Cómo hacer un acta: lo que debes tener en cuenta

Se trate de la reunión de una junta directiva, de una aso­cia­ción o una consulta sobre valores, son muchas las ocasiones en las que se debe redactar un acta. No obstante, son pocos los que quieren en­ca­r­gar­se de esta tarea vo­lu­n­ta­ria­me­n­te y son muchos, incluso en puestos di­re­c­ti­vos, los que se preguntan para qué sirven, aunque lo cierto es que las actas son útiles para todas las partes in­vo­lu­cra­das.

Es­pe­cia­l­me­n­te aquellos que trabajan en una oficina tienen que dedicar a diario mucho tiempo a redactar correos ele­c­tró­ni­cos y do­cu­me­n­tos. Si a todo esto se le suma que en ellos recae la re­s­po­n­sa­bi­li­dad de redactar un acta, muchos acabarán pre­gu­n­tá­n­do­se cuál es el sentido de tanto esfuerzo. No es necesario, no obstante, invertir mucho tiempo en buscar una respuesta, puesto que existen muy buenas razones para hacerlo.

No obstante, para que un acta cumpla realmente su función, no debe reducirse a una mera tra­n­s­cri­p­ción. Un acta bien es­tru­c­tu­ra­da e in­fo­r­ma­ti­va no sirve de nada si acaba en la papelera del correo ele­c­tró­ni­co. Solo tienen un efecto positivo cuando los empleados y la dirección las utilizan ac­ti­va­me­n­te como he­rra­mie­n­ta de trabajo. Una manera simple de ga­ra­n­ti­zar­lo es fijar que en cada reunión alguien lea las actas de la reunión anterior para recordar el contenido.

Muchas de­ci­sio­nes y re­so­lu­cio­nes se adoptan mientras se celebra una reunión. Sin embargo, en aquellos casos en los que la reunión se alarga y son muchos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes que piden in­te­r­ve­nir es co­m­pli­ca­do recordar al cabo de unas semanas cuáles fueron los términos de dicha decisión palabra por palabra. Además del hecho de que tras varios días es co­m­pli­ca­do recordar cómo se ha llegado a adoptar dichas de­ci­sio­nes. Por lo tanto, si en una sesión de se­gui­mie­n­to se desea tratar un tema en pa­r­ti­cu­lar es muy útil refrescar la memoria a través de un acta.

¿Un miembro de la aso­cia­ción se ha co­m­pro­me­ti­do a realizar una tarea y ahora lo niega?, ¿varias personas se co­n­si­de­ran re­s­po­n­sa­bles del mismo área? Un acta redactada co­n­cie­n­zu­da­me­n­te registra la di­s­tri­bu­ción de las tareas, logrando de este modo crear co­m­pro­mi­so.

A menudo sucede que algunos empleados no pueden asistir a una reunión, ya sea porque se en­cue­n­tran de va­ca­cio­nes o por en­fe­r­me­dad. Gracias a la redacción de un acta pueden ma­n­te­ne­r­se ac­tua­li­za­dos. Además, los in­ve­r­sio­ni­s­tas también tienen derecho a la in­fo­r­ma­ción: si un ac­cio­ni­s­ta audita tu negocio, el equipo de análisis puede solicitar actas de las reuniones de la junta directiva, así como de otras sesiones re­le­va­n­tes.

Como ya hemos me­n­cio­na­do an­te­rio­r­me­n­te, las actas juegan un papel fu­n­da­me­n­tal en las reuniones, ya que permiten dejar co­n­s­ta­n­cia de todo lo ocurrido, así como registrar las de­ci­sio­nes que se han adoptado y los temas tratados. Sin embargo, no todas las actas de reunión son iguales, pues su contenido variará de­pe­n­die­n­do del contexto en el que se lleven a cabo.

Así, las actas de reunión de trabajo deben di­fe­re­n­ciar­se de las actas de reunión de socios: en estas se deja co­n­s­ta­n­cia de todo lo que sucede en la reunión de los miembros que forman una sociedad y con ellas pretenden evitarse problemas futuros y de­te­r­mi­nar cuáles son las bases para la adopción de de­ci­sio­nes futuras.

