Modelo de in­ve­n­ta­rio para descargar

Si posees un negocio, pro­ba­ble­me­n­te tengas que hacer cada año un in­ve­n­ta­rio de tus artículos. En empresas que fabrican o venden bienes, ésta puede ser una ardua tarea. Para facilitar este trámite, ponemos a tu di­s­po­si­ción una plantilla de in­ve­n­ta­rio que te ayudará a ahorrar mucho tiempo en la logística de tu negocio.

Cada año, las empresas tienen que dedicar parte de su tiempo a realizar in­ve­n­ta­rio del almacén. ¿Qué es y qué elementos debe tener?

El in­ve­n­ta­rio pro­po­r­cio­na una de­s­cri­p­ción precisa del estado de una empresa, algo útil tanto para la or­ga­ni­za­ción fi­na­n­cie­ra como para la gestión contable.

Hay dos tipos di­fe­re­n­tes de in­ve­n­ta­rio:

• In­ve­n­ta­rio físico: cuenta, mide, pesa o estima todos los bienes ma­te­ria­les.
• In­ve­n­ta­rio de bienes in­ta­n­gi­bles: guarda la in­fo­r­ma­ción in­ta­n­gi­ble de la empresa, como, por ejemplo, los gastos, los ingresos o las deudas.

El in­ve­n­ta­rio físico es no­r­ma­l­me­n­te el más difícil de realizar, ya que con él se debe registrar cada uno de los artículos de la empresa en el menor tiempo posible. Una plantilla de in­ve­n­ta­rio puede facilitar esta tarea.

Para ad­mi­ni­s­trar el in­ve­n­ta­rio físico se crean listas de datos. Deberás entregar estas listas a tus empleados o a la persona que te ayudará a realizar tu in­ve­n­ta­rio para que lleven a cabo el registro de mercancía. Las listas deben estar divididas en las si­guie­n­tes columnas:

• Nombre del artículo: esta columna debe contener el nombre exacto de cada artículo.
• Número de artículo: en cualquier empresa, cada artículo debe tener su propio número de in­ve­n­ta­rio, y esta columna estará ordenada por orden numérico.
• Cantidad: se deberá es­pe­ci­fi­car el número de artículos de cada tipo.
• Unidad de medida: acla­ra­re­mos si el artículo se mide en peso, longitud u otra unidad de medida.
• Valor: esta columna deberá dividirse en dos partes. Por un lado, el precio de cada artículo, y por otro el valor total re­su­l­ta­n­te del recuento de mercancía.

Al final de cada hoja se mostrará el resultado de la suma de cada grupo de artículos, y cada hoja tendrá solo un grupo de los mismos. Solo al final, en una hoja separada, se sumarán los totales de todos los grupos de artículos.

Además de la tabla, el in­ve­n­ta­rio pre­se­n­ta­rá in­fo­r­ma­ción adicional que servirá para crear un registro lo más preciso posible. A cada hoja se le asignará un número de página para que la lista general sea lo más co­m­pre­n­si­ble posible. Cada hoja tendrá también fecha y firma.

Casi todos los programas de hojas de cálculo, como Excel o los pro­ce­sa­do­res de texto, permiten crear listas de in­ve­n­ta­rio ordenadas y útiles. Al crear tu plantilla, presta especial atención a las ne­ce­si­da­des de los empleados que rea­li­za­rán el recuento. Por ejemplo, es im­po­r­ta­n­te dejar su­fi­cie­n­te espacio para el contenido del in­ve­n­ta­rio. Intenta no poner de­ma­sia­dos artículos en una página, recuerda que tus empleados co­m­ple­ta­rán las listas a mano. Las columnas no deben ser demasiado pequeñas para que el contenido escrito sea legible.

Si llevas a cabo tu in­ve­n­ta­rio con una plantilla Excel, podrás registrar y evaluar los datos de tu mercancía ele­c­tró­ni­ca­me­n­te. De esta forma, también podrás hacer uso de las fu­n­cio­na­li­da­des de Excel: usa la función de suma, por ejemplo, para hacer los cálculos au­to­má­ti­ca­me­n­te. Sin embargo, deberás imprimir las listas po­s­te­rio­r­me­n­te para firmarlas.

En Excel, deberás usar líneas su­pe­rio­res para crear un en­ca­be­za­do. El en­ca­be­za­do mostrará toda la in­fo­r­ma­ción que el documento fa­ci­li­ta­rá. Cuando el en­ca­be­za­do esté listo, comienza a construir tu tabla y no olvides trabajar con marcos para que la tabla sea visible tras ser imprimida.

Los ajustes a la tabla se pueden hacer de dos maneras di­fe­re­n­tes. Por un lado, puedes agregar columnas adi­cio­na­les para añadir in­fo­r­ma­ción que sea relevante para tu empresa, por ejemplo, la ubicación del artículo o co­me­n­ta­rios sobre el grupo de productos. También podrás completar las partes de las listas de in­ve­n­ta­rio por ade­la­n­ta­do para facilitar el trabajo de tus empleados, de manera que la in­fo­r­ma­ción sea más legible. Por ejemplo, puedes completar el en­ca­be­za­do de cada hoja de antemano.

También fa­ci­li­ta­rás el trabajo ingresar los nombres de productos y los números de los artículos. En cualquier caso, ten en cuenta la forma en que trabajan tus empleados durante el recuento de in­ve­n­ta­rio. Ahórrales tiempo es­cri­bie­n­do los artículos de manera ordenada, evitando que tengan que moverse de un lado a otro del almacén en busca de productos. Haz que el trabajo de tus empleados sea lo más sencillo posible y minimiza al máximo la po­si­bi­li­dad de errores en tu lista.

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