Registrar las entradas y salidas en la co­n­ta­bi­li­dad de una empresa no solo es co­n­ve­nie­n­te para estimar su salud fi­na­n­cie­ra, sino también porque se integran en el balance de cierre del año económico, que es la in­fo­r­ma­ción que toma como re­fe­re­n­cia Hacienda para calcular la base im­po­si­ti­va para el pago de impuestos. Pero ¿cómo se registra el efectivo? En este caso es el libro de caja el in­s­tru­me­n­to necesario para do­cu­me­n­tar el mo­vi­mie­n­to de efectivo.

Desde el punto de vista contable, se di­fe­re­n­cia entre los libros contables obli­ga­to­rios y los au­xi­lia­res (Código de Comercio, arts. 25-33). Entre los primeros, se incluyen el Libro Diario, el Mayor y el de In­ve­n­ta­rio y Cuentas Anuales; entre los au­xi­lia­res, que no son obli­ga­to­rios pero apoyan a los primeros, se encuentra el Libro de Caja, el de Bancos o el de entradas y salidas de almacén, entre otros.

A co­n­ti­nua­ción si­n­te­ti­za­mos la in­fo­r­ma­ción fu­n­da­me­n­tal en torno al libro de caja y aclaramos qué empresas lo deben llevar y cómo.

El libro de caja en la co­n­ta­bi­li­dad

Hoy las empresas obtienen sus ingresos ma­yo­ri­ta­ria­me­n­te por vía bancaria (tra­n­s­fe­re­n­cias, do­mi­ci­lia­ción, pago con tarjeta, etc.), pero el pago en efectivo es muy habitual aún y debe do­cu­me­n­tar­se para ga­ra­n­ti­zar el retrato fiel de las finanzas de la empresa, tal y como indica el Plan General Contable (PGC). El libro de caja, que, como dijimos, se utiliza para llevar el control de las entradas y salidas de efectivo de un negocio, se cuenta entre los libros contables au­xi­lia­res de más re­le­va­n­cia. Los libros contables au­xi­lia­res son aquellos que, pese a no ser obli­ga­to­rios, conviene tener en orden para que sirvan de apoyo a los libros que sí son obli­ga­to­rios para todas aquellas empresas que deben llevar la co­n­ta­bi­li­dad (Libro Diario, Libro de in­ve­n­ta­rios, Cuentas Anuales, Libro de Re­mu­ne­ra­cio­nes), pues la in­fo­r­ma­ción que contienen se agrega al final del ejercicio a los libros contables obli­ga­to­rios. El saldo del libro de caja, por ejemplo, ha de figurar en el activo del balance como la cuenta 570/571 (57. Tesorería), tal y como indica el PGC. La tesorería incluye tanto el efectivo físico como los cheques sin cobrar, por ejemplo. En general, el PGC indica que los libros anuales deben ela­bo­rar­se de tal manera que resulten co­m­pre­n­si­bles para cualquier tercero (in­ve­r­so­res, consejo ad­mi­ni­s­tra­ti­vo, Hacienda, bancos, etc.) que tenga que eva­luar­los, “debiendo mostrar la imagen fiel del pa­tri­mo­nio, de la situación fi­na­n­cie­ra y de los re­su­l­ta­dos de la empresa, de co­n­fo­r­mi­dad con las di­s­po­si­cio­nes legales.” (“1º Cuentas anuales. Imagen fiel”). Tal obli­ga­ción puede hacerse ex­te­n­si­ble al libro de caja como in­te­gra­n­te de la co­n­ta­bi­li­dad de un negocio. En la ac­tua­li­dad puede re­cu­rri­r­se a pla­n­ti­llas de libro de caja gratuitas que facilitan eno­r­me­me­n­te su creación desde cero.

Consejo

Por suerte, hoy el em­pre­sa­rio y el autónomo pueden recurrir a software es­pe­cia­li­za­do que ahorra gran parte del trabajo y con el que puede llevarse un libro de caja ordenado y eficiente sin necesidad de tediosos cálculos manuales. No obstante, antes de hacerse con una solución pro­fe­sio­nal a un alto precio conviene in­fo­r­mar­se sobre las funciones que ofrece y sus pre­s­ta­cio­nes es­pe­cia­les. En el caso de las he­rra­mie­n­tas online, la pro­te­c­ción de los datos sería un factor a tener en cuenta.

