Facturas co­le­c­ti­vas: li­qui­da­ción conjunta de tareas

Los Pri­n­ci­pios de Co­n­ta­bi­li­dad Ge­ne­ra­l­me­n­te Aceptados (PCGA) recogen dos tipos de do­cu­me­n­tos re­la­cio­na­dos con las tra­n­sac­cio­nes co­me­r­cia­les: los recibos y las facturas. Mientras que los primeros sirven como co­m­pro­ba­n­tes de una compra o de la rea­li­za­ción de servicios y se emiten tras el pago de los mismos, las facturas acreditan la rea­li­za­ción de una operación comercial con fines tri­bu­ta­rios y, por lo tanto, son emitidas por el proveedor de un producto o servicio una vez que la tra­n­sac­ción se realiza pero antes de que se efectúe el pago. Un mismo documento mercantil de esta índole puede reflejar asimismo varias ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les, en cuyo caso se puede hablar de facturas co­le­c­ti­vas.

Una factura colectiva es aquella en la que se incluyen varios productos o servicios llevados a cabo durante un período de tiempo de­te­r­mi­na­do, pero ¿cuáles son las ventajas de las facturas co­le­c­ti­vas con respecto a las facturas in­di­vi­dua­les? ¿Qué se debe tener en cuenta si se quieren incluir varias tra­n­sac­cio­nes o ac­ti­vi­da­des en una misma factura?

En calidad de documento re­ca­pi­tu­la­ti­vo, una factura colectiva se elabora cuando una misma empresa lleva a cabo tareas de forma regular para el mismo cliente durante un período de tiempo y tiene que li­qui­dar­las pe­rió­di­ca­me­n­te con el co­n­se­cue­n­te objetivo de lograr una co­n­ta­bi­li­dad efectiva y rentable.

Si se recopilan varias ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les en una factura y estas son saldadas por el cliente, se realizan menos mo­vi­mie­n­tos en la cuenta bancaria. A este respecto, las empresas que se ven obligadas al pago de tasas bancarias cada vez que se hace un ingreso en su cuenta, no solo ahorran tiempo con las facturas co­le­c­ti­vas, sino también dinero, de modo que se ven be­ne­fi­cia­das por las facturas co­le­c­ti­vas.

En la práctica, las facturas co­le­c­ti­vas se suelen utilizar cuando la li­qui­da­ción de entregas y su­mi­ni­s­tros resulta así más eficiente y asequible tanto para el em­pre­sa­rio como para el cliente. Veámoslo con un ejemplo:

El pintor Rodríguez hace un encargo de pintura, pinceles y otros ma­te­ria­les para su negocio en un mismo comercio. En lugar de pagar cada bote de pintura por separado, este abona la suma total a final de mes. Con ello, el co­me­r­cia­n­te mayorista incluye cada pedido en el mismo albarán y le remite al pintor una factura colectiva a finales de mes donde se incluyen todos los servicios prestados en el período de fa­c­tu­ra­ción co­rre­s­po­n­die­n­te.

Otro ámbito de apli­ca­ción de las facturas co­le­c­ti­vas son, por ejemplo, los contratos de su­mi­ni­s­tro y de licencia de larga duración, donde también se aglutinan los di­fe­re­n­tes servicios y se remiten a las personas co­rre­s­po­n­die­n­tes en forma de facturas co­le­c­ti­vas.

Las facturas co­le­c­ti­vas deben incluir los mismos elementos que, a objetos de ley, deben estar presentes en cualquier factura. Como bien recoge la Agencia Tri­bu­ta­ria en la in­fo­r­ma­ción sobre el contenido de las facturas, los datos que toda factura debe contener son:

1. El número y la serie de la factura
2. La fecha de ex­pe­di­ción, así como de la rea­li­za­ción de las ope­ra­cio­nes incluidas en la factura
3. El nombre, apellidos, domicilio, aunque también la razón y de­no­mi­na­ción social tanto del emisor del documento mercantil como de su de­s­ti­na­ta­rio
4. El NIF o el NIF-IVA (NIF in­tra­co­mu­ni­ta­rio)
5. In­fo­r­ma­ción acerca de la na­tu­ra­le­za de los servicios ofrecidos, tanto la de­s­cri­p­ción como la cantidad
6. El tipo o tipo im­po­si­ti­vos y la cuota tri­bu­ta­ria
7. La re­fe­re­n­cia normativa con respecto a la exención del IVA, si procede
8. Los datos relativos a los de­s­cue­n­tos o rebajas aplicados

Puedes consultar el Real Decreto 1619/2012 para obtener in­fo­r­ma­ción más detallada al respecto.

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