Las mejores técnicas de gestión del tiempo

Con las es­tra­te­gias de gestión del tiempo adecuadas, puedes di­s­ti­n­guir las tareas im­po­r­ta­n­tes de las que lo son menos, pla­ni­fi­car mejor y de forma más estricta los trabajos pe­n­die­n­tes y conseguir re­su­l­ta­dos de manera más eficiente.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo sirve para usar el tiempo di­s­po­ni­ble de la manera más eficiente posible. No obstante, si lo ana­li­za­mos más en pro­fu­n­di­dad, el término no es preciso del todo, ya que en realidad no podemos gestionar el tiempo en sí, sino nuestra forma de trabajar. Es por eso por lo que, desde hace unos años, se usa cada vez más el término “au­to­ge­s­tión” cuando se habla de una or­ga­ni­za­ción lo más eficiente posible del tiempo di­s­po­ni­ble.

Hoy en día existen muchas técnicas de gestión del tiempo que puedes usar para pla­ni­fi­car, priorizar, ejecutar y medir el éxito de tus tareas, tanto en el ámbito pro­fe­sio­nal como en el privado.

Las ventajas de las técnicas de gestión del tiempo

Si deseas mejorar la pro­du­c­ti­vi­dad y gestión del tiempo, lo primero que necesitas es co­n­s­ta­n­cia, ya que lo más re­co­me­n­da­ble es que pruebes distintas técnicas y que las apliques de manera co­n­se­cue­n­te a lo largo de varias semanas. Algunos métodos suponen al principio un esfuerzo adicional, pero luego aceleran los procesos de trabajo de forma notable. Hasta que no hayas co­n­ve­r­ti­do una técnica de gestión del tiempo en una costumbre, no podrás valorar si realmente funciona. Ge­ne­ra­l­me­n­te el efecto deseado se obtiene co­m­bi­na­n­do varias técnicas y, aunque el proceso de prueba requiere cierto esfuerzo y co­n­s­ta­n­cia, después puede merecer mucho la pena.

Dominar la gestión del tiempo implica varias ventajas, entre ellas:

• Mayor pro­du­c­ti­vi­dad
• Menos estrés
• Más tiempo para uno mismo, la familia y los amigos
• Mayor equi­li­brio entre el trabajo y la vida privada

Las 8 mejores técnicas de gestión del tiempo

A co­n­ti­nua­ción, te mostramos una visión general de las técnicas de gestión del tiempo más conocidas y efectivas, que puedes usar para crear tu propia técnica pe­r­so­na­li­za­da.

El principio Ei­se­nho­wer

¿Tienes di­fi­cu­l­ta­des para priorizar tareas y dedicas mucho tiempo a responder correos ele­c­tró­ni­cos que casi no tienes casi tiempo para trabajar con co­n­ce­n­tra­ción y sin in­te­rru­p­cio­nes? ¿Tu agenda está llena de reuniones y llamadas? Entonces debes echar un ojo al principio Ei­se­nho­wer.

Esta técnica consiste en cla­si­fi­car todas tus tareas en uno de los cuatro cua­dra­n­tes de la matriz de Ei­se­nho­wer:

Las tareas A debes rea­li­zar­las lo antes posible, ya que, en caso contrario, podrían surgir problemas. Las tareas B se deben pla­ni­fi­car de manera estricta y no dejarlas de lado (algo típico). Las tareas C están pre­de­s­ti­na­das a ser delegadas y, por tanto, en este punto, se re­co­mie­n­da reducir el número de tareas. Por último, las tareas D se deben eliminar di­re­c­ta­me­n­te o, si no es posible, de­le­gar­las también.

La ley de Pareto

¿Estás siempre ocupado y aun así observas cómo otros te adelantan en menos tiempo? Prueba a mejorar tus ha­bi­li­da­des de gestión del tiempo con el método Pareto. Esta técnica te ayudará a emplear tu tiempo de trabajo en resolver las tareas que tengan el mayor impacto en el resultado.