Qué leyes afectan a la gestión de caja

Marco legal Cita Ex­pli­ca­ción
Art. 29, párrafo 1, Código de Comercio “Todos los libros y do­cu­me­n­tos contables deben ser llevados (…) con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, in­te­r­po­la­cio­nes, ta­cha­du­ras ni ra­s­pa­du­ras. Deberán salvarse a co­n­ti­nua­ción, in­me­dia­ta­me­n­te que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las ano­ta­cio­nes contables. (…)” Añade todas las ope­ra­cio­nes en efectivo en el libro de caja de forma íntegra, ordenada cro­no­ló­gi­ca­me­n­te y sin lapsos de tiempo o in­co­n­si­s­te­n­cias. Cada operación debe su­s­te­n­tar­se en su co­rre­s­po­n­die­n­te co­m­pro­ba­n­te.
Art. 30, párrafo 1, Código de Comercio “Los em­pre­sa­rios co­n­se­r­va­rán los libros, co­rre­s­po­n­de­n­cia, do­cu­me­n­ta­ción y ju­s­ti­fi­ca­n­tes co­n­ce­r­nie­n­tes a su negocio, de­bi­da­me­n­te ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se es­ta­ble­z­ca por di­s­po­si­cio­nes generales o es­pe­cia­les.” Es obli­ga­to­rio conservar todos los libros contables, incluido el libro registro de efectivo, y todos los do­cu­me­n­tos contables que ate­s­ti­guan las ope­ra­cio­nes, durante 6 años.
1.º Cuentas anuales. Imagen fiel, Primera Parte, Plan General Contable “Las cuentas anuales deben re­da­c­tar­se con claridad, de forma que la in­fo­r­ma­ción su­mi­ni­s­tra­da sea co­m­pre­n­si­ble y útil para los usuarios al tomar sus de­ci­sio­nes eco­nó­mi­cas, debiendo mostrar la imagen fiel del pa­tri­mo­nio, de la situación fi­na­n­cie­ra y de los re­su­l­ta­dos de la empresa, de co­n­fo­r­mi­dad con las di­s­po­si­cio­nes legales.” El libro de caja ha de estar cu­m­pli­me­n­ta­do de tal manera que permita la tra­n­s­po­si­ción de los datos a los libros mayores de forma sencilla, clara y sin errores para que al final se cumpla con los re­qui­si­tos de claridad y fia­bi­li­dad en las cuentas anuales.
Consejo

Con el fin de llevar co­rre­c­ta­me­n­te el libro de caja conviene no perder de vista los Pri­n­ci­pios de co­n­ta­bi­li­dad ge­ne­ra­l­me­n­te aceptados tal como están es­ta­ble­ci­dos en el Código de Comercio, el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad, el Instituto de Co­n­ta­bi­li­dad y Auditoría de Cuentas y la le­gi­s­la­ción española pe­r­ti­ne­n­te.

El efectivo en las cuentas anuales

El libro de caja registra el mo­vi­mie­n­to de efectivo de un negocio, siendo el efectivo y el líquido equi­va­le­n­te, tal como lo entiende el PGC, “los que como tal figuran en el epígrafe B.VII del activo del balance, es decir, la tesorería de­po­si­ta­da en la caja de la empresa, los depósitos bancarios a la vista y los in­s­tru­me­n­tos fi­na­n­cie­ros que sean co­n­ve­r­ti­bles en efectivo (…)”. El epígrafe B.VII al que se refiere el PGC no es otra cosa que el apartado co­rre­s­po­n­die­n­te a los Activos Co­rrie­n­tes (B), sección “VII. Efectivo y otros activos líquidos equi­va­le­n­tes“, que contiene la cuentas 570-576 de “Tesoreria” y “Otros activos líquidos equi­va­le­n­tes”. Es en esta sección donde se incluye el balance final de la caja que se ha re­gi­s­tra­do en el libro de caja.

En el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el PGC de pymes y los criterios contables es­pe­cí­fi­cos para mi­croe­m­pre­sas, el balance anual se di­fe­re­n­cia en algunos aspectos del balance de las grandes empresas del que se ha extraído la imagen anterior:

In­fo­r­ma­ción

El Plan General Contable incluye en la tercera parte dedicada a las “Cuentas Anuales” in­di­ca­cio­nes sobre cómo presentar las cuentas, así como modelos para hacerlo. El PGC para pymes y mi­croe­m­pre­sas, aprobado por el Real Decreto 1515/2017, de 16 de noviembre, que se puede consultar en el BOE online, incluye los modelos co­rre­s­po­n­die­n­tes.

