Intranet: cómo im­ple­me­n­tar­la en tu empresa

Toda empresa activa se distingue por una co­mu­ni­ca­ción fluida, algo que, es­pe­cia­l­me­n­te en las empresas y or­ga­ni­za­cio­nes más grandes, es más fácil de decir que de hacer, pues no siempre es su­fi­cie­n­te con el correo ele­c­tró­ni­co o el teléfono. Si los empleados necesitan compartir o guardar archivos ce­n­tra­l­me­n­te, visitar páginas web internas u ofrecer contenido, como novedades, al resto de la plantilla, co­n­fi­gu­rar un punto central de acceso para todos podría ser buena idea. Una intranet, red interna o red co­r­po­ra­ti­va re­pre­se­n­ta una red central en la cual los tra­ba­ja­do­res de una empresa no solo pueden in­te­r­ca­m­biar in­fo­r­ma­ción, sino también utilizar los mismos programas.

La mayor ventaja de estas redes co­r­po­ra­ti­vas es que conforman una red autónoma de or­de­na­do­res para la co­mu­ni­ca­ción interna en la empresa, lo que garantiza un in­te­r­ca­m­bio de datos es­pe­cia­l­me­n­te seguro, pero, además, todas las personas au­to­ri­za­das pueden entrar en la red si­mu­l­tá­nea­me­n­te, utilizar todas las apli­ca­cio­nes y co­mu­ni­car­se entre sí. Todo esto si­m­pli­fi­ca eno­r­me­me­n­te el flujo de trabajo. ¿Cómo se crea una intranet? ¿Cómo funciona? ¿Qué ventajas conlleva implantar una en tu empresa?

“Intranet” se compone del vocablo latino “intra” (dentro) y del inglés “net” para red, lo que co­n­ju­n­ta­me­n­te significa “red interna”. Una intranet es, una red de or­de­na­do­res a la cual solo puede acceder un grupo definido de personas y, aunque se erige sobre los mismos es­tá­n­da­res que la Internet abierta, esta, en cambio, no es li­bre­me­n­te accesible, sino que se utiliza dentro de empresas u or­ga­ni­za­cio­nes y se accede desde la misma empresa o desde el exterior a través de una conexión VPN.

Una intranet conforma la base y la in­frae­s­tru­c­tu­ra de co­mu­ni­ca­ción interna en la empresa y su objetivo principal es el de aportar efi­cie­n­cia al trabajo diario y co­n­tri­buir al buen fu­n­cio­na­mie­n­to del trabajo en equipo. Su ventaja frente a una red abierta es que aquí la prioridad reside en la seguridad de los datos. Dado que los datos que se comparten en una red interna no se desvían a Internet, una red interna de este tipo co­n­s­ti­tu­ye una pro­te­c­ción su­fi­cie­n­te ante in­cu­r­sio­nes no previstas.

Empresas, or­ga­ni­za­cio­nes, aso­cia­cio­nes, museos, fu­n­da­cio­nes, etc., se cuentan entre los or­ga­ni­s­mos que se be­ne­fi­cian de las ventajas de las redes internas. Pero no todas las redes son iguales, y la forma como se entiende una intranet define también a la empresa misma. Según la forma en que se implante, una intranet mostrará una mayor o menor fle­xi­bi­li­dad:

• Acceso a apli­ca­cio­nes: la red interna es la totalidad de las apli­ca­cio­nes web que se utilizan in­te­r­na­me­n­te y ofrece acceso a ellas.
• Visión de conjunto: la red co­r­po­ra­ti­va reúne todos los ficheros en un archivo central al cual pueden acceder todos los empleados. Puede tener la forma de servidor de archivos o de bases de datos.
• Organizar el día a día: la intranet facilita la co­la­bo­ra­ción por medio de funciones co­m­pa­r­ti­das como ca­le­n­da­rios, listas, tareas o planes.
• In­te­r­ca­m­biar mensajes: la red asume las funciones de un tablón de anuncios en el cual tanto los de­pa­r­ta­me­n­tos como los tra­ba­ja­do­res pueden colgar mensajes, anuncios o avisos.