Dentro de las actas de reunión, juegan un papel de­te­r­mi­na­n­te las actas de reunión del Consejo de Ad­mi­ni­s­tra­ción. Este órgano, encargado de adoptar las de­ci­sio­nes más im­po­r­ta­n­tes para una sociedad, re­pre­se­n­ta los intereses de todos los socios y las de­ci­sio­nes se adoptan por medio de un sistema de mayorías.

Los en­ca­r­ga­dos de redactar un acta suelen enviarlas por escrito en forma de correo ele­c­tró­ni­co, con la ventaja de que así ahorran papel. Sin embargo, la de­s­ve­n­ta­ja con la que cuenta esta forma de enviar las actas es que el documento puede ser pasado por alto entre la co­rre­s­po­n­de­n­cia ele­c­tró­ni­ca que se recibe a diario. Trata de en­fre­n­tar­te a esta de­s­ve­n­ta­ja fa­ci­li­ta­n­do la tarea al lector:

• Formula oraciones cortas.
• Redacta con claridad.
• Resalta, con ayuda del formato, los puntos más im­po­r­ta­n­tes.
• Es­tru­c­tu­ra el acta de una manera lógica. Si los puntos están separados cro­no­ló­gi­ca­me­n­te pero pe­r­te­ne­cen a un mismo tema, agrúpalos en la misma sección del acta. Ten en cuenta que las re­fe­re­n­cias a eventos pasados o futuros no tienen cabida aquí.
• Como co­n­se­cue­n­cia de todo esto, deberás adherirte co­n­si­s­te­n­te­me­n­te a la forma de acta pre­via­me­n­te se­le­c­cio­na­da.
• Asigna cada de­cla­ra­ción al re­s­pe­c­ti­vo orador.
• Adjunta los do­cu­me­n­tos pe­r­ti­ne­n­tes al final y enlázalos en el lugar apropiado.

Una es­tru­c­tu­ra clara aumentará la le­gi­bi­li­dad del acta y, además, si utilizas un formato uniforme en todos los casos, los pa­r­ti­ci­pa­n­tes se aco­s­tu­m­bra­rán a una es­tru­c­tu­ra fija y se fa­mi­lia­ri­za­rán rá­pi­da­me­n­te con ella. Por lo tanto, puede ser útil crear un modelo de acta de reunión. La siguiente in­fo­r­ma­ción debe constar en cada acta:

En­ca­be­za­do: en el en­ca­be­za­do se incluirán el lugar, la fecha y los nombres de las partes in­vo­lu­cra­das. El tema de la reunión hará de en­ca­be­za­mie­n­to.

Cuerpo principal: aquí se puede dejar co­n­s­ta­n­cia de los temas tratados. En un acta de reunión, cada tema se asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los ar­gu­me­n­tos y debates llevados a cabo sobre cada uno de los temas que se han discutido. Los ar­gu­me­n­tos en contra de ciertas de­cla­ra­cio­nes también deben incluirse en el cuerpo principal, es­pe­cia­l­me­n­te si plantean preguntas que podrían ser im­po­r­ta­n­tes para las sesiones de se­gui­mie­n­to.

Co­n­clu­sión: al final se resumen de nuevo los re­su­l­ta­dos y las de­ci­sio­nes adoptadas durante la reunión. Si se han di­s­tri­bui­do las tareas, se hará constar el nombre de los re­s­po­n­sa­bles de cada una de ellas. Aquí también habrá sitio para hacer mención sobre lo que ocurrirá en el futuro, puedes es­pe­ci­fi­car cuál será el programa de la siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado. Estas notas ayudarán durante la siguiente sesión a do­cu­me­n­tar los progresos re­le­va­n­tes que se vayan pro­du­cie­n­do. Al final, las actas contarán con un espacio para la forma de la persona encargada de llevarla a cabo y/o del pre­si­de­n­te de la reunión.

Anexo: los do­cu­me­n­tos adjuntos incluirán folletos de co­n­fe­re­n­cias, dia­po­si­ti­vas de pre­se­n­ta­cio­nes o do­cu­me­n­tos con hechos y cifras sobre el tema que pro­po­r­cio­nen in­fo­r­ma­ción gráfica en las actas.

