¿Qué es un sistema de facturación?

Debido a la obligación legal de llevar a cabo la facturación y la contabilidad impuesta a autónomos y dueños de pequeñas empresas, los programas para facturar son una herramienta de vital importancia. Este tipo de programas permiten, de forma muy sencilla, mantener las cuentas al día y llevar un control de la facturación, tareas imprescindibles para el buen funcionamiento del negocio.

Hoy en día, gracias a los avances de la tecnología cloud, la gestión de las facturas es más profesional y sencilla que nunca. Los programas de facturación son cada vez más necesarios para pequeños empresarios, ya que les permiten ahorrar tiempo y dinero, cumpliendo una gran cantidad de funciones. Además, los softwares gratuitos –a pesar de que presentan limitaciones– son la solución perfecta para aquellas pymes que no cuentan con el presupuesto necesario para contar con uno de pago.

Asimismo, estos sistemas de facturación presentan la gran ventaja de que incluyen herramientas que permiten gestionar otros aspectos tales como la contabilidad, las cuentas bancarias, la información fiscal o las relaciones con los clientes.

¿Para quiénes son aptos los programas para facturar?

Desde hace años, la tradicional facturación en papel se ha visto sustituida en España por la factura electrónica, una alternativa legal llevada a cabo mediante un documento digital que garantiza la autenticidad de su contenido. Se trata de una factura que se expide y se recibe en formato electrónico y que cumple con todos los requisitos legales que se exigen a las facturas tradicionales.

De acuerdo a lo previsto en la Ley 25/2013, todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas y ajustarse al formato de factura Facturae versión 3.2x con firma electrónica XadES.

Desde el 18 de abril de 2019, todos los estados miembros de la Unión Europea están obligados a implementar las normas relativas a las obligaciones de factura electrónica en todos los procesos de contratación pública, según lo previsto en la Directiva 2014/55/EU. Las entidades públicas o regionales, no obstante, disponen de un plazo mayor para aplicar dicha Directiva que, en todo caso, tendrá como límite el 18 de abril de 2020.

Debido a los cambios fiscales introducidos en el país, los negocios se han visto obligados a adaptar sus diversos procesos administrativos porque estas reglas de facturación también imponen la obligación a los proveedores privados que contraten con la Administración Pública. En este sentido, los sistemas de facturación online son recomendables especialmente para autónomos y pymes, ya que facilitan la facturación y la contabilidad, obligaciones impuestas a todos los empresarios.

¿Qué hay que tener en cuenta al elegir un programa de facturación?

A la hora de elegir el sistema de facturación electrónica más conveniente, tienes que prestar atención a una serie de características:

  • Tiene que estar avalado por la Administración General del Estado: es imprescindible que el software de facturación online que elijas esté avalado por el Administración General del Estado. Antes de elegir uno, te recomendamos que verifiques que el programa cumple con las siguientes condiciones:
  1. Estar conectado con FACe a través de la interfaz automatizada de servicios web para proveedores. FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del estado.
  2. Que se hayan presentado facturas electrónicas a través de dicha interfaz.
  • ¿Es un programa de facturación online o se trata de un software que requiere instalación?: Antes de decidirte por una opción determinada comprueba desde cuántos dispositivos es posible tener acceso al software. Este problema no se da con los programas para facturar online, ya que al ser una plataforma en Internet varias personas pueden acceder a ellos simultáneamente. Si el programa solo puede utilizarse desde el dispositivo donde ha sido descargado el software, podría complicar los procesos de facturación.
  • Presta atención a la seguridad que ofrece el programa: asegúrate de preguntar dónde se guardará la información almacenada por el programa para facturar que elijas. El centro de datos de la empresa proveedora del servicio debe estar ubicado en territorio nacional.
  • Comprueba que las actualizaciones sean gratuitas: no sería justo que, de existir novedades en materia fiscal, el sistema que has escogido te hiciera pagar por los cambios que deben introducir, ya que estos se producen por mandato legal.
  • Asegúrate de que el proveedor que elijas tenga capacidad para respaldar el volumen de facturación de tu empresa.
  • Lee la letra pequeña para evitar sorpresas: comprueba que los costos a los que se hace referencia son por factura timbrada, ya que solo estas serán legales.

Sistemas de facturación: opciones

En la página web del gobierno podrás encontrar un listado de empresas que prestan servicios a proveedores de las Administración Públicas (es meramente orientativo, ya que para la presentación de facturas electrónicas a través de FACe no se necesita registrarse previamente).

FacturaDirecta

FacturaDirecta es un programa de facturación online y contabilidad de origen español que te permite colaborar con tu equipo sin limitaciones. Este programa para realizar facturas electrónicas te permite también crear facturas proforma, albaranes y presupuestos. Además, cuenta con aplicaciones móviles para iOS y Android y está totalmente basado en Internet, por lo que para utilizarlo solo es necesario contar con un dispositivo que tenga acceso a la web. Además, su interfaz es muy fácil de usar, especialmente diseñada para ser amigable y facilitar tu trabajo estés donde estés, pues te permite el envío de facturas por correo electrónico en formato PDF.

