¿Cuánto tiempo hay que guardar los do­cu­me­n­tos de una empresa?

Con los plazos de pre­s­cri­p­ción y co­n­se­r­va­ción de do­cu­me­n­tos, el le­gi­s­la­dor estipula durante cuánto tiempo debe guardar una empresa su do­cu­me­n­ta­ción comercial, contable y tri­bu­ta­ria con el fin explícito de ga­ra­n­ti­zar que los or­ga­ni­s­mos co­m­pe­te­n­tes puedan revisar y comprobar ciertos hechos eco­nó­mi­cos que les incumben. En función de la na­tu­ra­le­za de esta do­cu­me­n­ta­ción, estas in­s­tru­c­cio­nes se en­cue­n­tran co­n­te­ni­das en diversas fo­r­mu­la­cio­nes legales que pueden co­n­ve­r­ti­r­se en un muro in­fra­n­quea­ble para muchos em­pre­n­de­do­res y autónomos.

A co­n­ti­nua­ción, re­pa­sa­re­mos la normativa en materia de pre­s­cri­p­ción mercantil y fiscal, sin ol­vi­dar­nos de otra do­cu­me­n­ta­ción im­po­r­ta­n­te en las empresas.

El Código de Comercio español es­ta­ble­ció, ya en 1885, el año de su pu­bli­ca­ción, el deber común a todos los em­pre­sa­rios y co­me­r­cia­n­tes de conservar toda su do­cu­me­n­ta­ción relevante (“libros, co­rre­s­po­n­de­n­cia, do­cu­me­n­ta­ción y ju­s­ti­fi­ca­n­tes”) de forma ordenada durante un periodo de seis años a partir del último asiento en los libros (art. 30, CC), es decir, el último día de cada ejercicio. Esto incluye tanto los do­cu­me­n­tos en papel como toda la fa­c­tu­ra­ción enviada o recibida por correo ele­c­tró­ni­co.

El cese o el fa­lle­ci­mie­n­to del em­pre­sa­rio no exime a la sociedad de esta obli­ga­ción. Con todo, y dado que puede haber ope­ra­cio­nes que requieran comprobar cierta do­cu­me­n­ta­ción original, como las es­cri­tu­ras de unas acciones compradas años atrás y puestas a la venta hoy, las empresas hacen bien en archivar en cualquier caso esta do­cu­me­n­ta­ción: los libros oficiales de co­n­ta­bi­li­dad, las cuentas anuales firmadas, los contratos a largo plazo y las copias de seguridad in­fo­r­má­ti­cas de los registros contables.

En el caso de la do­cu­me­n­ta­ción relevante a efectos fiscales, hay que recurrir a la Ley General Tri­bu­ta­ria. Allí se establece un plazo de cuatro años a partir del final del plazo de pre­se­n­ta­ción de de­cla­ra­cio­nes (art. 66, Ley 58/2003). Este es el plazo durante el cual Hacienda determina la deuda tri­bu­ta­ria del em­pre­sa­rio y puede exigirle su co­m­pe­n­sa­ción, pero también durante el cual el em­pre­sa­rio tiene la po­si­bi­li­dad de solicitar una posible de­vo­lu­ción de impuestos. Con todo, hemos de tener en cuenta que Hacienda puede detener este plazo (no­ti­fi­cá­n­do­lo de­bi­da­me­n­te) en cualquier momento, así como también puede detenerse si el co­n­tri­bu­ye­n­te presenta un recurso o una re­cla­ma­ción. Este es un factor a co­n­si­de­rar siempre que se proceda a la de­s­tru­c­ción de do­cu­me­n­ta­ción: antes de hacerlo, comprueba que ningún plazo del impuesto se ha in­te­rru­m­pi­do.

Los plazos se computan de la siguiente forma (art. 67):

La reforma fiscal de 2015 trajo novedades de diferente im­pli­ca­ción para autónomos, pymes y grandes empresas, entre ellas, el plazo de pre­s­cri­p­ción de diez años para que la Ad­mi­ni­s­tra­ción pueda comprobar las bases o cuotas co­m­pe­n­sa­das o pe­n­die­n­tes de co­m­pe­n­sa­ción o las de­du­c­cio­nes aplicadas o pe­n­die­n­tes de apli­ca­ción.

