Plantillas de facturas profesionales para Word, Excel y PDF

Para que la Agencia Tributaria reconozca una factura como comprobante de una transacción comercial oficial, debes observar una serie de formalidades. Para ello, las plantillas de facturas pueden resultar muy útiles.

¿Qué es un modelo de factura?

Los modelos de factura son plantillas que incluyen ya todos los elementos necesarios para ser utilizados de nuevo. Así, en vez de empezar desde cero cada vez y de invertir tiempo y trabajo en el tedioso proceso de reunir todos los elementos, una plantilla proporciona un ejemplo de factura con campos en blanco o comodines fácilmente intercambiables por datos reales.

Básicamente, los modelos de factura pueden dividirse en soluciones textuales y tabulares. En caso de que la facturación no incluya demasiados elementos, la primera opción suele ser casi siempre la más apropiada. Si los servicios facturables son numerosos y complejos, lo más probable es que una solución tabular sea lo más recomendable, principalmente debido a la facilidad a la hora de organizar los diferentes precios y de calcular el total. Por otra parte, si se incorporan las funciones pertinentes, este tipo de plantillas ayuda en el cálculo de ciertos valores como, por ejemplo, el IVA.

¿Qué debe incluir un modelo de factura profesional?

Las plantillas de facturas profesionales, por ejemplo para pequeñas empresas, se caracterizan por dos aspectos. En primer lugar, deben estar diseñadas de forma atractiva y clara para que los clientes a los que se solicita el pago puedan introducir toda la información relevante. Por otro lado, los contenidos de una plantilla de facturación profesional deben ser completos, especialmente debido a que presentar datos incompletos o que no cumplan con los requisitos formales, puede representar un problema a la hora de su verificación, especialmente ante la Hacienda pública, poniendo en peligro, entre otras cosas, la esperada deducción. Según la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, una factura válida debe contener los siguientes datos:

• Nombre completo y dirección del proveedor de los servicios
• Datos de contacto completos (nombre y dirección) del beneficiario
• Número de identificación fiscal o número de identificación fiscal del proveedor de servicios en determinados casos
• Fecha de emisión (fecha en la que se generó la factura)
• Número único de factura
• Cantidad y tipo de bienes entregados o el alcance y la naturaleza del servicio
• Fecha de entrega o prestación de servicios
• Precio del servicio prestado (con y sin impuestos)
• Impuestos

Verifica si la información fue introducida completa y correctamente, sobre todo si utilizas una plantilla para tus facturas.

Adapta fácilmente tu modelo de factura para Word, Excel y PDF

Para explicarte la estructura y la funcionalidad de las mencionadas plantillas de facturas en Excel y Word, a continuación te presentamos los pasos que debes tener en cuenta al utilizarlas.

Descarga gratuita

La elección depende del programa en el que prefieras trabajar. Recuerda que una factura estándar que contenga datos completos y correctos sobre el servicio proporcionado y los correspondientes datos del cliente es la mejor manera de alcanzar el objetivo deseado de manera fácil y rápida. Basta con hacer doble clic para abrir el documento descargado:

Cómo personalizar el modelo de factura paso a paso

Una vez que hayas descargado la plantilla de factura como archivo PDF, Excel o Word, todo lo que tienes que hacer es personalizarla para adaptarla a tus necesidades individuales. Solo tienes que seguir nuestras instrucciones:

1. En la parte superior izquierda, introduce tu dirección o la de tu empresa. Debajo, introduce la dirección del cliente.
2. A la derecha encontrarás un marcador para tu dirección, así como datos de contacto (número de teléfono o dirección de correo electrónico). En caso de que no cuentes con estos datos, puedes eliminarlos de la plantilla.
3. Lo que sigue es el asunto de la factura, un texto que puedes determinar libremente. En vez de dejar la palabra “factura”, puedes añadirle algunas especificaciones como el número o términos y condiciones de la cuenta de cobro.
4. Justo debajo del asunto encontrarás un marcador para el número de cuenta, el número de cliente (opcional) y la fecha de la factura. En este punto es fundamental que reemplaces los números del ejemplo y que no te olvides de especificar la fecha actual.
5. La siguiente línea de texto es para el encabezado con el que quieres abordar al cliente. Por lo general, este punto es utilizado para agradecer al cliente el haber contratado tus servicios o adquirido tus productos y para formular una pequeña introducción a los cargos enumerados a continuación.
6. Después de dirigirse al cliente, viene la parte más importante de una factura: la enumeración de los artículos o servicios ofrecidos. Para ello tienes a tu disposición una tabla que puedes ampliar o reducir, añadiendo o eliminando líneas. En las columnas especifica el nombre, la cantidad de productos y el precio por unidad y total de los artículos individuales.
7. Debajo de la tabla es importante especificar el importe total sin IVA y con IVA.
8. Posteriormente, te encontrarás con un campo de texto para añadir información adicional para informar al cliente sobre la fecha en la que se enviaron los productos o proporcionaron los servicios y comunicar los datos bancarios. También es común indicar el rango de tiempo que tiene el cliente para pagar la factura.
9. La última parte de este modelo de factura es el pie de página. Aquí se puede indicar el Registro Mercantil donde está inscrita la empresa. Es obligatorio especificar el número de identificación fiscal (NIF), incluso si se trata de facturas simplificadas. Aquí introduces de nuevo tus datos de contacto y también los siguientes datos de la cuenta que tu cliente necesita para la transferencia:

• Nombre del banco
• IBAN/número de cuenta
• BIC/código bancario

También es obligatorio indicar el NIF, salvo que estés acogido al régimen de pequeños empresarios. En ese caso, deberás especificar que, como pequeño empresario, no tienes permitido incluir IVA en tus facturas.

10. Ahora ya puedes guardar tu modelo de factura e imprimirlo. Alternativamente es posible guardarla como archivo PDF y enviarla por correo electrónico.

Ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.