Gestión de nóminas: la im­po­r­ta­n­cia de esta actividad

Para llevar una empresa con éxito, hay que superar una serie de desafíos. Además de las ope­ra­cio­nes del propio negocio, hay que tener en cuenta las tareas bu­ro­crá­ti­cas, que van au­me­n­ta­n­do al tiempo que crece la empresa. La gestión de nóminas, por ejemplo, no solo consiste en pagar a tiempo el sueldo o salario mensual de los tra­ba­ja­do­res de la empresa. También incluye tener una buena visión de todos los empleados y de sus ci­r­cu­n­s­ta­n­cias es­pe­cí­fi­cas: situación personal, bajas, pagas extras, etc. Aunque en teoría parece una actividad sencilla, en la práctica, muchas empresas prefieren ex­te­r­na­li­zar la gestión de las nóminas.

La nómina es el documento en el que se recogen las di­fe­re­n­tes pe­r­ce­p­cio­nes eco­nó­mi­cas que conforman el salario de un tra­ba­ja­dor, con las de­du­c­cio­nes co­rre­s­po­n­die­n­tes, y que acredita su pago.

Además, los re­su­l­ta­dos obtenidos en la gestión de nóminas sirven de base a la empresa para de­te­r­mi­nar los gastos de personal, entre los que se en­cue­n­tran los sueldos y salarios, las in­de­m­ni­za­cio­nes, los gastos en especie, etc. Para realizar estos cálculos co­rre­c­ta­me­n­te se tienen en cuenta do­cu­me­n­tos como el contrato de trabajo o el convenio colectivo. Además, la gestión de nóminas también incluye otras tareas como, por ejemplo, el ma­n­te­ni­mie­n­to de los datos del personal, las altas y bajas de los tra­ba­ja­do­res en la Seguridad Social, los pagos del IRPF a Hacienda o las bajas por en­fe­r­me­dad y ac­ci­de­n­tes. En­tra­re­mos en detalle en las tareas que comporta la gestión de nóminas a co­n­ti­nua­ción.

El coste de la gestión de nóminas no solo depende del tamaño, sino también del tipo de empresa. La forma de re­mu­ne­ra­ción es otro elemento de­te­r­mi­na­n­te, pues no requiere el mismo esfuerzo calcular el salario de los empleados que cobran por hora o por turnos que aquellos que cobran todos los meses la misma cantidad. También las políticas de empleo de la empresa influyen en el nivel de di­fi­cu­l­tad de la gestión de nóminas. Será un trabajo mucho más complejo en empresas en las que co­n­s­ta­n­te­me­n­te haya cambios de personal, en co­m­pa­ra­ción con aquellas en las que la plantilla es re­la­ti­va­me­n­te fija. Pero ¿cuáles son las tareas propias de la gestión de nóminas?

La nómina de un tra­ba­ja­dor por cuenta ajena ha de respetar el formato es­ta­n­da­ri­za­do de nómina conforme a la le­gi­s­la­ción vigente sobre modelo de recibo in­di­vi­dual ju­s­ti­fi­ca­ti­vo del pago de salarios, Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, tal y como se indica en el Boletín Oficial del Estado.

Una nómina está dividida en tres partes: el en­ca­be­za­do, los devengos y las de­du­c­cio­nes. En el en­ca­be­za­do de la nómina deben constar los si­guie­n­tes datos del tra­ba­ja­dor:

• Nombre completo
• DNI o NIE
• Tipo de contrato
• Grupo pro­fe­sio­nal
• Afi­lia­ción a la Seguridad Social
• Fecha de alta en la empresa
• Fecha de an­ti­güe­dad (no tiene por qué ser la misma a la fecha de alta)
• Periodo de li­qui­da­ción
• Días tra­ba­ja­dos en total

Hasta 2012, la categoría pro­fe­sio­nal del tra­ba­ja­dor venía de­te­r­mi­na­da por su ti­tu­la­ción o ex­pe­rie­n­cia. Sin embargo, ahora depende de sus tareas o re­s­po­n­sa­bi­li­da­des en la empresa, así como de los co­no­ci­mie­n­tos que se requieren para realizar ese trabajo. La base de co­ti­za­ción a la Seguridad Social, así como su mínima y máxima, cambiarán en función de la pe­r­te­ne­n­cia a un grupo pro­fe­sio­nal u otro. Esto también de­sem­pe­ña­rá un papel reseñable en el cálculo del salario mínimo, el despido, la pensión por in­ca­pa­ci­dad o la pre­s­ta­ción por desempleo.

