Ley de Pareto o Regla del 80/20: qué significa y cómo se aplica

La Ley de Pareto se conoce también como Principio de Pareto o Regla del 80/20 (80/20 rule en inglés) y toma su nombre del ingeniero, sociólogo y eco­no­mi­s­ta de origen italiano Vilfredo Pareto, que a comienzos del siglo XX llevó a cabo algunas in­ve­s­ti­ga­cio­nes en torno a la di­s­tri­bu­ción de la riqueza entre la población italiana. Sus estudios co­n­clu­ye­ron que una quinta parte de la población del país, es decir, un 20 por ciento, ostentaba cerca de un 80 por ciento de la riqueza total. De aquí extrajo Pareto la co­n­clu­sión de que los bancos deberían co­n­ce­n­trar­se en este pudiente 20 por ciento con el fin de ganar efi­cie­n­cia y aumentar los be­ne­fi­cios. A la inversa, con solamente la quinta parte restante de su tiempo, podrían atender al 80 por ciento de la población.

La Ley de Pareto describe la di­s­tri­bu­ción desigual y el des­equi­li­brio entre el trabajo y el re­n­di­mie­n­to. Este principio se observa en muchos ámbitos di­fe­re­n­tes:

• Empresa: el 20 por ciento de los productos o de los clientes aportan el 80 por ciento del volumen de ingresos.
• Almacén: el 20 por ciento de los productos ocupan el 80 por ciento del espacio.
• Internet: el 80 por ciento del tráfico de datos en Internet tiene lugar en el 20 por ciento de páginas web.
• Ci­r­cu­la­ción: el 80 por ciento del tráfico en la ciudad se concentra en el 20 por ciento de las calles.
• Llamadas te­le­fó­ni­cas: el 80 por ciento de las llamadas tienen por objeto el 20 por ciento de los contactos.

Pese a todo, es por su apli­ca­ción como técnica de gestión de tiempo como más se conoce al Principio de Pareto: es­ta­ble­cie­n­do co­rre­c­ta­me­n­te las prio­ri­da­des, con el 20 por ciento del tiempo puede rea­li­zar­se el 80 por ciento del trabajo.

Con el Principio de Pareto se persigue alcanzar un gran re­n­di­mie­n­to con el menor esfuerzo posible con el fin de evitar invertir demasiado tiempo en tareas con escasa prioridad: es­ta­ble­cie­n­do prio­ri­da­des y ge­s­tio­na­n­do mejor el tiempo, se puede trabajar de forma más eficiente y centrada en los objetivos. Es un principio del que se puede sacar mucho provecho en aquellos ámbitos con fechas de entrega estrictas porque ayuda a focalizar el trabajo para cumplir con las entregas. Aco­s­tu­m­bra a uti­li­zar­se en co­m­bi­na­ción con otros métodos de gestión del tiempo como el Método de Ei­se­nho­wer.

En relación con la Ley de Pareto, suelen cometerse algunos errores típicos. Entre ellos, suele ma­li­n­te­r­pre­tar­se, por ejemplo, que con el 20 por ciento del tiempo o el trabajo invertido puede obtenerse un 80 por ciento más de beneficio del que se obtendría con el trabajo habitual. De acuerdo con este pe­n­sa­mie­n­to, con un 20 por ciento de esfuerzo se al­ca­n­za­ría el cien por cien del beneficio. Pero esta in­te­r­pre­ta­ción es falsa, puesto que, para obtener ese cien por cien se están sumando dos po­r­ce­n­ta­jes que co­rre­s­po­n­den a dos aspectos di­fe­re­n­tes: trabajo y re­n­di­mie­n­to no son la misma cosa y no pueden ca­l­cu­lar­se juntos. Para generar el cien por cien del re­n­di­mie­n­to, el esfuerzo también ha de situarse en un cien por cien. Esta ma­li­n­te­r­pre­ta­ción deriva con rapidez en su­po­si­cio­nes demasiado op­ti­mi­s­tas a propósito del esfuerzo necesario para obtener ciertos objetivos.

