Análisis fi­na­n­cie­ro en Excel: plantilla de descarga gratuita

Muchos em­pre­sa­rios dejan el análisis fi­na­n­cie­ro en manos de expertos en la materia. Sin embargo, las empresas de menor tamaño suelen intentar hacerlo ellas mismas para evitar gastos extra. Una plantilla de análisis fi­na­n­cie­ro puede resultar de mucha ayuda para realizar esta tarea cuando se requiera sin mucho esfuerzo. Por ello, te ofre­ce­re­mos una plantilla para que hagas tus análisis fi­na­n­cie­ros en Excel y te ex­pli­ca­re­mos cómo co­m­ple­tar­la y adaptarla a tu empresa.

Un análisis fi­na­n­cie­ro es una he­rra­mie­n­ta que sirve para analizar la situación económica de una empresa durante un período de tiempo de­te­r­mi­na­do. Este informe suele crearse en los periodos de tiempo que se desee (me­n­sua­l­me­n­te, tri­me­s­tra­l­me­n­te, anua­l­me­n­te, etc.) y contiene in­fo­r­ma­ción relativa a los ingresos y gastos del negocio. Con estos datos se pueden realizar co­m­pa­ra­cio­nes entre meses y años que ayudarán al em­pre­sa­rio a valorar la evolución de las ganancias.

A di­fe­re­n­cia de lo que ocurre con el balance em­pre­sa­rial, el análisis fi­na­n­cie­ro no es un informe requerido por la ley. Por este motivo, no hay re­qui­si­tos es­pe­cí­fi­cos para su rea­li­za­ción, y cada em­pre­sa­rio puede adecuarlo a sus ne­ce­si­da­des. Sin embargo, puede que tengas presentar tu informe ante asesores fiscales, in­ve­r­so­res, co­n­su­l­to­res, etc. por lo que es necesario que se realice de manera clara y en­te­n­di­ble.

No hay un formato de­fi­ni­ti­vo para el análisis fi­na­n­cie­ro. En principio, puedes co­n­fi­gu­rar­lo de la manera que más se adecúe a tu empresa. Sin embargo, para que el informe sea lo más si­g­ni­fi­ca­ti­vo posible, se re­co­mie­n­da que contenga de­te­r­mi­na­dos datos y que se organice con una es­tru­c­tu­ra adecuada. Resulta práctico orientar el dia­g­nó­s­ti­co basándote en las pérdidas y ganancias de tu negocio.

Los gastos in­cu­rri­dos por la empresa deben enu­me­rar­se. Si se resta esta cantidad al margen bruto, se obtiene el resultado de ex­plo­ta­ción; el resultado antes de la deducción de los intereses e impuestos.

Este proceso te dará una buena visión general de la situación económica de tu empresa. Sin embargo, para poder obtener más in­fo­r­ma­ción de las cifras co­n­te­ni­das, vale la pena pro­po­r­cio­nar detalles adi­cio­na­les. Por un lado, es in­te­re­sa­n­te ver cómo se de­sa­rro­llan los valores. ¿Han aumentado o di­s­mi­nui­do los gastos y las ventas en co­m­pa­ra­ción con el mes anterior? Para ello, deberás agregar los valores de los meses o años an­te­rio­res a tu dia­g­nó­s­ti­co. Las cuotas también pro­po­r­cio­nan in­fo­r­ma­ción sobre la forma en que se obtienen los be­ne­fi­cios o los gastos, por ejemplo, qué pro­po­r­ción de la pro­du­c­ción total tuvo que de­s­ti­nar­se a gastos de personal. Si además se vi­sua­li­zan los valores y cuotas del año anterior por medio de diagramas, ob­te­n­dre­mos una eva­lua­ción visual y fá­ci­l­me­n­te en­te­n­di­ble de la evolución de nuestro negocio.

Nuestra plantilla de Excel contiene varias funciones que si­m­pli­fi­can el trabajo en tu análisis fi­na­n­cie­ro. Las sumas, cocientes y gráficos se rellenan au­to­má­ti­ca­me­n­te. Sin embargo, esto también significa que cuando se pe­r­so­na­li­za la plantilla, tendrás que tener cuidado de no borrar o cambiar las funciones por error. Por lo tanto, te ex­pli­ca­re­mos qué funciones hemos incluido en el archivo de Excel.