También han de aparecer en una nómina los si­guie­n­tes datos de la empresa:

• Nombre legal
• Domicilio fiscal
• CIF (código de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal)
• Código de la cuenta de co­ti­za­ción de la Tesorería General de la Seguridad Social

En la siguiente sección se en­cue­n­tran los devengos. Se trata de todos los conceptos sa­la­ria­les que co­rre­s­po­n­den al empleado por haber de­sem­pe­ña­do su trabajo en un periodo dado, no­r­ma­l­me­n­te en un mes, a los que todavía no se le han aplicado las de­du­c­cio­nes que le co­rre­s­po­n­den. Los devengos co­n­s­ti­tu­yen por tanto el salario bruto del empleado. Existen dos tipos de devengos: las pe­r­ce­p­cio­nes sa­la­ria­les y las no sa­la­ria­les. Las pe­r­ce­p­cio­nes sa­la­ria­les son las ca­n­ti­da­des que co­rre­s­po­n­den al tra­ba­ja­dor como re­tri­bu­ción por de­sem­pe­ñar su trabajo, mientras que las no sa­la­ria­les son los bienes y servicios que le da la empresa que no tributan como salario, como, por ejemplo, los tickets re­s­tau­ra­n­te o el uniforme de trabajo. Las pe­r­ce­p­cio­nes no sa­la­ria­les no pueden superar el 30 % de las sa­la­ria­les.

Las pe­r­ce­p­cio­nes sa­la­ria­les están a su vez divididas en varias partidas:

• El salario base es la cantidad de dinero fija que el tra­ba­ja­dor percibe de acuerdo con su puesto en función de los días tra­ba­ja­dos.
   
• Los co­m­ple­me­n­tos sa­la­ria­les se pueden aplicar o no según las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias es­pe­cí­fi­cas de cada tra­ba­ja­dor. Pueden cobrarse co­m­ple­me­n­tos por tener ciertas re­s­po­n­sa­bi­li­da­des, por no­c­tu­r­ni­dad, di­s­po­ni­bi­li­dad, an­ti­güe­dad o pe­li­gro­si­dad, entre otros muchos factores.
   
• Las horas ex­trao­r­di­na­rias son una partida que co­rre­s­po­n­de a las horas de más que realiza el tra­ba­ja­dor además de las horas es­ti­pu­la­das en su contrato y se cobran adi­cio­na­l­me­n­te, tanto si son vo­lu­n­ta­rias como forzosas. Cabe precisar que la normativa laboral prohíbe que los tra­ba­ja­do­res co­n­tra­ta­dos a tiempo parcial realicen horas ex­trao­r­di­na­rias a excepción de casos de fuerza mayor.
   
• Las gra­ti­fi­ca­cio­nes ex­trao­r­di­na­rias, como las pagas ex­trao­r­di­na­rias, que, por ejemplo, en España, son ge­ne­ra­l­me­n­te dos, una de verano y otra de Navidad.
   
• El salario en especie es la re­mu­ne­ra­ción que recibe el tra­ba­ja­dor de la empresa mediante bienes o servicios y que forma parte de su salario. Recibir salario en especie es optativo. Dentro del salario en especie entran pe­r­ce­p­cio­nes tales como el disfrute de una vivienda o la membresía a un gimnasio cuando estas las cubre la empresa.

Las pe­r­ce­p­cio­nes no sa­la­ria­les que aparecen en los devengos de una nómina no tienen de­du­c­cio­nes de IRPF ni cotizan a la Seguridad Social. Estas compensan los gastos in­cu­rri­dos en el de­sa­rro­llo del trabajo, como dietas o pluses de tra­n­s­po­r­te. También entran dentro de esta categoría las in­de­m­ni­za­cio­nes y pre­s­ta­cio­nes de la Seguridad Social, in­de­m­ni­za­cio­nes por traslado o las su­s­pe­n­sio­nes o despidos. Las pe­r­ce­p­cio­nes no sa­la­ria­les se fijan mediante convenio colectivo o a través de una ne­go­cia­ción entre cada tra­ba­ja­dor y la empresa.

