Cómo hacer una buena en­tre­vi­s­ta de trabajo

La en­tre­vi­s­ta laboral es el momento decisivo en un proceso de selección. Es en este momento cuando los in­ta­n­gi­bles datos del curriculum vitae se co­n­vie­r­ten en una persona de carne y hueso a la que se ha de conocer y juzgar. Mientras que en la pre­se­le­c­ción prestaste atención a las llamadas hard skills o “ha­bi­li­da­des duras”, esto es, a los estudios, a las cua­li­fi­ca­cio­nes y a los co­no­ci­mie­n­tos es­pe­cia­les, ahora te centrarás por encima de todo en aspectos como la mo­ti­va­ción, la pe­r­so­na­li­dad, las ha­bi­li­da­des co­mu­ni­ca­ti­vas y la imagen general del candidato, es decir, en sus soft skills o “ha­bi­li­da­des blandas”.

Cuando se carece de ex­pe­rie­n­cia a la hora de conducir una en­tre­vi­s­ta, suele in­cu­rri­r­se en errores tan comunes como dejarse llevar por simpatías o por estados de ánimo, olvidar preguntas im­po­r­ta­n­tes que pueden influir en la es­ti­ma­ción del candidato o llevar a cabo las en­tre­vi­s­tas de forma tan des­or­ga­ni­za­da que al final no te permita comparar a los ca­n­di­da­tos.

Nuestra guía para conducir una en­tre­vi­s­ta laboral pretende servirte de he­rra­mie­n­ta de ayuda para evitar los errores más típicos y llevar a cabo en­tre­vi­s­tas pro­fe­sio­na­les que te permitan encontrar al mejor candidato para tu puesto.

La función de una en­tre­vi­s­ta laboral es facilitar a una empresa encontrar a los ca­n­di­da­tos que más se ajustan a los puestos libres que ofrece. Este es un objetivo fu­n­da­me­n­tal que un re­clu­ta­dor no debe perder de vista durante una en­tre­vi­s­ta. Para lograrlo, no solo es fu­n­da­me­n­tal juzgar al candidato de forma neutral y plantear las preguntas adecuadas, sino también crear una atmósfera agradable en la que el candidato pueda sentirse a gusto. Para ello, es necesario pre­pa­rar­se muy bien y es­tru­c­tu­rar la co­n­ve­r­sa­ción cla­ra­me­n­te.

Puede ser de ayuda limitar la duración de la en­tre­vi­s­ta y tener presente este margen de tiempo para evitar que algunas fases se pro­lo­n­guen demasiado y que al final solo puedas pasar por encima de los puntos más im­po­r­ta­n­tes antes de que entre el siguiente candidato. Una en­tre­vi­s­ta no debería durar más de una hora –45 minutos sería aún mejor– no solo para aliviar al nervioso candidato, sino también para pe­r­mi­ti­r­te organizar mejor tu agenda de en­tre­vi­s­tas.

Esta podría ser una forma óptima de es­tru­c­tu­rar una en­tre­vi­s­ta:

• Saludos y pre­se­n­ta­cio­nes (5 minutos)
• Preguntas al candidato (de 15 a 20 minutos)
• Pre­se­n­ta­ción de la empresa (de 5 a 10 minutos)
• Preguntas del candidato (10 minutos)
• Cierre (5 minutos)

Cuando se conduce una en­tre­vi­s­ta sin la pre­pa­ra­ción adecuada, el candidato lo percibe de inmediato porque, por ejemplo, su in­te­r­lo­cu­tor le pregunta por datos y fechas que ya debió leer en el CV. Esto no solo sitúa al en­tre­vi­s­ta­dor en una posición des­agra­da­ble, sino que, si los ca­n­di­da­tos mejor cua­li­fi­ca­dos sienten que no se les valora como se merecen y abandonan el proceso de selección, pudiendo dañar la repu­tación de la empresa.

