Getting Things Done: gestiona tu tiempo con el método GTD

El método GTD (Getting Things Done) está diseñado para ayudarte a completar tareas de manera eficiente y dentro del plazo mediante el uso de listas y ca­le­n­da­rios.

¿Qué es el método GTD (Getting Things Done)?

El método GTD , siglas de Getting Things Done , es un sistema de gestión de tiempo y pro­du­c­ti­vi­dad que emplea un co­n­glo­me­ra­do de listas y agendas para ayudar al usuario a cumplir con sus tareas y obli­ga­cio­nes de forma eficiente y ordenada.

El método GTD parte de un principio básico: todas las tareas se deben registrar por escrito para ga­ra­n­ti­zar que no se olvide ninguna. Una vez eliminada la obli­ga­ción de pensar co­n­s­ta­n­te­me­n­te en las tareas pe­n­die­n­tes, ya no te quedarás horas y horas dándole vueltas a las cosas en momentos poco oportunos, como el de irse a dormir. Gracias a la pla­ni­fi­ca­ción por escrito, el cerebro puede confiar en que todo se hará a tiempo y que nada quedará pendiente.

Este método re­co­mie­n­da que las tareas más grandes se dividan en tareas parciales más pequeñas con fechas concretas. Re­vi­sar­las re­gu­la­r­me­n­te garantiza tener los proyectos y tareas siempre co­n­tro­la­dos, así como detectar posibles puntos débiles del sistema para so­lu­cio­nar­los.

David Allen, consultor de pro­du­c­ti­vi­dad es­ta­dou­ni­de­n­se, de­sa­rro­lló este sistema y lo presentó al mundo en su libro titulado “Or­ga­ní­za­te con eficacia” (“Getting Things Done” en su versión original) en el año 2001. Desde dicha pu­bli­ca­ción, el método GTD ha ganado millones de si­m­pa­ti­za­n­tes en todo el mundo.

Las cinco etapas del método GTD

GTD se de­sa­rro­lla en cinco etapas que deben eje­cu­tar­se en un orden de­te­r­mi­na­do y que ana­li­za­re­mos a co­n­ti­nua­ción:

Paso 1: recopilar

Todas las tareas, citas e ideas se recopilan en las de­no­mi­na­das “bandejas de entrada”. Ob­via­me­n­te no tienen por qué ser bandejas reales. Se trata, más bien, de un término general para definir cualquier sistema de or­ga­ni­za­ción que sirva para registrar cosas por escrito. Esto incluye bandejas físicas o digitales como la cuenta de correo ele­c­tró­ni­co, programas como Evernote o OneNote, bandejas de do­cu­me­n­tos en papel o notas adhesivas. Al aplicar el método GTD, es posible que el primer paso te lleve algunos días, pero una vez sentada la base, ya solo tendrás que añadir las nuevas tareas, citas o ideas a tu bandeja según vayan surgiendo. Por norma general, solo te llevará unos minutos.

Paso 2: procesar

La siguiente tarea consiste en filtrar y procesar las entradas en tus bandejas, es decir, debes or­de­nar­las en el sistema GTD. Para ello, cada vez que registres una entrada hazte las si­guie­n­tes preguntas:

• ¿De qué tipo de tarea se trata?
• ¿Puedo hacer algo en estos momentos?
• ¿Cuál es el siguiente paso?

Durante el filtrado de las bandejas no debes almacenar nada, sino úni­ca­me­n­te cla­si­fi­car cada tarea.

Si no se requiere ninguna acción o si es imposible realizar alguna acción, decídete por una de las si­guie­n­tes tres opciones:

• Desechar
• Archivar como material de re­fe­re­n­cia
• Incluir en la lista de “Quizás/ en otro momento”

Paso 3: organizar

Todas las entradas que requieran una acción se almacenan primero en bandejas in­te­r­me­dias o se añaden a listas para que se sigan pro­ce­sa­n­do desde ahí.

