ISO 14001 – Una norma para conseguir una mayor so­s­te­ni­bi­li­dad

La co­n­cie­n­cia ecológica ya está presente en la mayoría de sectores em­pre­sa­ria­les. El respeto al me­dioa­m­bie­n­te y la so­s­te­ni­bi­li­dad ya no son solo una preo­cu­pa­ción de apa­sio­na­dos idea­li­s­tas. Las demandas de los co­n­su­mi­do­res han evo­lu­cio­na­do y, ya solo por este motivo, ninguna empresa puede pe­r­mi­ti­r­se hoy en día que la política me­dioa­m­bie­n­tal ocupe un lugar se­cu­n­da­rio. Los clientes e in­ve­r­so­res exigen que se den pasos cada vez más claros hacia la mejora del equi­li­brio ambiental. Para demostrar la im­po­r­ta­n­cia que la pro­te­c­ción del me­dioa­m­bie­n­te tiene para la empresa, es posible solicitar la ce­r­ti­fi­ca­ción ISO 14001. ¿Qué re­qui­si­tos se deben cumplir para obtenerla?

Muchas empresas de gran tamaño están im­pla­n­ta­n­do ac­tua­l­me­n­te sistemas de gestión me­dioa­m­bie­n­tal (en adelante, SGM) con los que intentan organizar y mejorar las ac­ti­vi­da­des en torno a la pro­te­c­ción del me­dioa­m­bie­n­te. En teoría, cualquier empresa puede aplicar ideas y conceptos propios para mejorar la gestión me­dioa­m­bie­n­tal. No obstante, los grupos externos (clientes, in­ve­r­so­res, acree­do­res) no perciben de manera tra­n­s­pa­re­n­te lo que se está haciendo in­te­r­na­me­n­te para conseguir un proceso de pro­du­c­ción más re­s­pe­tuo­so con el me­dioa­m­bie­n­te. Además, es co­m­pli­ca­do de­te­r­mi­nar de manera externa cuál es la efe­c­ti­vi­dad de este tipo de sistemas de gestión me­dioa­m­bie­n­tal de creación propia.

La norma 14001 de la Or­ga­ni­za­ción In­te­r­na­cio­nal de No­r­ma­li­za­ción (ISO) ofrece por este motivo di­re­c­tri­ces públicas con las que es posible gestionar de forma coherente las tareas re­la­cio­na­das con la so­s­te­ni­bi­li­dad. Una vez que la gestión me­dioa­m­bie­n­tal se ha orientado a esta norma, es posible solicitar la ce­r­ti­fi­ca­ción ISO 14001, re­co­no­ci­da en todo el mundo. De esta forma, la empresa también se puede presentar ante clientes y socios co­me­r­cia­les como alguien que apuesta por el me­dioa­m­bie­n­te de una manera de­mo­s­tra­ble.

Para conseguir que las empresas puedan apro­xi­mar­se a los objetivos me­dioa­m­bie­n­ta­les que se han fijado y optimizar co­n­s­ta­n­te­me­n­te sus sistemas para ello, la norma ISO 14001 se basa en el proceso de mejora continua (PMC) y en el ciclo PDCA. Ambos in­s­tru­me­n­tos presentan he­rra­mie­n­tas sencillas para el aumento continuo de la calidad del sistema de gestión me­dioa­m­bie­n­tal.

La primera versión de la norma se publicó en 1996. En los años 2000 y 2015 se llevaron a cabo sendas re­vi­sio­nes. En la última revisión, la norma se adaptó a la High Level Structure, a la que también se orientan otras normas ISO. Se trata de ada­p­ta­cio­nes co­n­ce­p­tua­les y es­tru­c­tu­ra­les para que todas las normas empleen el mismo léxico. Ya hay más de 350 000 empresas ce­r­ti­fi­ca­das en todo el mundo que trabajan de acuerdo con las di­re­c­tri­ces de la norma ISO 14001.

La norma ISO 14001 está compuesta por diez secciones, aunque en las tres primeras solo se incluye in­fo­r­ma­ción sobre el propio documento. Las di­re­c­tri­ces pro­pia­me­n­te dichas se exponen a partir de la cuarta sección.

