5S: in­cre­me­n­tar la pro­du­c­ti­vi­dad con la me­to­do­lo­gía 5S

Es muy habitual que en el lugar de trabajo no se den las co­n­di­cio­nes ideales para obtener el mejor re­n­di­mie­n­to posible. Impera el desorden, los in­s­tru­me­n­tos de trabajo solo se en­cue­n­tran después de un tiempo e incluso es posible que se de­s­pe­r­di­cien recursos in­ne­ce­sa­rios. La solución la en­cue­n­tran muchas empresas en ope­ra­cio­nes de limpieza puntuales como si de una limpieza de cambio de temporada se tratase. Aunque esto puede servir a corto plazo, la mayoría de las veces volvemos a caer poco a poco en la vieja rutina.

Es por eso que a largo plazo se necesita una me­to­do­lo­gía mejor; una me­n­ta­li­dad en la que se ordene del mismo modo cuando está el jefe presente y cuando nos en­co­n­tra­mos entre simples empleados. De esto se ocupa la me­to­do­lo­gía 5S, originada en Japón, y que aquí se está volviendo cada vez más popular. El 5 hace re­fe­re­n­cia a los cinco sencillos pasos con los que se puede organizar el entorno de trabajo de forma pe­r­ma­ne­n­te y adaptada a los tra­ba­ja­do­res. Lo especial de la me­to­do­lo­gía 5S es que el estándar alcanzado se encuentra bajo continuo análisis y mejora. A co­n­ti­nua­ción, de­s­cu­bri­rás más sobre las 5S y el trasfondo de esta me­to­do­lo­gía.

La me­to­do­lo­gía 5S está su­bo­r­di­na­da al principio japonés “kaizen”, que re­pre­se­n­ta una filosofía de vida y de trabajo japonesa. El concepto está compuesto por las palabras “kai” (que significa cambio) y “zen” (que significa algo así como “hacia mejor”). Se trata, por lo tanto, de un cambio constante hacia algo mejor. En español se habla también de un

proceso de mejora continua

(abreviado: PMC). Con ello, no se trata solo de métodos e in­s­tru­c­cio­nes concretas, sino que el concepto hace re­fe­re­n­cia más bien a un tipo especial de pe­r­ce­p­ción de las co­n­di­cio­nes de vida, del lugar de trabajo y de los procesos de trabajo. También hace re­fe­re­n­cia a la voluntad de seguir de­sa­rro­llá­n­do­nos a nosotros mismos y a nuestro entorno co­n­s­ta­n­te­me­n­te y de mejorar la calidad.

En el marco del enfoque kaizen, esta mejora puede comenzar ya desde una edad temprana, por ejemplo, con un poco más de orden en el es­cri­to­rio. De un modo general, se trata de buscar todos los días nuevas po­si­bi­li­da­des de mejora, de no estar nunca sa­ti­s­fe­chos con los nuevos de­sa­rro­llos y de aumentar co­n­s­ta­n­te­me­n­te los es­tá­n­da­res. Así, no solo se rea­li­za­rán las fases de trabajo de una forma más eficiente a largo plazo, sino que también se ahorrarán recursos o se uti­li­za­rán de manera más sensata que hasta entonces. No obstante, esta me­n­ta­li­dad solo se puede conseguir si la dirección de la empresa incluye a todos los tra­ba­ja­do­res y estos, así como sus su­pe­rio­res directos, también tienen la voluntad de adoptar y llevar a la práctica las pro­pue­s­tas de mejora.

La me­to­do­lo­gía 5S es uno de los muchos conceptos con los que se puede realizar el enfoque kaizen descrito an­te­rio­r­me­n­te.

La me­to­do­lo­gía 5S fue ori­gi­na­l­me­n­te de­sa­rro­lla­da por el jefe de pro­du­c­ción Taiichi Ōno para el fa­bri­ca­n­te de au­to­mó­vi­les Toyota. Debido a la escasez de recursos, Toyota llegó a mediados del pasado siglo a una en­cru­ci­ja­da, pero gracias a la me­to­do­lo­gía 5S, fi­na­l­me­n­te fue capaz de volver a cosechar grandes éxitos a pesar de las co­n­di­cio­nes adversas. Desde entonces, el concepto de las 5S goza de respeto en todo el mundo. Y a pesar de que muchas empresas no trabajan de forma co­n­s­cie­n­te con las 5S, persiguen el objetivo de alcanzar un entorno de trabajo eficiente y aplican, sin saberlo, algún que otro truco de este método de gestión. ¿Pero a qué se refieren co­n­cre­ta­me­n­te las 5S?

