Aso­cia­cio­nes sin ánimo de lucro: obli­ga­cio­nes contables

La presencia de aso­cia­cio­nes en España es cada vez mayor, en­te­n­di­das, según la de­fi­ni­ción del Mi­ni­s­te­rio del Interior en su Guía de aso­cia­cio­nes, como:

«[…] entidades sin ánimo de lucro que se co­n­s­ti­tu­yen mediante acuerdo de tres o más personas físicas o jurídicas le­ga­l­me­n­te co­n­s­ti­tui­das, que se co­m­pro­me­ten a poner en común co­no­ci­mie­n­tos, medios y ac­ti­vi­da­des para alcanzar unos fines lícitos de interés general o pa­r­ti­cu­lar.»

Como tales, también se les exige le­ga­l­me­n­te, sin importar su ausencia de lucro, una serie de obli­ga­cio­nes contables para con los asociados y la Ad­mi­ni­s­tra­ción co­rre­s­po­n­die­n­te. Además, e in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te del im­pe­ra­ti­vo legal, llevar a cabo una gestión contable servirá para la propia or­ga­ni­za­ción interna de la aso­cia­ción (gestionar el pre­su­pue­s­to de acuerdo a las ac­ti­vi­da­des a realizar, tener un control exhau­s­ti­vo de las co­n­tri­bu­cio­nes de los asociados, etc.). En de­fi­ni­ti­va, maximizar los recursos di­s­po­ni­bles. Si estás pensando en crear una aso­cia­ción o deseas obtener más in­fo­r­ma­ción sobre este tema, en este artículo podrás conocer las obli­ga­cio­nes contables de estas entidades y leer acerca de programas para la co­n­ta­bi­li­dad de aso­cia­cio­nes y así conseguir una gestión más efectiva.

Cuando hablamos de obli­ga­cio­nes contables de las aso­cia­cio­nes debemos di­s­ti­n­guir tres tipos distintos de aso­cia­cio­nes:

Aunque esta medida de fomento otorga a las aso­cia­cio­nes una serie de derechos, también les exige cumplir con una serie de obli­ga­cio­nes entre las que se incluye llevar a cabo una co­n­ta­bi­li­dad oficial. De acuerdo con el artículo 34 del capítulo VI de Ley Orgánica 1/2002:

«1. Las aso­cia­cio­nes de utilidad pública deberán rendir las cuentas anuales del ejercicio anterior en el plazo de los seis meses si­guie­n­tes a su fi­na­li­za­ción, y presentar una memoria de­s­cri­p­ti­va de las ac­ti­vi­da­des rea­li­za­das durante el mismo ante el organismo encargado de verificar su co­n­s­ti­tu­ción y de efectuar su in­s­cri­p­ción en el Registro co­rre­s­po­n­die­n­te, en el que quedarán de­po­si­ta­das. Dichas cuentas anuales deben expresar la imagen fiel del pa­tri­mo­nio, de los re­su­l­ta­dos y de la situación fi­na­n­cie­ra, así como el origen, cuantía, destino y apli­ca­ción de los ingresos públicos pe­r­ci­bi­dos.

Re­gla­me­n­ta­ria­me­n­te se de­te­r­mi­na­rá en qué ci­r­cu­n­s­ta­n­cias se deberán someter a auditoría las cuentas anuales.

2. Asimismo, deberán facilitar a las Ad­mi­ni­s­tra­cio­nes públicas los informes que éstas les requieran, en relación con las ac­ti­vi­da­des rea­li­za­das en cu­m­pli­mie­n­to de sus fines.»

Las cuentas anuales, estas son, el balance de la situación, la cuenta de re­su­l­ta­dos y la memoria económica, serán fo­r­mu­la­das por el órgano de gobierno de la entidad, siguiendo el esquema es­ta­ble­ci­do por el Plan General Contable (PGC), que ha sido adaptado a entidades sin fines lu­cra­ti­vos. En los casos en los que se cumplan los re­qui­si­tos, también se podrá optar por el Plan de Co­n­ta­bi­li­dad de pequeñas y medianas entidades sin fines lu­cra­ti­vos; y dentro de estas se podrán aplicar de­te­r­mi­na­dos criterios contables es­pe­cí­fi­cos a mi­croe­n­ti­da­des sin fines lu­cra­ti­vos.

