El in­ve­n­ta­rio: qué es y cómo hacerlo

Para muchas empresas, el in­ve­n­ta­rio es una obli­ga­ción engorrosa. De hecho, muchas startups y pymes tienen di­fi­cu­l­ta­des con estas eva­lua­cio­nes pe­rió­di­cas, ya que suelen in­vo­lu­crar a una gran cantidad de personal. Para ayudarte a llevar a cabo un buen in­ve­n­ta­rio, te ex­pli­ca­mos este término y los detalles a los que debes prestar atención. Además, te damos consejos para de­sa­rro­llar sa­ti­s­fa­c­to­ria­me­n­te todo este proceso, así como a ahorrar tiempo y dinero con tu in­ve­n­ta­rio anual.

Los in­ve­n­ta­rios no son ne­ce­sa­rios solo porque el le­gi­s­la­dor así lo exija; su im­po­r­ta­n­cia radica pri­n­ci­pa­l­me­n­te en que ayudan a estimar el valor de tu empresa. Pero esto no es ninguna novedad, el ma­te­má­ti­co de origen italiano Luca Pacioli (amigo de Leonardo da Vinci) lo descubrió hace más de 500 años. En su obra, Pacioli describe no solo la co­n­ta­bi­li­dad por partida doble –que los co­me­r­cia­n­tes italianos ya aplicaban por aquel entonces– sino que recomendó a los em­pre­sa­rios de su tiempo el in­ve­n­ta­rio como base de su propio balance.

El in­ve­n­ta­rio es el documento más simple en co­n­ta­bi­li­dad y consiste en una relación detallada, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos y deudas de una empresa. Sirve para comprobar cuáles son los elementos que componen el pa­tri­mo­nio de una empresa en un momento de­te­r­mi­na­do. Hay que tener en cuenta que de­pe­n­die­n­do de las ne­ce­si­da­des del negocio deberá rea­li­zar­se diaria, semanal o me­n­sua­l­me­n­te. An­ti­gua­me­n­te, los in­ve­n­ta­rios se rea­li­za­ban por medios físicos (en un papel) pero ahora, lo más común, es que se mantengan de manera ce­n­tra­li­za­da en bases de datos.

Gracias al in­ve­n­ta­rio se pueden corregir posibles errores anotados en los registros de entradas y salidas. Las tres funciones pri­n­ci­pa­les del in­ve­n­ta­rio son:

1. Es la base de las cuentas anuales.
2. Sirve para detectar posibles pérdidas por robo, mermas, etc.
3. Con él se pueden corregir posibles errores re­gi­s­tra­dos en la co­n­ta­bi­li­dad de exi­s­te­n­cias.

Para llevar a cabo co­rre­c­ta­me­n­te un in­ve­n­ta­rio es im­po­r­ta­n­te tener en cuenta que la in­fo­r­ma­ción contable, al tener una finalidad ex­pli­ca­ti­va, debe cumplir con una serie de ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas:

• In­te­gri­dad: hay que incluir todas las exi­s­te­n­cias con su cantidad correcta.
• Precisión: la na­tu­ra­le­za, la cantidad y el valor de los activos deben ser enu­me­ra­dos co­rre­c­ta­me­n­te.
• Efi­cie­n­cia: en aquellos casos en los que no pueda de­te­r­mi­nar­se la cantidad exacta de un activo, esta puede ser estimada.
• Claridad: es necesario ide­n­ti­fi­car cla­ra­me­n­te las exi­s­te­n­cias para que puedan asignarse po­s­te­rio­r­me­n­te.
• Ve­ri­fi­ca­bi­li­dad: esta ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca permite que la in­fo­r­ma­ción pueda ser revisada con po­s­te­rio­ri­dad a su emisión.
• Pu­n­tua­li­dad: los em­pre­sa­rios tienen que presentar el libro de in­ve­n­ta­rio en un momento de­te­r­mi­na­do, no­r­ma­l­me­n­te durante el plazo previsto para ello.
• Partida in­di­vi­dual: bá­si­ca­me­n­te, cada activo y cada deuda se registran in­di­vi­dua­l­me­n­te en el in­ve­n­ta­rio.

