Las mejores técnicas de gestión del tiempo

Con las estrategias de gestión del tiempo adecuadas, puedes distinguir las tareas importantes de las que lo son menos, planificar mejor y de forma más estricta los trabajos pendientes y conseguir resultados de manera más eficiente.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo sirve para usar el tiempo disponible de la manera más eficiente posible. No obstante, si lo analizamos más en profundidad, el término no es preciso del todo, ya que en realidad no podemos gestionar el tiempo en sí, sino nuestra forma de trabajar. Es por eso por lo que, desde hace unos años, se usa cada vez más el término “autogestión” cuando se habla de una organización lo más eficiente posible del tiempo disponible.

Hoy en día existen muchas técnicas de gestión del tiempo que puedes usar para planificar, priorizar, ejecutar y medir el éxito de tus tareas, tanto en el ámbito profesional como en el privado.

Las ventajas de las técnicas de gestión del tiempo

Si deseas mejorar la productividad y gestión del tiempo, lo primero que necesitas es constancia, ya que lo más recomendable es que pruebes distintas técnicas y que las apliques de manera consecuente a lo largo de varias semanas. Algunos métodos suponen al principio un esfuerzo adicional, pero luego aceleran los procesos de trabajo de forma notable. Hasta que no hayas convertido una técnica de gestión del tiempo en una costumbre, no podrás valorar si realmente funciona. Generalmente el efecto deseado se obtiene combinando varias técnicas y, aunque el proceso de prueba requiere cierto esfuerzo y constancia, después puede merecer mucho la pena.

Dominar la gestión del tiempo implica varias ventajas, entre ellas:

• Mayor productividad
• Menos estrés
• Más tiempo para uno mismo, la familia y los amigos
• Mayor equilibrio entre el trabajo y la vida privada

Las 8 mejores técnicas de gestión del tiempo

A continuación, te mostramos una visión general de las técnicas de gestión del tiempo más conocidas y efectivas, que puedes usar para crear tu propia técnica personalizada.

El principio Eisenhower

¿Tienes dificultades para priorizar tareas y dedicas mucho tiempo a responder correos electrónicos que casi no tienes casi tiempo para trabajar con concentración y sin interrupciones? ¿Tu agenda está llena de reuniones y llamadas? Entonces debes echar un ojo al principio Eisenhower.

Esta técnica consiste en clasificar todas tus tareas en uno de los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower:

Las tareas A debes realizarlas lo antes posible, ya que, en caso contrario, podrían surgir problemas. Las tareas B se deben planificar de manera estricta y no dejarlas de lado (algo típico). Las tareas C están predestinadas a ser delegadas y, por tanto, en este punto, se recomienda reducir el número de tareas. Por último, las tareas D se deben eliminar directamente o, si no es posible, delegarlas también.

La ley de Pareto

¿Estás siempre ocupado y aun así observas cómo otros te adelantan en menos tiempo? Prueba a mejorar tus habilidades de gestión del tiempo con el método Pareto. Esta técnica te ayudará a emplear tu tiempo de trabajo en resolver las tareas que tengan el mayor impacto en el resultado.

La ley de Pareto, también conocida como la regla del 80/20, afirma que el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones y, por tanto, de tus tareas. Esto significa que una pequeña parte de nuestras tareas genera la mayor parte de los resultados, de ahí que sea clave filtrar ese 20 % determinante de tu propio montón de tareas.

Análisis ABC

El análisis ABC es un instrumento clásico dentro de la economía de empresas que sirve para comprobar en qué dirección avanza la empresa. Esta técnica nos ayuda a visualizar los factores que contribuyen de forma notable al éxito de la empresa.

Este análisis plantea preguntas como:

• ¿Qué clientes son responsables de la mayor parte de la facturación de la empresa?
• ¿Qué productos o servicios tienen el mayor impacto en los beneficios de la empresa?
• ¿Qué materias primas generan los mayores gastos de adquisición y almacenamiento?

Al responder a estas preguntas, los elementos analizados se clasifican en las categorías “A” (muy importante), “B” (medianamente importante) y “C” (menos importante). Puedes clasificar los elementos en más de tres grupos siempre y cuando estén claramente definidos.

De este modo, se obtiene un hilo conductor para decidir en torno a qué debe girar la planificación de la empresa y qué tareas se deben realizar en siguiente lugar. Por lo tanto, el análisis sirve como preparación para la gestión posterior del tiempo.

El método ALPEN

El método ALPEN no aborda las grandes preguntas de la planificación empresarial, sino que se centra en la organización de la jornada laboral. Muestra cómo estructurar el día para obtener la máxima efectividad mediante cinco pasos cuyas iniciales dan nombre al método. Dado que el método fue descrito en alemán, dichas iniciales responden también a la denominación de cada uno de los pasos en ese idioma. A continuación, se explica en qué consisten cada uno de ellos:

Análisis de tareas (Aufgaben definieren): elabora una vista general de todas las tareas pendientes.