• Sumas: los re­su­l­ta­dos se calculan mediante la fórmula de los totales. Los valores en un rango se­le­c­cio­na­do por encima de la celda de re­su­l­ta­dos se suman.
• Restas: en el análisis fi­na­n­cie­ro, los su­b­to­ta­les es­pe­cí­fi­cos se restan de otros re­su­l­ta­dos. Esto se hace en la plantilla de Excel mediante una resta de dos celdas.
• Di­vi­sio­nes: para calcular los cocientes, se hace una división simple. La cifra se divide por el valor de otra celda.
• Diagramas: los diagramas pre­de­fi­ni­dos también se forman a partir de la in­fo­r­ma­ción en las celdas. Si las cifras se cambian, los diagramas también se modifican.

Puedes in­tro­du­cir tú mismo de manera fácil los gastos e ingresos. ¿Pero qué pasa si tienes que in­tro­du­cir o eliminar otros elementos adi­cio­na­les del documento?

Si quieres añadir elementos adi­cio­na­les, tendrás que insertar filas. Puedes hacerlo haciendo clic con el botón derecho del ratón en la nu­me­ra­ción de las filas y luego en “Insertar celdaˮ. A co­n­ti­nua­ción, se inserta una celda vacía encima de la fila que has se­le­c­cio­na­do. Recuerda que esto también mo­di­fi­ca­rá las cifras de las celdas según las fórmulas. Comprueba que todos los re­su­l­ta­dos se sigan mostrando co­rre­c­ta­me­n­te. Si hay elementos en la plantilla del análisis fi­na­n­cie­ro que no necesites, eli­mí­na­los borrando toda la fila. Esto también podrá alterar los re­su­l­ta­dos de las fórmulas.

Deberás tener cuidado si eliminas celdas que son im­po­r­ta­n­tes para los cálculos po­s­te­rio­res. Por ejemplo, si deseas eliminar los “Resultado de ex­plo­ta­ción”, di­fí­ci­l­me­n­te podrás calcular el “resultado neto”.

No es necesario eliminar las filas, ni siquiera las columnas, por completo. Si quieres mantener tu dia­g­nó­s­ti­co conciso, puedes si­m­ple­me­n­te ocultar algunas partes. Para ello, se­le­c­cio­na la columna o la fila (de nuevo, haz clic con el botón derecho del ratón en la nu­me­ra­ción de la fila en el borde) y elige “Ocultarˮ. La zona ya no será visible, pero los valores y funciones co­rre­s­po­n­die­n­tes seguirán exi­s­tie­n­do. Excel deja un pequeño hueco en el área del margen donde se encuentra la parte oculta. Si presionas el botón derecho del ratón de nuevo en este punto, puedes ver el área de nuevo.

Su­po­n­ga­mos que quieres añadir más meses a tu análisis fi­na­n­cie­ro. Puedes tra­n­s­fe­rir esta in­fo­r­ma­ción para no tener que volver a in­tro­du­cir todas las funciones y el formato. Para ello, se­le­c­cio­na todas las columnas re­la­cio­na­das con el mes en la parte derecha, haz clic con el botón izquierdo del ratón en el cuadrado rojo de la esquina inferior derecha y rellena las columnas si­guie­n­tes. Excel habrá tra­n­s­fe­ri­do ahora todo al nuevo rango y también habrá ajustado las re­fe­re­n­cias de las celdas.

Otra al­te­r­na­ti­va es se­le­c­cio­nar el área con la in­fo­r­ma­ción, copiarla y pegarla en las celdas vacías. El resultado será el mismo. Deberás modificar los valores de las mismas y la hoja Excel hará el nuevo cálculo au­to­má­ti­ca­me­n­te.

Hay dos tipos de gráficos muy útiles en cualquier análisis fi­na­n­cie­ro: el de líneas, que muestra la evolución a lo largo del tiempo, y el circular, que compara los ingresos y los gastos. Puedes modificar ambos gráficos para que se ajusten a tus ne­ce­si­da­des. Además de los cambios puramente estéticos, pro­ba­ble­me­n­te te in­te­re­sa­rá saber qué datos mostrar. Puedes de­te­r­mi­nar esto usando el filtro de diagrama. Si haces clic en el gráfico de Excel, aparecen tres símbolos: el icono en forma de embudo re­pre­se­n­ta el filtro de diagrama. Activando y des­ac­ti­va­n­do las casillas de ve­ri­fi­ca­ción se pueden añadir o eliminar datos.

Por ejemplo, si quieres analizar cada elemento de los gastos in­di­vi­dua­l­me­n­te de forma aislada, marca estas casillas. Esto te permitirá presentar tu análisis de la manera más adecuada para tu empresa.

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