Para poder implantar un SGM funcional, en primer lugar, es necesario analizar las co­n­di­cio­nes marco de la propia empresa. La sección 4 exige a la dirección de la empresa que tenga en cuenta todos los aspectos internos y externos que se verían afectados por el SGM en un documento en el que se enumeren todos los aspectos de la empresa re­la­cio­na­dos con el me­dioa­m­bie­n­te. Esto afecta en pa­r­ti­cu­lar al trabajo que realiza, los productos que elabora y los servicios que ofrece: ¿en qué medida afectan la pro­du­c­ción y los servicios al equi­li­brio me­dioa­m­bie­n­tal?

Una parte del contexto externo pueden ser las di­s­po­si­cio­nes legales, pero también se podría tratar de la situación social y, por lo tanto, la opinión de los clientes. Si en una empresa se descuida la pro­te­c­ción del me­dioa­m­bie­n­te, las co­n­se­cue­n­cias pueden ser de­sas­tro­sas.

En la sección 5 se aborda di­re­c­ta­me­n­te la gestión de la empresa. La norma ISO 14001 prevé que se asignen de­te­r­mi­na­dos roles para la im­pla­n­ta­ción del SGM. Además, la dirección de la empresa deberá actuar de manera ejemplar. Las acciones de la alta dirección por sí mismas deben dejar claro cuál es el valor de la pro­te­c­ción del me­dioa­m­bie­n­te para la empresa.

La de­te­r­mi­na­ción de una política me­dioa­m­bie­n­tal también forma parte de las labores de la dirección. Esta política determina de manera apro­xi­ma­da cuál es el enfoque de la pro­te­c­ción me­dioa­m­bie­n­tal en la empresa, actuando como pauta a seguir para toda la empresa y re­ma­r­ca­n­do el co­m­pro­mi­so con la so­s­te­ni­bi­li­dad. Aquí también se incluye la promoción de la mejora continua del SGM y el cu­m­pli­mie­n­to de todas las no­r­ma­ti­vas me­dioa­m­bie­n­ta­les previstas por la ley.

Para que un SGM pueda funcionar, la empresa debe ide­n­ti­fi­car los riesgos y opo­r­tu­ni­da­des exi­s­te­n­tes. Solo entonces se pueden pla­ni­fi­car medidas pre­ve­n­ti­vas es­pe­cí­fi­cas para minimizar los riesgos y aumentar las opo­r­tu­ni­da­des. También se deberán definir objetivos me­dioa­m­bie­n­ta­les concretos. Estos objetivos deberán ser realistas y orie­n­tar­se a las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias de la empresa. Además, es im­po­r­ta­n­te que se trate de objetivos concretos. A di­fe­re­n­cia de la política me­dioa­m­bie­n­tal, en la que se trabaja con visiones im­pre­ci­sas, los objetivos me­dioa­m­bie­n­ta­les deben incluir datos cla­ra­me­n­te medibles.

La sección de respaldo hace re­fe­re­n­cia a los recursos ne­ce­sa­rios. Un SGM úni­ca­me­n­te podrá ser eficiente cuando la dirección de la empresa disponga del pre­su­pue­s­to su­fi­cie­n­te, una in­frae­s­tru­c­tu­ra razonable y, sobre todo, personal formado. La norma ISO 14001 requiere por lo tanto la formación adecuada de los tra­ba­ja­do­res, puesto que solo si se cuenta con los co­no­ci­mie­n­tos ne­ce­sa­rios y la actitud correcta es posible alcanzar los objetivos es­ta­ble­ci­dos para la pro­te­c­ción me­dioa­m­bie­n­tal.

El éxito de un SGM depende tanto del co­m­pro­mi­so de la dirección como de los tra­ba­ja­do­res. La co­mu­ni­ca­ción tiene una gran im­po­r­ta­n­cia a este respecto. Pero en este apartado no se trata úni­ca­me­n­te del in­te­r­ca­m­bio de in­fo­r­ma­ción interna, sino también de coordinar la co­mu­ni­ca­ción externa.

