La co­n­ta­bi­li­dad de caja explicada bre­ve­me­n­te

In­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de si gestionas una pyme o de si eres un pro­fe­sio­nal autónomo, cada cierto tiempo ne­ce­si­ta­rás hacer un se­gui­mie­n­to detallado de las va­ria­cio­nes de los saldos de tus cuentas. Esto no solo resulta de especial interés en cuanto a impuestos, sino también al de­te­r­mi­nar la evolución fi­na­n­cie­ra de la empresa, es decir, su solvencia y liquidez. Algunos de los métodos uti­li­za­dos para este fin son, por ejemplo, el criterio de caja o co­n­ta­bi­li­dad de caja, que consiste en registrar los ingresos cuando se cobran y en apuntar los gastos cuando se pagan –a di­fe­re­n­cia, por ejemplo, del principio de devengo de la co­n­ta­bi­li­dad de doble partida, que registra los mo­vi­mie­n­tos fi­na­n­cie­ros en el momento de tener lugar la actividad, in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te del momento del cobro. La im­po­r­ta­n­cia de ambos criterios reside en que, es­pe­cia­l­me­n­te a la hora de enviar co­rre­c­ta­me­n­te los ingresos de tu negocio a Hacienda, son dos de los métodos más uti­li­za­dos para calcular las ganancias y los cargos ope­ra­ti­vos de las empresas.

Existen di­fe­re­n­tes criterios fu­n­da­me­n­ta­les para calcular el margen de beneficio de un negocio. Para que puedas enviar a Hacienda tus ganancias, tendrás que co­n­fro­n­tar cui­da­do­sa­me­n­te tus gastos e ingresos. Una de las opciones, es­pe­cia­l­me­n­te para pequeñas empresas y autónomos, es de­te­r­mi­nar el estado de pérdidas y ganancias. Este consiste en in­co­r­po­rar úni­ca­me­n­te aquellas facturas que, de hecho, fueron pagadas o cobradas durante el trimestre a evaluar. Por lo tanto, este método es­pe­cia­li­za­do para de­te­r­mi­nar los be­ne­fi­cios tiene en cuenta el llamado flujo de efectivo. Ahora bien ¿qué significa co­n­cre­ta­me­n­te?

Los ingresos (entrada) y los gastos (salida) son las ca­n­ti­da­des atri­bui­bles di­re­c­ta­me­n­te a la cuenta co­r­po­ra­ti­va, bien sean gastos o ganancias. Las cifras “flotantes” como, por ejemplo, los gastos de fu­n­cio­na­mie­n­to o a través de terceros (productos en tránsito), variación de exi­s­te­n­cias (de bienes o artículos para la venta) no se incluyen dentro de este cálculo. Es crucial que de­te­r­mi­nes la fecha exacta en la que pagaste de­te­r­mi­na­da factura o recibiste cierto pago, in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de si fue a través de tu cuenta bancaria o di­re­c­ta­me­n­te en efectivo.

Este criterio, también conocido como principio o criterio de caja, desempeña un papel crucial a la hora de de­te­r­mi­nar los ingresos netos de un negocio, más es­pe­cí­fi­ca­me­n­te a la hora de pagar o aplazar el ingreso del IVA de una factura. Una estrecha relación entre el criterio de caja y el IVA se ofi­cia­li­zó con el artículo 23 de la Ley 14/2013, de 27 de se­p­tie­m­bre, de apoyo a los em­pre­n­de­do­res y su in­te­r­na­li­za­ción con el que se introdujo el Régimen especial del criterio de caja en el Capítulo X del Título IX de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (art. 163 terdecies y sig.). En otras palabras, esta reforma no obliga a las pymes ni a los autónomos a adelantar el IVA de las facturas no cobradas.

En este artículo ex­pli­ca­mos cómo se declara el margen de beneficio a la Agencia Tri­bu­ta­ria.

Por su parte, los Reales Decretos 1514/2007 y 1515/2007 de 16 de noviembre, aprobaron el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad (B.O.E. 278 de 20/11/2007) y el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad de Pequeñas y Medianas Empresas (B.O.E. del 21 de Noviembre). En el punto 2 de los Pri­n­ci­pios Contables del Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad se estipula que mediante el principio de devengo:

“los efectos de las tra­n­sac­cio­nes o hechos eco­nó­mi­cos se re­gi­s­tra­rán cuando ocurran, im­pu­tá­n­do­se al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con in­de­pe­n­de­n­cia de su pago o de su cobro.”

Así, al registrar los mo­vi­mie­n­tos fi­na­n­cie­ros sin importar el momento del cobro, los pequeños em­pre­sa­rios no tienen que liquidar a Hacienda el IVA de las facturas no cobradas.

Según el criterio de caja, a la hora de calcular los egresos de caja se presenta una excepción especial: la de­pre­cia­ción. Por de­fi­ni­ción, esta hace re­fe­re­n­cia al desgaste u ob­so­le­s­ce­n­cia económica, funcional o te­c­no­ló­gi­ca de un activo (por ejemplo, máquinas) y su im­po­r­ta­n­cia reside en que, según lo de­te­r­mi­na­do por el organismo re­cau­da­dor, los impuestos sobre estos bienes se reducirán de­pe­n­die­n­do de su an­ti­güe­dad.

A co­n­ti­nua­ción, y a manera de ejemplo, te resumimos en una tabla algunos de los aspectos que puedes co­n­si­de­rar a la hora de calcular el flujo de caja de tu empresa o tus servicios como autónomo, no solo para facilitar tu de­cla­ra­ción de impuestos, sino para revelar el impacto de tus de­ci­sio­nes fi­na­n­cie­ras y descubrir la relación entre las ganancias y pérdidas de tu negocio.

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