Rellenando un simple formulario a través de su web, puedes probar este sistema de facturación, obteniendo 30 días gratis de prueba. Después de este periodo podrás elegir entre una versión gratuita con funciones limitadas (para 10 contactos y 10 productos) y una versión de pago.

Es considerado uno de los mejores programas de facturación en España porque ofrece un sistema muy completo, incluyendo, entre otros servicios: generar tus facturas a partir de facturas con otro formato por medio de un solo clic, permite crear varias plantillas de documentos para diversas marcas y simplifica el cálculo de impuestos (gestión del resumen del IVA tanto del modelo 303 como del modelo 347). Además, dispone de una función para crear productos y servicios que te permitirá señalar las unidades disponibles, la descripción, el precio de venta y el tipo de impuestos aplicables para cada uno de ellos, gracias a lo cual podrás crear facturas en un minuto.

Ofrece algunas características adicionales como la personalización de plantillas con el logo, imágenes o colores acordes a la imagen corporativa de tu empresa. Asimismo, te permite facturar en diversos idiomas para que puedas ajustarla a las necesidades de cada uno de tus clientes.

Ventajas Desventajas
Totalmente basado en Internet, no requiere la instalación de software El plan gratuito está limitado a 10 contactos, ya sean proveedores, clientes o empleados, y a 10 productos
Diseño intuitivo, fácil de usar  
No existe ningún límite de facturas  
Permite facturar desde distintos dispositivos  

Contasimple

Otro de los programas para facturar líder en España es Contasimple, diseñado especialmente para autónomos y empresas con el objetivo de facilitar los procesos de facturación, contabilidad y cálculo de impuestos. Contasimple es un programa perfecto para usuarios sin conocimientos contables previos pues el sistema te guía paso a paso en todas las operaciones y, en caso de duda, puedes contactar telefónicamente a su servicio de atención al cliente para que te ayude.

Contasimple es perfecto para autónomos, empresas y gestorías.En el caso de los autónomos es muy útil porque este sistema de facturación online les permite cumplir con la obligación de llevar los cuatro libros de registros, facilitando la gestión de estos. En el caso de las pymes, es especialmente útil el conjunto de herramientas que permiten mantener una visión global de la economía de la empresa, facilitando tareas de administración, gestión de impagos, etc. Las gestorías pueden asimismo beneficiarse de funciones para gestionar a sus clientes, realizar el cálculo de impuestos, etc.

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Desde 2016, el programa cuenta con una aplicación disponible para usuarios iOS y Android. De esta forma, podrás crear facturas en pocos segundos y desde cualquier lugar para enviarlas sobre la marcha a tus clientes por correo electrónico. También podrás introducir facturas recibidas y tickets, acceder a los datos de proveedores y clientes y consultar tus documentos desde cualquier sitio.

Es importante destacar que este programa cuenta con tres planes diferentes para adaptarse a tus necesidades. En su web podrás descargarte gratis, no obstante, una versión de prueba del Plan Ultimate para que lo uses durante 30 días y compruebes las ventajas de disponer de todas sus funciones. Solo esta versión te permite crear facturas electrónicas. El Plan Profesional es el más popular.

Cabe destacar que elprograma está en constante supervisión para asegurar que el sistema de facturación se mantiene al día en cuanto a obligaciones fiscales. En el caso de la aparición de una nueva norma, el programa la incluye lo antes posible y pone sobre aviso a los usuarios.

Ventajas Desventajas
Equipo de gestores profesionales que te ayuda a revisar los procesos La versión gratuita cuenta con muchas limitaciones:- Facturas electrónicas- Personalización facturas- Impuestos- Informes
Incluye actualizaciones acordes a la ley  
Puedes probar gratis la versión Ultimate durante 30 días  

Cloud Gestion

Cloud Gestion no solo es un software de facturación online, sino una aplicación en la nube que simplifica la emisión y recepción de facturas electrónicas para empresas y personas físicas que ofrecen servicios y permite llevar un control sobre los clientes de la empresa y sobre las cuentas que hay que cobrar. Gracias a que puedes acceder al software desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea PC, tablet o un smartphone, podrás realizar tus facturas en pocos segundos y desde cualquier lugar.

Una de las principales ventajas de este programa de facturación es la opción multiusuario, que permite a todos los miembros de tu equipo acceder a la aplicación al mismo tiempo para que puedan trabajar eficazmente en equipo. Además, a parte de los tres planes estándar Cloud Gestion LITE, Cloud Gestion PRO y Cloud Gestion BUSINESS, el software ofrece al usuario la posibilidad de adaptar estos packs a las necesidades propias de tu empresa.