En la sección sobre los aspectos ope­ra­ti­vos se tratan los efectos concretos del trabajo. A través del ciclo completo de vida del producto se deberán analizar las co­n­se­cue­n­cias para el me­dioa­m­bie­n­te. El objetivo es la in­te­gra­ción de un sistema para la pro­te­c­ción del me­dioa­m­bie­n­te en cada uno de los pasos.

En esta sección también se hace un lla­ma­mie­n­to para de­sa­rro­llar es­tra­te­gias para es­ce­na­rios de eme­r­ge­n­cia me­dioa­m­bie­n­tal. Se deben instalar los au­to­ma­ti­s­mos adecuados a los que los tra­ba­ja­do­res puedan recurrir en si­tua­cio­nes de riesgo. La situación de la empresa también tiene en este caso una gran im­po­r­ta­n­cia, puesto que los riesgos son muy di­fe­re­n­tes de­pe­n­die­n­do de cada sector. Para que no se produzcan estos casos de eme­r­ge­n­cia, las empresas deberán redactar además un plan de pre­ve­n­ción.

La empresa debe controlar co­n­ti­nua­me­n­te su SGM. Para ello, deberá medir y evaluar sus cifras con re­gu­la­ri­dad. La norma ISO 14001 prevé una auditoría interna con este fin. De esta forma, tanto la dirección como el personal podrán reconocer los problemas a tiempo y tomar las medidas de respuesta adecuadas. Para que las funciones de control puedan aplicarse de manera efectiva, según la norma ISO 14001 se deben de­te­r­mi­nar es­tá­n­da­res claros de co­m­pro­ba­ción y la re­gu­la­ri­dad con la que se deben llevar a cabo estos controles. Después se deberán do­cu­me­n­tar los datos recogidos y co­mu­ni­car­se de manera interna (parte de la in­fo­r­ma­ción también se publicará de forma externa).

ISO 14001 prevé que el SGM im­pla­n­ta­do se optimice de manera pe­r­ma­ne­n­te. Solo de esta forma se podrá ga­ra­n­ti­zar que se obtienen buenos re­su­l­ta­dos a largo plazo. Para poder aplicar las mejoras en los puntos ne­ce­sa­rios, es necesario ide­n­ti­fi­car los in­cu­m­pli­mie­n­tos. Para ello hay que responder a la siguiente pregunta: ¿en qué puntos el SGM no cumple con los re­qui­si­tos es­ta­ble­ci­dos? Las re­s­pue­s­tas a esta pregunta son los puntos de partida para las medidas de mejora.

Por un lado, la norma ISO 14001 ofrece a las empresas las di­re­c­tri­ces para diseñar un SGM. En lugar de intentar la apli­ca­ción por sí mismas, pueden utilizar un estándar con garantías in­te­r­na­cio­na­les para orie­n­tar­se. Estas di­re­c­tri­ces ofrecen además la po­si­bi­li­dad de conseguir una ce­r­ti­fi­ca­ción. Con el ce­r­ti­fi­ca­do que prueba el cu­m­pli­mie­n­to de la norma, es posible demostrar el co­m­pro­mi­so con la pro­te­c­ción del me­dioa­m­bie­n­te a nivel in­te­r­na­cio­nal.

Para obtener la ce­r­ti­fi­ca­ción ISO 14001 es necesario recurrir a un organismo de ce­r­ti­fi­ca­ción in­de­pe­n­die­n­te. Estos suelen ser empresas privadas o aso­cia­cio­nes, como la Aso­cia­ción Española de No­r­ma­li­za­ción (UNE) o las so­cie­da­des TÜV. El primer paso antes de ponerse en contacto con el organismo de ce­r­ti­fi­ca­ción es contar con un sistema de gestión me­dioa­m­bie­n­tal y adaptarlo a la norma ISO 14001. Después, la co­n­fo­r­mi­dad con la norma se puede comprobar por medio de una auditoría interna (opcional). La co­m­pro­ba­ción real se lleva a cabo a través de terceras partes in­de­pe­n­die­n­tes, donde se de­te­c­ta­rán los posibles fallos que se pueden solventar por ade­la­n­ta­do. Muchas empresas recurren para este paso a un proveedor externo, que no solo observa el sistema de manera objetiva desde fuera, sino que también aporta valiosos consejos de mejora basados en su ex­pe­rie­n­cia.

