Elaborar un plan de proyecto: cómo sentar las bases para el éxito del proyecto

El plan de proyecto (también conocido como plan de gestión de proyecto) sirve para crear los cimientos de prá­c­ti­ca­me­n­te cualquier proyecto al reunir todos los pla­n­tea­mie­n­tos ne­ce­sa­rios para de­sa­rro­llar­lo con éxito. Se trata de un plan de acción elaborado por el jefe o la jefa de proyecto al inicio del proceso que, en función de las ne­ce­si­da­des, es más o menos detallado.

Es re­co­me­n­da­ble elaborar un plan de proyecto para casi todo tipo de proyectos sea cual sea su dimensión, porque, al hacerlo, re­fle­xio­nas sobre la mejor forma de conseguir el objetivo re­du­cie­n­do los riesgos al máximo, en el mínimo espacio de tiempo y con la menor cantidad de medios. Además, durante la pla­ni­fi­ca­ción te anticipas a los posibles problemas y planteas so­lu­cio­nes, lo que te permite reac­cio­nar rá­pi­da­me­n­te en caso de ad­ve­r­si­dad durante su ejecución.

Este documento también sirve como fuente de in­fo­r­ma­ción para los clientes y socios de proyecto, ya que, a través de una pla­ni­fi­ca­ción do­cu­me­n­ta­da, obtienen una visión de conjunto de las fases de trabajo y pueden comprobar si la pla­ni­fi­ca­ción tiene en cuenta sus ex­pe­c­ta­ti­vas. De no ser así, aún estarás a tiempo de mo­di­fi­car­la antes de iniciar la puesta en práctica del proyecto.

Por lo general, los socios de proyecto aprueban el plan de proyecto con an­te­la­ción, sirviendo, así, como base vi­n­cu­la­n­te para continuar el proceso. Por lo tanto, debe rea­li­zar­se al inicio de la fase de pla­ni­fi­ca­ción.

Además, el plan escrito se convierte en una he­rra­mie­n­ta de trabajo para el re­s­po­n­sa­ble del proyecto, ayu­dá­n­do­le a no perder el foco principal del mismo y a cumplir tanto con los plazos como con los pre­su­pue­s­tos.

El plan debe ser lo más detallado posible, de manera que con este documento el jefe o jefa del proyecto pueda tra­n­s­mi­tir sus tareas a otra persona sin ningún problema. Para que, además, el plan permita obtener una visión general de forma rápida, no debería contener demasiada in­fo­r­ma­ción se­cu­n­da­ria. Aquí se aplica una fórmula mágica: tan detallado como sea necesario, tan breve como sea posible.

Las he­rra­mie­n­tas más ha­bi­tua­les para re­pre­se­n­tar la pla­ni­fi­ca­ción del proyecto son el diagrama de red, el diagrama de hitos y el diagrama de Gantt.

La pla­ni­fi­ca­ción de un proyecto sencillo que responda de manera breve y concisa a las preguntas clave an­te­rio­res puede rea­li­zar­se sin necesidad de un complejo software, si­m­ple­me­n­te con la ayuda de una tabla de Excel u otro software de hoja de cálculo.

Si se trata de una pla­ni­fi­ca­ción de mayores di­me­n­sio­nes, para crear do­cu­me­n­tos in­di­vi­dua­les puedes recurrir a un software especial de ad­mi­ni­s­tra­ción de proyectos como MS Project, o utilizar he­rra­mie­n­tas en línea como Sma­rtsheet, Trello o Wrike.

Un buen plan de proyecto no tiene por qué ser muy extenso. Son dos los aspectos que de­sem­pe­ñan un papel decisivo en su calidad: por un lado, debe cubrir los aspectos más im­po­r­ta­n­tes de la pla­ni­fi­ca­ción del proyecto y, por el otro, orie­n­tar­nos sobre los plazos en que debe ponerse en marcha cada fase.

Para que no haya ningún percance al ponerlo en práctica, antes conviene realizar una reunión de la­n­za­mie­n­to con el equipo del proyecto. Como persona encargada del proyecto, puedes apro­ve­char esta reunión para facilitar a los in­te­gra­n­tes del equipo toda la in­fo­r­ma­ción del proyecto, nombrar a los re­s­po­n­sa­bles y elegir co­n­ju­n­ta­me­n­te los métodos y las he­rra­mie­n­tas para de­sa­rro­llar­lo. Porque de nada sirve contar con el mejor plan de proyecto si este no se aplica de manera sensata.

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