Re­qui­si­tos ese­n­cia­les de las facturas: ¿qué elementos han de incluir?

La correcta fa­c­tu­ra­ción es una condición in­di­s­pe­n­sa­ble para las empresas con el objetivo de evitar co­n­fli­c­tos con los clientes o con Hacienda. Además, una factura completa es garantía de obtener el derecho a de­du­c­cio­nes, lo que hace posible obtener la de­vo­lu­ción de los impuestos sobre las ventas incluidos en la factura, la cual se co­m­pe­n­sa­rá con la cantidad que se tenga que abonar, es decir, con el IVA. Para ello es necesario que el contenido de las facturas que se presentan en Hacienda se adecúe a la normativa vigente. En el presente artículo te contamos cuáles son las partes de una factura más im­po­r­ta­n­tes y cuáles son los datos obli­ga­to­rios que deben incluir.

Una factura es un documento escrito en el que el emisor detalla los productos y/o servicios prestados y le exige el pago de los mismos a un cliente.

Tal y como indica el artículo 6 del capítulo II del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Re­gla­me­n­to por el que se regulan las obli­ga­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción, hay algunos re­qui­si­tos que toda factura debe co­n­te­m­plar. Así reza dicho texto jurídico:

Artículo 6. Contenido de la factura. 1. Toda factura y sus copias co­n­te­n­drán los datos o re­qui­si­tos que se citan a co­n­ti­nua­ción, sin perjuicio de los que puedan resultar obli­ga­to­rios a otros efectos y de la po­si­bi­li­dad de incluir cua­le­s­quie­ra otras menciones: a) Número y, en su caso, serie. La nu­me­ra­ción de las facturas dentro de cada serie será co­rre­la­ti­va. […]

b) La fecha de su ex­pe­di­ción.

c) Nombre y apellidos, razón o de­no­mi­na­ción social completa, tanto del obligado a expedir factura como del de­s­ti­na­ta­rio de las ope­ra­cio­nes.

d) Número de Ide­n­ti­fi­ca­ción Fiscal atribuido por la Ad­mi­ni­s­tra­ción tri­bu­ta­ria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. […]

e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del de­s­ti­na­ta­rio de las ope­ra­cio­nes.

f) De­s­cri­p­ción de las ope­ra­cio­nes, co­n­si­g­ná­n­do­se todos los datos ne­ce­sa­rios para la de­te­r­mi­na­ción de la base imponible del Impuesto, tal y como ésta se define por los artículos 78 y 79 de la Ley del Impuesto, co­rre­s­po­n­die­n­te a aquéllas y su importe, in­clu­ye­n­do el precio unitario sin Impuesto de dichas ope­ra­cio­nes, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

g) El tipo im­po­si­ti­vo o tipos im­po­si­ti­vos, en su caso, aplicados a las ope­ra­cio­nes.

h) La cuota tri­bu­ta­ria que, en su caso, se repercuta, que deberá co­n­si­g­nar­se por separado.

i) La fecha en que se hayan efectuado las ope­ra­cio­nes que se do­cu­me­n­tan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago an­ti­ci­pa­do, siempre que se trate de una fecha distinta a la de ex­pe­di­ción de la factura.

j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una re­fe­re­n­cia a las di­s­po­si­cio­nes co­rre­s­po­n­die­n­tes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos co­rre­s­po­n­die­n­tes de la Ley del Impuesto o in­di­ca­ción de que la operación está exenta. Lo dispuesto en esta letra se aplicará asimismo cuando se do­cu­me­n­ten varias ope­ra­cio­nes en una única factura y las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias que se han señalado se refieran úni­ca­me­n­te a parte de ellas. […] l) En caso de que sea el ad­qui­re­n­te o de­s­ti­na­ta­rio de la entrega o pre­s­ta­ción quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de co­n­fo­r­mi­dad con lo es­ta­ble­ci­do en el artículo 5 de este Re­gla­me­n­to, la mención «fa­c­tu­ra­ción por el de­s­ti­na­ta­rio». […]

Número de Ide­n­ti­fi­ca­ción Fiscal (NIF)

El Número de Ide­n­ti­fi­ca­ción Fiscal no solo se asigna a las personas físicas, sino también a las personas jurídicas y entidades. Está compuesto por nueve cifras y su inclusión es in­di­s­pe­n­sa­ble en todas las au­to­li­qui­da­cio­nes, de­cla­ra­cio­nes, co­mu­ni­ca­cio­nes o escritos que se presenten en la Ad­mi­ni­s­tra­ción tri­bu­ta­ria y en los do­cu­me­n­tos de carácter tri­bu­ta­rio que pongan de relieve las ac­ti­vi­da­des y ope­ra­cio­nes de aquellos obligados a declarar sus ac­ti­vi­da­des. En lo que se refiere a su ex­pe­di­ción y forma, hay algunas di­fe­re­n­cias entre el NIF para personas físicas y para las personas jurídicas y entidades. Puedes obtener más in­fo­r­ma­ción al respecto en la página sobre el alta y solicitud del NIF de la Agencia Tri­bu­ta­ria, así como en las páginas sobre el NIF de las personas físicas y el NIF de las personas jurídicas y entidades.

