Programas de contabilidad para pymes y autónomos

Entre las obligaciones de los empresarios, el cumplimiento de las exigencias fiscales y legales de los organismos gubernamentales ocupa un lugar central. Para ello, es imprescindible tener las cuentas en orden y al día y ello implica mantener toda la documentación de un negocio bajo control: facturas, entregas, salarios, etc., todo ha de estar, hoy en día, digitalizado y almacenado de forma adecuada. Esto ha generado la necesidad de contar con sistemas informáticos capaces de liquidar todas estas tareas sin suponer un coste extra de trabajo al empresario o a los empleados responsables, sino más bien al contrario.

El mercado español del software de gestión de empresas propone una gran variedad de soluciones profesionales que se ajustan a las necesidades de todo tipo de empresas. Gratuitos, de pago, de instalación local o en la nube, la ventaja principal de estos programas de contabilidad es que ya están configurados para ajustarse a los requerimientos de la Agencia Tributaria (AEAT), sin contar con que a menudo enlazan a otros módulos del mismo sistema o a otros programas para completar todas las tareas de la gestión de empresas, como la facturación o la gestión de almacenes, por ejemplo.

A la hora de estudiar el panorama y escoger el mejor programa para llevar tu contabilidad, comienza analizando cuáles son tus necesidades y las de tu negocio y qué funciones caracterizan a este tipo de software.

El software de contabilidad sirve de apoyo a los empresarios a la hora de llevar las cuentas de su negocio al día, con el fin último de declarar los impuestos que les corresponden, cumpliendo así con los requisitos formales y legales vigentes en cada país. Los programas de contabilidad que se utilizan en España se ajustan al Plan General de Contabilidad (PGC) y están preparados en muchos casos para presentar telemáticamente los formularios a la AEAT y elaborar automáticamente las cuentas anuales que después se legalizan en el Registro Mercantil. Por todo ello, suponen una ayuda de gran valor para llevar una contabilidad oficial impecable.

Diversos fabricantes de software en todo el mundo, también del área hispanohablante, se han especializado en los llamados sistemas ERP (Enterprise Resource Management), programas que aúnan diversas funciones de gestión de recursos –o permiten su integración en módulos– que, en algunos casos, además de la contabilidad, también permiten gestionar los inventarios o la facturación.

Hoy en día, la oferta en programas de contabilidad es muy amplia y variada en todo el mundo debido a la diversidad de las necesidades de cada empresa y las divergentes normas fiscales o legales vigentes. A esto se añade la innovación tecnológica de la nube, que hace posible utilizar aplicaciones en línea sin tener que instalarlas localmente, lo que supone una ventaja sobre todo para profesionales autónomos con gran movilidad.

Las soluciones que presenta el mercado incluyen prestaciones y funciones que pueden ser más útiles para algunas y menos para otras porque en su diseño se ha pensado en las necesidades de un tipo concreto de negocio y, mientras unas constituyen paquetes cerrados con un cierto número de funciones, otras permiten la integración de módulos o enlazan a otros servicios, adaptándose así a diferentes actividades comerciales.

Tanto si deseas cambiar de programa como si comienzas tu andadura como empresario o autónomo, por poco que investigues te darás cuenta de que la oferta es inmensa y muy variada. Si cuentas con cierta experiencia llevando tu contabilidad, tendrás ya tus preferencias más o menos claras, pero si este es tu primer software de contabilidad, es probable que ni con migas de pan encuentres la salida del bosque de ofertas.

Lo primero que debes asumir es que el verdadero valor de un programa de contabilidad no está en su precio, sino en el tiempo que te permite ganar. Un criterio fundamental es el tamaño y la envergadura de la empresa, porque van a determinar las funciones que tendrá que afrontar tu programa. Por otro lado, no debes olvidar factores más técnicos como la plataforma o los requisitos de sistema que el programa requiere si quieres evitar problemas de rendimiento, si necesita una licencia, si tiene acceso a Internet o el número de usuarios que pueden utilizarlo. Estima, asimismo, si el software podrá serte útil durante los próximos cuatro años.

¿Tienes una pyme o eres empresario autónomo? ¿Necesitas varios permisos de usuario? ¿Estás dispuesto a pagar una cuota? A continuación, hemos sintetizado algunas consideraciones que quizá te ayuden en tu elección.

En la actualidad, utilizar aplicaciones y plataformas basadas en la computación en la nube ya no es una novedad. Los programas de contabilidad no han sido menos y hoy podemos optar por descargar e instalar una versión del software en el ordenador o por utilizarla desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Ambas opciones tienen ventajas e inconvenientes y dependerá de ti y de tu negocio por cuál te decantes.

