Pla­n­ti­llas de facturas pro­fe­sio­na­les para Word, Excel y PDF

Para que la Agencia Tri­bu­ta­ria reconozca una factura como co­m­pro­ba­n­te de una tra­n­sac­ción comercial oficial, debes observar una serie de fo­r­ma­li­da­des. Para ello, las pla­n­ti­llas de facturas pueden resultar muy útiles.

¿Qué es un modelo de factura?

Los modelos de factura son pla­n­ti­llas que incluyen ya todos los elementos ne­ce­sa­rios para ser uti­li­za­dos de nuevo. Así, en vez de empezar desde cero cada vez y de invertir tiempo y trabajo en el tedioso proceso de reunir todos los elementos, una plantilla pro­po­r­cio­na un ejemplo de factura con campos en blanco o comodines fá­ci­l­me­n­te in­te­r­ca­m­bia­bles por datos reales.

Bá­si­ca­me­n­te, los modelos de factura pueden dividirse en so­lu­cio­nes textuales y tabulares. En caso de que la fa­c­tu­ra­ción no incluya de­ma­sia­dos elementos, la primera opción suele ser casi siempre la más apropiada. Si los servicios fa­c­tu­ra­bles son numerosos y complejos, lo más probable es que una solución tabular sea lo más re­co­me­n­da­ble, pri­n­ci­pa­l­me­n­te debido a la facilidad a la hora de organizar los di­fe­re­n­tes precios y de calcular el total. Por otra parte, si se in­co­r­po­ran las funciones pe­r­ti­ne­n­tes, este tipo de pla­n­ti­llas ayuda en el cálculo de ciertos valores como, por ejemplo, el IVA.

¿Qué debe incluir un modelo de factura pro­fe­sio­nal?

Las pla­n­ti­llas de facturas pro­fe­sio­na­les, por ejemplo para pequeñas empresas, se ca­ra­c­te­ri­zan por dos aspectos. En primer lugar, deben estar diseñadas de forma atractiva y clara para que los clientes a los que se solicita el pago puedan in­tro­du­cir toda la in­fo­r­ma­ción relevante. Por otro lado, los co­n­te­ni­dos de una plantilla de fa­c­tu­ra­ción pro­fe­sio­nal deben ser completos, es­pe­cia­l­me­n­te debido a que presentar datos in­co­m­ple­tos o que no cumplan con los re­qui­si­tos formales, puede re­pre­se­n­tar un problema a la hora de su ve­ri­fi­ca­ción, es­pe­cia­l­me­n­te ante la Hacienda pública, poniendo en peligro, entre otras cosas, la esperada deducción. Según la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, una factura válida debe contener los si­guie­n­tes datos:

• Nombre completo y dirección del proveedor de los servicios
• Datos de contacto completos (nombre y dirección) del be­ne­fi­cia­rio
• Número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal o número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal del proveedor de servicios en de­te­r­mi­na­dos casos
• Fecha de emisión (fecha en la que se generó la factura)
• Número único de factura
• Cantidad y tipo de bienes en­tre­ga­dos o el alcance y la na­tu­ra­le­za del servicio
• Fecha de entrega o pre­s­ta­ción de servicios
• Precio del servicio prestado (con y sin impuestos)
• Impuestos

Verifica si la in­fo­r­ma­ción fue in­tro­du­ci­da completa y co­rre­c­ta­me­n­te, sobre todo si utilizas una plantilla para tus facturas.

Adapta fá­ci­l­me­n­te tu modelo de factura para Word, Excel y PDF

Para ex­pli­car­te la es­tru­c­tu­ra y la fu­n­cio­na­li­dad de las me­n­cio­na­das pla­n­ti­llas de facturas en Excel y Word, a co­n­ti­nua­ción te pre­se­n­ta­mos los pasos que debes tener en cuenta al uti­li­zar­las.