Número de factura y serie

Como ya se ha indicado, toda factura debe ir aco­m­pa­ña­da de un número y, en su caso, de una serie. Dicho número tiene carácter se­cue­n­cial y sirve como ide­n­ti­fi­ca­dor ine­quí­vo­co de la factura, además de ser co­rre­la­ti­vo a la fecha de cada una de ellas. Así, no puede haber huecos o saltos de nu­me­ra­ción.

Por otro lado, pueden es­ta­ble­ce­r­se series di­fe­re­n­tes, sobre todo en caso de que se cuente con varios es­ta­ble­ci­mie­n­tos o se realicen ope­ra­cio­nes de distinta índole. En lo que atañe, por ejemplo, a facturas emitidas por terceros o a facturas re­c­ti­fi­ca­ti­vas, entre otras, la inclusión de series es obli­ga­to­ria.

Cantidad y na­tu­ra­le­za de la entrega o alcance y na­tu­ra­le­za de las pre­s­ta­cio­nes

Es im­po­r­ta­n­te no perder de vista que en la factura se deben es­pe­ci­fi­car todos los productos o me­r­ca­n­cías que han sido en­tre­ga­dos o las pre­s­ta­cio­nes deducidas y pre­ci­sar­los mediante una de­s­cri­p­ción comercial. En este sentido, se puede optar por te­r­mi­no­lo­gía como “muebles de oficina”, “de­co­ra­ción de mesa” o “tubos de desagüe”. El empleo de términos generales como “artículos de regalo” no es su­fi­cie­n­te. Además, es co­n­ve­nie­n­te incluir el precio en la misma línea, lo que atañe tanto al precio total como al precio neto unitario.

Re­mu­ne­ra­ción e impuestos o tipos im­po­si­ti­vos

La re­mu­ne­ra­ción (importe facturado neto y bruto), los impuestos (precio e IVA) y el tipo im­po­si­ti­vo (tanto por ciento del IVA) se indican por separado en la factura. En caso de que se esté exento del pago de impuestos, deberá indicarse en la factura a qué servicios o pre­s­ta­cio­nes afecta. Esto es de apli­ca­ción, sobre todo, en lo referente a de­s­cue­n­tos o rebajas.

Régimen im­po­si­ti­vo

Tanto en el caso de las pymes como en el de los autónomos, las facturas deben incluir, por norma general, tanto el IRPF como el IVA. El primero está situado en un 15 %, mientras que el IVA asciende en España al 21 % salvo en casos ex­ce­p­cio­na­les como los de los autónomos durante los primeros dos años de ejercicio tri­bu­ta­rio, en los que están obligados a abonar un 7 %.

En cualquier caso, la de­cla­ra­ción tanto del IRPF como del IVA es obli­ga­to­ria y debe hacerse a través de los fo­r­mu­la­rios es­ta­ble­ci­dos a tal efecto. Tanto las pymes como los autónomos tienen el mismo tra­ta­mie­n­to que las empresas de mayor en­ve­r­ga­du­ra y también deben dar cuenta a Hacienda de sus ac­ti­vi­da­des y, co­n­se­cue­n­te­me­n­te, de sus re­mu­ne­ra­cio­nes.