La auditoría real comienza con una co­m­pro­ba­ción de la do­cu­me­n­ta­ción: ISO 14001 requiere una do­cu­me­n­ta­ción precisa en numerosas áreas. Será necesario presentar por escrito ante el ce­r­ti­fi­ca­dor la política y los objetivos me­dioa­m­bie­n­ta­les, los pro­ce­di­mie­n­tos de medición, la asi­g­na­ción de roles o el contexto em­pre­sa­rial. El organismo de ve­ri­fi­ca­ción comprueba entonces si la empresa cumple con las obli­ga­cio­nes de do­cu­me­n­ta­ción y si los pro­ce­di­mie­n­tos descritos en los do­cu­me­n­tos se ajustan a las es­pe­ci­fi­ca­cio­nes.

En caso de que el organismo de ce­r­ti­fi­ca­ción encuentre pequeñas de­fi­cie­n­cias durante la co­m­pro­ba­ción, la empresa las podrá subsanar en una segunda fase. No obstante, si se detectan errores graves, el proceso de ce­r­ti­fi­ca­ción se in­te­rru­m­pi­rá in­me­dia­ta­me­n­te. Una vez que se supere la co­m­pro­ba­ción de la do­cu­me­n­ta­ción, en la segunda fase de la auditoría se llevará a cabo una co­m­pro­ba­ción in situ. El auditor se en­tre­vi­s­ta­rá con los tra­ba­ja­do­res y co­m­pro­ba­rá la eficacia del SGM. Además, se llevará a cabo una co­m­pro­ba­ción más detallada de la do­cu­me­n­ta­ción. Una vez superado este paso, se obtiene el ansiado sello.

No obstante, el ce­r­ti­fi­ca­do úni­ca­me­n­te tiene validez durante tres años. Durante este periodo de tiempo, una vez al año se llevará a cabo una auditoría de control, mucho menos exhau­s­ti­va que la primera. Una vez tra­n­s­cu­rri­dos los tres años, el proceso de ce­r­ti­fi­ca­ción vuelve a comenzar. Las dos fases de auditoría se deben llevar a cabo de nuevo.

La ce­r­ti­fi­ca­ción ISO 14001 aporta numerosas ventajas, pero requiere mucho tiempo y recursos eco­nó­mi­cos. Los costes no comienzan con el organismo de ce­r­ti­fi­ca­ción: antes hay que im­ple­me­n­tar un SGM en la empresa. Es muy probable que el empleado re­s­po­n­sa­ble no pueda co­m­pa­gi­nar el trabajo de pla­ni­fi­ca­ción necesario con sus tareas ha­bi­tua­les. Por lo tanto, durante la pla­ni­fi­ca­ción se deberá contar con una reducción de personal en la empresa. También se requieren tra­ba­ja­do­res dedicados a la pre­pa­ra­ción de la extensa do­cu­me­n­ta­ción que hay que presentar. El importe de los costes internos depende en gran medida de las es­tru­c­tu­ras exi­s­te­n­tes en la empresa.

Por último, también hay que contar con los propios costes de la auditoría. Los or­ga­ni­s­mos de ce­r­ti­fi­ca­ción se guían por las di­re­c­tri­ces del Foro In­te­r­na­cio­nal de Acre­di­ta­ción (IAF). Por lo tanto, los costes varían en función del tamaño de la empresa y el sector en el que la empresa está presente. Ambos factores influyen sobre el coste del organismo de ce­r­ti­fi­ca­ción. Para conseguir un ahorro si­g­ni­fi­ca­ti­vo, es posible ce­r­ti­fi­car di­fe­re­n­tes sistemas de gestión al mismo tiempo: por ejemplo, es posible aplicar las normas ISO 9001 (Gestión de calidad), ISO 31000 (Gestión de riesgos) e ISO 50001 (Gestión de la energía) de manera conjunta.

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