Muchas empresas combinan varias opciones, que pueden ser estas o bien otras di­fe­re­n­tes, para conformar redes privadas de gran co­m­ple­ji­dad que permiten trabajar con un gran número de apli­ca­cio­nes. Las uni­ve­r­si­da­des, sin ir más lejos, ofrecen con su ayuda la po­si­bi­li­dad de acceder al préstamo digital o a do­cu­me­n­ta­ción interna a empleados y es­tu­dia­n­tes. Gracias a una conexión VPN esto es posible incluso desde casa o cualquier otro lugar. Esto, por un lado, hace que pre­pa­rar­se para un seminario o una clase magistral sea más fácil y, por el otro, reduce el esfuerzo de encontrar los artículos y los libros re­le­va­n­tes, siempre y cuando estén di­s­po­ni­bles en la red.

Para entender la mecánica de una red interna hay que co­m­pre­n­der la di­fe­re­n­cia entre esta, Internet y una red local o LAN (Local Area Network). Una red local es el fu­n­da­me­n­to técnico de una Intranet. En Internet, los usuarios se comunican de forma abierta, mientras que una red interna está aislada del exterior y solo permite el acceso a un cierto número de personas. El fu­n­cio­na­mie­n­to de una red interna, sin embargo, se co­rre­s­po­n­de con el de Internet, ya que una intranet integra apli­ca­cio­nes web.

Una red local conecta los or­de­na­do­res de un mismo edificio entre sí. Solo uno de ellos está conectado a Internet y el router co­n­s­ti­tu­ye el punto de acceso central para otros te­r­mi­na­les. En las grandes redes también se incluyen se­r­vi­do­res internos. Una intranet conforma de este modo una red privada basada en los or­de­na­do­res co­ne­c­ta­dos dentro de una LAN y basada pri­n­ci­pa­l­me­n­te en un servidor central, que soporta todos los pro­to­co­los de Internet uti­li­za­dos ha­bi­tua­l­me­n­te: TCP/IP (Tra­n­s­mi­s­sion Control Protocol/Internet Protocol) y HTTP/HTTPS (Hypertext Transfer Protocol). Los pro­to­co­los aseguran el in­te­r­ca­m­bio de datos en la intranet en la medida en que ga­ra­n­ti­zan la creación de una conexión así como la pro­te­c­ción contra la pérdida de datos.

Sobre estos mismos pro­to­co­los se sustentan diversas apli­ca­cio­nes típicas de intranet como las páginas web, el correo ele­c­tró­ni­co, los chats, los foros o las bases de datos y, además de compartir datos y do­cu­me­n­tos, en una red interna suelen pu­bli­car­se también revistas de los empleados o re­gla­me­n­tos co­r­po­ra­ti­vos.

En de­fi­ni­ti­va, una red local conecta varios or­de­na­do­res en los cuales se realiza la intranet. Con ayuda de un software, como Microsoft Sha­re­poi­nt, Slack, IBM, Sa­le­s­fo­r­ce u Oracle, los expertos pueden añadir a la red otros servicios web que también pueden en­co­n­trar­se en la Red en una forma parecida. Por lo tanto, el principio de fu­n­cio­na­mie­n­to de una intranet equivale a una versión en miniatura de Internet que permite, entre otras, estas posibles apli­ca­cio­nes:

• Proveer se­r­vi­do­res web para publicar en ellos in­fo­r­ma­ción y co­mu­ni­ca­cio­nes
• Acceder a sistemas backend
• Integrar un navegador interno
• Ga­ra­n­ti­zar el in­te­r­ca­m­bio de correo ele­c­tró­ni­co dentro de la empresa y en Internet
• Crear y utilizar páginas web privadas
• Co­n­s­ti­tuir una base segura para co­n­fe­re­n­cias te­le­fó­ni­cas
• Funcionar como base para el in­te­r­ca­m­bio de in­fo­r­ma­ción a través de una base de datos a la que tienen acceso todas las personas au­to­ri­za­das

Do­n­de­quie­ra que se in­te­r­ca­m­bien datos y se operen apli­ca­cio­nes web es im­pre­s­ci­n­di­ble contar con elevados es­tá­n­da­res de seguridad. Para asegurar una intranet puede optarse por distintas te­c­no­lo­gías, entre ellas un servidor proxy. Si se sigue este sistema, solo el servidor central de la red, el llamado servidor proxy (“re­pre­se­n­ta­n­te” en inglés), que puede ser un PC, tiene acceso a Internet. Si algún usuario en otro PC diferente de la red quiere acceder a Internet, la conexión se realiza de forma segura pasando por el proxy.