Si instalas el programa en tu equipo, todos los datos permanecen salvaguardados en tus servidores, pero esto implica hacerte cargo de las actualizaciones, del mantenimiento y de la seguridad. Asimismo, has de comprobar antes que cuentas con las instalaciones convenientes. Utilizando un programa de contabilidad online, por el contrario, todo esto corre a cargo del proveedor, lo que conlleva una cierta despreocupación técnica. Pero esto mismo significa que tus datos y los de tus clientes también están en sus manos, más concretamente, en sus servidores. Un programa de contabilidad online también te permite trabajar de forma deslocalizada siempre que cuentes con una conexión a Internet. Instalado localmente, el programa siempre está disponible, cuentes con conexión o no.

Las empresas pequeñas o medianas o pymes son sociedades mercantiles que se rigen por el Código de Comercio (CC) y el Plan General Contable y por tanto están obligadas a legalizar las cuentas anuales y el libro de inventarios a final de año en el Registro Mercantil. Estos informes anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, patrimonio neto) derivan del registro contable diario de entradas y salidas según marca el CC, de modo que estas empresas están obligadas implícitamente a llevar la contabilidad oficial o de partida doble. Estas empresas, en consecuencia, necesitan un programa de contabilidad que se ajuste al PGC y les permita elaborar las cuentas anuales.

Los profesionales autónomos, si declaran por el régimen de estimación objetiva, no están obligados a llevar la contabilidad del PGC, pero sí a llevar un registro de gastos e ingresos, de modo que sus exigencias son bastante más simples. De todos modos, dado que la contabilidad ayuda a gestionar las cuentas del negocio, son muchos los empresarios que se deciden por la contabilidad de partida doble.

Ni una ni otra opción es la mejor en todos los casos, puesto que hoy se encuentran en el mercado competentes programas gratuitos a priori para cualquier autónomo que, opcionalmente, ofrecen un servicio añadido de pago en la forma de actualizaciones, asistencia técnica de pago o funciones avanzadas. Las soluciones de pago ofrecen por lo general la posibilidad de probar las funcionalidades por un período determinado de forma gratuita para hacerse una idea de si es el adecuado o no.

Una vez tengas tu check list particular y hayas definido las prestaciones que más te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado y de ponderar sus pros y contras. A continuación, nuestra selección.

CONTASOL representa una solución integral de contabilidad para pymes que no desmerece ninguna otra opción de pago, ya que no solo gestiona tareas de contabilidad, como el control de asientos, los traspasos entre cuentas y diarios o la apertura o cierre de ejercicios, sino que, además, soporta el Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT y los modelos oficiales de declaraciones de impuestos o elabora los informes anuales, todo de acuerdo con el PGC y los diversos planes sectoriales. Las actualizaciones por cambios en la legislación contable o fiscal se llevan a cabo de forma automática sin costes.

Fruto de su asociación con Microsoft, el programa de contabilidad permite exportar informes a Microsoft Office o PDF, lo que aumenta la flexibilidad en el trabajo con documentos personalizados. El diseño de las facturas, que pueden emitirse hasta en tres series diferentes, también puede editarse libremente. El programa se integra con tesorería de modo que cada vez que emites o agregas una factura enlazas con el libro de efectos a cobrar o a pagar respectivamente.

Multiusuario y con control de accesos por usuario, CONTASOL se erige en una solución muy completa para cumplir con las obligaciones fiscales y contables de las pequeñas y medianas empresas.

SeniorConta es una aplicación profesional de contabilidad que sigue el mismo modelo de negocio que Software DELSOL. Mientras el uso de la aplicación es gratuito, otros servicios, como las actualizaciones o el servicio de asistencia técnica, están sujetos a una cuota mensual variable. Estamos ante un potente programa de contabilidad multiusuario y multiempresa de gran popularidad en el territorio nacional, que además también soporta diferentes series de numeración de documentos y tarifas de precios y distintos almacenes, lo que permite controlar las existencias de forma óptima.

La empresa matriz DSG Software se ha esforzado en diseñar una aplicación contable intuitiva y fácil de usar que ofrece un gran margen de personalización en el diseño de informes y listados, en la configuración de su sistema interno de búsquedas o en el uso de atajos de teclado para ciertas funciones. El programa se ajusta a los distintos requerimientos legales nacionales en la configuración regional y cuenta con una función de mensajería interna que emite avisos para facilitar la comunicación entre diferentes usuarios.

Como otros programas, también soporta formatos ofimáticos como Excel, Word o PDF, con la peculiaridad de que permite importar datos de otros programas (Sage) o de ficheros externos (Access, Excel, MySQL, etc.) para actualizar registros o ficheros Excel o CSV.

La tramitación de los formularios fiscales según la AEAT está disponible más allá de los 30 días de prueba en los planes Profesional y Ultimate, por 6 y 9 euros al mes respectivamente (facturado anualmente), planes indicados para quienes también quieren gestionar sus impuestos o tienen un volumen mayor de facturación.