La ley de Pareto, también conocida como la regla del 80/20, afirma que el 80 % de los re­su­l­ta­dos provienen del 20 % de las acciones y, por tanto, de tus tareas. Esto significa que una pequeña parte de nuestras tareas genera la mayor parte de los re­su­l­ta­dos, de ahí que sea clave filtrar ese 20 % de­te­r­mi­na­n­te de tu propio montón de tareas.

Análisis ABC

El análisis ABC es un in­s­tru­me­n­to clásico dentro de la economía de empresas que sirve para comprobar en qué dirección avanza la empresa. Esta técnica nos ayuda a vi­sua­li­zar los factores que co­n­tri­bu­yen de forma notable al éxito de la empresa.

Este análisis plantea preguntas como:

• ¿Qué clientes son re­s­po­n­sa­bles de la mayor parte de la fa­c­tu­ra­ción de la empresa?
• ¿Qué productos o servicios tienen el mayor impacto en los be­ne­fi­cios de la empresa?
• ¿Qué materias primas generan los mayores gastos de ad­qui­si­ción y al­ma­ce­na­mie­n­to?

Al responder a estas preguntas, los elementos ana­li­za­dos se cla­si­fi­can en las ca­te­go­rías “A” (muy im­po­r­ta­n­te), “B” (me­dia­na­me­n­te im­po­r­ta­n­te) y “C” (menos im­po­r­ta­n­te). Puedes cla­si­fi­car los elementos en más de tres grupos siempre y cuando estén cla­ra­me­n­te definidos.

De este modo, se obtiene un hilo conductor para decidir en torno a qué debe girar la pla­ni­fi­ca­ción de la empresa y qué tareas se deben realizar en siguiente lugar. Por lo tanto, el análisis sirve como pre­pa­ra­ción para la gestión posterior del tiempo.

El método ALPEN

El método ALPEN no aborda las grandes preguntas de la pla­ni­fi­ca­ción em­pre­sa­rial, sino que se centra en la or­ga­ni­za­ción de la jornada laboral. Muestra cómo es­tru­c­tu­rar el día para obtener la máxima efe­c­ti­vi­dad mediante cinco pasos cuyas iniciales dan nombre al método. Dado que el método fue descrito en alemán, dichas iniciales responden también a la de­no­mi­na­ción de cada uno de los pasos en ese idioma. A co­n­ti­nua­ción, se explica en qué consisten cada uno de ellos:

Análisis de tareas (Aufgaben de­fi­nie­ren): elabora una vista general de todas las tareas pe­n­die­n­tes.

Duración estimada (Länge schätzen): estima el tiempo que necesitas para realizar cada una de las tareas. Esta suma de tiempo estimado te da una primera idea para de­te­r­mi­nar si es posible lograr lo que tienes pendiente para el día.

Pla­ni­fi­ca­ción de tiempo de maniobra (Pu­f­fe­r­zei­ten einplanen): solo debes pla­ni­fi­car el 60 % de tu tiempo de trabajo y reservar el 40 % restante para eventos ine­s­pe­ra­dos y ac­ti­vi­da­des sociales.

Eva­lua­ción de de­ci­sio­nes (Ents­chei­du­n­gen treffen): decide qué tareas realizar primero y cuáles más tarde. En este apartado puede ser de utilidad aplicar alguna técnica de gestión del tiempo como la matriz de Ei­se­nho­wer y el análisis ABC.

Revisión (Na­ch­ko­n­tro­lle): comprueba al final del día si la pla­ni­fi­ca­ción se ha cumplido y ha bastado para alcanzar tus objetivos.

Técnica pomodoro

Las personas que trabajan en una oficina, sobre todo, están fa­mi­lia­ri­za­das con las te­n­ta­cio­nes que implica trabajar con un ordenador: redes sociales, correos ele­c­tró­ni­cos, páginas web de noticias, etc. Si tienes di­fi­cu­l­ta­des para re­si­s­ti­r­te, así como para trabajar co­n­ce­n­tra­do en una tarea durante un tiempo, debes probar la técnica pomodoro.

