Obtención del calendario laboral

Los empresarios tienen la obligación de exponer el calendario laboral en un lugar visible del centro de trabajo. En él se incluirán los días de trabajo del año corriente junto con los festivos, descansos semanales y entre jornadas, así como otro tipo de días inhábiles. Debe elaborarse anualmente y exponerse el correspondiente al ejercicio.

Novedades en la legislación laboral (2025)

La normativa laboral en España ha sufrido cambios recientes que afectan tanto a trabajadores como a empleadores. Algunas de las actualizaciones más relevantes incluyen:

1. Cotización de prácticas formativas no remuneradas: desde 2024, los estudiantes en prácticas no remuneradas deben cotizar a la Seguridad Social. Esto les permite generar derechos para prestaciones futuras, como jubilación o cobertura por accidente laboral.
2. Nuevos derechos para trabajadoras del hogar: se han aprobado mejoras en sus condiciones laborales, como el acceso a la prestación por desempleo y la equiparación progresiva de sus derechos con los del resto de trabajadores. No obstante, la implementación de estas medidas aún enfrenta dificultades en la práctica.
3. Permisos retribuidos para el cuidado de familiares: la justicia ha dictaminado que las empresas no pueden exigir requisitos adicionales más allá de los establecidos por la ley para conceder los cinco días de permiso retribuido destinados al cuidado de familiares. Esto refuerza los derechos de conciliación de la vida laboral y familiar.

Lista de verificación para dar de alta a un trabajador

Inscripción del empresario en la Seguridad Social (si es la primera vez)

Afiliación del trabajador (si no ha trabajado antes)

Alta del trabajador antes del inicio de la actividad

Registro del contrato de trabajo en el SEPE

Comunicación de apertura del centro de trabajo

Obtención del calendario laboral

Pago de las cuotas de cotización en el mes siguiente al devengo

De todas formas, siempre es recomendable revisar siempre la normativa vigente, ya que las leyes pueden cambiar.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.