Cómo rellenar correctamente una plantilla de recibo
Con el formulario de recibo adecuado, es muy fácil rellenar un recibo correctamente. Pero, ¿cómo es exactamente una plantilla de recibo? ¿Y para qué se necesitan los recibos? Te explicamos cómo emitir un recibo y qué información obligatoria no debes olvidar en ningún caso.
¿Qué es un recibo?
Un recibo, también conocido como justificante de pago, es un documento que confirma que se ha recibido un pago por un servicio prestado o un producto entregado. Cuando una empresa vende productos o presta servicios a otra empresa o a un consumidor, está obligada a conservar un justificante de la operación, ya sea mediante una factura o cualquier otro tipo de justificante, como un recibo de pago. Esto significa que el cliente tiene derecho a exigir un justificante de pago al proveedor de los productos o servicios.
“Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.
Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales están obligadas a expedir y conservar factura u otros justificantes de las operaciones que realicen en los términos establecidos en este Reglamento.” (Artículo 1., “Obligación de expedir, entregar y conservar justificantes de las operaciones”, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.)
Dicho de una forma más sencilla: el cliente tiene derecho a solicitar al proveedor del servicio o a la empresa de entrega un comprobante de recepción por escrito (recibo). En la práctica, los recibos se emiten principalmente en pagos en efectivo. Sin embargo, incluso cuando el pago se realiza mediante domiciliación bancaria o transferencia, los clientes pueden solicitarlo de forma posterior, aunque en algunos casos puede ser más apropiado solicitar una factura. Asimismo, es importante no confundir los recibos con los tickets de caja. Aunque a menudo se les denomina recibos, estos no cumplen con los requisitos formales de un recibo oficial ni tampoco tienen el mismo valor legal que una factura.
¿Para qué sirven los recibos?
Un recibo es un documento probatorio que los clientes pueden presentar ante la Agencia Tributaria si así se les requiere. Su principal función es servir como justificante en caso de que surjan dudas por parte de Hacienda y exista el riesgo de que la empresa pierda su derecho a la deducción del IVA soportado.
Para evitar problemas con Hacienda, es fundamental seguir los principios de una contabilidad adecuada. En ellos se incluye la gestión correcta de los recibos.
¿En qué se diferencia un recibo de una factura?
Un recibo es un documento meramente informativo que demuestra un pago realizado y se emite siempre tras el pago, y una factura es un documento con fines tributarios que acredita que se ha realizado una operación comercial y suele emitirse antes de efectuarse el pago. En este sentido, equivale más a una solicitud de pago que a un justificante del mismo. Al servir de justificante de las obligaciones tributarias, la factura es algo más compleja e incluye más datos (número de factura, fecha, datos fiscales del proveedor) y muestra los impuestos desglosados para cada producto. Sin embargo, una factura puede actuar como recibo si incluye la anotación “Importe recibido” junto con todos los datos obligatorios requeridos para un recibo.
Desde la reforma del sistema de facturación de 2013, que introdujo el Reglamento de facturación en cumplimiento de la Directiva 2010/45/UE para normalizar el uso de facturas electrónicas, se estableció la figura de la factura simplificada. Aunque estas facturas contienen menos datos que una factura ordinaria, siguen teniendo validez tributaria. Sin embargo, los recibos no han sido sustituidos por facturas simplificadas, ya que siguen siendo meros justificantes de pago sin efectos fiscales.
¿Qué datos contiene un recibo?
Para emitir recibos correctos se deben considerar ciertos requisitos formales como:
- La fórmula “Recibí de” o una variante similar
- El nombre de la persona o entidad que hizo la entrega o el pago
- El importe recibido. Una forma muy habitual es hacerlo tanto en letras como en cifras
- El concepto por el que se realizó el pago
- Lugar y fecha
- Nombre y firma del receptor
Esta información es opcional:
- Número de serie de recibos expedidos (para control interno)
- Membrete con datos del emisor (NIF, CIF, nombre, etc.)
Los recibos pueden escribirse tanto a mano en un talonario de recibos como a ordenador. Los programas de contabilidad sirven de ayuda en este sentido porque ofrecen la oportunidad de vincular la emisión de dichos documentos con los libros de contabilidad, con lo que no solo se ahorra tiempo y trabajo, sino que estos reciben automáticamente todos los datos correctos. En aquellos casos en que se emite un gran número de recibos diariamente es recomendable recurrir a una solución digital.
¡Asegúrate de no cometer errores al rellenar los recibos! Aunque no tengan validez fiscal como una factura, los datos incorrectos o incompletos podrían generar confusiones contables.
Es importante recordar que, si tu empresa o actividad está exenta de IVA, en ninguna circunstancia debes incluir este impuesto en tus facturas o recibos. De lo contrario, Hacienda podría exigirte el pago del IVA indicado, aunque no correspondiera.
Descargar plantilla de recibo para rellenar
Dependiendo de la cantidad de recibos que necesites emitir a diario, puede ser recomendable utilizar una solución digital o una plantilla de recibo estandarizada. Con la plantilla adecuada, redactar recibos es muy sencillo: solo tienes que completar los campos obligatorios con la información necesaria.
No olvides firmar al final del documento, ya que la firma es esencial para su validez. Sin embargo, el sello de la empresa no es obligatorio.
Si deseas crear tu propio recibo, puedes tomar como referencia el siguiente modelo:
Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.