Dentro de las reglas que es­pe­ci­fi­can cómo redactar un acta hay una que juega un papel de­te­r­mi­na­n­te y es la necesidad de ajustarse, en todo caso, a las co­n­ve­n­cio­nes es­ti­lí­s­ti­cas. Debes escribir de forma objetiva y concisa, evitando siempre hacer ob­se­r­va­cio­nes su­b­je­ti­vas o emo­cio­na­les –estas no deben incluirse nunca en un acta. Asimismo, ten en cuenta que este documento no debe re­da­c­tar­se en primera persona. Por medio de las citas podrás resaltar aquellos ar­gu­me­n­tos si­g­ni­fi­ca­ti­vos.

Para las re­so­lu­cio­nes y so­li­ci­tu­des oficiales se utiliza el estilo directo, y todas las demás de­cla­ra­cio­nes se anotan en estilo indirecto. Por lo general, se debe redactar un acta en tiempo presente aunque en algunos casos también puede elegirse el pasado; sea cual sea la forma elegida deberás atenerte a ella durante todo el documento.

En general, en las actas no se puede pre­s­ci­n­dir de llevar a cabo una tra­n­s­cri­p­ción detallada, pues es demasiado fácil olvidar hechos y ci­r­cu­n­s­ta­n­cias. La mayoría de los oradores mostrarán un gran de­s­co­n­te­n­to si se les asignan de­cla­ra­cio­nes o tareas falsas, por lo tanto, no dudes en hacer preguntas durante la sesión si hay algo que no te ha quedado claro. Ten en cuenta que si no lo haces seguirás re­fle­xio­na­n­do sobre un asunto que te gustaría redactar en un acta mientras la discusión continúa. También puede ocurrir que varias personas estén hablando al mismo tiempo y que se te escape algún argumento im­po­r­ta­n­te o que no tengas su­fi­cie­n­te co­no­ci­mie­n­to sobre un tema como para ser co­n­s­cie­n­te de si has podido o no abre­viar­lo de la forma correcta. Antes de que escribas algo in­co­rre­c­to y tengas que co­rre­gi­r­lo más tarde, será mejor que tomes la palabra de inmediato.

También deberás tener en cuenta los si­guie­n­tes consejos si quieres llevar a cabo un acta de reunión útil:

¿Alguien está dando una co­n­fe­re­n­cia? Si es posible, habla antes con la persona en cuestión. Pro­ba­ble­me­n­te puedas usar algunos de los ma­te­ria­les que el ponente utilizará, tales como gráficos y folletos, como pre­pa­ra­ción para llevar a cabo la tra­s­cri­p­ción. Además, puedes co­lo­car­los de antemano en el apéndice de forma que no tengas que pedirlos después. Aclara con an­ti­ci­pa­ción los conceptos que no te resulten fa­mi­lia­res. Si se trata de un aco­n­te­ci­mie­n­to re­cu­rre­n­te, consulta las actas de la sesión anterior. De esta manera, re­co­r­da­rás los temas pri­n­ci­pa­les de la sesión anterior y te pre­pa­ra­rás, si es necesario, para continuar con ellos. ¿No conoces a todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes? Infórmate con an­te­rio­ri­dad para reconocer rá­pi­da­me­n­te los nombres y las caras.

Para una reunión de negocios, no es necesario que lleves una tra­n­s­cri­p­ción literal. Co­n­cé­n­tra­te en los temas más im­po­r­ta­n­tes y sigue el discurso hasta la decisión final. Es útil tener en cuenta el tema central de la reunión. Si deseas incluir una co­n­ve­r­sa­ción más larga en las actas, hazte la siguiente pregunta: ¿esta co­n­ve­r­sa­ción realmente conduce a una decisión que es relevante para el tema de la sesión?