Pero la forma más utilizada por los expertos para asegurar redes internas son los co­r­ta­fue­gos o firewalls, que se aseguran de proteger la red co­r­po­ra­ti­va de cualquier acceso ilícito desde fuera. Lo in­te­re­sa­n­te de este método es que las intranets no tienen que estar co­ne­c­ta­das a la red pública para funcionar, pero si un usuario quiere acceder a Internet la conexión se realiza de forma segura. A la inversa, si alguien quiere acceder a la intranet desde Internet, no le será posible. Los co­r­ta­fue­gos in­s­ta­la­dos a medio camino deciden a qué usuarios se permite el acceso y a quiénes se les deniega.

Otra te­c­no­lo­gía que permite proteger redes internas es la DMZ o zona de­s­mi­li­ta­ri­za­da. De­bi­da­me­n­te instalada por un técnico experto, ofrece unas co­n­di­cio­nes óptimas de seguridad, actuando de zona de seguridad entre la LAN e Internet. Con co­r­ta­fue­gos in­s­ta­la­dos en las entradas y salidas, una DMZ controla con firmeza el acceso a los datos que circulan dentro de la red.

Una DMZ utiliza no­r­ma­l­me­n­te dos co­r­ta­fue­gos: uno entre la red abierta y la zona de seguridad, y otro entre la zona de seguridad y la intranet, pro­te­gie­n­do así tanto a la LAN como a todas las apli­ca­cio­nes web in­s­ta­la­das en la red interna.

Para permitir a los empleados acceder a la red co­r­po­ra­ti­va cuando se en­cue­n­tran fuera de la empresa, se puede optar por la in­s­ta­la­ción de una red virtual privada o VPN (Virtual Private Network), es decir, una conexión VPN. Esta consiste en un canal en Internet que actúa de red virtual y que los empleados, mediante un acceso seguro, pueden utilizar para entrar en la intranet de la empresa. Para evitar cualquier fuga de seguridad, todos los datos que se envían a través de la conexión están cifrados. Cada vez que un usuario quiera co­ne­c­tar­se, ha de au­te­n­ti­fi­car­se indicando una co­n­tra­se­ña que ha fijado pre­via­me­n­te. Para entender vi­sua­l­me­n­te esta conexión, puede pensarse en un túnel, el cual es posible aislarse de otros usuarios de Internet.

Implantar y co­n­fi­gu­rar una intranet es cosa de expertos, por lo que es crucial hacerlo co­rre­c­ta­me­n­te, de modo que no se generen vu­l­ne­ra­bi­li­da­des o que personas no au­to­ri­za­das puedan entrar en la red. Las po­si­bi­li­da­des se reducen a dos tipos de portal, los co­r­po­ra­ti­vos o los orie­n­ta­dos a procesos, y ambos proveen todas las apli­ca­cio­nes ne­ce­sa­rias para las empresas:

• Portales co­r­po­ra­ti­vos: llamados “en­te­r­pri­se portals” en inglés, este tipo de portales convence por una interfaz homogénea que funciona como punto de partida desde el que los empleados pueden acceder a las di­fe­re­n­tes apli­ca­cio­nes. Como su diseño es tan claro, esta variante está es­pe­cia­l­me­n­te indicada en aquellas intranets que contienen un número abundante de apli­ca­cio­nes. Con ella los empleados ven todas las he­rra­mie­n­tas in­te­gra­das de un solo vistazo. No­r­ma­l­me­n­te el portal se abre desde el navegador, con la ventaja de que el usuario solo debe dar sus datos de acceso una vez, en lugar de tener que iniciar sesión en cada una de las apli­ca­cio­nes que tenga que usar.
   
• Portales es­pe­cia­li­za­dos en procesos de negocio: estos ponen el foco de atención en los procesos que se llevan a cabo de forma periódica. Aquí entrarían, por ejemplo, el cálculo de las dietas de viaje o de los pedidos. Los procesos se realizan no­r­ma­l­me­n­te en apli­ca­cio­nes separadas que no están in­te­gra­das en el portal en sí mismo, al contrario de como ocurre en un portal co­r­po­ra­ti­vo.

