La mayoría de las empresas está obligada a llevar la co­n­ta­bi­li­dad de su actividad mercantil y, según recoge el Código de Comercio, a final de año, deben presentar sus balances de ingresos y de­cla­ra­cio­nes de impuestos ante la autoridad co­m­pe­te­n­te. De esta forma, los em­pre­sa­rios pueden controlar de forma constante sus ingresos y sus egresos. Este balance es, en de­fi­ni­ti­va, el que permite deducir en qué medida es rentable un negocio y con qué medios fi­na­n­cie­ros cuenta la empresa para el futuro.

El software de co­n­ta­bi­li­dad es una ayuda ine­s­ti­ma­ble, en especial para los autónomos y gerentes de pequeñas y medianas empresas (en adelante, pymes). Dado que pocas veces pueden pe­r­mi­ti­r­se contratar a un gestor pro­fe­sio­nal, se tiende a buscar al­te­r­na­ti­vas sencillas y rápidas para llevar a cabo la co­n­ta­bi­li­dad de su negocio. Los programas de co­n­ta­bi­li­dad para pymes están diseñados de tal forma que, aun sin grandes co­no­ci­mie­n­tos en el área, permiten a los em­pre­sa­rios controlar sus libros de cuentas.

Las so­lu­cio­nes de co­n­ta­bi­li­dad basadas en la nube y eje­cu­ta­das en una apli­ca­ción en el navegador han de­mo­s­tra­do ser es­pe­cia­l­me­n­te efi­cie­n­tes. En el presente artículo mostramos qué pre­s­ta­cio­nes hacen a estos programas de co­n­ta­bi­li­dad online tan re­co­me­n­da­bles y cómo funcionan.

Programas de co­n­ta­bi­li­dad como web app: ¿de qué son capaces?

Los programas es­pe­cia­les para llevar la co­n­ta­bi­li­dad y la fa­c­tu­ra­ción co­n­s­ti­tu­yen una gran ayuda para autónomos y em­pre­sa­rios y si se usa para ello una apli­ca­ción web puede ahorrarse aún más tiempo. Entre otras ventajas, llevar las cuentas de una empresa en la nube no solo facilita acceder a ellas con total libertad desde cualquier lugar, sino también elaborar las de­cla­ra­cio­nes tri­me­s­tra­les de impuestos di­re­c­ta­me­n­te en la apli­ca­ción o exportar los datos para ha­cé­r­se­los llegar a un asesor. Todo lo que necesitas para llevar a cabo la co­n­ta­bi­li­dad de tu negocio en la nube es el programa adecuado y un di­s­po­si­ti­vo con conexión a Internet. A co­n­ti­nua­ción, aclaramos las funciones más re­le­va­n­tes de un programa de co­n­ta­bi­li­dad online.

Consejo

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Di­gi­ta­li­zar y guardar do­cu­me­n­tos contables

La gran utilidad del software de co­n­ta­bi­li­dad radica fu­n­da­me­n­ta­l­me­n­te en que unifica todas las tareas de fa­c­tu­ra­ción y co­n­ta­bi­li­dad en un solo programa. Es así como, entre otras cosas, se puede di­gi­ta­li­zar una factura y añadirla a la cuenta. Al escanear o fo­to­gra­fiar el contenido del documento que se quiere sa­l­va­gua­r­dar, los elementos de la factura se ide­n­ti­fi­can por re­co­no­ci­mie­n­to de texto (ROC), lo que evita tener que in­tro­du­cir ma­nua­l­me­n­te detalles como el IVA, el total de una factura o la fecha, entre otros. Co­n­ve­r­ti­dos en in­fo­r­ma­ción digital, estos datos se registran en la cuenta y se incluyen au­to­má­ti­ca­me­n­te en el balance para ope­ra­cio­nes como, por ejemplo, la de­cla­ra­ción tri­me­s­tral de impuestos. Un programa de co­n­ta­bi­li­dad basado en la nube también permite la gestión ce­n­tra­li­za­da de la co­n­ta­bi­li­dad, porque la in­fo­r­ma­ción se almacena en los se­r­vi­do­res del proveedor con todas las garantías de seguridad, de forma que los do­cu­me­n­tos están siempre listos para pre­se­n­tar­se cuando se soliciten.

Libro de cuentas

En un libro de cuentas, en ocasiones también de­no­mi­na­do registro de efectivo o libro de caja, se registran los ingresos y los egresos de efectivo. Si el software es digital, se cla­si­fi­can au­to­má­ti­ca­me­n­te como salidas o entradas en función de los datos in­tro­du­ci­dos en su base de datos, sea de forma manual o mediante la di­gi­ta­li­za­ción de facturas y recibos, de forma que obtener el saldo diario o mensual pierde toda su di­fi­cu­l­tad.

