¿Se han obtenido o no be­ne­fi­cios? Con las cuentas anuales se puede conocer el beneficio, si hubiese, obtenido por una empresa. En la mayoría de los casos su ela­bo­ra­ción no solo responde a un im­pe­ra­ti­vo legal, pues las mismas empresas necesitan conocer la situación fi­na­n­cie­ra en la que se en­cue­n­tran para pla­ni­fi­car las in­ve­r­sio­nes futuras. Pero ¿qué son exac­ta­me­n­te estas cuentas anuales?, ¿qué hay que tener en cuenta en su ela­bo­ra­ción?

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales co­n­s­ti­tu­yen un conjunto de informes contables que muestran la situación fi­na­n­cie­ra de la empresa con respecto a un ejercicio contable. Si bien su ela­bo­ra­ción común responde a un periodo de 12 meses, hay casos (como la di­so­lu­ción) en los que este periodo puede ser inferior. Además, es necesario apuntar que un periodo contable no tiene por qué coincidir con el año natural, si bien es lo más común que las empresas se rijan por el ca­le­n­da­rio cotidiano.

Estas cuentas anuales forman parte del Libro de in­ve­n­ta­rios y cuentas anuales y constan, de­pe­n­die­n­do de una serie de re­qui­si­tos re­la­cio­na­dos con el tamaño de la empresa, de un conjunto de hasta cinco estados contables di­fe­re­n­tes. Su es­tru­c­tu­ra y ela­bo­ra­ción deben responder a los es­tá­n­da­res legales es­ta­ble­ci­dos en el Plan General Contable (PGC) o en su versión si­m­pli­fi­ca­da para pymes y mi­croe­m­pre­sas y los datos incluidos han de ser veraces. Aunque no son de obligada ela­bo­ra­ción para toda persona que ejerza una actividad económica, es re­co­me­n­da­ble llevarlos a cabo en todos los casos, pues ofrecen una visión clara de la situación em­pre­sa­rial en un periodo concreto, fa­ci­li­ta­n­do una pla­ni­fi­ca­ción más realista y, en co­n­se­cue­n­cia, la toma de de­ci­sio­nes para el futuro.

¿Qué estados fi­na­n­cie­ros componen las cuentas anuales?

A los informes contables que componen las cuentas anuales también se les conoce como estados fi­na­n­cie­ros o estados contables. Son un total de cinco: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, también conocida como cuenta de re­su­l­ta­dos, el estado de cambios en el pa­tri­mo­nio neto (ECPN), el estado de flujos de efectivo y la memoria, si bien, como ya se ha indicado, no todas las empresas están obligadas por ley a la pre­se­n­ta­ción de todos ellos.

Nota

En el artículo de IONOS sobre el Libro de in­ve­n­ta­rios y cuentas anuales se detallan cada uno de los estados contables, ex­pli­ca­n­do su función e im­po­r­ta­n­cia.

¿Quién tiene que formular los estados fi­na­n­cie­ros?

Mientras todas las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les están obligadas a la pre­se­n­ta­ción de las cuentas anuales, no ocurre igual con los em­pre­sa­rios in­di­vi­dua­les. Solo aquellos que se registren bajo la forma jurídica de autónomo y se acojan al régimen de es­ti­ma­ción directa tendrán que elaborar las cuentas anuales, si bien su pre­se­n­ta­ción en el registro mercantil es po­te­s­ta­ti­va.

Asimismo, no todos los obligados a incluir las cuentas anuales en su co­n­ta­bi­li­dad elaboran los mismos estados fi­na­n­cie­ros, ni tampoco tienen que seguir exac­ta­me­n­te el mismo modelo en su ela­bo­ra­ción.

¿Cómo se puede explicar esto?

Bien, en función de tres factores (total de partidas del activo, el número de tra­ba­ja­do­res o el importe neto de la cifra anual de negocios) las empresas podrán aplicar tres modelos de cuentas anuales: el modelo ordinario, el abreviado o el de pymes y mi­croe­m­pre­sas. Estos modelos están incluidos en el PGC y el PGC para pymes y mi­croe­m­pre­sas y de­te­r­mi­nan los estados contables que hay que presentar, así como la po­si­bi­li­dad de ela­bo­rar­los de forma abreviada. Pero ¿quién aplica cada uno y qué re­qui­si­tos conllevan?