En lugar de forzarse a finalizar una tarea antes de ni siquiera mirar otra cosa, la técnica pomodoro divide las tareas en pequeñas subtareas más ma­ne­ja­bles, que se deben realizar en unidades de tiempo de 25 minutos. A cada unidad le sigue una pausa de cinco minutos. Las unidades de tiempo se denominan pomodori (plural del término italiano para tomate) porque el creador de la técnica, Francesco Cirilli, usaba un reloj de cocina en forma de tomate para aplicarla. Tras cuatro pomodori debes hacer una pausa más larga de 30 minutos. Así habrás realizado una sesión completa de la técnica pomodoro.

Debido al cambio al­te­r­na­n­te entre co­n­ce­n­tra­ción y descanso, al cerebro le cuesta menos trabajar de manera centrada y efectiva incluso durante varias horas.

Me­to­do­lo­gía SMART

Para que tú y tus co­m­pa­ñe­ros podáis resolver las tareas de manera motivada y eficiente, tenéis que es­ta­ble­cer primero los objetivos adecuados. Si impones objetivos poco concretos y utópicos sin un plazo de­te­r­mi­na­do, estarás sa­bo­tea­n­do tu propio éxito y no co­n­se­gui­rás buenos re­su­l­ta­dos, con in­de­pe­n­de­n­cia de qué técnica de gestión del tiempo uses para realizar tus tareas diarias.

Para evitar errores a la hora de plantear objetivos, puedes echar mano de la me­to­do­lo­gía SMART. Según este método, los objetivos buenos deben cumplir cinco criterios: deben ser es­pe­cí­fi­cos (specific), medibles (mea­su­ra­ble), atra­c­ti­vos (at­tra­c­ti­ve), realistas (realistic) y te­m­po­ra­les (time-bound).

Getting Things Done (GTD)

¿Cuentas con muchas obli­ga­cio­nes pro­fe­sio­na­les y privadas, y quieres ase­gu­rar­te de no olvidar ninguna cita ni dejar pasar ninguna ventana temporal im­po­r­ta­n­te? El método Getting Things Done es un sistema to­do­te­rreno, una gestión del tiempo basada en listas y agendas para la vida laboral y privada.

Si registras todas las tareas y proyectos por escrito le restas presión a tu cerebro y te aseguras de no olvidarte de nada. Según este método, puedes procesar toda la in­fo­r­ma­ción o las tareas que te lleguen. Consta de cinco pasos: re­co­pi­la­ción, pro­ce­sa­mie­n­to, or­ga­ni­za­ción, análisis y rea­li­za­ción.

El proceso debe rea­li­zar­se de manera regular. Para decidir cómo proceder con una tarea concreta, el método Getting Things Done te ofrece un pro­ce­di­mie­n­to detallado de toma de de­ci­sio­nes.

Si no puedes terminar una tarea en un plazo de dos minutos, inclúyela en una lista adecuada, por ejemplo: “Proyectos”, “Próximos pasos” o “Esperar”. Las citas las debes registrar en tu agenda. Al menos una vez al día debes revisar tus listas y decidir qué tarea quieres realizar a co­n­ti­nua­ción.

Time Boxing

La técnica del Time Boxing nació de la gestión de proyectos. Con ella, se definen bloques de tiempo concretos para cada tarea, con el objetivo de terminar la tarea dentro de estos bloques. La técnica se basa en la su­po­si­ción de que, en numerosas ocasiones, las tareas nos llevan el tiempo que tenemos di­s­po­ni­ble. Sin una fecha de entrega clara es posible que nuestros pre­su­pue­s­tos se disparen o que los proyectos se dilaten de manera in­ne­ce­sa­ria. El Time Boxing genera una presión positiva para actuar.

Establece bloques de tiempo en los que tú o tu equipo deberéis realizar una tarea o lograr un objetivo. Los bloques de tiempo pueden abarcar horas, días o semanas en función de si la técnica de gestión del tiempo se usa para tareas in­di­vi­dua­les o tramos enteros de proyectos en los que se requiere un pequeño acelerón. Para que la técnica sea efectiva, lo im­po­r­ta­n­te es que los bloques te­m­po­ra­les no sean demasiado largos ni demasiado cortos, ya que, en ese caso, se generará estrés que impedirá obtener buenos re­su­l­ta­dos.