Este plazo comienza el día que sigue al final del plazo oficial para presentar la de­cla­ra­ción del periodo en que se originó el derecho a esta co­m­pe­n­sa­ción o de­du­c­cio­nes (art. 66 bis, 1). Para los eje­r­ci­cios fiscales que han generado estos in­ce­n­ti­vos, el plazo de pre­s­cri­p­ción es entonces de 10 años, a no ser que el último ejercicio en que se han aplicado ya haya prescrito. Más allá de estos diez años, Hacienda también podrá exigir la pre­se­n­ta­ción de la de­cla­ra­ción del impuesto de so­cie­da­des y las cuentas anuales del ejercicio en que se generó el incentivo.

La do­cu­me­n­ta­ción que guarda relación con las re­la­cio­nes laborales sirve para demostrar que se cumple con las exi­ge­n­cias legales, las cuales se en­cue­n­tran recogidas en el Real Decreto Le­gi­s­la­ti­vo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre In­fra­c­cio­nes y Sanciones en el Orden Social. Aquí se recogen los plazos de pre­s­cri­p­ción de las in­fra­c­cio­nes (art. 4), se describe a los sujetos re­s­po­n­sa­bles (art. 2) y se tipifican las in­fra­c­cio­nes en leves, graves y muy graves (arts. 6-8).

Las in­fra­c­cio­nes en materia laboral por parte de los em­pre­sa­rios o pro­fe­sio­na­les autónomos pre­s­cri­ben a los 3 años, contados desde la fecha de la in­fra­c­ción, e incluyen cualquier acción u omisión contraria a la ley: desde no entregar el recibo de salarios o no colgar a la vista el ca­le­n­da­rio laboral, hasta no pagar de forma reiterada o tra­n­s­gre­dir la le­gi­s­la­ción sobre el empleo de menores de edad (art. 4.1).

Las in­fra­c­cio­nes en el ámbito de la Seguridad Social pre­s­cri­ben a los 4 años (art. 4.2). No guardar la do­cu­me­n­ta­ción y los registros in­fo­r­má­ti­cos que acrediten el cu­m­pli­mie­n­to de las obli­ga­cio­nes de los em­pre­sa­rios en materia de afi­lia­ción, altas, bajas o va­ca­cio­nes durante este plazo, así como los do­cu­me­n­tos de co­ti­za­ción y los recibos ju­s­ti­fi­ca­ti­vos del pago de salarios y del pago delegado de pre­s­ta­cio­nes, co­n­s­ti­tu­ye una in­fra­c­ción leve (art. 21.1).

La Ley 10/2010 de Pre­ve­n­ción del Blanqueo de Capitales y la Fi­na­n­cia­ción del Te­rro­ri­s­mo tiene por objeto proteger el sistema fi­na­n­cie­ro, por ello, son ciertas or­ga­ni­za­cio­nes las obligadas a conservar durante un plazo de diez años toda la do­cu­me­n­ta­ción relativa a sus ope­ra­cio­nes (art. 25). Entre estas or­ga­ni­za­cio­nes se en­cue­n­tran, por ejemplo, las entidades fi­na­n­cie­ras, las ase­gu­ra­do­ras, las gestoras de inversión y capital riesgo, los auditores de cuentas o los notarios y re­gi­s­tra­do­res. Las in­fra­c­cio­nes se cla­si­fi­can en leves, graves y muy graves. Si no se conservan los do­cu­me­n­tos en los términos del art. 25, se considera una in­fra­c­ción grave (art. 52, l) con sanciones mínimas obli­ga­to­rias que van desde los 60.001 € hasta la mayor de las si­guie­n­tes cifras: el 10 % del volumen de negocios anual total del sujeto obligado, el triple del importe de los be­ne­fi­cios derivados de la in­fra­c­ción, el tanto del contenido económico de la operación más un 50 %, o 5 millones de euros (art. 57).

Pero estos plazos no lo son todo. Será co­n­ve­nie­n­te mantener bajo control ciertas ope­ra­cio­nes y las obli­ga­cio­nes surgidas de ellas, por ejemplo:

• la do­cu­me­n­ta­ción co­n­ce­r­nie­n­te a préstamos será co­n­ve­nie­n­te co­n­se­r­var­la hasta que estén devueltos;
• la do­cu­me­n­ta­ción sobre el in­mo­vi­li­za­do, hasta que se venda o amortice;
• la do­cu­me­n­ta­ción sobre bienes de inversión, hasta que cumpla el plazo de re­gu­la­ri­za­ción del IVA, que es de 9 años para terrenos y edi­fi­ca­cio­nes.

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