De acuerdo con el Real Decreto 1491/2011, aunque las cuentas anuales de las entidades sin fines lu­cra­ti­vos deben adaptarse al modelo normal y, en tal caso, también deberán someterse a auditoría, existen casos en los que estas entidades pueden usar modelos de cuentas anuales abre­via­dos, de­li­mi­ta­dos en el anexo I de la tercera parte de este mismo real Decreto.

En el artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002 que trata sobre los estatutos de las aso­cia­cio­nes se establece la necesidad de declarar en estos el régimen de co­n­ta­bi­li­dad que se aplica en la aso­cia­ción. Además en el artículo 14 de esta misma ley se escribe que:

«1. Las aso­cia­cio­nes han de disponer de una relación ac­tua­li­za­da de sus asociados, llevar una co­n­ta­bi­li­dad que permita obtener la imagen fiel del pa­tri­mo­nio, del resultado y de la situación fi­na­n­cie­ra de la entidad, así como las ac­ti­vi­da­des rea­li­za­das, efectuar un in­ve­n­ta­rio de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y re­pre­se­n­ta­ción. Deberán llevar su co­n­ta­bi­li­dad conforme a las normas es­pe­cí­fi­cas que les resulten de apli­ca­ción.

2. Los asociados podrán acceder a toda la do­cu­me­n­ta­ción- que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de re­pre­se­n­ta­ción, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de pro­te­c­ción de datos de carácter personal.

3. Las cuentas de la aso­cia­ción se aprobarán anua­l­me­n­te por la Asamblea General.»

Asimismo, en el artículo 21, donde se detallan los derechos de los asociados, se establece que todo asociado tiene derecho «a ser informado acerca de la co­m­po­si­ción de los órganos de gobierno y re­pre­se­n­ta­ción de la aso­cia­ción, de su estado de cuentas y del de­sa­rro­llo de su actividad.» Con esto se deduce que la actividad contable ya desde un principio es requerida en las aso­cia­cio­nes para que los asociados puedan ejercer su derecho a ser in­fo­r­ma­dos sobre las cuentas de la aso­cia­ción, in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de si además hay que cumplir con obli­ga­cio­nes legales de cara a las Ad­mi­ni­s­tra­cio­nes.  En cuanto al régimen contable, de acuerdo con el Real Decreto 296/2004 estas aso­cia­cio­nes pueden llevar un régimen si­m­pli­fi­ca­do de co­n­ta­bi­li­dad si al terminar el ejercicio cumplen al menos dos de los límites si­guie­n­tes:

«a) Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance.

b) Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros.

c) Que el número medio de tra­ba­ja­do­res empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco.»

Además no hay que olvidar que, aunque una aso­cia­ción no persiga un fin lucrativo, no significa que no pueda realizar algún tipo de actividad económica. Si este es el caso deben de “presentar de­cla­ra­ción de alta en la matrícula de este impuesto”, este es, el Impuesto sobre Ac­ti­vi­da­des Eco­nó­mi­cas (I.A.E), pudiendo quedar algunas exentas de su pago con carácter rogado, si su actividad se incluye en el artículo 7 del Real Decreto Le­gi­s­la­ti­vo 2/2004.

Por último, en­co­n­tra­mos aquellas aso­cia­cio­nes sin ánimo de lucro que no están dadas de alta en el I.A.E., a las cuales, al no llevar a cabo ninguna actividad económica, se les aplica la Ley Orgánica1/2002, en la que, como ya se ha indicado en el apartado anterior:

«1. Las aso­cia­cio­nes han de disponer de una relación ac­tua­li­za­da de sus asociados, llevar una co­n­ta­bi­li­dad que permita obtener la imagen fiel del pa­tri­mo­nio, del resultado y de la situación fi­na­n­cie­ra de la entidad, así como las ac­ti­vi­da­des rea­li­za­das, efectuar un in­ve­n­ta­rio de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y re­pre­se­n­ta­ción. Deberán llevar su co­n­ta­bi­li­dad conforme a las normas es­pe­cí­fi­cas que les resulten de apli­ca­ción.

2. Los asociados podrán acceder a toda la do­cu­me­n­ta­ción- que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de re­pre­se­n­ta­ción, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de pro­te­c­ción de datos de carácter personal.

3. Las cuentas de la aso­cia­ción se aprobarán anua­l­me­n­te por la Asamblea General.»

Sin olvidar que en el artículo 21 de esta misma ley se establece el derecho de los asociados a conocer el estado de cuentas, entre otros.