Si sumamos todos los devengos, es decir, las pe­r­ce­p­cio­nes sa­la­ria­les y no sa­la­ria­les, de una nómina, ob­te­n­dre­mos el salario bruto del tra­ba­ja­dor, es decir, el total devengado. Al salario bruto de un tra­ba­ja­dor toca aplicarle una serie de re­te­n­cio­nes y de­du­c­cio­nes sa­la­ria­les, que se en­cue­n­tran en la tercera y última sección de una nómina. Pri­n­ci­pa­l­me­n­te entran dentro de esta categoría la retención a cuenta del Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF) y la deducción de la cuota de la Seguridad Social. La retención del IRPF es un pago ade­la­n­ta­do que realizan los tra­ba­ja­do­res al Estado basado en una previsión de los impuestos que les tocará pagar en función de sus ingresos. Una vez hecha la de­cla­ra­ción de la renta, se determina si el tra­ba­ja­dor ha pagado de más o de menos y, según co­rre­s­po­n­da, se le devolverá el excedente o le tocará pagar lo que faltaba.

Las re­te­n­cio­nes de la nómina dependen de tres elementos: los devengos sa­la­ria­les, las co­n­di­cio­nes pa­r­ti­cu­la­res del tra­ba­ja­dor (su situación familiar, si tiene personas a su cargo o si tiene una di­s­ca­pa­ci­dad, entre otros factores) y los tramos de IRPF es­ta­ble­ci­dos en la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

La obli­ga­ción de cotizar a la Seguridad Social nace desde el inicio de la actividad laboral y persiste mientras esta dure, incluso en si­tua­cio­nes de in­ca­pa­ci­dad temporal, na­ci­mie­n­to y cuidado de un menor y riesgo durante el embarazo o la lactancia natural. Esta obli­ga­ción de cotizar se extingue una vez se cesa de prestar servicios, siempre que se haya efectuado co­rre­c­ta­me­n­te la co­mu­ni­ca­ción de baja del tra­ba­ja­dor a la Dirección Pro­vi­n­cial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Ad­mi­ni­s­tra­ción de esta. La base de co­ti­za­ción es la cantidad que se establece de acuerdo con la normativa aplicable sobre la cual se aplica un po­r­ce­n­ta­je, el tipo de co­ti­za­ción, para cua­n­ti­fi­car la obli­ga­ción de cotizar. Influyen para el cálculo de la base de co­ti­za­ción factores como el salario bruto del tra­ba­ja­dor, su edad, tipo de contrato y jornada y número de pagas. En el sitio web de la Seguridad Social, en la página que trata las co­ti­za­cio­nes, se recogen las bases mínimas y máximas de co­ti­za­ción en función del régimen en el que se esté inscrito.

A co­n­ti­nua­ción, enu­me­ra­mos las de­du­c­cio­nes que aparecen en las nóminas relativas a los tipos de co­ti­za­ción que corren a cargo del tra­ba­ja­dor, las cuales se calculan sumando los puntos co­rre­s­po­n­die­n­tes:

• El tipo de co­ti­za­ción relativo a las co­n­ti­n­ge­n­cias comunes re­pre­se­n­ta un 4,7 % a cargo del tra­ba­ja­dor. Las co­n­ti­n­ge­n­cias comunes se refieren a las si­tua­cio­nes de riesgo derivadas de una en­fe­r­me­dad común y de ac­ci­de­n­tes no laborales que puedan provocar una situación de in­ca­pa­ci­dad laboral temporal, pero también se incluyen las pre­s­ta­cio­nes de ju­bi­la­ción, in­ca­pa­ci­dad y muerte por en­fe­r­me­dad común o accidente no laboral, así como las si­tua­cio­nes de ma­te­r­ni­dad, pa­te­r­ni­dad, riesgo durante el embarazo y durante la lactancia natural, entre otras.
   
• La co­ti­za­ción por desempleo varía en función del tipo de contrato. Si se cuenta con un contrato in­de­fi­ni­do a tiempo parcial o a jornada completa, un contrato fijo di­s­co­n­ti­nuo, un contrato formativo o de prácticas de duración de­te­r­mi­na­da, un contrato de in­te­ri­ni­dad, relevo o cualquier contrato que se realice a un tra­ba­ja­dor con una di­s­ca­pa­ci­dad de al menos el 33 %, el po­r­ce­n­ta­je de la deducción será del 1,55 %. Con un contrato de duración de­te­r­mi­na­da a jornada completa y a tiempo parcial, la cantidad que corre a cargo del tra­ba­ja­dor asciende al 1,60 %.
   
• La formación pro­fe­sio­nal re­pre­se­n­ta un 0,1 %.
   