La le­gi­s­la­ción española sobre la obli­ga­ción de llevar los libros contables (do­cu­me­n­tos o archivos donde se recopila la in­fo­r­ma­ción fi­na­n­cie­ra y económica de manera periódica) es un poco compleja. La norma general, no obstante, es la que se establece en el artículo 25 del Código de Comercio (Cco): “todo em­pre­sa­rio está obligado a llevar una co­n­ta­bi­li­dad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa que permita un se­gui­mie­n­to cro­no­ló­gi­co de todas sus ope­ra­cio­nes, así como la ela­bo­ra­ción periódica de balances e in­ve­n­ta­rios”. Es decir, que una de las primeras obli­ga­cio­nes de cualquier em­pre­sa­rio (ya sea una persona física o jurídica) es la gestión de la co­n­ta­bi­li­dad, y para cumplir con ello es im­pre­s­ci­n­di­ble realizar un in­ve­n­ta­rio para poder conocer co­rre­c­ta­me­n­te la situación de las exi­s­te­n­cias.

Las pymes, al ser personas jurídicas, tienen la obli­ga­ción de llevar la co­n­ta­bi­li­dad de acuerdo a lo es­ta­ble­ci­do en el Cco y a proceder a la le­ga­li­za­ción de los libros obli­ga­to­rios en el Registro Mercantil. Los tra­ba­ja­do­res autónomos, por su parte, deben llevar la co­n­ta­bi­li­dad pero no están obligados a legalizar los libros contables, ni a presentar las cuentas anuales.

De acuerdo con lo previsto en la le­gi­s­la­ción española, el plazo para elaborar los libros contables es de 3 meses después del cierre del ejercicio. Como para la mayoría de las empresas el ejercicio contable coincide con el año natural, el cierre del ejercicio tendrá lugar 31 de diciembre y el plazo para la ela­bo­ra­ción de los libros se extenderá hasta el 30 de marzo del año siguiente (arts. 27 Cco y 333 del Re­gla­me­n­to del Registro Mercantil).

La le­ga­li­za­ción de los libros, por su parte, puede llevarse a cabo hasta 4 meses después del cierre del ejercicio (30 de abril en caso de año natural). Si se presenta fuera de esta fecha, figurará la expresión “fuera de plazo” pero no co­n­lle­va­rá sanción alguna.

Es im­po­r­ta­n­te tener en cuenta que las empresas disponen de activos tangibles e in­ta­n­gi­bles. Los activos tangibles son, como su propio nombre indica, aquellos que se pueden tocar porque tienen una forma física. Los in­ta­n­gi­bles, en cambio, son aquellos que no son ma­te­ria­les pero que co­n­s­ti­tu­yen recursos muy valiosos para las empresas. Entre los di­fe­re­n­tes tipos de activos in­ta­n­gi­bles podemos encontrar, por ejemplo, las patentes, las marcas, los derechos de autor, etc.

De­pe­n­die­n­do de si los activos son tangibles (físicos) o in­ta­n­gi­bles, el tipo de in­ve­n­ta­rio que debemos realizar será diferente:

Es el in­ve­n­ta­rio pro­pia­me­n­te dicho. Consiste en verificar las exi­s­te­n­cias de ma­te­ria­les, equipo, muebles e inmuebles con los que cuenta la compañía. Como mínimo, debe llevarse a cabo una vez en cada ejercicio, para comprobar si las ca­n­ti­da­des re­gi­s­tra­das en la base de datos coinciden con la cantidad física real que hay en los almacenes. Una vez se sepa la cantidad física, esta debe re­gi­s­trar­se en la co­n­ta­bi­li­dad. En de­fi­ni­ti­va, se trata de hacer un recuento: hay que contar y anotar todos y cada uno de los bienes o me­r­ca­n­cías de la empresa. En el caso de que proceda, también habrá que pesar y medir.

Es sumamente im­po­r­ta­n­te que los empleados –a pesar de la tediosa carga de trabajo que esto supone– procedan con cuidado. No se debe olvidar que el in­ve­n­ta­rio es un mecanismo de control: para poder corregir la co­n­ta­bi­li­dad, no puede incluir errores. De lo contrario, estarás co­m­pa­ra­n­do una lista su­pue­s­ta­me­n­te errónea con otra inexacta y obtendrás dudosos re­su­l­ta­dos.

Existen dos sistemas de control de in­ve­n­ta­rios:

• periódico, que se lleva a cabo ad­mi­ni­s­tra­ti­va­me­n­te y
• pe­r­ma­ne­n­te, que se realiza pe­rió­di­ca­me­n­te mediante el recuento físico.

