Convierte una plantilla en tu propio modelo de albarán de entrega

Los albaranes son do­cu­me­n­tos co­me­r­cia­les que, pri­n­ci­pa­l­me­n­te, registran por escrito las me­r­ca­n­cías enviadas. Otra po­si­bi­li­dad es su envío digital a través de correo ele­c­tró­ni­co. Su diseño y contenido se logran fá­ci­l­me­n­te con un pro­ce­sa­dor de texto ordinario o con un programa de hojas de cálculo. Para evitar crear un nuevo documento para cada envío de me­r­ca­n­cías, muchos usuarios suelen recurrir a modelos de albarán de entrega (también llamados modelos de nota de entrega) que puedes crear tú mismo o descargar de Internet. Por lo general, se trata de do­cu­me­n­tos en Word o Excel que se pueden pe­r­so­na­li­zar de forma gratuita.

Estas pla­n­ti­llas resultan perfectas para autónomos y pequeñas y medianas empresas, es­pe­cia­l­me­n­te como al­te­r­na­ti­va a costosas o co­m­pli­ca­das so­lu­cio­nes de pago (online o como apli­ca­ción de es­cri­to­rio). Cada documento de muestra puede usarse di­re­c­ta­me­n­te como base sin im­ple­me­n­tar muchos cambios o servir de fuente de in­s­pi­ra­ción. En este último caso, el usuario puede ajustar fá­ci­l­me­n­te la es­tru­c­tu­ra de la nota de entrega de acuerdo a sus ne­ce­si­da­des.

En principio, es irre­le­va­n­te si se trata de una nota de entrega en Excel o en Word. Si lo que se quiere es enviar un documento por escrito (impreso o en digital) que corrobore el envío, ambos programas cumplen la misma fu­n­cio­na­li­dad. Las variantes creadas con un software de hoja de cálculo pueden facilitar la tarea de calcular ciertas ca­n­ti­da­des, siempre y cuando utilices las funciones co­rre­s­po­n­die­n­tes. Además de Word y Excel, también es posible recurrir a apli­ca­cio­nes como Writer y Calc (Li­breO­f­fi­ce o Apache Ope­nO­f­fi­ce) para crear modelos de nota de entrega.

Aunque no existe una ley es­pe­cí­fi­ca que lo determine, el albarán se ha co­n­ve­r­ti­do en un estándar im­pre­s­ci­n­di­ble en el comercio ele­c­tró­ni­co. A pesar de disponer de una cierta libertad en su diseño, es re­co­me­n­da­ble atenerse a los pri­n­ci­pios ha­bi­tua­les. Esto también se aplica a los modelos de albarán de entrega, que también han de guiarse por las co­n­ve­n­cio­nes es­ta­ble­ci­das. De esta forma se asegura que los clientes ide­n­ti­fi­quen dicho documento como un albarán de entrega y obtengan, así, toda la in­fo­r­ma­ción necesaria.

Para que una plantilla sea adecuada para crear albaranes de entrega, se debe prestar especial atención a los si­guie­n­tes elementos:

• In­fo­r­ma­ción de contacto del proveedor y el de­s­ti­na­ta­rio: para archivar las notas de entrega y por efectos de co­mu­ni­ca­ción es necesario enumerar los datos de contacto del remitente. Además, la in­fo­r­ma­ción del de­s­ti­na­ta­rio ayuda a de­te­r­mi­nar si el producto recibido es en realidad para él.

• Nombre y número de factura: el albarán de entrega debe ser el co­m­pro­ba­n­te de una entrega es­pe­cí­fi­ca de bienes. Esto se puede indicar mediante un nombre o un número de factura única o mediante la co­m­bi­na­ción de ambos.

• Contenido del envío: la función básica de una nota de entrega es informar al de­s­ti­na­ta­rio sobre el tipo y el volumen de los bienes recibidos. Por esta razón, es im­pre­s­ci­n­di­ble incluir una lista que enumere todos los elementos que contiene el paquete, in­clu­ye­n­do su nombre y cantidad.

• Pedido y fecha de entrega: con una de­s­cri­p­ción detallada de los productos y la fecha de entrega es­pe­cí­fi­ca, el cliente obtiene una impresión del fu­n­cio­na­mie­n­to de la empresa en cuanto al pro­ce­sa­mie­n­to y envío de órdenes. En caso de que se presenten retrasos en el envío de los productos, será necesario in­fo­r­mar­le al cliente en el albarán o en un mensaje por separado.