Duración estimada (Länge schätzen): estima el tiempo que necesitas para realizar cada una de las tareas. Esta suma de tiempo estimado te da una primera idea para determinar si es posible lograr lo que tienes pendiente para el día.

Planificación de tiempo de maniobra (Pufferzeiten einplanen): solo debes planificar el 60 % de tu tiempo de trabajo y reservar el 40 % restante para eventos inesperados y actividades sociales.

Evaluación de decisiones (Entscheidungen treffen): decide qué tareas realizar primero y cuáles más tarde. En este apartado puede ser de utilidad aplicar alguna técnica de gestión del tiempo como la matriz de Eisenhower y el análisis ABC.

Revisión (Nachkontrolle): comprueba al final del día si la planificación se ha cumplido y ha bastado para alcanzar tus objetivos.

Técnica pomodoro

Las personas que trabajan en una oficina, sobre todo, están familiarizadas con las tentaciones que implica trabajar con un ordenador: redes sociales, correos electrónicos, páginas web de noticias, etc. Si tienes dificultades para resistirte, así como para trabajar concentrado en una tarea durante un tiempo, debes probar la técnica pomodoro.

En lugar de forzarse a finalizar una tarea antes de ni siquiera mirar otra cosa, la técnica pomodoro divide las tareas en pequeñas subtareas más manejables, que se deben realizar en unidades de tiempo de 25 minutos. A cada unidad le sigue una pausa de cinco minutos. Las unidades de tiempo se denominan pomodori (plural del término italiano para tomate) porque el creador de la técnica, Francesco Cirilli, usaba un reloj de cocina en forma de tomate para aplicarla. Tras cuatro pomodori debes hacer una pausa más larga de 30 minutos. Así habrás realizado una sesión completa de la técnica pomodoro.

Debido al cambio alternante entre concentración y descanso, al cerebro le cuesta menos trabajar de manera centrada y efectiva incluso durante varias horas.

Metodología SMART

Para que tú y tus compañeros podáis resolver las tareas de manera motivada y eficiente, tenéis que establecer primero los objetivos adecuados. Si impones objetivos poco concretos y utópicos sin un plazo determinado, estarás saboteando tu propio éxito y no conseguirás buenos resultados, con independencia de qué técnica de gestión del tiempo uses para realizar tus tareas diarias.

Para evitar errores a la hora de plantear objetivos, puedes echar mano de la metodología SMART. Según este método, los objetivos buenos deben cumplir cinco criterios: deben ser específicos (specific), medibles (measurable), atractivos (attractive), realistas (realistic) y temporales (time-bound).

Getting Things Done (GTD)

¿Cuentas con muchas obligaciones profesionales y privadas, y quieres asegurarte de no olvidar ninguna cita ni dejar pasar ninguna ventana temporal importante? El método Getting Things Done es un sistema todoterreno, una gestión del tiempo basada en listas y agendas para la vida laboral y privada.

Si registras todas las tareas y proyectos por escrito le restas presión a tu cerebro y te aseguras de no olvidarte de nada. Según este método, puedes procesar toda la información o las tareas que te lleguen. Consta de cinco pasos: recopilación, procesamiento, organización, análisis y realización.

El proceso debe realizarse de manera regular. Para decidir cómo proceder con una tarea concreta, el método Getting Things Done te ofrece un procedimiento detallado de toma de decisiones.

Si no puedes terminar una tarea en un plazo de dos minutos, inclúyela en una lista adecuada, por ejemplo: “Proyectos”, “Próximos pasos” o “Esperar”. Las citas las debes registrar en tu agenda. Al menos una vez al día debes revisar tus listas y decidir qué tarea quieres realizar a continuación.

Time Boxing

La técnica del Time Boxing nació de la gestión de proyectos. Con ella, se definen bloques de tiempo concretos para cada tarea, con el objetivo de terminar la tarea dentro de estos bloques. La técnica se basa en la suposición de que, en numerosas ocasiones, las tareas nos llevan el tiempo que tenemos disponible. Sin una fecha de entrega clara es posible que nuestros presupuestos se disparen o que los proyectos se dilaten de manera innecesaria. El Time Boxing genera una presión positiva para actuar.

Establece bloques de tiempo en los que tú o tu equipo deberéis realizar una tarea o lograr un objetivo. Los bloques de tiempo pueden abarcar horas, días o semanas en función de si la técnica de gestión del tiempo se usa para tareas individuales o tramos enteros de proyectos en los que se requiere un pequeño acelerón. Para que la técnica sea efectiva, lo importante es que los bloques temporales no sean demasiado largos ni demasiado cortos, ya que, en ese caso, se generará estrés que impedirá obtener buenos resultados.