Cloud Gestion te asignará desde el primer momento un asesor que resolverá tus dudas o problemas y te informará sobre actualizaciones, etc. Será una persona de contacto que se encargará de cubrir todas tus necesidades. En aquellos casos en los que tu asesor no pueda solucionarte un problema concreto, el soporte técnico estará a tu disposición.

Ventajas Desventajas
Sistema de facturación en la nube No cuenta con versión gratuita
Asesor desde el primer momento que resolverá tus dudas y problemas Pago único anual, no se permite pagar en mensualidades
Cuenta con tres planes para que elijas Pocas opciones de personalización
Ofrece una opción multiusuario  
Ofrece una versión de prueba  

Blueindic

Blueindic es un sistema de facturación online de diseño responsivo apto paraautónomos y empresas que permite la facturación online y que puede utilizarse en cualquier dispositivo que disponga de acceso a Internet.

Este programa te permite crear facturas de forma instantánea gracias a los diversos diseños de plantillas de facturas que ofrece para adaptarse a tus necesidades y mejorar tu imagen de marca. También podrás añadir nuevos usuarios a la cuenta Blueindic (opción multiusuario) de tu negocio para que puedan, en función de los permisos que tu previamente les hayas concedido, acceder a la información o editarla.

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Como complemento, esta aplicación también te permite llevar a cabo tu contabilidad de forma electrónica, un registro de tus gastos, la gestión de tus clientes, etc.

Ventajas Desventajas
Opción multiusuario para facilitar el trabajo en equipo  
4 planes diferentes para adaptarse a tus necesidades  
Dispone de un plan gratuito con limitaciones  
Todos los planes de pago pueden probarse gratis durante 30 días  

Billin

Billin es un sistema de facturación basado en la nube. Es perfecto para pymes y autónomos, ya que permite controlar todo el ciclo de facturación con la ventaja de que te permite conectar el software con herramientas de terceros. Además, ofrece un servicio de atención al cliente vía chat para resolver las dudas y los posibles problemas de forma más rápida y sencilla.

Entre otras funciones interesantes, Billin te permite usar filtros para gestionar las facturas más fácilmente, así como personalizarlas para añadir tu logo, tus colores corporativos y tus mensajes.

Esta herramienta ofrece tres planes diferentes de suscripción anual: Billin Básico por 5 euros al mes, Billin Pro por 10 euros al mes y Billin Corporate 20 euros al mes. A pesar de que no ofrece ninguna versión gratuita, los usuarios puedes descargarse una versión de prueba por 30 días.

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La herramienta ofrece, además, un sistema de chat interno para cada factura que permite resolver las insidencias entre clientes y proveedores.

Ventajas Desventajas
Tres planes diferentes No cuenta con ningún plan gratuito
Rastreo de facturas  
Facturas personalizables  
Prueba gratuita durante 30 días  

Los mejores programas de facturación en España: comparativa

Software Apto para Personalización Plataformas compatibles Precio Prueba gratuita
FacturaDirecta Pymes, autónomos Permite crear plantillas con logo, colores y tipografía diferentes para cada una de tus marcas.Permite cambiar el idioma de las plantillas. Acceso a la aplicación desde cualquier dispositivo. Aplicación disponible para iPhone y Android -Plan gratuito con limitaciones-Plan Básico: 10 €/mes + IVA-Plan Avanzado: 20 €/mes + IVA-Plan Total: 40 €/mes + IVA ✓ 30 días
Contasimple Autónomos, empresas y gestorías Plantillas profesionales que puedes personalizar con el logo, tus colores corporativos, etc. Programa web, ofrece una app para acceder desde cualquier dispositivo -Plan Básico gratuito (con limitaciones)-Plan profesional: 6 €/mes + IVA-Plan Ultimate: 9 €/mes + IVA ✓ 30 días de plan Ultimate de regalo
Cloud Gestion Autónomos, negocios y empresas   Desde cualquier dispositivo (PC, tablet o smartphone) -Cloud Gestion LITE: 350 €/pago único + IVA-Cloud Gestion PRO: 750 €/pago único + IVA-Cloud Gestion BUSINESS: 1250 €/pago único+ IVA ✓ Versión de prueba
Blueindic Autónomos y empresas Opción para editar todos los campos de tus documentos: logo, contenido, idioma, etc. Diseño responsivo, puede utilizarse desde cualquier dispositivo con conexión a Internet -Opción Básica: gratis-Opción Inicia: 4,75 €/mes + IVA-Opción Profesional: 7,95 €/mes + IVA-Opción Global: 15,95 €/mes + IVA ✓ 30 días de prueba gratuita para los planes de pago
Billin Para pequeñas empresas, autónomos y startups Posibilidad de personalizar facturas con el logo y plantillas para agilizar tareas. Software online, acceso desde cualquier dispostivo -Billin Básico: 5 €/mes + IVA (plan anual)-Billin Pro: 10 €/mes + IVA (plan anual)-Billin Corporate: 20 €/mes + IVA (plan anual) -

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