Pero incluso en­te­n­die­n­do el principio fu­n­da­me­n­tal co­rre­c­ta­me­n­te, la co­n­clu­sión de que el 80 por ciento del re­n­di­mie­n­to se obtiene con un 20 por ciento de esfuerzo puede llevar erró­nea­me­n­te a reducir todas las tareas hasta un 20 por ciento, sin tener en cuenta que hay muchas obli­ga­cio­nes que, aun sin co­n­tri­buir di­re­c­ta­me­n­te a la co­n­se­cu­ción de los objetivos, han de rea­li­zar­se de todas maneras. Entre estas se pueden mencionar, por ejemplo, escribir y responder emails. La co­rre­s­po­n­de­n­cia digital co­n­tri­bu­ye solo de forma se­cu­n­da­ria al éxito de una empresa pero no sería razonable dejar de contestar a los mensajes porque eso tendría efectos muy negativos –del mismo modo que renunciar a la co­n­ta­bi­li­dad, aun cuando por sí misma no genera ningún beneficio. Lo que sí puede hacerse es optimizar estas ne­ce­sa­rias pero im­pro­du­c­ti­vas tareas limitando el tiempo o el esfuerzo que se les dedica.

El Principio de Pareto tampoco excluye ciertas im­pru­de­n­cias que pueden colarse al su­b­e­s­ti­mar la im­po­r­ta­n­cia de una gran parte de las tareas. Pero quien trabaja de forma me­ticu­losa, co­n­ce­n­tra­da y es­tru­c­tu­ra­da, puede efe­c­ti­va­me­n­te alcanzar el 80 por ciento del re­n­di­mie­n­to con un 20 por ciento del trabajo.

La Regla del 80/20 es una técnica versátil que ayuda a gestionar el tiempo en la vida privada, en los estudios o en el trabajo. Tomando co­n­cie­n­cia del trabajo necesario para obtener la mayor parte del beneficio se pueden priorizar mejor las tareas pe­n­die­n­tes, de forma que el método puede ayudar a decidir qué trabajo se ha de realizar en primer lugar.

Se trata de un principio válido para cualquier ámbito de la vida, desde el educativo al privado, aunque aco­s­tu­m­bra a emplearse en la vida pro­fe­sio­nal, puesto que es donde aumentan las fechas de entrega obli­ga­to­rias. Con todo, también en la vida privada se suceden obli­ga­cio­nes que han de rea­li­zar­se en poco tiempo y de la forma más eficiente posible.

Imagina que te anuncian una visita ine­s­pe­ra­da que se queda unos días en casa. Ante su llegada inminente, no hay mucho tiempo para ordenar la casa. Si no­r­ma­l­me­n­te tardarías tres horas para liquidar todas las tareas do­mé­s­ti­cas, en estos casos puedes llegar a contar con una escasa hora y media. Si siguieras la Ley de Pareto, deberías co­n­ce­n­trar­te en aquellos aspectos que más co­n­tri­bu­yen a la comodidad de los invitados, como son recoger cosas y ropa del suelo, meter los platos sucios en el la­va­va­ji­llas o limpiar las mesas. Dado que las estancias más uti­li­za­das por los huéspedes serán con toda pro­ba­bi­li­dad la sala de estar y las ha­bi­ta­cio­nes y los baños de invitados, sería más co­n­ve­nie­n­te dedicar un esfuerzo mayor a estas estancias que al sótano, por ejemplo. Limpiar estas ha­bi­ta­cio­nes co­n­tri­bu­ye prá­c­ti­ca­me­n­te al 80 por ciento del éxito, mientras que el do­r­mi­to­rio de los an­fi­trio­nes y los sótanos tienen un escaso efecto, si es que lo tienen, en el buen humor de los invitados.

La curva de Yerkes-Dodson tiene la forma de una U invertida, por eso también se la conoce con este so­bre­no­m­bre. Si se sigue in­vi­r­tie­n­do tiempo y dinero una vez alcanzado el ápice, cae la pro­du­c­ti­vi­dad: la mayor presión y el estrés re­su­l­ta­n­te provocan una fuga de re­n­di­mie­n­to que conduce a un peor resultado. De modo que, de forma similar a la Regla del 80/20, la curva de Yerkes-Dodson también predice que con solo una parte del esfuerzo se alcanza una gran parte de la pro­du­c­ti­vi­dad. El po­r­ce­n­ta­je restante solo tiene, en cambio, un efecto más reducido en la pro­du­c­ti­vi­dad.