Tal y como su nombre indica, por medio de este sistema se recuentan, fí­si­ca­me­n­te y cada cierto tiempo, las exi­s­te­n­cias propiedad de la empresa con in­de­pe­n­de­n­cia de donde se en­cue­n­tren lo­ca­li­za­das. La ventaja de este sistema es que su coste es bajo; la de­s­ve­n­ta­ja, que las exi­s­te­n­cias solo pueden conocerse por medio de un recuento físico y ello plantea in­co­n­ve­nie­n­tes como la necesidad de cerrar los almacenes mientras se lleva a cabo el recuento. Además, esto da lugar a una carencia de in­fo­r­ma­ción del valor de este activo durante los períodos en que no se realice el in­ve­n­ta­rio y, co­n­si­guie­n­te­me­n­te, el de­s­co­no­ci­mie­n­to del resultado.

Bajo un sistema de in­ve­n­ta­rio pe­r­ma­ne­n­te, las cuentas de in­ve­n­ta­rios y las bases de datos se ac­tua­li­zan au­to­má­ti­ca­me­n­te cada vez que se recibe o vende un producto. El de­sa­rro­llo del in­ve­n­ta­rio pe­r­ma­ne­n­te ha sido posible gracias a las apli­ca­cio­nes in­fo­r­má­ti­cas, pues requiere unos medios su­pe­rio­res al in­ve­n­ta­rio físico. Estos sistemas hacen un se­gui­mie­n­to al instante de cada mo­vi­mie­n­to del in­ve­n­ta­rio y envían ac­tua­li­za­cio­nes ele­c­tró­ni­cas a las bases de datos centrales desde cualquier lugar. Es decir, permite el co­no­ci­mie­n­to en todo momento del valor de las exi­s­te­n­cias.

Los sistemas de in­ve­n­ta­rio pe­r­ma­ne­n­tes son los más adecuados para los ve­n­de­do­res con múltiples puntos de venta, ya que la rea­li­za­ción de recuentos físicos del in­ve­n­ta­rio en este tipo de empresas puede ser lento y costoso.

Además, hay que hacer hincapié en que la rea­li­za­ción de un in­ve­n­ta­rio pe­r­ma­ne­n­te no exime a la empresa de la necesidad de hacer un recuento físico periódico para comprobar y ajustar las di­fe­re­n­cias de­te­c­ta­das por causa de de­te­rio­res, pérdidas y/o robos.

El resultado de llevar a cabo el ejercicio de in­ve­n­ta­rio es el in­ve­n­ta­rio pro­pia­me­n­te dicho. La pro­ba­bi­li­dad de encontrar errores, al comparar los re­su­l­ta­dos de este con los que estaban anotados en los libros, es muy alta. Es­pe­cia­l­me­n­te para aquellos artículos de poco valor que pueden haberse ex­tra­via­do o roto sin que ningún empleado haya tomado nota de ello, por ejemplo, si se trata de tornillos oxidados o de pérdidas de aceite que no afectan y que pasan des­ape­r­ci­bi­dos en el estrés diario. A veces, al anotar mal la entrada de me­r­ca­n­cías, figuran ca­n­ti­da­des mayores a las que existen realmente. Las di­fe­re­n­cias de in­ve­n­ta­rio se corrigen fi­na­l­me­n­te en la co­n­ta­bi­li­dad, se incluyen en la cuenta de pérdidas y ganancias y se reflejan en el balance general.

Hacer un in­ve­n­ta­rio es, es­pe­cia­l­me­n­te cuando se cuenta con un gran stock, una tarea laboriosa y pro­lo­n­ga­da. Para evitar que el conteo, la medición y el pesaje sean un caos, lo más acertado es llevar a cabo una buena pla­ni­fi­ca­ción y eje­cu­tar­lo de forma es­tru­c­tu­ra­da. El primer paso es la pro­gra­ma­ción de una fecha, seguidos de la co­m­pi­la­ción del personal, pero incluso con la ejecución de la tarea en sí, este no habrá terminado.

No existe un momento obli­ga­to­rio para la rea­li­za­ción del in­ve­n­ta­rio, más bien dependerá de la or­ga­ni­za­ción interna de la empresa, de la fu­n­cio­na­li­dad y, en algunos casos también, de la te­m­po­ra­li­dad. Es aco­n­se­ja­ble, no obstante, realizar como mínimo un in­ve­n­ta­rio anual.

Esto no significa que la le­gi­s­la­ción de total libertad al em­pre­sa­rio sobre el momento en que debe realizar el in­ve­n­ta­rio. Como me­n­cio­na­mos an­te­rio­r­me­n­te, el em­pre­sa­rio tiene cuatro meses, contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio, para elaborar los libros contables. Y, como en la mayoría de los casos el cierre del ejercicio coincide con el año natural, el plazo suele empezar a contar a partir del 31 de diciembre y se extiende hasta el 30 de abril. No­r­ma­l­me­n­te, tiene sentido llevar a cabo un in­ve­n­ta­rio físico cuando la lista de pedidos en espera no es muy amplia o cuando los almacenes están poco aba­s­te­ci­dos.