El artículo 29.2.e de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tri­bu­ta­ria hace hincapié en la obli­ga­ción de facturar que tienen tanto em­pre­sa­rios como pro­fe­sio­na­les y reza así: 2. Además de las restantes que puedan le­ga­l­me­n­te es­ta­ble­ce­r­se, los obligados tri­bu­ta­rios deberán cumplir las si­guie­n­tes obli­ga­cio­nes: e) La obli­ga­ción de expedir y entregar facturas o do­cu­me­n­tos su­s­ti­tu­ti­vos y conservar las facturas, do­cu­me­n­tos y ju­s­ti­fi­ca­n­tes que tengan relación con sus obli­ga­cio­nes tri­bu­ta­rias. La Agencia Tri­bu­ta­ria arroja más luz al respecto sobre la obli­ga­ción de facturar, en cuyo caso expone que: “Los em­pre­sa­rios y pro­fe­sio­na­les están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y pre­s­ta­cio­nes de servicios que realicen en de­sa­rro­llo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos an­ti­ci­pa­dos, excepto en las entregas in­tra­co­mu­ni­ta­rias de bienes exentas.” Más allá de esto, lo esencial es que si no hay factura o documento relativo a pagos o cobros no se puede acreditar la deuda. Además, con este tipo de do­cu­me­n­tos las empresas y los pro­fe­sio­na­les autónomos tienen el derecho legal de percibir las de­du­c­cio­nes que les co­rre­s­po­n­den.

En co­n­co­r­da­n­cia con la in­fo­r­ma­ción sobre plazos de ex­pe­di­ción y envío de facturas de la Agencia Tri­bu­ta­ria, su envío (siempre y cuando el de­s­ti­na­ta­rio sea un em­pre­sa­rio o pro­fe­sio­nal) se debe hacer hasta el día 16 del mes siguiente al que se haya devengado el impuesto co­rre­s­po­n­die­n­te por los servicios llevados a cabo. Tras la fecha de ex­pe­di­ción, se tiene un mes para realizar el envío.

En lo que respecta a los tickets de tra­n­s­po­r­te o de dietas, estos pueden ir incluidos en las facturas, aunque en algunos casos tienen el carácter propio de factura. Esto ocurre, por ejemplo, cuando se viaja en taxi o en algún medio de tra­n­s­po­r­te público como autobús, metro o tren. En estos casos es necesario que en dichos do­cu­me­n­tos conste la fecha y el importe exacto de los mismos.

En el ámbito de la fa­c­tu­ra­ción se puede incurrir en muchos errores. Las facturas in­co­rre­c­tas tienen como co­n­se­cue­n­cia que Hacienda presente ob­je­cio­nes sobre las de­du­c­cio­nes o que uno se vea obligado a abonar costes adi­cio­na­les. A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos los errores más comunes en la es­tru­c­tu­ra de una factura:

Omisión de datos obli­ga­to­rios y datos in­co­rre­c­tos

Si no tienes en cuenta en tus facturas los datos obli­ga­to­rios que te hemos pre­se­n­ta­do, como son la fecha o la nu­me­ra­ción co­rre­la­ti­va, no se cumplen los re­qui­si­tos mínimos exigidos por las au­to­ri­da­des co­m­pe­te­n­tes. Esto atañe tanto a los datos relativos al emisor como al receptor de los do­cu­me­n­tos y solo es posible percibir las de­du­c­cio­nes co­rre­s­po­n­die­n­tes si se cu­m­pli­me­n­tan los datos ne­ce­sa­rios y estos están libres de errores, ya que los errores y las im­pre­ci­sio­nes di­fi­cu­l­tan el proceso de ace­p­ta­ción y revisión por parte de la Agencia Tri­bu­ta­ria y de Hacienda. La inclusión del CIF, de un domicilio, de un nombre o de una razón social in­co­rre­c­tos puede, por co­n­si­guie­n­te, dar lugar a problemas tri­bu­ta­rios e invalidar las facturas.

Tipos im­po­si­ti­vos erróneos

Los tipos im­po­si­ti­vos in­co­rre­c­tos también co­n­s­ti­tu­yen un problema serio. Para so­lu­cio­nar­lo se puede optar por la vía de las facturas re­c­ti­fi­ca­ti­vas, que no es lo mismo que anular las facturas erróneas. Como indica la Agencia Tri­bu­ta­ria: “La re­c­ti­fi­ca­ción se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga co­n­s­ta­n­cia de las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias que obligan a su ex­pe­di­ción siempre que no hubieran tra­n­s­cu­rri­do cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la mo­di­fi­ca­ción de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.”

Ide­n­ti­fi­ca­ción del concepto facturado

Este es otro de los problemas más comunes y por el que las facturas pueden resultar inválidas. El concepto facturado y las pre­s­ta­cio­nes de servicios deben aparecen cla­ra­me­n­te de­ta­lla­das y son una parte esencial en este tipo de do­cu­me­n­tos me­r­ca­n­ti­les. Así, debe incluirse tanto la na­tu­ra­le­za de los servicios prestados como el importe de los mismos para que la Ad­mi­ni­s­tra­ción las acepte y no las considere falsas o no deje de au­to­ri­zar­las.

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