¿Es obli­ga­to­rio llevar la gestión de caja?

Registrar el efectivo a diario no es obli­ga­to­rio si no deben pre­se­n­tar­se las cuentas anuales según el PGC, esto es, para los autónomos, que no están obligados a llevar una co­n­ta­bi­li­dad oficial pues el libro de caja, como libro auxiliar, ejerce de apoyo para elaborar el balance anual, como se explicó en el punto anterior. Pero no deja de ser una he­rra­mie­n­ta útil para llevar al día el saldo de efectivo. Las pymes y las mi­croe­m­pre­sas que se rigen por el PGC para pymes sí han de presentar las cuentas anuales y, por tanto, hacen bien en llevar un libro registro de efectivo claro, tra­n­s­pa­re­n­te y sin lapsus que registre cualquier cambio de tesorería. Si la Agencia Tri­bu­ta­ria llevase a cabo una in­s­pe­c­ción fiscal y, como co­n­se­cue­n­cia, estudiara tus libros, en el caso de que en­co­n­tra­ra errores o in­co­n­grue­n­cias, podrías en­co­n­trar­te con co­n­se­cue­n­cias des­agra­da­bles. Con todo, se esté obligado por ley o no, el libro de caja evita dolores de cabeza es­pe­cia­l­me­n­te en el caso de las empresas cuya mayor parte de ingresos se da en efectivo, pre­ci­sa­me­n­te porque permite obtener la foto fija de su estado fi­na­n­cie­ro.

Gestión de caja: cómo llevar un libro de caja

La caja, que incluye los cheques sin cobrar, y los depósitos bancarios co­n­s­ti­tu­yen la tesorería de una empresa, que es todo el efectivo y equi­va­le­n­te de efectivo del que la empresa puede disponer para hacer frente a sus obli­ga­cio­nes. La gestión de la caja física se basa en el libro donde se registran las entradas y salidas de efectivo en tiempo real que más tarde se pasarán al Libro Diario y po­s­te­rio­r­me­n­te al Mayor. Todas las ope­ra­cio­nes deben contar con su ju­s­ti­fi­ca­n­te do­cu­me­n­tal (recibo, factura, etc.) y al final de cada jornada se lleva a cabo el recuento y el arqueo de caja. El primero consiste se­n­ci­lla­me­n­te en in­ve­n­ta­riar el efectivo físico y registrar el saldo total. El arqueo de caja consiste en comprobar que la suma total obtenida coincide con el saldo de libro de caja y con el re­su­l­ta­n­te de los ju­s­ti­fi­ca­n­tes.

Si cuentas con el modelo de libro de caja adecuado puedes empezar ya mismo a llevar la gestión de tu caja. Solo tienes que in­tro­du­cir cui­da­do­sa­me­n­te los datos en los campos co­rre­s­po­n­die­n­tes. Ten en cuenta los si­guie­n­tes consejos con el fin de llevar tu libro de caja co­rre­c­ta­me­n­te:

  • El libro de caja solo puede contener mo­vi­mie­n­tos de efectivo
  • Introduce al comienzo la fecha exacta cada día, así como el saldo inicial
  • Las entradas en la caja se registran en los campos “Cobro” o “Ingresos”, las salidas en “Pago” o “Egresos”
  • El registro se ha de llevar de forma cro­no­ló­gi­ca y sin lapsos. Cuando se dan errores en el recuento o el arqueo de caja se ha de realizar una anotación que corrija la di­fe­re­n­cia de saldos
  • Realiza un recuento y un arqueo de caja al final de la jornada
  • Procura que el saldo no baje nunca de cero

Las ventajas del libro de caja ele­c­tró­ni­co

La gestión de caja es hoy día muy sencilla gracias al diverso software es­pe­cia­li­za­do en el mercado. Utilizar un libro de caja digital no solo reduce el trabajo ad­mi­ni­s­tra­ti­vo, sino que también ofrece una mayor seguridad de cara a las in­s­pe­c­cio­nes fiscales. Lo más im­po­r­ta­n­te en este sentido es que el libro de caja, sea del programa que sea, cumpla con las exi­ge­n­cias legales de cada estado.