Es muy frecuente que en el lugar de trabajo se acumulen de­ma­sia­dos objetos que realmente rara vez se necesitan. Esto provoca que se pierda la pe­r­s­pe­c­ti­va general y que se vaya colando el desorden. Por esta razón, es necesaria la cla­si­fi­ca­ción. Para ello, hay que responder a las si­guie­n­tes preguntas: ¿qué objetos o in­s­tru­me­n­tos de trabajo no se utilizan en absoluto y se pueden eliminar pe­r­ma­ne­n­te­me­n­te? ¿Qué cosas se necesitan en escasas ocasiones y deberían ser al­ma­ce­na­das en un lugar adecuado? La cla­si­fi­ca­ción tiene también el efecto de poder alcanzar los recursos di­s­po­ni­bles de forma más rápida. Esto disminuye el riesgo de volver a encargar in­s­tru­me­n­tos de trabajo que en realidad todavía hay di­s­po­ni­bles en la empresa.

La si­s­te­ma­ti­za­ción viene justo después de la cla­si­fi­ca­ción. Plantea la pregunta de qué sistema se debe seguir para almacenar y ordenar los distintos in­s­tru­me­n­tos de trabajo. Todo requiere su lugar fijo. ¿Qué utiliza quién ha­bi­tua­l­me­n­te? ¿Qué objetos se deben encontrar ac­ce­si­bles para todos? ¿Cómo se diseña el camino a los ma­te­ria­les ne­ce­sa­rios de la forma más corta posible? El orden que se origina de esta forma debe estar pro­to­co­li­za­do. Las etiquetas u otros ma­r­ca­do­res ayudan a es­tru­c­tu­rar el orden de forma visible y co­m­pre­n­si­ble para todos. Las fotos y las gráficas también co­n­tri­bu­yen a ide­n­ti­fi­car in­me­dia­ta­me­n­te las anomalías y so­lu­cio­nar­las rá­pi­da­me­n­te.

Ob­via­me­n­te, el orden no aporta nada si el lugar de trabajo no está limpio. Por lo tanto, se requiere limpieza. Esto afecta también a todas las máquinas o aparatos que pueden ser sometidos en poco tiempo a una in­s­pe­c­ción o ma­n­te­ni­mie­n­to. Si se detecta demasiada suciedad o un desgaste inu­sua­l­me­n­te alto, los re­s­po­n­sa­bles al respecto deberán analizar los motivos. Este proceso de limpieza seguro que no es el paso preferido del método 5S, pero co­n­tri­bu­ye al resultado final de un mejor clima de trabajo. Si los clientes visitan las de­pe­n­de­n­cias re­gu­la­r­me­n­te, esta nueva limpieza co­n­tri­bui­rá, asimismo, con toda pro­ba­bi­li­dad, a alcanzar mejores re­su­l­ta­dos también durante el contacto con los clientes.

Con el concepto “es­ta­n­da­ri­za­ción” se resumen en la me­to­do­lo­gía 5S dos tipos de elementos: por una parte, se trata de es­ta­n­da­ri­zar el orden y la limpieza al­ca­n­za­dos y también de co­m­pro­me­te­r­se a cumplir este estándar. Por otro lado, se trata de cómo se alcanza este estándar. Así, las se­ña­li­za­cio­nes y las etiquetas sirven para que la cla­si­fi­ca­ción de las he­rra­mie­n­tas y de los ma­te­ria­les pe­r­ma­ne­z­can sin alterar. También se puede pla­ni­fi­car qué máquinas se deben limpiar y mantener y con qué fre­cue­n­cia. Además, se pueden definir las personas re­s­po­n­sa­bles de cada tarea y de cada ámbito. De forma adicional, se pueden crear listas con las que los tra­ba­ja­do­res se puedan orientar.