En co­n­se­cue­n­cia, cuando se planifica co­n­fi­gu­rar una intranet, la mejor opción es, si no se cuenta con la es­pe­cia­li­za­ción necesaria, implicar a un experto en redes internas. Además de la in­s­ta­la­ción técnica, también es im­po­r­ta­n­te que el ad­mi­ni­s­tra­dor de la red asigne todos los permisos de uso ne­ce­sa­rios. Estas preguntas son re­le­va­n­tes para crear una intranet:

• ¿Qué personas deben in­vo­lu­crar­se?
• ¿Quién será re­s­po­n­sa­ble de crear do­cu­me­n­tos y de otorgar los permisos de acceso?
• ¿Cuál ha de ser su aspecto visual final?
• ¿Cuál es la finalidad de crear una intranet (in­te­r­ca­m­bio de datos, tablón de anuncios, ca­le­n­da­rio común, listas, etc.?

El factor tiempo es el más decisivo a la hora de defender la im­pla­n­ta­ción de una intranet. En lugar de enviar no­ti­fi­ca­cio­nes a cada uno de los empleados, una red interna ofrece, junto a otras funciones, una pla­ta­fo­r­ma ideal para in­te­r­ca­m­biar in­fo­r­ma­ción. Esto au­me­n­ta­ría la pro­du­c­ti­vi­dad al no malgastar tiempo de trabajo en distintos me­ca­ni­s­mos de co­mu­ni­ca­ción.

Y no solo las vías de co­mu­ni­ca­ción se acortan y si­m­pli­fi­can, sino que además tienen lugar de forma segura, puesto que las zonas de­s­mi­li­ta­ri­za­das in­s­ta­la­das co­rre­c­ta­me­n­te y los co­r­ta­fue­gos co­n­tri­bu­yen a mantener unos elevados es­tá­n­da­res de seguridad. Y como una intranet es por de­fi­ni­ción una LAN o una WAN que su­mi­ni­s­tra apli­ca­cio­nes web de forma interna, el tráfico de datos solo se realiza de forma segura, al contrario de en las redes públicas.

Las di­fe­re­n­tes apli­ca­cio­nes de intranet proveen a los empleados de ficheros, no­ti­fi­ca­cio­nes, fechas clave o cualquier otro tipo de in­fo­r­ma­ción interna para la empresa en su totalidad o para un grupo de personas en una sola pla­ta­fo­r­ma.

Según la solución de software que se adquiera, una intranet puede, además, aportar otras ventajas:

• In­te­r­ca­m­bio ágil de datos
• In­cre­me­n­to de la pro­du­c­ti­vi­dad
• Aumento del ahorro de tiempo
• Archivo de datos es­tru­c­tu­ra­do de forma lógica y or­ga­ni­za­do por ca­te­go­rías
• Vías rápidas de co­mu­ni­ca­ción al integrar chats o blogs
• Pu­bli­ca­ción interna de reglas co­r­po­ra­ti­vas, de­s­cue­n­tos para empleados, etc.
• Económica y re­s­pe­tuo­sa con el medio ambiente al pre­s­ci­n­dir de la impresión
• Trabajo en grupos fácil de im­ple­me­n­tar
• In­te­gra­ción de foros y encuestas para hacer partícipe al empleado en las de­ci­sio­nes

Por otro lado, los costes de ad­qui­si­ción y ma­n­te­ni­mie­n­to sí pueden ser un in­co­n­ve­nie­n­te, puesto que los gastos no se limitan a la creación y la compra del software. En ello, que una intranet funcione de forma fluida y sin problemas y la seguridad no se vea co­m­pro­me­ti­da requiere cierta inversión personal para, por ejemplo, llevar a cabo una ac­tua­li­za­ción del software o ampliar el servidor. Un es­pe­cia­li­s­ta, externo o interno, es el re­s­po­n­sa­ble de que la red se mantenga con re­gu­la­ri­dad, se hagan copias de seguridad y se so­lu­cio­nen posibles problemas en la mayor brevedad posible.

A esto se añaden los usuarios mismos de la intranet, que también podrían co­n­s­ti­tuir un riesgo para la seguridad. A menudo, como ocurre en muchos servicios online, se utilizan co­n­tra­se­ñas demasiado sencillas que conllevan el riesgo de allanar el camino a cualquier acceso ilegítimo. Así que, con el fin de ga­ra­n­ti­zar la seguridad también del lado del usuario, conviene utilizar siempre una co­n­tra­se­ña segura para que los datos sensibles no vayan a parar a las manos equi­vo­ca­das. Si se accede al servidor con una conexión VPN, existe el riesgo de dejar pasar malware a la red interna, lo que implica la necesidad de utilizar un software an­ti­ma­lwa­re.