Para registrar los viajes que tú o tus empleados realizáis con el coche de empresa, no necesitas un sofisticado programa informático. Con nuestra plantilla de registro de kilometraje, descargable de forma completamente gratuita, podrás ir anotando todos los desplazamientos de tu vehículo o tu flota indicando incluso el nombre del conductor si fuera necesario.
Para nuestra plantilla hemos utilizado un programa de hojas de cálculo, lo que te permitirá hacer las variaciones que consideres pertinentes, por ejemplo, añadiendo una columna para registrar el gasto de combustible o los eventuales gastos por reparaciones o mantenimiento. Si configuras otra columna para anotar el coste por kilómetro, te resultará más fácil cobrar por tus servicios a tus clientes o pagar a tus comerciales.
El registro del kilometraje conviene hacerlo de una forma exhaustiva y no dejarlo todo para final de año, porque entonces mucha información ya no estará disponible.
En la cabecera de nuestra plantilla, hemos incluido un campo para la matrícula del coche y los campos para indicar el tramo de registro y el kilometraje del coche al inicio y al final del periodo. A continuación, se especifican las diferentes columnas para registrar cada viaje:
- una primera columna para identificar el desplazamiento,
- la fecha de salida y de regreso,
- el kilometraje al inicio y al final del viaje,
- los kilómetros que se han recorrido,
- el motivo del desplazamiento,
- la ruta que ha seguido el conductor,
- el nombre del conductor, en aquellas empresas con varios vehículos.
Aún podrían añadirse las mencionadas columnas para identificar los gastos de combustible (coste por litro y coste total) o mantenimiento (desgaste de ruedas, reparaciones).
Toda esta información es de gran utilidad, no solo para calcular gastos o pagas y acreditar la afectación del vehículo a la actividad comercial, sino también para optimizar procesos o rutas de entrega e incluso para llevar un control de la vida útil de los vehículos.
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