• Las horas ex­trao­r­di­na­rias suponen un po­r­ce­n­ta­je del 2 % si son por fuerza mayor o del 4,7 % si no son por fuerza mayor.

Además de las re­te­n­cio­nes del IRPF y las de­du­c­cio­nes de la Seguridad Social, también se sumarán las de­du­c­cio­nes sobre las re­tri­bu­cio­nes en especie, como serían, por ejemplo, el coche de empresa o la vivienda que la empresa paga al tra­ba­ja­dor.

Una de las tareas ele­me­n­ta­les de la gestión de nóminas es dar de alta a los nuevos empleados en la Seguridad Social y dar de baja tanto a los empleados salientes como a los que no estén tra­ba­ja­n­do por en­fe­r­me­dad u otros motivos, ya que es re­s­po­n­sa­bi­li­dad de la empresa. El Instituto Nacional de la Seguridad Social de España es la entidad que gestiona y ad­mi­ni­s­tra las pre­s­ta­cio­nes eco­nó­mi­cas del sistema de la Seguridad Social y ejerce el re­co­no­ci­mie­n­to del derecho a la asi­s­te­n­cia sanitaria, con excepción de las tareas atri­bui­das al IMSERSO y a las Co­mu­ni­da­des Autónomas.

Para dar de alta, de baja o modificar los datos de un tra­ba­ja­dor en la Seguridad Social es necesario cu­m­pli­me­n­tar una serie de fo­r­mu­la­rios, con datos que varían en función del cambio que se quiera hacer. La página del sitio web de la Seguridad Social relativa a Afi­lia­cio­nes recoge los datos que necesitas para rellenar las so­li­ci­tu­des de alta, baja y variación de datos de un tra­ba­ja­dor.

Las so­li­ci­tu­des pueden rea­li­zar­se a través de medios in­fo­r­má­ti­cos, ele­c­tró­ni­cos y te­le­má­ti­cos como son el Si­s­te­ma­RED o la Sede Ele­c­tró­ni­ca. Las so­li­ci­tu­des de alta han de pre­se­n­tar­se antes de que se dé comienzo a la relación laboral, ge­ne­ra­l­me­n­te hasta 60 días naturales antes, a excepción de los tra­ba­ja­do­res en el Régimen de Minería del Carbón. En cambio, las so­li­ci­tu­des de baja han de pre­se­n­tar­se en tres días naturales una vez finaliza la relación laboral entre empresa y asa­la­ria­do. Los modelos que deben pre­se­n­tar­se para tramitar el alta, la baja o la variación de datos del tra­ba­ja­dor se en­cue­n­tran en la página del sitio web de la Seguridad Social relativa a Afi­lia­cio­nes en una tabla con los di­fe­re­n­tes regímenes pe­r­ti­ne­n­tes.

La gestión de nóminas es necesaria desde el momento en el que una empresa tiene tra­ba­ja­do­res a su cargo. Evi­de­n­te­me­n­te, no requiere el mismo trabajo gestionar las nóminas de una mi­croe­m­pre­sa que las de una pyme o una gran empresa. En cualquier caso, la gestión de nóminas es una actividad esencial, al margen del número de tra­ba­ja­do­res de la empresa, y hay que hacerlo bien, ya que los errores pueden salir caros.

Las tareas re­la­cio­na­das con la gestión de nóminas son variadas y extensas. Incluso en las empresas más pequeñas, estas tareas requieren mucho trabajo y tiempo y llevarlas a cabo co­rre­c­ta­me­n­te es también de im­po­r­ta­n­cia decisiva, ya que, de lo contrario, los errores de­s­cu­bie­r­tos por la Agencia Tri­bu­ta­ria o la Seguridad Social llevan rá­pi­da­me­n­te a pagos adi­cio­na­les no ca­l­cu­la­dos o incluso a sanciones. Esto hace que sea incluso de mayor im­po­r­ta­n­cia que sean expertos quienes lleven a cabo la gestión de nóminas, ya se trate de un equipo interno o un proveedor de servicios externo.

Las ventajas de ex­te­r­na­li­zar la gestión de nóminas son múltiples. No solo se consigue una mayor efi­cie­n­cia, ya que la empresa co­n­tra­ta­da se es­pe­cia­li­za en eso, sino que además se está al día de la nueva normativa y por ello se reducen los errores. En el siguiente cuadro, de­ta­lla­mos diversas ventajas e in­co­n­ve­nie­n­tes de ex­te­r­na­li­zar la gestión de nóminas.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.