De­pe­n­die­n­do del tipo de empresa y de las me­r­ca­n­cías enviadas, puede resultar pe­r­ti­ne­n­te incluir en un modelo de albarán de entrega alguno de los si­guie­n­tes datos:

• Número de teléfono / fax o dirección de correo ele­c­tró­ni­co de la empresa
• Datos de una persona de contacto dentro de la empresa
• Número de cliente
• Número de factura co­rre­s­po­n­die­n­te
• Número de re­fe­re­n­cia de los productos
• Peso total de la mercancía
• Tipo y compañía de envío
• Espacio para el co­m­pro­ba­n­te con fecha de recibido

Entre ellas, estas pla­n­ti­llas no se di­fe­re­n­cian en gran medida, con lo que su selección dependerá pri­n­ci­pa­l­me­n­te de si prefieres usar Word o Excel. Ahora bien, si en algún punto tienes pensado ampliar tu plantilla con algún sistema de au­to­ma­ti­za­ción, será mejor que te decantes por la versión en Excel. A di­fe­re­n­cia de Word, una hoja de cálculo permite la re­pre­se­n­ta­ción de funciones complejas. Sin embargo, con sus hojas de cálculo co­m­pue­s­tas por filas y columnas, la interfaz de Excel es co­n­si­de­ra­ble­me­n­te menos clara y la edición del documento no suele ser tan cómoda para el usuario.

Una vez has se­le­c­cio­na­do y de­s­ca­r­ga­do la plantilla de albarán de entrega, ábrela de la forma habitual haciendo doble clic. Ahora, con el archivo abierto, podrás in­tro­du­cir los si­guie­n­tes cambios:

1. Antes de ocuparte di­re­c­ta­me­n­te de los puntos pri­n­ci­pa­les de la nota de entrega, modifica la in­fo­r­ma­ción de contacto con la dirección apropiada. Para este fin, en la parte superior izquierda de la pantalla en­co­n­tra­rás un campo para incluir la dirección de la empresa y los datos de contacto del de­s­ti­na­ta­rio.


2. Al lado derecho en­co­n­tra­rás un espacio para la dirección de tu empresa. Además de la dirección, es re­co­me­n­da­ble añadir un número de teléfono y/o un correo ele­c­tró­ni­co. En caso de que no quieras incluir estos datos, no te olvides de borrar los enu­n­cia­dos. 


3. Ahora, la siguiente línea tiene como propósito es­pe­ci­fi­car el asunto del albarán. Para ello, puedes utilizar un sistema de ide­n­ti­fi­ca­ción (número, ID, etc.) para tus notas de entrega y es­pe­ci­fi­car aquí el código co­rre­s­po­n­die­n­te.


4. Debajo del asunto tendrás espacio para la fecha de entrega (a la derecha) y el texto del en­ca­be­za­do. Aquí informas a tus clientes de que el paquete recibido contiene todos los artículos de la lista pre­se­n­ta­da a co­n­ti­nua­ción. El en­ca­be­za­do también re­pre­se­n­ta una buena opo­r­tu­ni­dad para agradecer al de­s­ti­na­ta­rio la compra o la coope­ra­ción.


5. En la siguiente tabla puedes es­pe­ci­fi­car el contenido detallado de la entrega, es decir, la lista de productos co­n­te­ni­dos en el envío (con sus re­fe­re­n­cias). Las columnas pre­de­fi­ni­das son la re­fe­re­n­cia, la de­s­cri­p­ción de la mercancía y la cantidad. Sin embargo, en caso de que quieras presentar, por ejemplo, el número de los artículos, puedes agregar fá­ci­l­me­n­te más columnas. Para enumerar más productos solo tendrás que expandir la tabla con el número co­rre­s­po­n­die­n­te de filas.


6. El área situada bajo los artículos sirve para pro­po­r­cio­nar in­fo­r­ma­ción adicional como los datos es­pe­cí­fi­cos del envío o fecha de entrega. El siguiente campo está abierto para que el de­s­ti­na­ta­rio incluya su firma y fecha a manera de co­n­fi­r­ma­ción o co­m­pro­ba­n­te interno.


7. Al final del modelo de albarán de entrega en­co­n­tra­rás un campo para el pie de página. Una vez más, aquí puedes incluir los datos completos de tu empresa o la in­fo­r­ma­ción de tu tienda.


8. Si ya has adaptado todas las áreas de la plantilla de albarán, el siguiente paso será guardar el archivo e imprimir la nota de entrega. Para enviar el archivo de forma digital, solo tienes que guardarlo como PDF.