Por último, se trata de mantener a largo plazo lo que se ha co­n­se­gui­do y de dedicar para ello la au­to­di­s­ci­pli­na necesaria. Si se producen descuidos, deben en­de­ra­zar­se lo antes posible. Para ello, es necesario realizar controles regulares y que cada tra­ba­ja­dor se co­m­pro­me­ta con el objetivo. Se debe repetir con re­gu­la­ri­dad el ciclo de las 5S al completo para poder obtener mejoras adi­cio­na­les. Shitsuke re­pre­se­n­ta el quinto paso, que nos dirige de nuevo al primero, siguiendo es­tri­c­ta­me­n­te una or­ga­ni­za­ción circular. Sin embargo, no es raro que se entienda la au­to­di­s­ci­pli­na como el principio básico fu­n­da­me­n­tal, ya que de forma al­te­r­na­ti­va se puede po­si­cio­nar en el centro del ciclo kaizen de las 5S, mientras que los otros cuatro pasos orbitan siempre a su alrededor.

Cada uno de los pasos por separado parece fácil de llevar a la práctica, pero es posible que en la apli­ca­ción concreta surjan problemas. Para que los pri­n­ci­pios de esta gestión Lean Ma­na­ge­me­nt basada en las 5S se pueda aplicar, todos los empleados deben colaborar. Pero es muy habitual que una parte del personal se resista. Al fin y al cabo, estos métodos están en principio vi­n­cu­la­dos a un presunto esfuerzo adicional y además algunos empleados pueden co­n­si­de­rar­los una in­te­r­ve­n­ción no deseada en su entorno de trabajo.

En este caso, es re­s­po­n­sa­bi­li­dad del su­pe­r­vi­sor informar de forma detallada sobre las 5S y el kaizen y de precisar de forma concreta las ventajas. Estas se pueden resumir de la siguiente forma:

• El orden y la limpieza aumentan el bienestar.
• Se ahorran recursos, que se pueden emplear de forma más si­g­ni­fi­ca­ti­va en otro lugar.
• Los procesos de trabajo se pueden llevar a cabo de forma más eficiente y pro­du­c­ti­va.
• La tra­n­s­fe­re­n­cia del lugar de trabajo se puede es­tru­c­tu­rar de una forma simple.
• El riesgo de los ac­ci­de­n­tes laborales disminuye.
• Se libera espacio, que ofrece otra vez nuevas po­si­bi­li­da­des.

Si se exponen y aclaran estas ventajas, no­r­ma­l­me­n­te se convence a más tra­ba­ja­do­res de la in­no­va­ción. La gerencia de la empresa debe dejar claro que no solo la empresa se puede be­ne­fi­ciar del método 5S, sino que también cada uno de los tra­ba­ja­do­res. Para que este mensaje surta efecto, la formación debe adquirir una gran im­po­r­ta­n­cia. En ocasiones puede pasar un tiempo hasta que la me­to­do­lo­gía 5S se in­te­rio­ri­ce realmente; sin embargo, los cambios positivos se pueden apreciar rá­pi­da­me­n­te con un poco de di­s­ci­pli­na y si se incide en ellos lo su­fi­cie­n­te. En cualquier caso, los su­pe­r­vi­so­res deberán predicar con el ejemplo. Solo así es posible el éxito co­n­si­s­te­n­te.

La me­to­do­lo­gía 5S se resume en cinco pasos:

• Cla­si­fi­ca­ción
• Si­s­te­ma­ti­za­ción
• Limpieza
• Es­ta­n­da­ri­za­ción
• Au­to­di­s­ci­pli­na

Si bien estos pri­n­ci­pios fueron de­sa­rro­lla­dos en sus orígenes para la industria de la pro­du­c­ción, se pueden aplicar de forma universal a cualquier lugar de trabajo. El objetivo es conseguir un ambiente de trabajo ordenado y pro­du­c­ti­vo. Para que esto se pueda conseguir, los su­pe­r­vi­so­res no solo deben dar un buen ejemplo, sino que deben convencer a sus tra­ba­ja­do­res de las ventajas ya antes de la apli­ca­ción de la me­to­do­lo­gía.

La ri­gu­ro­si­dad con la que se debe seguir la me­to­do­lo­gía debe acordarse siempre con la plantilla. Una decisión tomada in­di­vi­dua­l­me­n­te por la dirección no es en ningún caso práctica. Llevará algún tiempo hasta que cada uno de los pasos se consolide co­m­ple­ta­me­n­te en la rutina laboral, pero merece el esfuerzo. Por algo las 5S se han aplicado en numerosas empresas de todo el mundo desde su éxito en Japón.

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