El certificado laboral: qué es y cuándo se entrega
Los empleados tienen derecho a pedirlo y da una buena impresión a los responsables de recursos humanos: el certificado laboral o de trabajo. Sin estar claramente diferenciado de la carta de recomendación, este certificado constituye una forma de demostrar la experiencia de un empleado en una empresa y puede pedirse durante o al final de una relación laboral. ¿Es lo mismo que el certificado de empresa o el de vida laboral?
Los certificados de trabajo
Existen distintos tipos de certificados que acreditan la experiencia de un empleado. El llamado certificado laboral, en algunas regiones también conocido como constancia de trabajo o comprobante de empleo, es el que elabora el departamento de personal de la empresa donde trabaja el empleado en la actualidad, bien porque busca otro empleo, bien por cualquier otro motivo, como puede ser solicitar un crédito en el banco, por ejemplo. Este documento recoge cuál es la función del empleado en la empresa y cuál es su antigüedad y puede hacer referencia también a su desempeño o a los logros conseguidos por el empleado. Se asemeja mucho en el contenido a una carta de recomendación, de forma que, con frecuencia, una y otra denominación se utiliza de forma indistinta para referirse al mismo escrito.
Ahora bien ¿qué es, entonces, un certificado de empresa? Este documento está recogido en el Estatuto de los Trabajadores y se trata de una certificación necesaria para poder recibir la prestación por desempleo. Es de entrega obligatoria al empleado o de forma telemática (certific@2) al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) al término o suspensión de su relación laboral.
“Estarán obligados a remitir el certificado de empresa por Internet, en su condición de empleadores, cualquier empresa, organización empresarial o asociación, institución o entidad de derecho público, independientemente de su forma jurídica, (…), que tengan contratados a trabajadores, operen en el territorio nacional y tengan asignado a su CIF o NIF una cuenta de cotización por la Tesorería General de la Seguridad Social, cuando dichos trabajadores finalicen o se suspenda o reduzca su relación laboral, y les comuniquen que van a solicitar las prestaciones por desempleo.” (Orden TIN/790/2010, de 24 de marzo, por la que se regula el envío por las empresas de los datos del certificado de empresa al Servicio Público de Empleo Estatal por medios electrónicos.)
Otro documento frecuente en este terreno es el certificado de vida laboral español. En este caso, se trata de un listado que cualquier ciudadano puede pedir a la Tesorería de la Seguridad Social, esté en una relación contractual o no, que contiene el registro de todas las contrataciones sucedidas a lo largo de su vida profesional. Es un documento acreditativo en donde constan las fechas de inicio y final de cada relación laboral y el nombre de la empresa.
No hay que confundirlo con el certificado de profesionalidad, que expide el SEPE y las Comunidades Autónomas para acreditar oficialmente las cualificaciones profesionales necesarias para el ejercicio de una actividad laboral. Para poder solicitarlo, se han de superar los módulos de formación que integran el certificado o acreditar la experiencia profesional en el campo.
Cómo se redacta un certificado laboral
Un certificado laboral puede entenderse como una carta de recomendación que entrega un empleador a un empleado por cortesía y en la que se recoge la relación laboral entre ambos. A menudo, se incluye desde cuándo esta persona trabaja en la empresa y cuál ha sido su desempeño hasta la actualidad. Se trata de una carta formal que, cumpliendo con unos pocos requisitos formales y de contenido, permite una gran libertad de redacción.
El contenido de la carta se ha de ajustar a su objetivo, porque un certificado laboral puede obedecer a motivaciones diversas. Si el empleado lo solicita durante su relación laboral, aun sin vistas a buscar un nuevo empleo, la carta informará de su paso por la empresa y de sus funciones, pero si guarda relación con los trámites de solicitud de un préstamo bancario, la carta deberá hacer hincapié en los aspectos económicos más que en sus logros profesionales.
Puede ser conveniente solicitar un certificado laboral, aunque no se tenga pensado cambiar de empleo, porque, con el paso de los años, las empresas cambian de nombre o incluso desaparecen, y si se necesita entonces un certificado, no se podrá obtener.
Un certificado de trabajo no puede prescindir de esta información:
- la identidad y la dirección del empresario;
- la identidad del trabajador;
- la fecha de alta en la empresa (antigüedad)
- el puesto del trabajador;
- la fecha y el lugar de expedición.
A partir de aquí, puede redactarse como una carta formal o como un documento acreditativo simple que solo haga constar los datos básicos.
Si te decantas por redactar un escrito, puedes orientarte por la estructura de una carta formal que incluya un encabezado con fórmulas de cortesía, un cuerpo principal y una despedida.
¿Qué información se incluye en cada apartado?
- Título: opcionalmente, puedes indicar de qué documento se trata.
- Introducción: en este párrafo, se incluyen los datos personales del empleado: nombre completo, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, su antigüedad en la empresa (fecha de alta), grupo profesional al que pertenece y su posición.
- Breve descripción de la empresa: aquí puedes hacer una sucinta referencia a la especialidad de la empresa y debes nombrar su domicilio y su razón social.
- Puesto del empleado: aquí se nombran las funciones que tiene o ha tenido el empleado en la empresa, la experiencia que ha adquirido y otras habilidades o logros dignos de mención.
- Motivo de la carta: puede hacerse referencia al final de la relación laboral o mencionarse si el empleado ha solicitado el documento. Es opcional.
- Despedida: además de las fórmulas de cortesía para la despedida, puede también agradecerse al empleado su desempeño en la empresa y desearle un buen futuro.
- Fecha, firma y sello de la empresa: con los datos de emisión y el sello de la empresa, la carta queda acreditada.
Certificado laboral: carta de ejemplo
Partiendo de lo dicho, hemos elaborado un ejemplo que puede servirte de orientación:
Muy señores míos:
Dª __________, con DNI/NIF núm. __________, en calidad de empleadora, certifica que:
D. ___________, con DNI/NIF núm. _________, ha trabajado en esta empresa desde el _________ hasta el _________, efectuando de forma satisfactoria las funciones correspondientes al puesto ____________.
(Aquí puede incluirse más información sobre la empresa, el puesto y el desempeño del empleado.)
Datos de la empresa (CIF, razón social, domicilio):
Datos del trabajador (NIF, Seguridad Social, profesión, fecha de alta, etc.)
Quedo a su disposición para cualquier información adicional que necesite.
La empresa _________ firma y sella la presenta certificación a ___________ en _____________.
(Firma y sello)
Recordatorio final: qué no puedes olvidar en un certificado laboral
Revisa que tu documento incluye toda la información necesaria:
- Título (de qué tipo de certificado se trata)
- Introducción
- Breve referencia a la empresa
- Descripción del puesto
- Desempeño del empleado
- Motivo de la carta
- Despedida
- Fecha, firma y sello
Por último, comprueba que la información es correcta:
- ¿Está redactado de forma objetiva?
- ¿Tiene un formato limpio?
- ¿Has revisado la ortografía?
- ¿Has descrito bien las funciones del puesto desempeñado?
- ¿Has redactado la carta en el papel con membrete de la empresa?
- ¿Son correctas todas las fechas?
Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.