Las cuentas a pagar: la gestión de la deuda en la empresa

La ad­mi­ni­s­tra­ción de las cuentas por pagar es un co­m­po­ne­n­te central de la co­n­ta­bi­li­dad que se ocupa de los acree­do­res, es decir, de todas las personas u or­ga­ni­za­cio­nes que otorgan crédito a la empresa. Los pro­vee­do­res se co­n­vie­r­ten en acree­do­res cuando entregan bienes o servicios a otra empresa y quedan a la espera del pago en el plazo acordado.

Son varias las tareas que componen la gestión de las cuentas acree­do­ras en co­n­ta­bi­li­dad. Entre ellas se en­cue­n­tran el registro y la apro­ba­ción de las facturas entrantes y la pre­pa­ra­ción de los pagos. Una vez aprobadas, las facturas se registran en el libro mayor como pasivo pendiente de pago y se asientan en sus cuentas co­rre­s­po­n­die­n­tes. Cuando se liquidan, las facturas se archivan según la normativa vigente.

Las cuentas de acree­do­res son exac­ta­me­n­te lo opuesto a las cuentas de deudores, que se ocupan, como se intuye, de los clientes que disponen de crédito en la empresa o, lo que es lo mismo, han contraído deudas con la empresa porque aún tienen facturas abiertas con ella. Desde el punto de vista de los acree­do­res (pro­vee­do­res de me­r­ca­n­cías o de servicios), cuando la empresa no ha liquidado aún una factura pendiente, ha contraído una deuda con ellos.

Las cuentas por pagar y cobrar co­n­s­ti­tu­yen una forma re­cu­rre­n­te de fi­na­n­cia­ción ajena a las entidades bancarias y es común que muchos de los recursos que necesitan las empresas para funcionar se cancelen por cuotas de mutuo acuerdo. Dado que no in­te­r­vie­ne una entidad fi­na­n­cie­ra, suponen una forma de fi­na­n­cia­ción implícita sin intereses. En este sentido, cabe no confundir este tipo de crédito con los créditos bancarios, en los que se establece una relación acreedora basada en los intereses.

A grandes rasgos, las cuentas a pagar se ocupan de las facturas entrantes. Cuando una empresa ha co­n­tra­ta­do, por ejemplo, ciertos servicios o ha hecho un pedido a un proveedor, las facturas que emiten estas empresas van a las manos del de­pa­r­ta­me­n­to de co­n­ta­bi­li­dad, que acredita las cuentas por pagar cuando se recibe una factura y las debita cuando la compañía salda la deuda.

Una co­n­ta­bi­li­dad precisa requiere registrar de forma correcta tanto las facturas entrantes como los pagos salientes. Las cuentas a pagar se anotan en el libro mayor en los pasivos co­rrie­n­tes; el importe de la factura se co­n­ta­bi­li­za en el haber como deuda y, cuando la deuda se liquida, se anota en el debe. Re­gi­s­tra­n­do las tra­n­sac­cio­nes co­me­r­cia­les en el momento en que suceden, no cuando se salda la deuda (principio de devengo), se mantiene el control sobre los pagos y cobros pe­n­die­n­tes.

Aquí, es muy im­po­r­ta­n­te tener en cuenta la normativa vigente en cuanto a la co­n­se­r­va­ción de los do­cu­me­n­tos y co­m­pro­ba­n­tes co­me­r­cia­les. El Código de Comercio español, por ejemplo, fija un plazo de seis años para todos los do­cu­me­n­tos, sea en papel o en formato ele­c­tró­ni­co. Para cumplir con estas di­s­po­si­cio­nes, las facturas han de ar­chi­var­se de modo que puedan ex­plo­rar­se por orden cro­no­ló­gi­co o al­fa­bé­ti­co. Una vez prescrito el plazo de co­n­se­r­va­ción, pueden eli­mi­nar­se.

En función del periodo dispuesto para liquidar la deuda, las cuentas a pagar pueden co­n­si­de­rar­se cuentas por pagar a corto plazo si han de li­qui­dar­se en menos de un año o de largo plazo si han de li­qui­dar­se en más de doce meses. En el caso de estas últimas, al finalizar el ejercicio han de re­cla­si­fi­car­se como deudas a corto plazo si el plazo vence en los próximos doce meses. Llevar un control estricto de las cuentas a pagar y los plazos de ve­n­ci­mie­n­to es crucial para evitar intereses de mora por impago u otras co­n­se­cue­n­cias más incómodas y, de este modo, cultivar una buena imagen frente a los pro­vee­do­res, que apre­cia­rán el ma­n­te­ni­mie­n­to de una cierta ética comercial. Esto es lo que, al fin y al cabo, garantiza el sostén de las re­la­cio­nes a largo plazo en el mundo de los negocios y el comercio.

Ima­gi­ne­mos que la empresa X compra me­r­ca­de­rías a la empresa Y por un valor de 1000 euros con un IVA de un 21 % y su­po­n­ga­mos que las pagaremos por tra­n­s­fe­re­n­cia bancaria y no al contado en un plazo de 60 días.

En el libro mayor de­be­ría­mos anotarlo así:

Con este asiento, primero anotamos la cuenta de compra en el debe contra la cuenta de pro­vee­do­res. Con esto, debitamos el gasto y lo asignamos a la cuenta de pro­vee­do­res en el haber como pago pendiente. La cuenta de pro­vee­do­res se cancela contra la cuenta de bancos porque pagaremos por tra­n­s­fe­re­n­cia bancaria.

Al contar con un plazo de 60 días para efectuar el pago, la empresa pro­vee­do­ra está de alguna forma fi­na­n­cia­n­do la compra de bienes con un crédito comercial durante ese plazo. Esta deuda no se considera una deuda por morosidad, puesto que se han negociado las co­n­di­cio­nes de pago (por ejemplo, el pago a 30 o 60 días).

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