Ejemplo: registras en acta una reunión sobre el pre­su­pue­s­to tri­me­s­tral para la compra de objetos expuestos en la aso­cia­ción de museos locales. Dos asi­s­te­n­tes discuten si servir torrijas o tarta de Santiago en la próxima merienda or­ga­ni­za­da por la aso­cia­ción. Fi­na­l­me­n­te se decide servir ambos postres. Esta decisión no debe constar en el acta ya que no es de­te­r­mi­na­n­te para el pre­su­pue­s­to tri­me­s­tral porque el dinero proviene de otra fuente de recursos y, además, no tiene nada que ver con el tema central que eran las ex­po­si­cio­nes.

Este es un truco simple que te ahorrará una gran cantidad de trabajo después: deja mucho espacio entre cada línea escrita. Otra opción sería que al final de un conjunto de temas dejes espacio su­fi­cie­n­te para una sección adicional. Si durante la co­n­ve­r­sa­ción se vuelve a retomar un tema anterior, podrás si­m­ple­me­n­te seguir es­cri­bie­n­do en ese punto. En caso de que unas el acta más tarde, podrás elaborar los di­fe­re­n­tes temas paso a paso y no tendrás que es­tru­c­tu­rar po­s­te­rio­r­me­n­te la tra­n­s­cri­p­ción te­má­ti­ca­me­n­te.

No tienes que ser ta­quí­gra­fo pro­fe­sio­nal. Pero si utilizas abre­via­tu­ras la tra­n­s­cri­p­ción si­mu­l­tá­nea será mucho más rápida. De­sa­rro­lla o utiliza un sistema con el que puedas lidiar a largo plazo. De lo contrario, olvídate de co­m­pre­n­der más tarde lo que significa esa colección de ca­ra­c­te­res. Escribe la tra­n­s­cri­p­ción en palabras clave si fuera necesario.

Si el argumento y el co­n­tra­ar­gu­me­n­to se alternan en un in­te­r­ca­m­bio de opiniones, como miembro del grupo pro­ba­ble­me­n­te compartas la visión de una de las partes. Sin embargo, al estar a cargo de la tra­n­s­cri­p­ción, deberás presentar ambos partidos de manera justa. Incluso las de­ci­sio­nes con las que no estás de acuerdo deberán quedar re­fle­ja­das en los hechos al redactar las actas.

Si es necesario, repasa de nuevo las notas al final de la sesión le­yé­n­do­las en voz alta. Si una persona considera al es­cu­char­te que su discurso no ha sido pre­se­n­ta­do co­rre­c­ta­me­n­te, podrá objetar in­me­dia­ta­me­n­te. De esta manera, también podrás comprobar la exactitud de los hechos expuestos, al mismo tiempo que recuerdas a todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes los puntos más im­po­r­ta­n­tes.

Escribe tus notas en un pro­ce­sa­dor de textos. En ese momento, el contexto sigue estando aún fresco en tu memoria y si tienes preguntas los pa­r­ti­ci­pa­n­tes también re­co­r­da­rán las re­s­pue­s­tas mejor si las haces con prontitud.

Ya te has encargado de redactar el acta, pero ¿realmente has pensado en todo?, ¿cumple el estándar de calidad? Antes de enviar el documento a tus co­m­pa­ñe­ros por correo ele­c­tró­ni­co es mejor utilizar nuestra lista de ve­ri­fi­ca­ción para estar seguro.

Las actas de reunión se utilizan en diversas áreas. Si las partes in­vo­lu­cra­das o terceros quieren ser capaces de entender, más tarde, ciertas de­ci­sio­nes estos registros re­fle­ja­dos por escrito ayudan a entender el proceso de toma de de­ci­sio­nes anterior. Si quieres que tus empleados se encarguen de redactar un acta, puedes co­n­ve­n­ce­r­les de la utilidad de llevar a cabo un acta con las razones que te damos aquí. También puedes utilizar nuestros consejos y pla­n­ti­llas. El resultado: menos trabajo y un acta in­fo­r­ma­ti­va y clara.

Ten en cuenta que la mayor parte de los países regulan en su derecho mercantil cuál debe ser el contenido de de­te­r­mi­na­das actas, por lo que, antes de anda, debes ase­gu­rar­te de lo prescrito por la ley de tu país.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.