La mala or­ga­ni­za­ción también perjudica a la imagen de la empresa como em­plea­do­ra. Así, conviene evitar los si­guie­n­tes errores:

• El personal de recepción no tiene co­no­ci­mie­n­to de la en­tre­vi­s­ta de trabajo.
• El candidato ha de esperar mucho tiempo antes de la en­tre­vi­s­ta.
• No todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes en la en­tre­vi­s­ta disponen de la do­cu­me­n­ta­ción del candidato.
• La en­tre­vi­s­ta se ha de in­te­rru­m­pir porque la sala de reuniones no está reservada.

Dicho esto, tómate el tiempo que necesites para pre­pa­rar­te. Lee ate­n­ta­me­n­te toda la do­cu­me­n­ta­ción que ha entregado el candidato y toma notas, de modo que tengas los datos más im­po­r­ta­n­tes siempre a mano durante la en­tre­vi­s­ta, también los que guardan relación con los huecos en la vida pro­fe­sio­nal o con otros aspectos que te suscitan preguntas como, por ejemplo, por qué el candidato se decidió por un cierto puesto de trabajo o estudio. Esto demuestra que has estudiado el cu­rrí­cu­lum del candidato y tienes un interés sincero en él.

Horas antes de la en­tre­vi­s­ta, conviene revisar todos los aspectos de or­ga­ni­za­ción: que los colegas se acuerdan de la cita, que la sala de reuniones está preparada y que el personal de recepción sabe de la llegada del candidato para que le puedan saludar, si fuera posible, por su nombre.

En tu rol de en­tre­vi­s­ta­dor, no tienes mucho que temer. Incluso sin mucha ex­pe­rie­n­cia, con una buena pre­pa­ra­ción y una apa­rie­n­cia segura es posible ocultarlo. Esto no significa mirar al candidato por encima del hombro ni tratarle con su­pe­rio­ri­dad, sino que, por el contrario, una actitud re­s­pe­tuo­sa demuestra pro­fe­sio­na­li­dad y ex­pe­rie­n­cia en el trato con (futuros) empleados.

Puede resultar de ayuda recordar las en­tre­vi­s­tas que superaste en el pasado, cómo estabas de nervioso y qué in­te­r­lo­cu­tor te pareció el más agradable en esta situación. Si tienes esto en cuenta en todas las fases de la en­tre­vi­s­ta, el candidato notará que, más que un proceso mecánico de selección, la empresa se ha tomado las molestias de hacerle sentir cómodo.

Saluda al candidato con un gesto abierto y amistoso y dale unos minutos antes de comenzar la en­tre­vi­s­ta. Antes de sucumbir a un incómodo silencio, preguntar por el viaje o el trayecto a la empresa, sobre la ciudad (si ha viajado desde otro lugar) o sobre el tiempo es de utilidad para romper el hielo. Esto ayuda al candidato a relajarse y tomar aire antes de entrar en materia.

A co­n­ti­nua­ción, y si es el caso, se presenta a los demás pa­r­ti­ci­pa­n­tes en la en­tre­vi­s­ta con sus nombres y cargos en la empresa. En este punto, es bueno explicar bre­ve­me­n­te por qué esas personas están presentes en la en­tre­vi­s­ta y qué relación laboral tendrían con el candidato si co­n­si­guie­ra el puesto.

Si logras ma­n­te­ne­r­te calmado y relajado, co­n­tri­bui­rás a que el so­li­ci­ta­n­te también se tra­n­qui­li­ce.

Ahora comienza la en­tre­vi­s­ta en sí. Como empleador, es natural que lo primero que quieras saber sean los motivos por los que el candidato está in­te­re­sa­do en la posición y cuáles de sus ha­bi­li­da­des son pro­ve­cho­sas para tu empresa. Pero no olvides pre­gu­n­tar­le también cómo se imagina su futuro empleo y qué es para él un buen empleador. Al fin y al cabo, una en­tre­vi­s­ta es la ocasión de que ambas partes se conozcan. Es mejor descubrir ahora si se pueden cumplir las ex­pe­c­ta­ti­vas, que lamentar una mala decisión más tarde.