Ca­le­n­da­rio

En el ca­le­n­da­rio solo se registran fechas. Las tareas pe­n­die­n­tes deben re­gi­s­trar­se en la lista de “Próximos pasos” o añadirse a un proyecto y dividirse en fases se­cu­n­da­rias.

Proyecto

Para David Allen y su método GTD, cualquier tarea que implique varios pasos es un proyecto. Por lo tanto, un proyecto puede ser tanto la re­no­va­ción de la casa como una campaña de marketing para un producto. La idea es que registres las tareas más complejas en una lista de proyectos que debes revisar con re­gu­la­ri­dad. A co­n­ti­nua­ción, define pasos concretos para tu proyecto y fija fechas en el ca­le­n­da­rio. Además, lleva una lista de re­co­r­da­to­rio para todas las tareas que has delegado en otros. Así siempre tendrás presente en qué tareas hay otras personas tra­ba­ja­n­do por ti.

Próximos pasos

Al margen de la lista de proyectos, debes llevar otra lista en la que enumeres todos los “Próximos pasos” que no tienen nada que ver con los proyectos. En función del volumen de tareas, también puedes llevar varias listas ligadas a un contexto, por ejemplo, para asuntos privados, temas laborales, llamadas, compras, etc.

Espera

También debes llevar una lista de re­co­r­da­to­rio para todas las tareas que has delegado fuera de los proyectos. Fija fechas para comprobar el avance de cada tarea.

Paso 4: evaluar

La or­ga­ni­za­ción de tus tareas te aporta mayor claridad, pero por sí sola no co­n­tri­bu­ye a que aumente tu pro­du­c­ti­vi­dad y a que todo quede hecho en el tiempo previsto. Para ello, es necesario que revises tus listas con re­gu­la­ri­dad.

Solo si estás seguro de que tu sistema está al día, podrás dedicarte ple­na­me­n­te a tu tarea actual sin tener que preo­cu­par­te por posibles fechas olvidadas.

Por ello, debes echar un vistazo a tu agenda varias veces al día y comprobar al menos una vez al día las listas de tareas para decidir con qué asunto pendiente ponerte. También debes vaciar tu bandeja de entrada una vez al día.

El método GTD re­co­mie­n­da realizar una re­tro­s­pe­c­ti­va una vez a la semana. Esta re­tro­s­pe­c­ti­va incluye los si­guie­n­tes pasos:

• Despejar la cabeza: al final de la semana debes anotar todas las ideas que tienes en la cabeza.
• Bandejas de entrada: clasifica y ordena las nuevas tareas, ideas y fechas en el sistema Getting Things Done.
• Lista de tareas: ¿la lista es actual? ¿Tachaste todos los asuntos pe­n­die­n­tes ya so­lu­cio­na­dos? ¿Qué tareas quedan pe­n­die­n­tes para los próximos días?
• Listas de proyectos: ¿la lista está ac­tua­li­za­da? ¿Durante la semana pasada hiciste al menos un paso para avanzar en tu(s) proyecto(s)?
• Lista “Quizás/en otro momento”: ¿quieres mover algún asunto de esta lista a la lista de proyectos y tratarlo ya?
• Agenda: ¿está ac­tua­li­za­da? ¿Tienes en cuenta todas las fechas im­po­r­ta­n­tes? ¿Qué tareas hay pe­n­die­n­tes en los próximos días? ¿Re­gi­s­tra­s­te todas las fechas im­po­r­ta­n­tes?
• Lista de “espera”: ¿cuál es el estado actual de las tareas pe­n­die­n­tes delegadas? Pregunta a los re­s­po­n­sa­bles si es necesario.

Paso 5: hacer

Para decidir qué hacer a co­n­ti­nua­ción, según el método GTD debes tener en cuenta cuatro criterios: contexto, tiempo di­s­po­ni­ble, energía di­s­po­ni­ble y prioridad.