Llevar el registro ac­tua­li­za­do y en regla de las entradas y salidas de efectivo no solo supone una ventaja para el propio balance de la empresa, sino que es necesario en caso de revisión por parte de un organismo público.

Control de ingresos y gastos

El cálculo au­to­má­ti­co de los pagos y las entradas propio del software de co­n­ta­bi­li­dad resulta de gran ayuda en la ela­bo­ra­ción del balance o la cuenta de re­su­l­ta­dos. Como en el libro de cuentas, el cálculo de los be­ne­fi­cios se actualiza con cada nueva entrada y puede ser co­n­su­l­ta­do en cualquier momento.

Con este balance el em­pre­sa­rio está siempre al tanto de la re­n­ta­bi­li­dad de su negocio en un cierto periodo de tiempo. El programa tiene en cuenta todas las entradas y salidas reales y re­gi­s­tra­das en el sistema y las exporta a PDF

Li­qui­da­ción del IVA

El IVA es un impuesto indirecto que grava el uso de la riqueza, por ello repercute úni­ca­me­n­te en el precio de venta final de los productos y recae ab­so­lu­ta­me­n­te en el co­n­su­mi­dor. Las empresas actúan como mero ente re­cau­da­to­rio porque por un lado pagan el IVA co­rre­s­po­n­die­n­te de los ma­te­ria­les que adquieren para la pro­du­c­ción y por el otro lo añaden al precio de su producto acabado. Al final del ejercicio, el IVA soportado (pagado) y el re­pe­r­cu­ti­do (cobrado) han de ser equi­va­le­n­tes, el balance ha de ser igual a cero. En caso que se haya pagado de más entonces el em­pre­sa­rio o autónomo recibe la de­vo­lu­ción re­su­l­ta­n­te por la deducción del IVA re­pe­r­cu­ti­do o devengado. Esto se hace mediante la li­qui­da­ción tri­me­s­tral y anual del IVA re­pe­r­cu­ti­do y soportado (fo­r­mu­la­rios 303 y 390). Con esta función es posible llevar el control de los impuestos a medida que avanza el ejercicio, pero no enviar los datos di­re­c­ta­me­n­te a la Agencia Tri­bu­ta­ria, pues esto solo es posible con un software acre­di­ta­do ofi­cia­l­me­n­te.

Programas de co­n­ta­bi­li­dad online: efi­cie­n­tes y fáciles de usar

El software de co­n­ta­bi­li­dad para pymes facilita eno­r­me­me­n­te el trabajo al pequeño em­pre­sa­rio, que no ha de estar es­pe­cia­l­me­n­te bien formado en esta área para poder uti­li­zar­lo. Con su di­ve­r­si­dad de pre­s­ta­cio­nes y pla­n­ti­llas y gracias a la au­to­ma­ti­za­ción del cálculo de todas las facturas, estos programas permiten que hasta los más profanos en la materia sean capaces de tener sus cuentas en orden. Si están alojados en la nube, a estas ventajas se suma el hecho de no tener que ocuparse de las ac­tua­li­za­cio­nes de software, de las que pasa a en­ca­r­gar­se ex­clu­si­va­me­n­te el proveedor de servicios, dejando así las manos libres al em­pre­sa­rio para ocuparse de lo realmente pro­du­c­ti­vo. Esto es lo que permite tener acceso siempre a la última versión del programa, que incluye cualquier eventual mo­di­fi­ca­ción de la le­gi­s­la­ción.

Los programas de co­n­ta­bi­li­dad co­n­s­ti­tu­yen asimismo la mejor manera de mantener la do­cu­me­n­ta­ción a buen recaudo, ya que esta se deposita en los se­r­vi­do­res del proveedor. Accesible desde Internet para el em­pre­sa­rio, la nube no solo permite revisar las cuentas en cualquier momento y desde cualquier di­s­po­si­ti­vo, sino que también pro­po­r­cio­na la libertad de poder fo­to­gra­fiar un recibo y subirlo in­me­dia­ta­me­n­te después o cargar en la cuenta una factura recibida por correo ele­c­tró­ni­co. Gracias al re­co­no­ci­mie­n­to óptico de textos, gran parte de la in­fo­r­ma­ción contenida en estos do­cu­me­n­tos es al­ma­ce­na­da au­to­má­ti­ca­me­n­te en la base de datos del programa. Una apli­ca­ción web de co­n­ta­bi­li­dad para pymes es el ayudante perfecto para elaborar de­cla­ra­cio­nes de impuestos, informes y balances de­s­ca­r­ga­bles como documento de texto. Todo esto en conjunto es lo que permite al em­pre­sa­rio hacer un uso mucho más racional de su tiempo y ocuparse de lo realmente im­po­r­ta­n­te, que es hacer funcionar su negocio.

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