En el caso del comercio minorista, por ejemplo, tendría sentido realizar el in­ve­n­ta­rio justo después de la campaña de Navidad pues ya se ha dejado atrás el estrés de esas fechas y gran parte de las exi­s­te­n­cias se han vendido. Hay que tener en cuenta, no obstante, que realizar un in­ve­n­ta­rio mientras el negocio está abierto a la clientela es prá­c­ti­ca­me­n­te imposible. Imagina que durante el conteo de productos un cliente toma un artículo de la es­ta­n­te­ría donde estabas llevando a cabo el in­ve­n­ta­rio. Esto llevaría al traste todo tu trabajo y te obligaría a empezar de nuevo. Por este motivo, los in­ve­n­ta­rios se llevan a cabo siempre durante las horas o en los días en los que el negocio se encuentra cerrado. Muchas empresas, de hecho, cesan su actividad por completo durante uno o dos días para hacer un in­ve­n­ta­rio.

Por este motivo, es im­po­r­ta­n­te no solo programar una fecha para llevar a cabo el in­ve­n­ta­rio, sino también elaborar un ca­le­n­da­rio detallado y una es­ti­ma­ción real del esfuerzo requerido. ¿Cuántos días y horas ne­ce­si­ta­rás para hacer el in­ve­n­ta­rio? Para el cálculo del tiempo que emplearás en llevar a cabo esta tarea es mejor que seas generoso. De lo contrario, te quedarás sin tiempo y tus ayudantes deberán realizar horas extras, con el riesgo que esto implica sobre el resultado. Para evitar errores, tanto tú como tus empleados deben realizar un trabajo me­ticu­loso y esto no es co­m­pa­ti­ble con la presión del tiempo.

Ten presente que deberás pla­ni­fi­car al personal con su­fi­cie­n­te an­te­la­ción. Además, es muy probable que tengas que contratar a asi­s­te­n­tes para que te echen una mano con el in­ve­n­ta­rio, con las ventajas e in­co­n­ve­nie­n­tes que esto entraña. Por un lado, supondrá un aumento de los costes y del tiempo, ya que estos tra­ba­ja­do­res no conocen tu empresa y se­gu­ra­me­n­te nunca antes hayan realizado un recuento de exi­s­te­n­cias. La ventaja es que el tiempo y los costes pueden tra­du­ci­r­se en rapidez a la hora de llevar a cabo el in­ve­n­ta­rio. Cuando más personal trabaje en el in­ve­n­ta­rio, más rápido se efectuará.

Además, ne­ce­si­ta­rás formar equipos y es­ta­ble­cer áreas de trabajo. De esta manera, co­n­se­gui­rás que no se pase nada por alto. Si no vas a llevar a cabo tú mismo esta tarea, es aco­n­se­ja­ble que de­te­r­mi­nes qué persona será la encargada de la gestión del in­ve­n­ta­rio. Esta coor­di­na­rá el proceso, asignará tareas, su­pe­r­vi­sa­rá los tiempos y llevará a cabo el control de ve­ri­fi­ca­cio­nes.

Desde el punto de vista de los tra­ba­ja­do­res, puede ser be­ne­fi­cio­so formar equipos de dos personas. Esto tiene dos ventajas: primero, porque mientras una persona cuenta la otra puede anotar, ace­le­ra­n­do así el trabajo; en segundo lugar, porque los empleados pueden al­te­r­nar­se entre sí para aliviar el cansancio. Si puedes pagarlo, tiene sentido que cada elemento sea rastreado por dos equipos separados, mi­ni­mi­za­n­do así los errores.

Incluso antes de empezar con el in­ve­n­ta­rio pro­pia­me­n­te dicho, debes ordenar el almacén y las zonas de trabajo. Pues si el día señalado tus tra­ba­ja­do­res se dedican a ordenar y limpiar el recuento se extenderá demasiado y el ánimo caerá por los suelos. Los días previos a la fecha elegida ocúpate no solo de ordenar sino de agrupar productos en lugares de­te­r­mi­na­dos y de es­tru­c­tu­rar­los. Mientras haces esto, puedes comprobar el eti­que­ta­do para que durante el in­ve­n­ta­rio todos los artículos estén co­rre­c­ta­me­n­te ide­n­ti­fi­ca­dos.

