La mayoría de las empresas está obligada a llevar la contabilidad de su actividad mercantil y, según recoge el Código de Comercio, a final de año, deben presentar sus balances de ingresos y declaraciones de impuestos ante la autoridad competente. De esta forma, los empresarios pueden controlar de forma constante sus ingresos y sus egresos. Este balance es, en definitiva, el que permite deducir en qué medida es rentable un negocio y con qué medios financieros cuenta la empresa para el futuro.
El software de contabilidad es una ayuda inestimable, en especial para los autónomos y gerentes de pequeñas y medianas empresas (en adelante, pymes). Dado que pocas veces pueden permitirse contratar a un gestor profesional, se tiende a buscar alternativas sencillas y rápidas para llevar a cabo la contabilidad de su negocio. Los programas de contabilidad para pymes están diseñados de tal forma que, aun sin grandes conocimientos en el área, permiten a los empresarios controlar sus libros de cuentas.
Las soluciones de contabilidad basadas en la nube y ejecutadas en una aplicación en el navegador han demostrado ser especialmente eficientes. En el presente artículo mostramos qué prestaciones hacen a estos programas de contabilidad online tan recomendables y cómo funcionan.
Los programas especiales para llevar la contabilidad y la facturación constituyen una gran ayuda para autónomos y empresarios y si se usa para ello una aplicación web puede ahorrarse aún más tiempo. Entre otras ventajas, llevar las cuentas de una empresa en la nube no solo facilita acceder a ellas con total libertad desde cualquier lugar, sino también elaborar las declaraciones trimestrales de impuestos directamente en la aplicación o exportar los datos para hacérselos llegar a un asesor. Todo lo que necesitas para llevar a cabo la contabilidad de tu negocio en la nube es el programa adecuado y un dispositivo con conexión a Internet. A continuación, aclaramos las funciones más relevantes de un programa de contabilidad online.
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La gran utilidad del software de contabilidad radica fundamentalmente en que unifica todas las tareas de facturación y contabilidad en un solo programa. Es así como, entre otras cosas, se puede digitalizar una factura y añadirla a la cuenta. Al escanear o fotografiar el contenido del documento que se quiere salvaguardar, los elementos de la factura se identifican por reconocimiento de texto (ROC), lo que evita tener que introducir manualmente detalles como el IVA, el total de una factura o la fecha, entre otros. Convertidos en información digital, estos datos se registran en la cuenta y se incluyen automáticamente en el balance para operaciones como, por ejemplo, la declaración trimestral de impuestos. Un programa de contabilidad basado en la nube también permite la gestión centralizada de la contabilidad, porque la información se almacena en los servidores del proveedor con todas las garantías de seguridad, de forma que los documentos están siempre listos para presentarse cuando se soliciten.
En un libro de cuentas, en ocasiones también denominado registro de efectivo o libro de caja, se registran los ingresos y los egresos de efectivo. Si el software es digital, se clasifican automáticamente como salidas o entradas en función de los datos introducidos en su base de datos, sea de forma manual o mediante la digitalización de facturas y recibos, de forma que obtener el saldo diario o mensual pierde toda su dificultad.
Llevar el registro actualizado y en regla de las entradas y salidas de efectivo no solo supone una ventaja para el propio balance de la empresa, sino que es necesario en caso de revisión por parte de un organismo público.
El cálculo automático de los pagos y las entradas propio del software de contabilidad resulta de gran ayuda en la elaboración del balance o la cuenta de resultados. Como en el libro de cuentas, el cálculo de los beneficios se actualiza con cada nueva entrada y puede ser consultado en cualquier momento.
Con este balance el empresario está siempre al tanto de la rentabilidad de su negocio en un cierto periodo de tiempo. El programa tiene en cuenta todas las entradas y salidas reales y registradas en el sistema y las exporta a PDF
El IVA es un impuesto indirecto que grava el uso de la riqueza, por ello repercute únicamente en el precio de venta final de los productos y recae absolutamente en el consumidor. Las empresas actúan como mero ente recaudatorio porque por un lado pagan el IVA correspondiente de los materiales que adquieren para la producción y por el otro lo añaden al precio de su producto acabado. Al final del ejercicio, el IVA soportado (pagado) y el repercutido (cobrado) han de ser equivalentes, el balance ha de ser igual a cero. En caso que se haya pagado de más entonces el empresario o autónomo recibe la devolución resultante por la deducción del IVA repercutido o devengado. Esto se hace mediante la liquidación trimestral y anual del IVA repercutido y soportado (formularios 303 y 390). Con esta función es posible llevar el control de los impuestos a medida que avanza el ejercicio, pero no enviar los datos directamente a la Agencia Tributaria, pues esto solo es posible con un software acreditado oficialmente.
El software de contabilidad para pymes facilita enormemente el trabajo al pequeño empresario, que no ha de estar especialmente bien formado en esta área para poder utilizarlo. Con su diversidad de prestaciones y plantillas y gracias a la automatización del cálculo de todas las facturas, estos programas permiten que hasta los más profanos en la materia sean capaces de tener sus cuentas en orden. Si están alojados en la nube, a estas ventajas se suma el hecho de no tener que ocuparse de las actualizaciones de software, de las que pasa a encargarse exclusivamente el proveedor de servicios, dejando así las manos libres al empresario para ocuparse de lo realmente productivo. Esto es lo que permite tener acceso siempre a la última versión del programa, que incluye cualquier eventual modificación de la legislación.
Los programas de contabilidad constituyen asimismo la mejor manera de mantener la documentación a buen recaudo, ya que esta se deposita en los servidores del proveedor. Accesible desde Internet para el empresario, la nube no solo permite revisar las cuentas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, sino que también proporciona la libertad de poder fotografiar un recibo y subirlo inmediatamente después o cargar en la cuenta una factura recibida por correo electrónico. Gracias al reconocimiento óptico de textos, gran parte de la información contenida en estos documentos es almacenada automáticamente en la base de datos del programa. Una aplicación web de contabilidad para pymes es el ayudante perfecto para elaborar declaraciones de impuestos, informes y balances descargables como documento de texto. Todo esto en conjunto es lo que permite al empresario hacer un uso mucho más racional de su tiempo y ocuparse de lo realmente importante, que es hacer funcionar su negocio.
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