  • Modelo ordinario: está co­n­fo­r­ma­do por cinco estados fi­na­n­cie­ros cuyo contenido y es­tru­c­tu­ra se en­cue­n­tran descritos en el PGC. Debe ser formulado por todas las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les que no puedan o no quieran utilizar el modelo abreviado y las pequeñas y medianas empresas que rechacen el modelo para pymes.
  • Modelo abreviado: el PGC establece el contenido de las cuentas anuales abre­via­das y eje­m­pli­fi­ca cada uno de los modelos que incluyen. Este modelo está destinado a aquellas so­cie­da­des que cumplan una serie de re­qui­si­tos, siempre y cuando estos hayan tenido lugar en dos eje­r­ci­cios contables seguidos. No obstante, hay que tener en cuenta que, como el PGC indica, las co­n­di­cio­nes no son las mismas para todas las cuentas: por un lado, se di­s­ti­n­guen las co­n­di­cio­nes para que una empresa pueda usar el modelo abreviado del balance, la memoria y el estado de cambios en el pa­tri­mo­nio neto y, por otro, los re­qui­si­tos para entregar la cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Modelo pyme: en este modelo no se incluyen todos los estados fi­na­n­cie­ros. Aquellas empresas que lo apliquen tendrán que elaborar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, los estados de cambios en el pa­tri­mo­nio neto y la memoria. La fo­r­mu­la­ción del estado de flujos de efectivo es opcional. Este modelo para pymes y mi­croe­m­pre­sas se crea con el objetivo de adaptar el PGC a las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de las empresas de menor tamaño, si bien su apli­ca­ción no es obli­ga­to­ria. Es decir, las empresas que cumplan con dos de los re­qui­si­tos es­ta­ble­ci­dos para la apli­ca­ción de este modelo pueden, pero no deben, recurrir a él.

Al igual que en el modelo abreviado, las empresas que utilicen el modelo de cuentas anuales para pymes deberán haber cumplido con las co­n­di­cio­nes es­ti­pu­la­das para su uti­li­za­ción al menos durante dos años seguidos. En lo que a la es­tru­c­tu­ra respecta, sigue la del PGC estándar, si bien en el modelo para pymes se reduce el contenido y se si­m­pli­fi­can algunos aspectos (por ejemplo, la in­fo­r­ma­ción que incluir en la memoria).

Nota

Apuntar que la empresa no puede ir cambiando de uno a otro modelo según le convenga. El modelo escogido hay que ma­n­te­ne­r­lo durante tres eje­r­ci­cios co­n­se­cu­ti­vos.

Aspectos que tener en cuenta en su ela­bo­ra­ción

Debido al carácter oficial de las cuentas anuales y de su función in­fo­r­ma­ti­va sobre el estado fi­na­n­cie­ro de la empresa, en su ela­bo­ra­ción hay que atender a una serie de pri­n­ci­pios:

  • Exactitud: toda la in­fo­r­ma­ción debe ser correcta y ve­ri­fi­ca­ble.
  • Claridad e in­te­gri­dad: la in­fo­r­ma­ción incluida en los estados fi­na­n­cie­ros debe ser clara y co­m­pre­n­si­ble.
  • Co­n­si­s­te­n­cia: hay que seguir la es­tru­c­tu­ra de­te­r­mi­na­da por el PGC.

El Registro mercantil y las cuentas anuales

En el caso de las so­cie­da­des, las cuentas anuales han de ela­bo­rar­se en un plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio contable. Más tarde han de ser pre­se­n­ta­das a la Junta General que deberá apro­bar­las en un plazo máximo de seis meses desde que terminó el año contable. Su pre­se­n­ta­ción, que se lleva a cabo en el Registro Mercantil co­rre­s­po­n­die­n­te al domicilio social de la empresa, tendrá que efe­c­tuar­se en un máximo de tres meses desde la fecha de apro­ba­ción. Es posible pre­se­n­tar­la en papel, en DVD o CD, o en formato ele­c­tró­ni­co.

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