Contasimple es un programa de contabilidad en la nube, lo que proporciona una gran flexibilidad y permite también trabajar desde una aplicación móvil (Android y iOS). Intuitivo y seguro, es muy fácil de configurar y no se necesitan conocimientos amplios en contabilidad. Gestiona cobros y pagos, exporta a PDF o Excel y envía las facturas a los clientes al mismo tiempo que se insertan en la plataforma. Cabe mencionar la integración con Dropbox y Google Drive como sistema de copia de seguridad automática. La herramienta también gestiona los libros registro exigidos por Hacienda (facturas recibidas y emitidas, bienes de inversión y gastos) y en los planes profesionales también calcula los impuestos a través de los modelos oficiales de IVA e IRPF.

Contabilidad y Facturación está diseñado para responder a las necesidades de los emprendedores y pequeños empresarios. Al ser un software completamente online, presenta las ventajas de movilidad y optimización técnica de cualquier solución en la nube: permite registrar gastos y enviar o elaborar facturas desde cualquier dispositivo y enlaza con programas de terceros, también con Google Drive, o con el banco, agilizando las transacciones y realizando previsiones de flujo de caja mucho más exactas.

Con un diseño moderno y amigable que ya ha logrado convencer a más de 250 mil empresas en Europa, el programa de contabilidad se ofrece en dos planes ligeramente diferenciados: el plan Contabilidad y Facturación Autónomos es la solución más sencilla y se obtiene por 7,5 euros al mes. Con ella pueden gestionarse los impuestos y llevarse una contabilidad automatizada que facilita la labor a los inexpertos y ahorra costes de gestoría. Contabilidad y Facturación, por otro lado, es una solución más potente y añade a las prestaciones del plan anterior la gestión de inventario, los informes avanzados, acceso a varios usuarios o funciones de analítica, entre otras, por 15 euros al mes. Ambas soluciones pueden probarse un mes gratis.

Sage 50cloud combina las prestaciones de una aplicación de escritorio con las ventajas de la computación en la nube para proporcionar funciones de gestión integrada para todas las áreas de negocio de empresas que declaran en régimen de estimación directa. El software se ajusta a las necesidades y limitaciones de cada sector (comercio minorista y mayorista, mantenimiento y reparación y servicios profesionales) y los precios varían en función de la complejidad del paquete (Essential, Standard, Premium). La integración con Office 365 proporciona de serie la aplicación de comunicación Skype y la posibilidad de usar la nube de Microsoft, OneDrive. El módulo de contabilidad incluye funciones de analítica y de contabilidad presupuestaria, modelos fiscales y cuentas anuales.

La empresa española diezSoftware de Cantabria ofrece cuatro programas de gestión de empresas como instalación local o aplicación en la nube, entre los que se encuentra la aplicación de contabilidad diezCON, una solución completa que se ajusta a pymes y autónomos, pero también a asociaciones y cooperativas.

La aplicación asiste al empresario en las declaraciones informativas e incluye los modelos para la Agencia Tributaria Canaria. La conexión a los programas diezNOM y diezFAC permite un trabajo mucho más fluido de gestión de gastos e ingresos. Entre otras prestaciones, esta solución fiscal y contable multiempresa permite grabar y consolidar asientos (hasta 300 asientos anuales), calcular amortizaciones y generar modelos para la AEAT.

La aplicación se presenta en tres planes de precios, de los cuales solo el Profesional, por 19 euros al mes, permite enviar documentación al SII, gestiona el impuesto de sociedades y genera el depósito de cuentas para su presentación en formato papel, digital o telemático, funciones que se ajustan a las obligaciones contables de las sociedades mercantiles. Los profesionales autónomos sin obligaciones contables, pero sí de registro, pueden recurrir al plan Básico por 9 euros al mes o al Estándar por 14 euros al mes, que se diferencia de aquél por las funciones de contabilidad analítica y presupuestaria y la legalización de los libros oficiales (diario, inventario, balances, registro de socios, etc.).

Todos pueden probarse gratuitamente antes y las tres tarifas incluyen asistencia telefónica –solo el Estándar y el Profesional disponen de opción en la nube. Las actualizaciones al paso de la legislación corren sin gasto para el usuario.

Una rápida ojeada al mercado del software de contabilidad deja claro que se trata de un área de negocio en auge. Son incontables las soluciones de contabilidad y facturación para empresas que prometen aligerar la carga burocrática de los empresarios de muy diversas formas. De los paquetes contables presentados, casi puede decirse que todos están indicados para llevar la contabilidad de las pymes. Los profesionales autónomos tienen a su disposición programas menos complejos como Contasimple o las variantes básicas de Sage y diezSoftware. En la siguiente tabla hemos sintetizado los datos más relevantes para que te sirvan de orientación.