Es co­n­ve­nie­n­te también di­fe­re­n­ciar las áreas de trabajo a través de cinta adhesiva de colores, por ejemplo. Asegúrate de que pones a di­s­po­si­ción de los tra­ba­ja­do­res todo el material de trabajo que sea necesario: blocs de notas, cúter, pesas, ca­l­cu­la­do­ras y –a pesar de la obviedad– grandes ca­n­ti­da­des de bo­lí­gra­fos para tus tra­ba­ja­do­res. Las listas de in­ve­n­ta­rio son uno de los elementos más im­po­r­ta­n­tes con los que debes contar: puedes ela­bo­rar­las tú mismo, co­m­prar­las o de­s­ca­r­gar­las gra­tui­ta­me­n­te de Internet.

Si no puedes cerrar tu negocio durante la rea­li­za­ción del in­ve­n­ta­rio existen también listas de entrada y salida de me­r­ca­n­cías para que tu personal pueda in­clui­r­las co­rre­c­ta­me­n­te.

Un dato im­po­r­ta­n­te que debes tener en cuenta es que el personal que va a llevar a cabo el recuento no puede conocer el stock objetivo. Pues podrían pro­du­ci­r­se errores para hacer coincidir el resultado con la cantidad supuesta. También ha quedado de­mo­s­tra­do que el pro­ce­di­mie­n­to es más efectivo, si los equipos en­ca­r­ga­dos del recuento lo hacen contando de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Cuando se haya realizado el recuento de un grupo de artículos, deberás marcar cla­ra­me­n­te esa área para que no haya equi­vo­ca­cio­nes. También puedes poner por escrito las reglas para el de­sa­rro­llo del in­ve­n­ta­rio e im­pri­mi­r­las para todos los equipos.

Es re­co­me­n­da­ble que fijes un punto donde los tra­ba­ja­do­res podrán encontrar al su­pe­r­vi­sor del in­ve­n­ta­rio en caso de que tengan dudas; también será allí donde deberán entregar sus listas de in­ve­n­ta­rio ya cu­m­pli­me­n­ta­das. En estas listas debe anotarse la fecha, el nombre del contador, del que anota y de los que revisan. Para ahorrar papel, existen he­rra­mie­n­tas ele­c­tró­ni­cas que hacen que el in­ve­n­ta­rio sea más efectivo. Es­pe­cia­l­me­n­te para aquellos casos en los que los artículos cuentan con código de barras, tus empleados podrán usar escáneres manuales para recabar los re­su­l­ta­dos. Existen empresas que alquilan este tipo de di­s­po­si­ti­vos y que, a pesar de que no libran a los tra­ba­ja­do­res de la tarea de contar, si­m­pli­fi­can tre­me­n­da­me­n­te el proceso.

Es re­co­me­n­da­ble, además, contar con la ayuda extra de una balanza para in­ve­n­ta­rio. Cuando debas co­n­te­m­plar grandes ca­n­ti­da­des de pequeños productos o piezas, vale la pena incluir una o más balanzas de recuento. En la balanza podrás in­tro­du­cir datos e in­fo­r­ma­ción relativa al almacén, de forma que el aparato sabrá cuál es el peso de cada uno de los artículos. Al colocar estos en la balanza, esta señalará el peso y la cantidad de artículos que contiene.

Nunca está de más que tu contable esté presente durante la rea­li­za­ción del in­ve­n­ta­rio, puesto que así podrá controlar el proceso, su ejecución y dar fe de su visita. También es im­po­r­ta­n­te que cuides las listas de in­ve­n­ta­rio para que estén ordenadas; de esta forma co­n­se­gui­rás crear una buena impresión a los fu­n­cio­na­rios.  

Recuerda que tienes la obli­ga­ción legal de conservar los do­cu­me­n­tos contables durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. El artículo 30 del Cco señala que deberás guardar or­de­na­da­me­n­te los libros, la co­rre­s­po­n­de­n­cia, do­cu­me­n­ta­ción y ju­s­ti­fi­ca­n­tes de tu negocio. Aunque lo cierto es que Hacienda establece un período de co­n­se­r­va­ción menor, en concreto de 4 años, ya que este es el plazo de pre­s­cri­p­ción de las obli­ga­cio­nes tri­bu­ta­rias.

Antes de dar por fi­na­li­za­do el in­ve­n­ta­rio, anota las di­fe­re­n­cias. En principio, se considera que el resultado del in­ve­n­ta­rio realizado tiene más autoridad que lo que figura en los libros. Las di­fe­re­n­cias pueden deberse a cambios en la cantidad no re­co­no­ci­dos (por ejemplo, por pérdida o por robo). Anota los déficits al final del in­ve­n­ta­rio.

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