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Descarga gratuita

La elección depende del programa en el que prefieras trabajar. Recuerda que una factura estándar que contenga datos completos y correctos sobre el servicio pro­po­r­cio­na­do y los co­rre­s­po­n­die­n­tes datos del cliente es la mejor manera de alcanzar el objetivo deseado de manera fácil y rápida. Basta con hacer doble clic para abrir el documento de­s­ca­r­ga­do:

Cómo pe­r­so­na­li­zar el modelo de factura paso a paso

Una vez que hayas de­s­ca­r­ga­do la plantilla de factura como archivo PDF, Excel o Word, todo lo que tienes que hacer es pe­r­so­na­li­zar­la para adaptarla a tus ne­ce­si­da­des in­di­vi­dua­les. Solo tienes que seguir nuestras in­s­tru­c­cio­nes:

1. En la parte superior izquierda, introduce tu dirección o la de tu empresa. Debajo, introduce la dirección del cliente.
2. A la derecha en­co­n­tra­rás un marcador para tu dirección, así como datos de contacto (número de teléfono o dirección de correo ele­c­tró­ni­co). En caso de que no cuentes con estos datos, puedes eli­mi­nar­los de la plantilla.
3. Lo que sigue es el asunto de la factura, un texto que puedes de­te­r­mi­nar li­bre­me­n­te. En vez de dejar la palabra “factura”, puedes añadirle algunas es­pe­ci­fi­ca­cio­nes como el número o términos y co­n­di­cio­nes de la cuenta de cobro.
4. Justo debajo del asunto en­co­n­tra­rás un marcador para el número de cuenta, el número de cliente (opcional) y la fecha de la factura. En este punto es fu­n­da­me­n­tal que re­em­pla­ces los números del ejemplo y que no te olvides de es­pe­ci­fi­car la fecha actual.
5. La siguiente línea de texto es para el en­ca­be­za­do con el que quieres abordar al cliente. Por lo general, este punto es utilizado para agradecer al cliente el haber co­n­tra­ta­do tus servicios o adquirido tus productos y para formular una pequeña in­tro­du­c­ción a los cargos enu­me­ra­dos a co­n­ti­nua­ción.
6. Después de dirigirse al cliente, viene la parte más im­po­r­ta­n­te de una factura: la enu­me­ra­ción de los artículos o servicios ofrecidos. Para ello tienes a tu di­s­po­si­ción una tabla que puedes ampliar o reducir, añadiendo o eli­mi­na­n­do líneas. En las columnas es­pe­ci­fi­ca el nombre, la cantidad de productos y el precio por unidad y total de los artículos in­di­vi­dua­les.
7. Debajo de la tabla es im­po­r­ta­n­te es­pe­ci­fi­car el importe total sin IVA y con IVA.
8. Po­s­te­rio­r­me­n­te, te en­co­n­tra­rás con un campo de texto para añadir in­fo­r­ma­ción adicional para informar al cliente sobre la fecha en la que se enviaron los productos o pro­po­r­cio­na­ron los servicios y comunicar los datos bancarios. También es común indicar el rango de tiempo que tiene el cliente para pagar la factura.
9. La última parte de este modelo de factura es el pie de página. Aquí se puede indicar el Registro Mercantil donde está inscrita la empresa. Es obli­ga­to­rio es­pe­ci­fi­car el número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal (NIF), incluso si se trata de facturas si­m­pli­fi­ca­das. Aquí in­tro­du­ces de nuevo tus datos de contacto y también los si­guie­n­tes datos de la cuenta que tu cliente necesita para la tra­n­s­fe­re­n­cia:

• Nombre del banco
• IBAN/número de cuenta
• BIC/código bancario

También es obli­ga­to­rio indicar el NIF, salvo que estés acogido al régimen de pequeños em­pre­sa­rios. En ese caso, deberás es­pe­ci­fi­car que, como pequeño em­pre­sa­rio, no tienes permitido incluir IVA en tus facturas.

10. Ahora ya puedes guardar tu modelo de factura e im­pri­mi­r­lo. Al­te­r­na­ti­va­me­n­te es posible guardarla como archivo PDF y enviarla por correo ele­c­tró­ni­co.

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