Digitalización certificada: claves para la contabilidad digital en España

La transformación digital ha cambiado profundamente la gestión contable en España, exigiendo a las empresas la adaptación a nuevas normativas que regulan el uso de documentos contables electrónicos. La digitalización certificada permite a las empresas sustituir documentos en papel por copias digitales legalmente válidas, siempre que se cumplan ciertos requisitos técnicos y legales. En este artículo, abordamos cómo llevar a cabo una contabilidad digitalizada cumpliendo con las normativas actuales, y respondemos a preguntas frecuentes, como si es necesario guardar las facturas en papel.

¿Qué es la digitalización certificada?

La digitalización certificada es un proceso mediante el cual se convierten documentos físicos en copias digitales que tienen la misma validez legal que los originales. Esto se realiza utilizando un software homologado por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), que garantiza la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los documentos. Este proceso es clave para gestionar una contabilidad digital eficiente y cumple con las normativas tributarias y de conservación de documentos en España.

Ventajas de la contabilidad digitalizada

Adoptar un sistema de contabilidad digitalizada no solo cumple con las exigencias legales, sino que aporta ventajas significativas para las empresas:

• Ahorro de espacio: la digitalización certificada permite prescindir de los archivos físicos y elimina la necesidad de almacenar grandes volúmenes de papel.
• Acceso rápido y seguro: los documentos contables electrónicos se almacenan de forma organizada y protegida en sistemas digitales, lo que facilita su consulta y reduce el riesgo de pérdida.
• Cumplimiento normativo: al utilizar el software homologado por la AEAT, las empresas garantizan que sus procesos contables sean conformes a la legislación vigente.

¿Es necesario guardar las facturas en papel?

Una de las dudas más frecuentes es si es necesario guardar las facturas en papel tras haberlas digitalizado. La respuesta depende del método utilizado:

• Si el proceso de digitalización cumple con los estándares de la digitalización certificada, ya no es necesario conservar el original en papel, salvo excepciones como documentos de donaciones o contratos que exijan su formato físico.
• Sin embargo, si no se cumple con estos estándares, las facturas en papel deben seguir conservándose para cumplir con las exigencias legales.

Cómo implementar una contabilidad digital

Para adoptar una contabilidad digitalizada, sigue estos pasos:

1. Selecciona un software homologado por la AEAT: utiliza herramientas que permitan la digitalización certificada de documentos y que cumplan con los requisitos de autenticidad e integridad.
2. Organiza tus documentos contables electrónicos: clasifica y etiqueta correctamente los archivos digitales para garantizar su accesibilidad en caso de auditoría.
3. Cumple con los plazos de conservación: según la Ley General Tributaria, los documentos contables deben conservarse durante al menos 6 años, ampliable en algunos casos.

Los retos de la digitalización en las empresas españolas

La facturación electrónica aporta ventajas indiscutibles en áreas como el control del fraude fiscal, la reducción de los tiempos de tramitación, la minimización de errores humanos y el ahorro de costes y espacio de almacenamiento. Los programas de facturación electrónica y los sistemas de gestión son herramientas clave para autónomos y empresas, ya que les permiten:

• Ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos gracias a funciones integradas.
• Mejorar la eficiencia y productividad al reducir tiempos de gestión.
• Mantenerse al día con los cambios legales gracias a actualizaciones automáticas del software.
• Agilizar la toma de decisiones al compartir información actualizada.
• Automatizar procesos integrando documentos digitalizados en sistemas de contabilidad y otras áreas de la empresa.
• Disminuir los errores humanos en la gestión documental.

A pesar de estas ventajas, España enfrenta desafíos clave para maximizar el potencial de la facturación electrónica:

1. Adopción masiva por parte de las pymes: que representan el 99,9 % del tejido empresarial español.
2. Implantación completa en las Administraciones Públicas: aunque comunidades como Madrid, Cataluña y Andalucía ya lideran en el uso de factura electrónica, su implementación aún no es total.
3. Interoperabilidad internacional: garantizar que los sistemas de facturación electrónica sean compatibles dentro y fuera de nuestras fronteras.

Consecuencias de no cumplir con las normativas

El incumplimiento de las normativas relacionadas con la contabilidad digital puede tener graves consecuencias:

• Multas y sanciones: la falta de validez legal de los documentos digitalizados o su inaccesibilidad en una inspección puede generar sanciones económicas.
• Ajustes tributarios:: la falta de documentos o errores en la contabilidad puede dar lugar a revisiones fiscales desfavorables.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.