Al almacenar cada entrada en el libro registro y generar el ju­s­ti­fi­ca­n­te co­rre­s­po­n­die­n­te, un software pro­fe­sio­nal facilita llevar una gestión de caja eficiente, eficaz y correcta, de tal modo que toda la do­cu­me­n­ta­ción que podría exigir la Agencia Tri­bu­ta­ria está in­me­dia­ta­me­n­te di­s­po­ni­ble para su descarga y posterior envío. Al mismo tiempo, el autónomo o em­pre­sa­rio tiene en todo momento a la vista la situación fi­na­n­cie­ra de su empresa.

A grandes rasgos, pueden di­fe­re­n­ciar­se tres tipos de programas para la gestión de caja:

1. Pla­n­ti­llas para Word y Excel Ventajas: se descargan rápido, son fáciles de usar y más eco­nó­mi­cos Adecuados para empresas pequeñas (autónomos sin obli­ga­cio­nes contables)
De­s­ve­n­ta­jas: son ma­ni­pu­la­bles y pueden ser re­cha­za­dos como libros contables au­xi­lia­res
2. Programas online Ventajas: permiten acceder desde varios di­s­po­si­ti­vos y no requieren in­s­ta­la­ción Adecuados para pymes (con obli­ga­cio­nes contables)
De­s­ve­n­ta­jas: la pro­te­c­ción de los datos puede ser in­su­fi­cie­n­te
3. Software pro­fe­sio­nal Ventajas: potente, fiable y con asi­s­te­n­cia Adecuado para empresas de medianas a grandes (con obli­ga­cio­nes contables)
De­s­ve­n­ta­jas: requiere in­s­ta­la­ción y puede resultar muy caro

Co­n­se­cue­n­cias en caso de errores

El art. 29 del Código de Comercio advierte que los errores u omisiones en las ano­ta­cio­nes contables “Deberán salvarse a co­n­ti­nua­ción, in­me­dia­ta­me­n­te que se adviertan”, si bien los libros no pueden contener “espacios en blanco, in­te­r­po­la­cio­nes, ta­cha­du­ras ni ra­s­pa­du­ras”. De ahí que sea co­n­ve­nie­n­te prestar mucha atención y en cualquier caso, no modificar el registro sino incluir una anotación a la hora de presentar el saldo del recuento o incluso crear una hoja co­m­ple­ta­me­n­te nueva con los valores correctos.

El Código de Comercio indica, asimismo, que los em­pre­sa­rios, incluso en caso de cese o cierre, están obligados a conservar toda la do­cu­me­n­ta­ción contable (libros, ju­s­ti­fi­ca­n­tes, cartas, etc.) de la empresa durante seis años, lo que quiere decir que la Agencia Tri­bu­ta­ria podría exigir una in­s­pe­c­ción fiscal en este plazo. Y es que la co­n­ta­bi­li­dad que el Estado exige al em­pre­sa­rio o al autónomo es un in­s­tru­me­n­to para calcular sus obli­ga­cio­nes fiscales, por lo que cualquier extrañeza podría hacer saltar las alarmas de la Agencia Tri­bu­ta­ria con buenos motivos incluso tiempo después, lo que significa ser víctima de sanciones o pe­na­li­za­cio­nes.

El apartado IV “La potestad sa­n­cio­na­do­ra” de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tri­bu­ta­ria, es bastante claro al respecto de lo que considera in­fra­c­cio­nes leves, graves o muy graves de las obli­ga­cio­nes tri­bu­ta­rias. En el capítulo II repasa quién puede ser sa­n­cio­na­do, por qué in­fra­c­ción y en qué medida, para pasar en el capítulo III (arts. 191-206) a abordar cada in­fra­c­ción en pa­r­ti­cu­lar. El art. 200 es ilu­s­tra­ti­vo en el tema que nos ocupa. Con el título de “In­fra­c­ción tri­bu­ta­ria por incumplir obli­ga­cio­nes contables y re­gi­s­tra­les”, la ley considera in­fra­c­cio­nes tri­bu­ta­rias graves, por ejemplo, omitir ope­ra­cio­nes en la co­n­ta­bi­li­dad o en los libros, utilizar cuentas de forma errónea, no conservar los libros el tiempo que co­rre­s­po­n­da o re­tra­sar­se más de cuatro meses al llevar la co­n­ta­bi­li­dad o los libros, de modo que no conviene dormirse en los laureles en esta cuestión y contratar los servicios de un contable pro­fe­sio­nal si la tarea sobrepasa los propios límites.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.

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