Contexto

Dentro de tu sistema GTD, ya has creado al menos una lista de tareas. Como lo lógico es que te muevas en distintos contextos (trabajo, familia, aficiones), es re­co­me­n­da­ble que hagas distintas listas, las de­no­mi­na­das listas co­n­te­x­tua­les. Así evitas tener que examinar una lista enorme de tareas pe­n­die­n­tes para ver cuál es la siguiente tarea y si­m­ple­me­n­te echas un ojo a las breves listas co­n­te­x­tua­les.

Así, en cuanto tengas tiempo y lo quieras apro­ve­char de forma pro­du­c­ti­va, antes de nada, debes hacerte las si­guie­n­tes preguntas: ¿en qué contexto estoy? ¿Qué es lo que puedo hacer ahora mismo? Si, por ejemplo, estás en la sala de espera del médico y quieres apro­ve­char el tiempo muerto, la situación no se presta mucho para que realices llamadas co­n­fi­de­n­cia­les de carácter laboral. Pero sí que puedes contestar correos ele­c­tró­ni­cos breves o mandar un mensaje a tus amigos.

Tiempo di­s­po­ni­ble

¿Cuánto tiempo tienes? Si vas en coche y el trayecto te va a llevar unos 15 minutos, no debes iniciar una llamada que sabes que se pro­lo­n­ga­rá al menos durante una hora. Pero sí que podrías programar una parada en el su­pe­r­me­r­ca­do para tachar algunas cosas de tu lista de la compra.

Energía di­s­po­ni­ble

Nuestro nivel de re­n­di­mie­n­to va variando a lo largo del día. Este biorritmo es in­di­vi­dual para cada persona. Observa durante una semana cómo va cambiando tu nivel de energía para detectar los picos y las caídas. Así, en el futuro, debes pla­ni­fi­car las tareas que exijan toda tu co­n­ce­n­tra­ción y capacidad de re­n­di­mie­n­to en aquellos momentos de tu biorritmo en los que te en­cue­n­tres bien y lleno de energía. La pre­pa­ra­ción de una pre­se­n­ta­ción im­po­r­ta­n­te, por ejemplo, puede re­su­l­tar­te más fácil por la mañana que después del mediodía. Si sueles ser más pro­du­c­ti­vo por la tarde-noche, modifica la pla­ni­fi­ca­ción de tus tareas en co­n­se­cue­n­cia.

Prioridad

Si has cla­si­fi­ca­do las tareas según los tres criterios previos y te en­cue­n­tras con distintas opciones, el elemento clave es la prioridad: ¿qué tarea es la más im­po­r­ta­n­te? Empieza por esa.

¿Estás en la oficina y te queda una hora sin ocu­pa­cio­nes antes de la charla de empleados? Puedes tachar alguna llamada de tu lista, elaborar un informe o seguir de­sa­rro­lla­n­do un concepto para un taller. Como el taller tendrá lugar dentro de tres días y aún no te has preparado, te decantas por esta tarea. Es prio­ri­ta­ria. En cambio, el informe es de tipo rutinario y las llamadas también las puedes hacer dentro de unos días.

Ventajas y de­s­ve­n­ta­jas de Getting Things Done

El método GTD no deja a nadie in­di­fe­re­n­te, pero tiende a la po­la­ri­za­ción: cuenta con mu­chí­si­mos se­gui­do­res ilu­sio­na­dos, pero también con numerosos críticos.

Ventajas

• Fia­bi­li­dad: el sistema garantiza que todas las tareas se realicen (a tiempo). Para las personas que se olvidan a menudo de fechas y citas, el método GTD puede ser muy útil.

• Or­ga­ni­za­ción completa: GTD ofrece un solo sistema de or­ga­ni­za­ción para todos los proyectos, tanto privados como laborales. De esta forma, se reduce el riesgo de confusión o de que alguna cita se olvide.

• Fomenta la rea­li­za­ción inmediata: al di­s­ti­n­guir los pasos “organizar”, “analizar” y “realizar”, el sistema Getting Things Done previene la so­bre­ca­r­ga mental de las personas. Mediante la división de grandes proyectos en tareas parciales más pequeñas, facilita el inicio del trabajo de los proyectos.