Es muy fácil que esta fase degenere en un puro in­te­rro­ga­to­rio (o una cacofonía si hay varios pa­r­ti­ci­pa­n­tes). Para evitarlo, trata de crear una co­n­ve­r­sa­ción fluida y natural es­cu­cha­n­do las re­s­pue­s­tas del candidato y to­má­n­do­las como punto de partida para dirigir la charla en la dirección que te interesa con preguntas cada vez más precisas y orie­n­ta­das a tus objetivos.

Ahora es tu turno. Tras hacerte una impresión del candidato y de las pro­ba­bi­li­da­des de una co­la­bo­ra­ción fru­c­tí­fe­ra en el futuro, es el momento de presentar a la empresa con más detalle y dar al en­tre­vi­s­ta­do una impresión de lo que le esperaría en el futuro. No es necesario entrar en una detallada narración sobre la historia de la empresa o en la enu­me­ra­ción de in­fo­r­ma­ción que se encuentra fá­ci­l­me­n­te en la página web de la misma.

Piensa con an­te­la­ción qué in­fo­r­ma­ción es la que interesa al so­li­ci­ta­n­te y co­n­cé­n­tra­te en la im­po­r­ta­n­cia del puesto a cubrir. Explica bre­ve­me­n­te cuál es el papel de este puesto en el equipo, su co­la­bo­ra­ción con otros de­pa­r­ta­me­n­tos y las posibles opo­r­tu­ni­da­des de de­sa­rro­llo que ofrece, así como su im­po­r­ta­n­cia para los objetivos generales de la empresa en el futuro, si es posible.

En este punto, trata de dar al candidato una imagen lo más realista posible de la vida cotidiana de la empresa. De esta manera se evitan desde el principio las de­ce­p­cio­nes e in­sa­ti­s­fa­c­cio­nes que pueden co­n­ve­r­ti­r­se en una carga para los co­m­pa­ñe­ros y envenenan el estado de ánimo del equipo.

Ahora el candidato tiene la opo­r­tu­ni­dad de plantear preguntas re­la­cio­na­das con los procesos generales de la empresa o es­pe­cí­fi­ca­me­n­te con su futura función. También en este caso es im­po­r­ta­n­te responder abierta y ho­ne­s­ta­me­n­te, siempre y cuando no se revelen secretos de la empresa.

Ten en cuenta también que las preguntas de un candidato podrían en ciertas ci­r­cu­n­s­ta­n­cias sacar a relucir los problemas de la empresa. Esto es motivo para pre­pa­rar­te con an­te­la­ción co­n­su­l­ta­n­do a tus colegas y su­pe­rio­res sobre la mejor forma de reac­cio­nar ante estas cue­s­tio­nes y evitar re­s­po­n­de­r­las sin mentir.

Una vez aclaradas las preguntas del candidato, es habitual esbozar bre­ve­me­n­te los si­guie­n­tes pasos en el proceso de selección. Suele indicarse un plazo de tiempo apro­xi­ma­do en el que el candidato recibirá una respuesta de la empresa y se aclararán cue­s­tio­nes relativas al contrato de trabajo, como la fecha más temprana de in­co­r­po­ra­ción, las ex­pe­c­ta­ti­vas sa­la­ria­les, los días de va­ca­cio­nes y el tipo de contrato (temporal o in­de­fi­ni­do).

Para cerrar, agradece al candidato haber asistido a la en­tre­vi­s­ta y aco­m­pá­ña­lo a la puerta.

Cuando se trata de cubrir una vacante, lo normal no es hacer una en­tre­vi­s­ta, sino cientos y, si el proceso de selección se alarga durante varias semanas, lo más frecuente es que los recuerdos de las primeras co­n­ve­r­sa­cio­nes se difuminen o se olviden detalles im­po­r­ta­n­tes.

Para que, aun después de este tiempo, se pueda tomar una decisión bien fundada, conviene trabajar en las notas que se han tomado de cada candidato y, si es posible, tra­n­s­fe­ri­r­las a hojas de eva­lua­ción es­ta­n­da­ri­za­das que faciliten la co­m­pa­ra­ción ecuánime de todos los ca­n­di­da­tos.