• Es­tru­c­tu­ra clara: las numerosas listas y preguntas de orie­n­ta­ción permiten usar el tiempo de una manera más eficiente y evitan que saltes de forma continua y sin propósito de una tarea a la otra, una práctica muy nociva para la pro­du­c­ti­vi­dad.

• Libertad: aunque se trata de un sistema muy completo, en el día a día, el método GTD permite mucha libertad, ya que no impone un plan diario o semanal fijo. Cada cual decide por sí mismo qué tarea em­pre­n­de­rá a co­n­ti­nua­ción. En principio, es una mo­ti­va­ción, pero hay usuarios que lo ven como una de­s­ve­n­ta­ja.

De­s­ve­n­ta­jas

• Poco apoyo a la prio­ri­za­ción: en GTD, las prio­ri­da­des juegan un papel se­cu­n­da­rio. El sistema se ocupa pri­n­ci­pa­l­me­n­te de que no se olvide ninguna tarea y de que el tiempo libre se use de manera eficiente. No obstante, si quieres ase­gu­rar­te de que estás prio­ri­za­n­do co­rre­c­ta­me­n­te, debes usar otras técnicas de forma adicional, por ejemplo, la técnica Ei­se­nho­wer.

• Ausencia de un plan diario o semanal: GTD no ofrece planes diarios o semanales op­ti­mi­za­dos. Aquellas personas con di­fi­cu­l­tad para marcar objetivos, definir los próximos pasos y para organizar el día de manera eficiente, apenas en­co­n­tra­rán apoyo en el método Getting Things Done. Para pla­ni­fi­car el día, es mejor, por ejemplo, el método ALPEN.

• Sistema complejo: GTD no se puede definir en cinco minutos ni aplicar en una tarde. Si quieres sacar provecho al método, tienes que en­te­n­de­r­lo hasta el más mínimo detalle y aplicarlo de manera co­n­se­cue­n­te. Hazlo bien o no lo hagas. Si, por ejemplo, te saltas las re­tro­s­pe­c­ti­vas semanales o no divides las tareas en listas co­n­te­x­tua­les, estás limitando tu propia capacidad de éxito.

• Cambios (excesivos) en las co­s­tu­m­bres: si te decides por el método GTD, tienes que afrontar el desafío de cambiar numerosas co­s­tu­m­bres en poco tiempo. Debes vaciar las bandejas de entrada con re­gu­la­ri­dad, debes pla­ni­fi­car el análisis de las listas de proyecto y de espera y también debes fa­mi­lia­ri­zar­te con la ela­bo­ra­ción de listas co­n­te­x­tua­les.

Este es punto principal de las críticas al GTD: hay gente que opina que tanto cambio supone una carga excesiva. Si tienes di­fi­cu­l­ta­des para cambiar tus co­s­tu­m­bres, quizás debes optar por otra técnica de or­ga­ni­za­ción que encaje mejor con tu pe­r­so­na­li­dad.

En resumen: GTD funciona, pero no para todos

GTD es un método de au­to­ge­s­tión que funciona. Quedó de­mo­s­tra­do con los numerosos informes del éxito de sus se­gui­do­res, pero el método Getting Things Done no es un método simple.

GTD es es­pe­cia­l­me­n­te re­co­me­n­da­ble para aquellas personas que tienden a los procesos ana­lí­ti­cos y es­tru­c­tu­ra­dos y que ya tienen bien definidos sus objetivos y prio­ri­da­des. Si se te en­ca­r­ga­ron varias tareas distintas, este sistema te ayudará a mantener una visión clara del conjunto.

No obstante, si solo te in­vo­lu­cras en un número reducido de proyectos y no tienes que lidiar con excesivas re­s­po­n­sa­bi­li­da­des (pro­fe­sio­na­les y privadas), puede que el método GTD te quede grande. En estos casos, suele bastar con que lleves bien tu propia agenda, no descuides tu lista de tareas pe­n­die­n­tes para los asuntos privados y que fijes una fecha a la semana para organizar la cuenta de correo ele­c­tró­ni­co.